Håll kontakten när du arbetar på distans

 Det här lär du dig

Hur du håller kontakten med teamet, hanterar schemat och följer de rekommenderade metoderna när du distansarbetar.

Det här behöver du

10 minuter

 Google Workspace-konto – Har du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.

I de här självstudierna

Håll kontakt med teamet  Hantera schemat för hem och arbete Följ metodtips för att hålla kontakten

1. Håll kontakt med teamet

Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla

1.1 Skapa en e-postlista

Skapa en e-postlista i Google Grupper åt dig och teamet om du inte redan har en. Använd gruppens e-postadress för att skicka statusuppdateringar och dela resurser, till exempel teamkalender och dokument på Drive med alla på en gång.

1. Logga in på Google Grupper.
2. Klicka på Skapa grupp högst upp.
3. Ange information och välj inställningar för gruppen. Inställningsreferens.
4. Klicka på Skapa grupp.

Vänta några minuter på att den nya gruppen ska bli aktiv innan du skickar ett meddelande till den. I annat fall får du kanske en avisering om det inte gick att leverera ditt meddelande.

1.2 Skapa ett chattrum

Med Google Chat kan du prata med dina kollegor, dela filer och andra onlineresurser och samarbeta i teamprojekt.

 

 

 

1.3 Skapa en delad teammapp

Delade enheter är ett delat utrymme där team kan lagra filer enkelt och säkert och få åtkomst till dem på alla enheter.

1. Öppna Google Drive.
2. Till vänster klickar du på Delade enheter.
3. Klicka på Ny högst upp.
4. Ange ett namn och klicka på Skapa.

När du har skapat den delade enheten kan du läsa om hur du skapar mappar, lägger till och redigerar filer och delar filer.

1.4 Håll videomöten

Det går att starta eller gå med i videomöten direkt från Gmail i en webbläsare. Det går även att starta ett direktmöte på en mobil enhet eller i en webbläsare på en dator med hjälp av Google Meet. Om någon skickar en möteslänk klickar du på den för att gå med i samtalet. 

Obs! Du kan lägga till personer i eller utanför organisationen i ett Meet-videomöte. Alla i Kalender-händelsen eller som bjuds in under videomötet (inklusive externa gäster) kan delta i samtalet automatiskt. Annars måste någon från din organisation bevilja åtkomst till externa gäster som försöker gå med. Läs mer om att lägga till personer i videomöten.

Starta ett videomöte från Gmail

1. Öppna Gmail och klicka på MeetNytt möte i sidofältet.
   Obs! Kontrollera Gmail-inställningarna om du inte ser Meet i Gmail.
2. I fönstret Dela nytt möte klickar du på Gå med nu.
3. Klicka på Gå med nu om du vill delta med datorns kamera för video och datorns mikrofon för ljud.
4. Om du vill ringa in via telefon klickar du på Gå med och använd en telefon för ljud och följer anvisningarna på skärmen.

   Du kan bara använda den här funktionen om organisationen har stöd för den. Kontakta administratören om du behöver hjälp. 

   Om du går med via telefon kan du fortfarande använda datorn för video. Mer information finns i Använda en telefon för ljud i ett videomöte.

Gå med i ett videomöte från Gmail

1. Öppna Gmail och klicka på Meet i sidofältet.
2. Välj ett alternativ:
   • Klicka på Nytt möte för att starta ett nytt möteGå med nu.
   • Klicka på Gå med i ett möte och ange ett mötesnamn eller en kodGå med.
   • Om du vill gå med i ett schemalagt möte pekar du på ett möte under Mina mötenGå med nu.

Använd Meet på webben

1. Skriv https://meet.google.com/ i en webbläsare.
2. Klicka på Nytt möteStarta ett direktmöte.
3. Om du vill lägga till någon i ett möte väljer du ett alternativ i popup-fönstret som öppnas:
   • Klicka på Lägg till andra och välj ett alternativ:
     • Under avsnittet Bjud in väljer du ett namn eller en e-postadress och klickar på Skicka inbjudan.
     • Ange ett telefonnummer under avsnittet Samtal och tryck på Ring .
   • Klicka på Kopiera och klistra in mötesinformationen i ett e-postmeddelande eller en annan app.

Obs! Det går att skicka en möteslänk till personer utanför organisationen, men någon i organisationen måste kanske ge dem åtkomst till videomötet.

Använd Meet på en mobil enhet

Skaffa appen Google Meet

1. Öppna Play Butik.
2. Ladda ned och installera Google Meet-appen .
3. Öppna appen genom att trycka på Google Meet-appen på enheten.

Om du har flera enheter kan du starta videomötet på en enhet och fortsätta det på en annan. Möten synkroniseras automatiskt över alla enheter.

Starta ett möte med appen Google Meet

1. Öppna Meet-appen .
2. Välj ett alternativ för att starta ett möte:
   • Tryck på Nytt möteStarta ett direktmöte.
   • Tryck på Anslut med kodange en möteskod och tryck sedan på Anslut.

1.5 Dela skärmen under videomöten

Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 

Presentera hela skärmen eller ett visst fönster i ett möte om du vill dela dokument, presentationer, kalkylark, med mera. Bifoga en presentation eller andra resurser till kalenderhändelsen. Den blir tillgänglig för personer i videomötet.

1. Gå med i ett Meet-videomöte.
2. Klicka på Presentera nu längst ned.
3. Välj Hela skärmen, Ett fönster eller En flik.
   • Om du presenterar en Chrome-flik delas flikens ljud som standard.
   • Presentera en annan flik genom att välja fliken du vill presentera och klicka på Dela den här fliken i stället.
   • Om du presenterar en presentation i Presentationer på en flik går den att styra i Meet.
4. Klicka på Dela.
5. Valfritt: Lossa presentationen och visa den som en ruta genom att klicka på Lossa . Nu ser du fler deltagare när du presenterar.

Tips

• Om kameran är på är videon aktiv medan du presenterar.
• Dela ett nytt fönster eller en specifik flik i stället för mötesfönstret för bättre presentationer och för att undvika spegling.
• Dela ljudet genom att välja Dela en Chrome-flik eller Dela den här fliken.

Om kameran är på ser deltagarna din video medan du presenterar.

Under mötet kan du även använda den inbyggda chattfunktionen för att dela anteckningar och länkar till referensmaterial. Mer information finns i Skicka chattmeddelanden till deltagare i videomöten.

2 Hantera schemat för hem och arbete

2.1 Ange dina arbetstider

När du distansarbetar bör du balansera arbete och privatliv. Organisera kalendern så att alla vet när du är tillgänglig. Du kan ändra Google Kalender-inställningarna så att arrangörerna känner till att de måste boka om en händelse till en bättre tid.

Obs! Google Chat visar frånvarostatus för personer som har konfigurerats i Kalender. Om någon är borta från kontoret visas personens frånvarostatus i Chat när du öppnar en chatt med honom eller henne. Läs mer om frånvarostatus.

1.  Öppna Google Kalender på din dator.
2. Klicka på Inställningar Inställningar längst upp till höger.
3. Klicka på Arbetstider till vänster under Allmänt.
   • Tips! Klicka på Arbetstid och arbetsplats om administratören har aktiverat arbetsplats. Läs mer om administratören.
4. Klicka på Aktivera arbetstider i avsnittet Arbetstider.
5. Välj de dagar du jobbar de tider du arbetar.
6. Du kan dela upp de tider du jobbar på när du är tillgänglig.
   • Klicka på Lägg till vid en dag i veckan om du vill lägga till fler än en tidsperiod.
   • Klicka på Ta bort om du vill ta bort en tidsperiod.

Tips! När du lägger till arbetstid måste starttiden infalla före sluttiden.

Kalender kan föreslå arbetstid baserat på din tidszon och arbetstiderna i landet där du befinner dig och ditt schema. Det går att godkänna, avvisa eller redigera de här förslagen. Läs mer om Kalender i olika tidszoner.

Om någon bjuder in till en händelse utanför den här tiden visas en avisering om att det är utanför din arbetstid.

2.2 Informera om tillgänglighet

Berätta för teamet om du ska gå ut en liten stund. Skicka ett meddelande till ett chattrum som är dedikerat till teamet eller skicka ett snabbt e-postmeddelande. Om du inte är tillgänglig i några timmar eller dagar ställer du in en autosvar om frånvaro i Gmail. Du kan även konfigurera en delad kalender så att den visas när alla i teamet är frånvarande.

Skapa en delad kalender

Du kan bara skapa nya kalendrar från en webbläsare och inte från Google Kalender-appen. När kalendern har skapats kan du hitta den i din webbläsare och i appen.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Lägg till andra kalendrar  Skapa ny kalender till vänster, bredvid Andra kalendrar.
3. Lägg till ett namn och en beskrivning för din kalender
4. Klicka på Skapa kalender.
5. Om du vill dela din kalender klickar du på den i det vänstra fältet och väljer sedan Dela med specifika personer.

Dela en kalender

1. Öppna Google Kalender på datorn. Du kan inte dela kalendrar från Google Kalender-appen.
2. Leta upp Mina kalendrar till vänster. Du kan utöka den genom att klicka på nedåtpilen .
3. Håll muspekaren över kalendern som du vill dela, klicka på Mer Inställningar och delning.
4. Klicka på Lägg till personer under Dela med vissa personer.
5. Lägg till en persons eller Google-gruppens e-postadress. Använd rullgardinsmenyn för att justera personens eller gruppens behörighetsinställningar. Läs mer om åtkomstbehörigheter.
6. Klicka på Skicka.
7. Mottagaren måste klicka på länken som skickats via e-post för att lägga till kalendern i sin lista. Läs om hur du lägger till någon annans kalender.

Tips! Om du vill dela en kalender som du inte äger måste du be ägaren om behörigheten Göra ändringar och hantera delning.

Ställ in ett alarm

Kom ihåg att logga ut för kvällen och stänga av enheterna. Det går att använda appen Klocka på alla Android-enheter.

1. Öppna Klocka-appen på telefonen.
2. Tryck på Alarm.
3. Välj ett alarm.
   • Tryck på Lägg till och lägg till ett alarm.
   • Tryck på alarmets nuvarande tid om du vill återställa alarmet.
4. Ange en alarmtid.
5. Tryck på KlarSpara.

2.3 Dela statusuppdateringar och sätt upp mål

När du distansarbetar är kommunikation viktigare än någonsin. Dela dagliga statusuppdateringar och sätt upp veckomål i en delad projektplan för teamet.

Dela dagliga virtuella genomgångar, uppdatera kollegerna med Meet, e-post eller Chat.

Sätt upp veckomål, använd en teamprojektplan för att sätta upp mål och prioritera arbetet. Läs mer om att skapa dynamiska projektplaner i Google Kalkylark.

3 Följ metodtips för att hålla kontakten

3.1 Tips om videokonferenser för möten hemma

Konfigurera och testa internet hemma

• Anslut till internet med en Ethernet-kabel om du har tillgång till en sådan. I annat fall använder du Wi-Fi på 5 GHz (2.4 GHz har ofta hårdare belastning och videoanslutningarna är kanske inte lika starka).
• Om du använder Wi-Fi skapar du ett testmöte för att se till att du har en stark signal från den plats där du arbetar. Om du har en direkt siktlinje till routern får du ofta den starkaste signalen. 
• Om anslutningen verkar långsam kör du ett hastighetstest för att kontrollera att du har minst 3,2 mbps upp- och nedladdningshastighet.
• När du deltar i en videokonferens bör du begränsa andra internetaktiviteter i hemmet så att du har tillräckligt med bandbredd.

Hörlurar, mikrofon och kamera

• Överväg att använda hörlurar eller hörsnäckor för optimalt ljud och minska eventuella ekon i mötet.
• Om du skriver medan du pratar kan du skaffa en extern mikrofon, till exempel en headsetmikrofon eller en USB-mikrofon för poddsändning.
• Hörlurar och mikrofoner med sladd ger ofta bättre ljudkvalitet än trådlösa.
• Uppgradera headsetet, mikrofonen och kameran till senaste firmware-versionen från tillverkaren.
• Se till att Meet använder rätt kameror, mikrofon och högtalare. Även om du använder ett headset kan Meet i själva verket använda den inbyggda mikrofonen:
  • Ändra inställningarna för video och ljud på datorn
  • Ändra mobilkamera eller ljudenhet för Meet

Välj rätt miljö

• Sitt i ett väl upplyst område, helst med ljus som lyser på ansiktet och inte bakom dig, för att undvika att skapa en silhuett. Gör ett testmöte med en kollega för att ställa in kamerans position och belysningen korrekt.
• Enkla bakgrunder och prydliga rum ser oftast professionella ut i företagsmöten.
• Platser med minimalt bakgrundsbrus fungerar bäst, men om du befinner dig på en högljudd plats kan du stänga av ljudet på mikrofonen när du inte pratar och du kan använda Meets direkttextningsfunktion för att visa textning i realtid.

Lös problem med en långsam enhet eller dålig prestanda

• Uppdatera datorn till den senaste versionen av operativsystemet.
• Överväg att presentera från en annan laptop, om du har en, eller en smartphone (med iOS- eller Android Meet-appen), för att sprida ut CPU-användningen.
• Programvara eller maskinvara som inspekterar eller ändrar Meet-trafik (exempelvis lokala brandväggar och virusprogram) kan sänka videokvaliteten. Se till att sådana verktyg inte stör dina videosamtal. 
• Använd en skärm. Två eller fler bildskärmar kan orsaka kraftig belastning på CPU och GPU.

  Läs Felsöka video- och ljudkvalitet i ett möte om du fortfarande har problem med Meet-videomötets kvalitet eller anmäl ett problem.

3.2 Lägga till tidszoner i kalendern

Om du arbetar med ett fjärrteam ser du tiden i andra länder genom att lägga till världsklockor i din kalender. Lägg till tidszoner i kalendern så att du vet när du ska organisera händelser med teammedlemmar över hela världen.

Obs! När tidszoner förhindrar att alla deltar i ett möte kan du spela in det och dela det vid ett senare tillfälle. Läs mer om att spela in ett möte.

Lägg till världsklockor i kalendern

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Inställningar Inställningar längst upp till höger.
3. Klicka på Visa världsklocka i Världsklocka.
4. Klicka på Lägg till tidszon  välj de tidszoner du vill se. 

Lägg till en tidszon i kalendern

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Inställningar Inställningar längst upp till höger.
3. I avsnittet Tidszon klickar du på Visa alternativ tidszon.
4. Klicka på Sekundär tidszon och välj din tidszon.

Ändra tidszon

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Inställningar Inställningar längst upp till höger.
3. I Tidszon klickar du på Primär tidszon och väljer din tidszon.

Obs! Om du organiserar ett möte och måste hitta en tid som passar alla använder du föreslagna mötestider.

3.3 Ställa in interaktiva frågestunder under presentationer

Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 

Om du presenterar i ett Meet-videomöte kan du skapa interaktiva frågestunder med Presentationer. Deltagarna skriver sina frågor i ett separat fönster så att det inte går att avbryta eller tala i munnen på varandra.

1. Öppna en presentation i Google Presentationer.
2. Klicka på nedåtpilen högst upp bredvid Bildspel .
3. Klicka på Presentatörsvy.
4. I det nya fönstret klickar du på Målgruppsverktyg.
   • Starta en ny session genom att klicka på Starta ny.
   • Om du vill återgå till en session du nyss varit i klickar du på Fortsätt med senaste.
   • Avsluta Frågor och svar genom att klicka på på/av-knappen i frågefönstret.
     • Tips! Även om du inte stänger av Frågor och svar stängs vyn Frågor och svar strax efter att du har avslutat din presentation i Google Presentationer.

Obs! Om du använder Google Workspace via arbetet, skolan eller andra organisationer kan du välja vem som kan skicka frågor. I fönstret Presentatörsvy klickar du på Målgruppsverktyg. Klicka sedan på nedåtpilen bredvid Accepterar frågor från och välj en målgrupp.

3.4 Dela och samarbeta på innehåll med teamet

Dokumentera och dela mer i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer än vad du brukar göra. Använd till exempel kommentarer för att ge feedback till teammedlemmarna. Det är enklare när du arbetar i ett team där tidszonerna inte överlappar så mycket.

Lägg till kommentarer i filer och tilldela uppgifter

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

Samla resurser på en intern webbplats

Med Google Sites kan du skapa en intern webbplats och samla resurser i en hubb för dig och teamet eller dela den senaste informationen med kollegor.

Skapa webbplatsen

Välj ett alternativ:

• Från startsidan för Sites klickar du på Tom högst upp eller väljer en mall, klickar på Mallgalleri och väljer en mall.
• Från Google Drive klickar du på Ny MerGoogle Sites.

Obs! Alla webbplatser i Sites lagras på Drive. Mer information om hur du använder Drive för att ordna dina filer finns i Komma igång med Drive.

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}