Как вести проект с внешними клиентами

Вы узнаете:

Узнайте, как общаться с клиентами вне вашей организации. А также ознакомьтесь с советами о том, как предоставлять доступ к файлам и просматривать их, назначать задачи и заканчивать проект.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

В этом руководстве

Свяжитесь с клиентом Уточните потребности клиента Начните работу Подведите итоги

1. Свяжитесь с клиентом

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

1.1. Получите сведения от коллег

Перед началом работы над проектом обратитесь к коллегам, чтобы получить информацию о клиенте и особенностях работы с ним. Это можно сделать с помощью электронного письма или чата.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как начать прямую переписку

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать прямую переписку с группой

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

1.2. Начните общение с клиентом

Выяснив, с кем вам нужно связаться на стороне клиента, отправьте приветственное письмо по электронной почте.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

2. Уточните потребности клиента

2.1. Запланируйте встречу

Вы можете планировать мероприятия и видеовстречи с людьми, у которых нет аккаунтов Google. Они получат по электронной почте приглашения, на которые смогут дать ответ. Любой участник может присоединиться к вашей встрече Meet, перейдя по ссылке в полученном приглашении. В свою очередь, вы можете отвечать на приглашения, полученные не из Google Календаря, и добавлять такие события в свой Календарь.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

2.2. Присоединитесь к встрече

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
2. Нажмите Присоединиться в Google Meet.
3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.

О том, как присоединиться к видеовстрече из Gmail или с мобильного устройства, читайте в этой статье.

2.3. Обсудите и зафиксируйте требования клиента

Создайте документ с перечнем требований, полученных от клиента.

1. На компьютере перейдите на сайт Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм.
2. Нажмите "Создать" .

При желании вы можете создать документ на основе шаблона.

2.4. Отправьте клиенту электронное письмо с итогами проведенной встречи

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и уточняющими вопросами.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

3. Начните работу

3.1. Изучите информацию, полученную от клиента

Получив документы и другие файлы от клиента, разместите все материалы в одной папке или на общем диске. Для безопасного хранения документов, изображений и других файлов воспользуйтесь Диском. Все внесенные изменения синхронизируются с облачным хранилищем, поэтому каждый пользователь будет иметь дело с актуальными версиями файлов.

1. Откройте Google Диск.
2. Нажмите Создать выберите Загрузить файлы или Загрузить папку, а затем выберите их на компьютере.
3. Нажмите Открыть.

Если вы используете последнюю версию Chrome или Firefox^®, то можете просто перетащить файлы на страницу Диска в браузере.

Если вы загрузите файл, название которого совпадает с уже имеющимся, на Диск будет добавлена новая версия этого документа, а не дубликат. Предыдущие версии файла можно найти в истории изменений.

Через некоторое время вы увидите сообщение Загрузка завершена. Это значит, что все файлы отправлены на Google Диск и теперь доступны в любом браузере и на любом устройстве с установленным приложением "Google Диск".

3.2. Назначьте задачи коллегам

Определившись с исполнителями, вы можете назначить задачи сотрудникам.

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

3.3. Отслеживайте обновления и изменения

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

Как настроить отслеживание выполнения

1. Откройте Таблицы и выберите столбец, к которому вы хотите применить правила форматирования.
2. Выберите Формат Условное форматирование.
3. Настройте правила. В нашем примере нам нужно назначить разные цвета задачам со статусом "Завершено", "Не начато" и "Выполняется".

	На вкладке Один цвет в меню Форматировать ячейки, если выберите Текст содержит.
	Введите в поле под параметром Текст содержит значение Завершено.
	В разделе Формат выберите, в какие цвета нужно окрасить фон ячейки или сам текст.
	Выберите цвет шрифта или цвет фона .
	Чтобы настроить другие критерии форматирования, нажмите Добавить правило и повторите указанные выше действия. Например, вы можете назначить красный фон задачам со статусом Не начато и оранжевый – задачам со статусом Выполняется.
	Нажмите Готово.

3.4. Сохраните результаты проекта в общей папке

Разместите документы, изображения и прочие файлы, относящиеся к проекту, на Диске, чтобы предоставить к ним быстрый и безопасный доступ коллегам и представителям клиента. Все внесенные изменения синхронизируются с облачным хранилищем, поэтому каждый пользователь будет иметь дело с актуальными версиями файлов.

Подробнее о том, как начать работу с общими дисками…

Как создать папку

1. Откройте Диск.
2. Нажмите СоздатьПапку.

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок .
3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

   Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
   • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
   • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" .

   В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

   Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
   • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
   • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз Все в Интернете.

     Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

3. Нажмите Копировать ссылку.
4. Нажмите Готово.
5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

3.5. Отправьте результаты работы клиенту на проверку

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок .
3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

   Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
   • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
   • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

3.6. Используйте адресные комментарии и назначайте задачи

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

4. Подведите итоги

4.1. Запланируйте итоговую встречу с клиентом

После завершения работы над проектом запланируйте итоговую встречу с представителями клиента.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

4.2. Присоединитесь к встрече

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
2. Нажмите Присоединиться в Google Meet.
3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.

О том, как присоединиться к видеовстрече из Gmail или с мобильного устройства, читайте в этой статье.

4.3. Проведите презентацию, демонстрируя слайды во время видеовстречи

В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.

Во время видеовстречи вы можете показать на своем экране финальные версии документов, презентаций и таблиц, а также другие материалы.

1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
   1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
   2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
   3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
   4. Нажмите Отправить.
3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
   • весь ваш экран;
   • отдельное окно;
   • вкладка браузера.
5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

4.4. Отправьте финальные результаты проекта клиенту

Если нужно открыть доступ к конфиденциальным файлам на Диске внешним пользователям, вы можете запретить скачивание, печать и копирование. Кроме того, можно ограничить период доступа для внешних партнеров и агентств, чтобы после завершения проекта файлы невозможно было открыть.

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите файлы.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
4. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

4.5. Отправьте клиенту электронное письмо с итогами проекта

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и дополнительными задачами.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}