Celebrar eventos a distancia con muchos invitados

 Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo usar organizar grandes eventos virtuales, como videollamadas o emisiones en directo, con Google Meet.

Qué se necesita

10 minutos

 Una cuenta de Google Workspace -¿No tienes una? Empieza hoy tu prueba de 14 días.

En este tutorial

Crear eventos con invitados internos y externos Crear eventos de emisión en directo Prácticas recomendadas para celebrar eventos a distancia

1 Crear eventos con invitados internos y externos

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Resumen

En el siguiente vídeo se muestra cómo crear un evento de videoconferencia con 500 invitados como máximo. Si tienes más de 500 invitados, crea un evento de emisión en directo.

1.1 Crear eventos en Calendar

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
3. Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
4. Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.

1.2 Configurar eventos colaborativos

Antes del evento, crea una agenda y comparte el contenido.

1. En la página principal de Documentos, elige una opción: 

   • Para empezar con un documento en blanco, haz clic en el icono de crear .

   • Para usar una plantilla, haz clic en Galería de plantillas. Prueba con una de las plantillas Notas de la reunión.
2. Añade los detalles de la agenda, incluidos los enlaces a archivos en los que quieras colaborar.

   Nota: Asegúrate de que los participantes tienen el nivel de acceso adecuado a los archivos compartidos.

3. Haz clic en Compartir para compartir la agenda.
4. En Calendar, adjunta la agenda al evento:
   1. En la cuadrícula del calendario, haz doble clic en el evento.
   2. Haz clic en Adjuntar archivo  y selecciona tu agenda.
   3. Haz clic en Guardar.
   4. Haz clic en Enviar.

Para obtener información sobre cómo compartir archivos y sobre los niveles de acceso, consulta Empezar a utilizar Documentos.

Durante el evento, usa dos ventanas de Chrome.

1. En la primera ventana, únete al evento en Google Meet. Utiliza esa ventana para interactuar con los participantes. 

2. En lugar de mostrar la agenda y el contenido compartido en Google Meet, ábrelos en una segunda ventana para verlos y colaborar en ellos en tiempo real. 

3. Coloca las ventanas una junto a otra para poder ver el contenido y a los participantes al mismo tiempo.
4. Recomienda a los participantes que hagan lo mismo.

Nota: Recuerda a los presentadores del evento que, cuando vayan a comentar contenido nuevo, deberán indicárselo a los participantes. Por ejemplo, "Veamos la diapositiva 5".

Opcional: Durante el evento, puedes compartir una pizarra virtual.

Si tu organización usa Jamboard, puedes poner las ideas en común con una pizarra virtual. Abre la aplicación web de Jamboard en https://jamboard.google.com o abre una jam en la aplicación de Jamboard para smartphones y compártela durante el evento. Cualquier persona puede dibujar, añadir imágenes o abrir archivos de Google durante una jam session.
 

1.3 Unirse a eventos

Unirse al evento desde Gmail

1. Abre Gmail y, en la barra lateral, haz clic en Meet.
2. Elige una opción:
   • Haz clic en Nueva reunión para iniciar una nueva reuniónUnirme ahora.
   • Haz clic en Unirse a una reunión e introduce un alias o un código de reuniónUnirme.
   • Para unirte a una reunión programada, coloca el cursor sobre una de ellas en Mis reunionesUnirme ahora.

Unirse al evento desde Calendar

1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora. 

Unirse al evento desde Meet

En Meet, si la reunión está en tu lista de eventos programados, selecciónala y, a continuación, haz clic en Unirse ahora. También puedes unirte con códigos de reunión:

1. En un navegador web, ve a https://meet.google.com.
2. Haz clic en Introduce un código o apodointroduce los detalleshaz clic en Unirme.
   • El código de reunión es la cadena de letras que aparece al final del enlace de la reunión. No es necesario que introduzcas los guiones.
   • Solo puedes usar nombres de reunión con personas de tu organización. Por ahora, solo pueden utilizar esta función los usuarios de Google Workspace.

   • Si tu organización ha comprado e instalado un dispositivo de hardware de Meet, también puedes introducir el código o apodo de reunión en ese dispositivo.

3. Haz clic en Unirse ahora.

Si tienes problemas para unirte a una reunión, consulta el artículo Solucionar problemas al unirse y crear reuniones.

1.4 Presentar durante un evento

Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 

1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
   1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
   2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
   3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
   4. Haz clic en Enviar.
3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
   • Toda tu pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

Si tienes la cámara activada, los participantes seguirán viendo tu vídeo mientras estés presentando.

Si tienes algún problema con la presentación, consulta el artículo Solucionar problemas de la cámara o de presentaciones en reuniones.

Unirte solo para presentar

Cuando te unes a una reunión para mostrar tu pantalla, los participantes solo pueden ver una aplicación o una ventana de tu ordenador, por lo que no verán ningún otro vídeo ni recibirán otro audio.

1. Ve a https://meet.google.com/.
2. Elige una opción:
   • Selecciona la reunión programada.
   • Haz clic en Introduce un código o apodointroduce los detalleshaz clic en Unirme.
3. Haz clic en Presentar.
4. Selecciona una ventana o una aplicación.
5. Selecciona Compartir.

Dejar de mostrar la pantalla

En Meet, elige la opción correspondiente al contenido que quieras compartir:

• Toda tu pantalla o Una ventana: en la parte superior, haz clic en Dejar de presentar o, en la parte inferior, haz clic en Dejar de compartir.
• Una pestaña de Chrome: en la parte superior, haz clic en Detener.

1.5 Grabar eventos

Las grabaciones solo están disponibles en la versión para ordenadores de Meet. Los usuarios de la aplicación móvil reciben notificaciones cuando empieza o se detiene una grabación, pero no pueden controlarla.

Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador.

1. Abre Meet.
2. En la parte inferior de una videollamada, haz clic en Actividades GrabaciónIniciar grabaciónIniciar.
   Consulta lo que debes hacer si no encuentras el botón de grabación.
3. Espera a que empiece la grabación.
   Cuando se inicia o se detiene la grabación, el resto de participantes reciben una notificación.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en Detener grabación.
   También se detendrá la grabación de una reunión si todos sus participantes la abandonan.
5. Haz clic de nuevo en Detener grabación para confirmar la acción.

Cuando el archivo de grabación esté listo, se guardará en la carpeta de grabaciones de Meet del organizador, en Mi unidad. El organizador de la reunión y el usuario que la haya grabado también recibirán por correo electrónico un enlace a la grabación.

2 Crear eventos con emisión en directo

Resumen

Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador.

Más información sobre la experiencia actualizada de las emisiones en directo

Puedes emitir eventos en directo en los que los usuarios no puedan intervenir, por ejemplo, para reuniones del personal de toda la empresa. Pueden asistir hasta 100.000 personas de tu organización.

Crea un evento con emisión en directo para presentadores, que pueden iniciar y detener la emisión durante la reunión y también grabar el evento. Luego crea un segundo evento para los invitados en el que no puedan intervenir.

2.1 Crear eventos con emisión en directo para presentadores

1. Abre Google Calendar.
2. Haz clic en CrearEventoMás opciones.
3. Añade detalles del evento, como la fecha, la hora y una descripción.
4. Añade los invitados que pueden participar con todos los permisos en la videollamada. 
   • Todos los invitados añadidos a este evento pueden usar la cámara y el micrófono en la reunión, así como mostrar la pantalla de su ordenador a los demás participantes.
   • Puedes añadir a personas de otras organizaciones y dominios de confianza. Solo los usuarios de tu organización podrán grabar y controlar las emisiones.
5. Junto a Unirse con Google Meet, haz clic en la flecha hacia abajo  Añadir emisión en directo.
6. Haz clic de nuevo en Añadir emisión en directo para confirmar la acción.
7. Haz clic en Guardar  Enviar.
   Nota: La emisión no se inicia automáticamente. Durante la reunión, en la parte inferior derecha, haz clic en  y luego en Emisión en directoIniciar emisión en tu teléfono Android.

2.2 Crear eventos adicionales para invitados en los que no se pueda intervenir

Si quieres invitar a personas concretas a que participen únicamente como oyentes en una emisión en directo, crea un evento solo para oyentes. El evento se añadirá a su calendario de Google Calendar e incluirá el enlace para los oyentes.

Los demás usuarios no verán ni oirán a este tipo de invitados, que además no podrán presentar, grabar ni controlar las emisiones.

Nota: Si reciben una invitación, los oyentes podrán unirse a la emisión en directo aunque sus cuentas no sean compatibles con las emisiones en directo o sus organizaciones las hayan desactivado.

1. Abre Google Calendar.
2. Haz clic en el evento de emisión en directo que has creado  Editar .
3. En la parte superior, haz clic en Más acciones  Crear un evento solo para oyentes.
4. Añade invitados o salas con acceso solo para oyentes y otros detalles, como una descripción.
5. Haz clic en Guardar  Enviar.

2.3 Iniciar eventos con emisión en directo

Si un administrador lo permite, cualquier participante de la misma organización que el organizador de la reunión puede iniciar o detener la emisión en directo. Las emisiones en directo se detienen automáticamente al cabo de 8 horas, ya que tienen ese límite de tiempo. 

Puedes iniciar o detener una emisión en directo si:

• Eres quien la ha organizado.
• Perteneces a la misma organización que el organizador.
• Un administrador te permite participar en la emisión en directo.
• Te unes como participante con acceso total.

Los oyentes solo pueden ver las emisiones en directo; es decir, no pueden controlarlas.

1. Abre Google Calendar y únete a la videollamada.
2. Selecciona Más   Iniciar emisión.
3. Confirma que quieres iniciar la emisión. Durante la emisión, en la parte superior izquierda se indica "En directo". Los oyentes pueden asistir a la reunión visitando la URL de la emisión.
4. Selecciona Más   Detener emisión.
5. Confirma que quieres detener la emisión.

Si tienes problemas con la emisión, consulta el artículo Solucionar problemas con emisiones en directo.

2.4 Grabar eventos emitidos en directo

Los usuarios que participen con todos los permisos y sean miembros de la misma organización que la persona que creó la reunión podrán grabar la emisión en directo para que otros puedan verla cuando termine. Los eventos de emisión en directo no se graban automáticamente, por lo que deberás iniciar y detener la grabación de forma manual.

Para grabar un evento de emisión en directo, en la reunión, haz clic en Más Grabar la reunión.

Para obtener más información, consulta el artículo Grabar videollamadas.

Para ver información sobre cuestiones relacionadas con las grabaciones, consulta el apartado Reproducir, compartir, descargar o guardar una grabación de ese mismo artículo.

2.5 Ver eventos emitidos en directo

Las personas que acceden a la emisión en directo mediante un enlace no pueden interactuar con los participantes de la reunión ni con el resto de los espectadores.

Para ver un evento de emisión en directo, los invitados pueden hacer lo siguiente:

• Hacer clic en el enlace de la emisión en directo que se incluye en el evento de Calendar o en el correo electrónico de invitación.
• Ver la emisión desde una sala de reuniones añadida al evento y configurada con Chromebox o Chromebase para reuniones.

Cuando ves un evento de emisión en directo, puedes hacer lo siguiente:

• Detener e iniciar la reproducción en directo.
• Ajustar la velocidad de reproducción y la calidad del vídeo.
• Reproducir el vídeo en un televisor.
• Cambiar al modo de pantalla completa.

Nota: Si quieres ver el evento más tarde, pregunta al organizador si es posible grabarlo. Las emisiones en directo solo se pueden ver mientras se están retransmitiendo.

Más información sobre las emisiones en directo en el Centro de Ayuda de Google Meet

3 Prácticas recomendadas para celebrar eventos a distancia

3.1 Configurar y probar la conexión a Internet

• Conéctate a Internet mediante un cable Ethernet (si tienes uno). Si no es así, utiliza una conexión Wi-Fi de 5 GHz (se suelen usar 2,4 GHz, aunque puede que las conexiones de vídeo no sean tan potentes).
• Si estás conectado a una red Wi-Fi, crea una reunión de prueba para comprobar que recibes una buena señal en la ubicación desde la que vas a trabajar. La señal es más potente cuando no hay obstáculos entre el dispositivo y el router. 
• Si la conexión parece lenta, haz una prueba de velocidad para asegurarte de que la velocidad de subida y descarga sea de al menos 3,2 Mbps.
• Cuando estés en una videoconferencia, limita la actividad de Internet de tu casa para así tener ancho de banda suficiente.

3.2 Elegir el entorno adecuado

• Siéntate en una zona bien iluminada y, a ser posible, procura que la luz te ilumine la cara y que no entre por detrás de ti para evitar que se proyecte una silueta. Haz una reunión de prueba con un compañero para corregir la posición de la cámara y la iluminación.
• Los fondos sencillos y las habitaciones ordenadas y limpias suelen dar una apariencia más profesional en las reuniones de trabajo.
• Los sitios sin apenas ruido de fondo son la mejor opción, pero si estás en un lugar ruidoso, silencia el micrófono cuando no hables y utiliza la función de subtítulos automáticos de Meet para transcribir la conversación en tiempo real.

3.3 Consejos sobre equipamiento

Auriculares, micrófono y cámara

• Para oír el sonido lo más claramente posible y reducir el eco que pudiera producirse durante las reuniones, usa auriculares o auriculares de botón.
• Si vas a escribir mientras hablas, plantéate comprar un micrófono externo, como el que viene integrado en algunos auriculares o un micrófono USB para grabar pódcasts.
• Los auriculares y micrófonos con cable suelen ofrecer una mejor calidad de sonido que los inalámbricos.
• Instala el firmware más reciente proporcionado por el fabricante de los auriculares, el micrófono y la cámara.
• Asegúrate de que Meet utiliza las cámaras, el micrófono y los altavoces correctos. Por ejemplo, aunque estés utilizando unos auriculares con micrófono, Meet podría estar usando el micrófono integrado:
  • Cambiar la configuración de audio y vídeo del ordenador
  • Cambiar el dispositivo de audio o la cámara del móvil que se utilizan en Meet

Solucionar problemas de rendimiento o velocidad de los dispositivos

• Actualiza tu ordenador a la última versión del sistema operativo.
• Para no sobrecargar la CPU, muestra contenido desde un segundo portátil, en caso de tenerlo, o desde un smartphone (con la aplicación de Meet para iOS o Android).
• El software y el hardware que inspeccionan o modifican el tráfico de Meet (como los cortafuegos locales y el software de protección antivirus) pueden reducir la calidad del vídeo. Asegúrate de que estas herramientas no afecten a tus reuniones. 
• Utiliza solo un monitor. Tener dos o más monitores puede sobrecargar la CPU y la GPU.

  Si sigues teniendo problemas con la calidad de la videollamada de Meet, consulta el artículo Solucionar problemas con la calidad de vídeo y audio en reuniones o notifica el problema.

3.4 Hacer una prueba

1 día antes:

• Reinicia el ordenador.
• Únete a una reunión de prueba desde donde quieras hacer la videollamada real para asegurarte de que la cámara y el micrófono están conectados y que la conexión a Internet es estable.

10 minutos antes:

• Cierra todas las pestañas y reinicia el navegador.
• Si vas a mostrar tu pantalla, abre Presentaciones y ten preparada la presentación con antelación. Ten en cuenta que al cargar Presentaciones se puede incrementar temporalmente el uso de la CPU y esto puede reducir la calidad del vídeo y el audio.
• Si quieres ver a la vez a los participantes de la reunión y una presentación, puedes cambiar el diseño de tu pantalla.

3.5 Consejos sobre preparación y etiqueta

• Pide a los participantes que silencien el micrófono cuando no estén hablando para evitar interrupciones. Para silenciar o activar el sonido de tu micrófono, ve a la parte inferior de la ventana del vídeo y haz clic en Silenciar , o usa la combinación de teclas ⌘/Ctrl + D.
• Define las reglas de la reunión. Por ejemplo, ser puntuales después de los descansos o tener en cuenta los turnos para hablar.
• Decide cómo se turnarán las intervenciones. Por ejemplo, los participantes pueden enviar un mensaje de chat durante una llamada para hablar sobre un tema o aportar algún comentario.
• Acepta o deniega la participación de usuarios externos según corresponda. Los participantes externos que no estén en el evento de Calendar deberán solicitar unirse a la llamada. Alguien de la videollamada que pertenezca al mismo dominio que el organizador del evento debe aceptar su solicitud para que puedan unirse a la reunión. Pide a los participantes que se unan 10 minutos antes de la hora de inicio del evento para evitar retrasos.

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