Använd Google Workspace för att jobba på bästa sätt i hybridarbetsmiljöer
Vårt sätt att arbeta har förändrats.
Nu jobbar vi inte bara i kontorsbyggnader eller hemifrån längre. Team av alla storlekar tar kontakt, skapar och samarbetar i spridda hybridmiljöer. De jobbar på alla enheter, när som helst och från alla platser.
Använd dessa resurser för att lyckas, var du än är och hur du än arbetar, med hjälp av Google Workspace.
|
1. Överbrygga gapet mellan personliga möten och online med Meet
När personer du jobbar med befinner sig på olika kontor, på olika orter eller i olika regioner bidrar Google Meet-videomöten till att överbrygga gapet.
Använd Meet för personliga videosamtal
- Minimera störande ljud i möten – stäng av ljudet i möten när du inte pratar. Se även till att brusreducering är aktiverat. Läs mer om att styra ljudet i möten.
- Använd textning i möten: Aktivera textning om du inte hör mötet. Textningen visar vad som sägs i mötet längst ned på skärmen. Detta gör mötena mer tillgängliga och inkluderande. Läs mer om att använda textning.
- Lägg till din plats när du svarar på en mötesinbjudan — informera deltagarna om att du kommer att delta i ett möte från ett mötesrum på kontoret eller virtuellt. När presentatörerna vet var deltagarna ansluter från blir det lättare att inkludera alla deltagare i mötet. Läs om hur du lägger till din plats när du svarar på inbjudningar.
- Förbättra samarbetet i möten med Companion-läge – om alla är fjärranslutna (eller om alla finns i samma mötesrum) har ni alla samma åtkomst till aktiviteter. Om du har en blandning av fjärranslutna och mötesrum (hybridmöten) har personer i mötesrum en nackdel. De får inte chatta enskilt, rösta upp frågor eller svara på omröstningar med maskinvara i mötesrum. När du är i ett mötesrum använder du maskinvaran i mötesrum för ljud och video och anslut med Companion-läge på datorn för att delta i aktiviteter med fjärrdeltagare eller dela din personliga videoruta. Läs mer om hur Companion-läget förbättrar samarbetet.
Dela idéer och feedback i realtid i videomöten
- Använd Jamboard för gruppsamarbete – Jamboard är en virtuell whiteboard där du kan brainstorma live med andra. Läs mer om hur du använder en Jamboard i möten.
- Använd handuppräckning – uppmuntra deltagarna att räcka upp handen för att hålla koll på mötet. Genom att räcka upp handen kan du signalera andra att du vill prata. Handuppräckning bidrar också till att undvika att personer blir avbrutna. Läs om att räcka upp handen under möten.
- Använd smågrupper och omröstningar – dela upp en stor grupp i undergrupper, eller smågrupper, för projektarbete eller vid omröstningar då du vill ta reda på var teamet står inför en fråga. Läs mer om att använda smågrupper eller genomföra omröstningar.
Fler resurser
2. Samarbeta i projekt med Chat
I Google Chat kan du skapa ett onlineutrymme där projektteamet kan arbeta tillsammans – när som helst och var som helst. Du kan till och med göra en gruppchatt till ett projektrum.
Använd Chat för att göra följande:
- Dela information – för flera konversationer samtidigt om ett ämne i en chattyta. Du kan även starta videomöten i Google Meet och schemalägga teamhändelser direkt från chattytan. Läs mer om hur du skapar direktmeddelanden och rum.
- Hantera projektfiler – team behöver ofta samarbeta kring planer, kalkylark, presentationer och andra filer. Gör det lättare att hitta projektfiler genom att lägga till dem i chattrummet. Du kan också öppna, redigera och skapa dokument, kalkylark och presentationer direkt i rummet. Läs mer om hur du lägger till filer i ett rum.
- Hantera och inkludera teammedlemmar – lägg till eller ta bort personer från ditt chattrum efter behov. Nya medlemmar kan se dina tidigare konversationer och relevanta filer och komma igång utan att behöva söka efter viktig information i separata e-postmeddelanden. Läs mer om hur du lägger till personer i eller tar bort personer från ett rum.
- Tilldela uppgifter och spåra utvecklingen mot mål – skapa och hantera gruppuppgifter i ditt chattrum. När någon skapar, tilldelar eller slutför en uppgift visas en avisering i rummet. Läs om hur du skapar och tilldelar uppgifter i rum.
Fler resurser
3. Hantera ditt schema med Kalender
I hybridmiljöer har personer ofta flexibla scheman för personliga och jobbrelaterade uppgifter. Exempelvis kanske du eller dina kolleger jobbar i i så kallade ”sprinter”. Det är tidsblock på 2–4 timmar i stället för den traditionella 8-timmarsdagen. Att skapa förväntningar på tillgänglighet och arbetsscheman är nyckeln till framgång i hybridmiljöer.
Använd Kalender för att göra följande:
- Låt kollegerna veta när du är tillgänglig – visa dina arbetstider i kalendern. Du kan ange olika tider för varje veckodag. Du kan också dela upp dagarna i flera arbetsperioder för att ta hänsyn till sprintar. Läs om att visa arbetstider i kalendern.
- Kontrollera någon annans tillgänglighet – om kollegerna visar arbetstider och plats i sina kalendrar kan du kontrollera deras tillgänglighet när du schemalägger händelser. Läs mer om att kontrollera någon annans tillgänglighet.
- Visa för kollegerna var de kan hitta dig – du kan ange din arbetsplats i kalendern. Visa vilka veckodagar du planerar att vara på kontoret, jobba hemifrån eller jobba någon annanstans. Läs om hur du ställer in din arbetsplats.
Fler resurser
4. Hitta balans och välmående med hjälp av Meet, Kalender och Gmail
Vanliga klagomål på arbetsplatser är för många möten i tät följd och stora mängder e-post. Google Workspace har verktyg som hjälper dig att undvika dessa fallgropar.
Undvik möteströtthet
- Testa snabba möten – ange standardlängden för möten till 25 minuter i stället för 30 minuter i händelseinställningarna. Du kan även schemalägga möten så att de avslutas 5–10 minuter före en hel timme eller halvtimme. Om du avslutar möten några minuter i förväg får deltagarna tid på sig att återhämta sig inför nästa möte. Läs om att anpassa händelseinställningarna.
- Ange din plats när du svarar på mötesinbjudningar – när du tackar ja till mötesinbjudningar väljer du din plats för att låta arrangörerna veta om du går med från ett mötesrum eller virtuellt. Läs om hur du anger plats.
- Dölja självvisningen – ändra eller dölj självvisningen i videomöten så att du kan fokusera på presentatörer och presentationer. Läs om att hantera självvisningen.
Minska mängden e-post
- Markera och sortera meddelanden automatiskt i Gmail – etiketter och sortering hjälper dig att fokusera på meddelanden som kräver din uppmärksamhet direkt, till exempel meddelanden från chefen eller feedback från kunder. Läs mer om att markera och sortera meddelanden.
- Låt Gmail påminna dig att följa upp meddelanden som du kan ha missat via puffar – när du aktiverar puffar återställer Gmail meddelanden i inkorgen om du eller mottagaren inte har svarat efter några dagar. Läs mer om hur du arbetar med puffar.
Få kontroll över tiden
- Tidsinsikter i Kalender hjälper dig att förstå hur mycket tid du har ägnat åt möten under de senaste dagarna, veckorna eller månaderna. Där sammanfattas även vem du har haft möten med. Tidsinsikter visas enbart för dig och för personer som hjälper dig att hantera din kalender – inte för din chef. Läs mer om hur du får tidsinsikter i kalendern.
Fler resurser
5. Metodtips och fler resurser
- Tio tips om hur du arbetar med team på olika platser
- Navigating hybrid work: A Google Workspace handbook
- Framtidens arbete
- Så här jobbar du hemifrån med Google Workspace
Använda Meet
- Förbättra samarbetet i hybridmöten
- Lathund för Companion-läge i Meet
- Åtgärda inspelningsproblem
- Filtrera bort ljud från videomöten
- Felsöka problem med mötesinspelningar
Använda Kalender
- Gå med i eller starta ett Meet-videomöte från Dokument, Kalkylark eller Presentationer
- Ange din arbetstid och din arbetsplats
- Se hur du tillbringar tid i möten
- Svara på inbjudningar till händelser
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.