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举办大型远程活动

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如何使用 Google Meet 举办大型虚拟活动,例如视频会议和直播。

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本教程中的内容

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创建活动并邀请内部和外部人员参加 创建直播活动 举办远程活动的最佳做法
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1  创建活动并邀请内部和外部人员参加

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概览

如果符合以下条件,请通过 Google 日历和 Google Meet 创建活动:

  • 邀请对象少于 500 人。
  • 您想邀请单位内部和/或外部人员。
  • 您想在活动期间进行协作。
1.1 在 Google 日历中创建活动
  1. Google 日历中,点击创建 ""
  2. 添加活动标题、日期和时间。
  3. 点击添加邀请对象并添加参与者。
    注意:在您添加邀请对象后,系统会自动添加 Google Meet 视频会议。您也可以先点击添加 Google Meet 视频会议,然后再添加参与者。
  4. (可选)您可以添加活动说明或附件,例如议程或演示文稿。
  5. 点击保存
  6. 点击发送
1.2 设置协作活动

活动之前:创建日程并与参与者共享相关内容

  1. 在 Google 文档首页,根据需要选择操作步骤:

    • 要在空白文档中从头撰写议程,请点击创建图标 ""

    • 要使用模板,请点击模板库。您可以尝试使用任意一个会议记录模板。
  2. 添加详细的议程信息,包括您要与他人协作处理的文件的链接。

    注意:请确保参会者对所共享的文件拥有正确的访问权限。

  3. 点击共享以共享此议程。
  4. Google 日历中,将此议程附加到相应活动:
    1. 在日历网格中,双击相应活动。
    2. 点击“添加附件”图标 "",并选择此议程。
    3. 点击保存
    4. 点击发送

要详细了解共享和访问权限,请参阅 Google 文档使用入门

活动期间:使用两个 Chrome 浏览器窗口

  1. 在第一个窗口中通过 Google Meet 加入活动,您可以使用此窗口与参与者互动。

  2. 在第二个窗口中打开议程和共享内容进行实时查看和协作,而不要在 Google Meet 中展示这些内容。

  3. 让两个窗口并排显示,这样您就可以同时看到内容和参与者。
  4. 鼓励参与者也采用这种设置。

注意:请务必提醒活动演示者,让其在需要切换到新内容时告知参与者。例如,演示者可以说:“现在请看第 5 张幻灯片”。

可选:在活动期间共享虚拟白板

如果您的单位使用 Jamboard,您就可以利用虚拟白板来集思广益。前往 https://jamboard.google.com 打开 Jamboard Web 应用或在智能手机上通过 Jamboard 应用打开一个 Jam,并在活动中与其他参与者共享。在使用 Jam 期间,所有人都可以绘图、添加图片或打开 Google 文件。
 

1.3 加入活动

通过 Gmail 加入活动

  1. 打开 Gmail,点击侧边栏中会议下方的我的会议
  2. 根据需要选择所需操作:
    • 点击加入会议并输入会议代码。
    • 将光标指向左侧我的会议下方的相应会议。
  3. 点击加入

通过 Google 日历加入活动

  1. Google 日历中,点击您想加入的活动。
  2. 点击通过 Google Meet 加入视频会议
  3. 在随即打开的窗口中,点击立即加入

加入 Hangouts Meet

通过 Meet 加入活动

Meet 中,如果已安排的活动列表中包含您要参加的会议,请选择该会议,然后点击立即加入。您也可以使用会议代码加入会议。

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com
  2. 点击输入代码或别名 接着点击 输入详细信息 接着点击 点击加入
    • 会议代码是会议链接末尾的字母字符串。您无需输入连字符。
    • 您只能为自己单位中的用户使用会议别名。目前,仅 Google Workspace 用户可以使用此功能。
    • 如果您的单位购买并安装了 Meet 设备,您也可以在该设备中输入会议代码或别名。

  3. 点击立即加入

如果您在加入会议时遇到问题,请参阅排查与 Google Meet 相关的问题

1.4 在活动中进行展示
使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。
  1. Google 云端硬盘中,打开您要共享或展示的 Google 文档Google 表格Google 幻灯片文件。
  2. (可选)要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿,请按以下步骤操作:
    1. 点击右上角的共享
    2. 为文档添加标题,然后点击保存
    3. 添加会议邀请对象,并向所有人授予编辑者权限。
    4. 点击发送
  3. 打开 Google Meet 并加入会议。
  4. 点击立即展示并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  5. 点击分享

提示:如果您使用的不是 Chrome 浏览器(Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知),请忽略或关闭通知,以免在您展示内容时显示通知。

如果您开启了摄像头,在您展示期间,参与者将能持续看到您的视频画面。

如果您在展示时遇到问题,请参阅排查与 Google Meet 相关的问题

专为展示内容而加入会议

这种情况下,当您加入会议以展示内容时,只有您电脑的窗口或应用会显示在会议中。系统不会收发任何音频或其他视频。

  1. 访问 https://meet.google.com/
  2. 根据需要执行相应操作:
    • 选择排定的会议
    • 点击输入代码或别名 接着点击 输入详细信息 接着点击 点击加入
  3. 点击展示
  4. 选择一个窗口或应用。
  5. 选择分享

停止展示

Meet 中,根据您分享内容的不同方式,选择不同操作:

  • 您的整个屏幕单个窗口 - 点击顶部的停止展示或底部的停止共享
  • 单个 Chrome 标签页 - 点击顶部的停止
1.5 录制活动

只有计算机版 Meet 才提供录制功能。使用移动应用的用户会在录制开始或停止时收到通知,但无法控制录制功能。

如果您只是为了演示才加入会议,例如您已经在视频会议室内,然后又通过笔记本电脑加入会议进行演示,则无法使用录制功能。应先加入视频会议,开始演示,然后再进行录制。

只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。
  1. 打开 Meet
  2. 在视频会议的下方,点击“活动”图标 "" 接着点击 录制 接着点击 开始录制 接着点击 开始
    如果需要需要,请参阅找不到录制按钮
  3. 等待录制开始。
    当录制开始或停止时,其他参与者会收到通知。
  4. 完成后,点击停止录制
    当所有人都退出会议时,录制也会停止。
  5. 再次点击停止录制进行确认。

录制文件准备就绪后,系统会将其保存到会议组织者“我的云端硬盘”内的“Meet 录制内容”文件夹中。系统还会向会议组织者和发起录制的人员发送一封电子邮件,其中包含录制内容的链接。

录制会议

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2 创建直播活动


 
概览

只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。

您可以在活动中添加仅供观看的直播活动,例如公司全员大会。贵单位中参加直播活动的人数最多可达 10 万。

请先为演示者创建一个直播活动。在活动期间,演示者可以开始和停止直播,还可以录制活动。接下来,为邀请对象另外创建一个仅供观看的活动。

2.1 为演示者创建直播活动
  1. 打开 Google 日历
  2. 点击 + 创建 接着点击 活动 接着点击 更多选项
  3. 添加活动详情,例如日期、时间和说明。
  4. 添加能以完整权限参加视频会议的邀请对象。
    • 添加到此活动的所有邀请对象都可以在视频会议中露面、发言和展示其屏幕。
    • 您可以添加其他单位和受信任网域中的人员,但只有您单位中的用户可以录制会议和控制会议的直播。
  5. 点击通过 Google Meet 加入视频会议旁边的向下箭头 "" 接着点击 添加直播
  6. 再次点击添加直播进行确认。
  7. 点击保存 接着点击 发送
    注意:直播不会自动发起。在会议期间,点击右下方的 ,然后点击直播 接着点击 开始直播
2.2 为仅有观看权限的邀请对象另外创建一个活动

如需邀请具体人员参加仅限观看的直播,可以创建一个仅限观看的活动。此活动将添加到受邀人员的日历中,并且会包含相应链接,供仅有观看权限的邀请对象使用。

此活动的邀请对象无法在会议中露面或发言,也无法展示内容、录制会议或控制直播。

提示:如果受到邀请,仅有观看权限的邀请对象可以加入直播,即使其帐号不支持直播功能,或者其单位已停用直播功能也无妨。

  1. 打开 Google 日历
  2. 点击您创建的直播活动 接着点按“修改”图标 ""
  3. 点击顶部的更多操作 接着点击 创建仅限观看的活动
  4. 添加仅有观看权限的邀请对象或会议室,以及说明等其他详细信息。
  5. 点击保存 接着点击 发送
2.3 开始直播活动

只要管理员允许,与会议组织者同属一个单位的任何参与者都可以开始或停止直播。由于直播的时长上限为 8 小时,因此 8 小时后直播会自动停止。

可以开始或停止直播 只能观看,无法控制直播
会议组织者  
与直播活动组织者同属一个单位的用户 只有观看权限的邀请对象
经管理员允许可以进行直播的用户  
具有完整权限的参与者  

 

  1. 打开 Google 日历,然后加入视频会议。
  2. 选择“更多”图标 "" 接着点击 开始直播
  3. 确认您要开始直播。直播开始后,左上角会显示“直播”字样。仅有观看权限的邀请对象现在就可以使用直播网址观看会议了。
  4. 选择“更多”图标 "" 接着点击 停止直播
  5. 确认您要停止直播。
 
如果您在直播时遇到问题,请参阅排查与 Google Meet 相关的问题
 
2.4 录制直播活动

与会议组织者同属一个单位且拥有完整权限的参与者可以将直播活动录制下来,这样在会议结束后用户也可以观看活动内容。系统不会自动录制直播活动,因此您必须手动开始和停止录制。

如要录制直播活动,请在会议中点击“更多”图标 更多 接着点击 录制会议

有关详情,请参阅录制视频会议

如果您遇到录制方面的问题,请参阅播放、共享、下载或保存录制内容

2.5 观看直播活动
使用直播链接观看会议的用户无法与会议参与者或观看直播的其他用户互动。

要观看直播活动,邀请对象可以:

  • 点击相应日历活动或电子邮件中的直播链接。
  • 在已添加到相应活动并设置了 Chromebox 或 Chromebase 会易设备的会议室中进行观看。

观看直播活动时,您可以:

  • 停止和开始直播。
  • 调整播放速度和视频画质。
  • 在电视上播放直播视频。
  • 切换到全屏模式。

注意:如果想晚一些再观看会议,请咨询会议组织者是否提供录制好的会议内容。如果不提供,则只能在直播期间观看会议直播。

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3  举办远程活动的最佳做法


 
3.1 设置并测试互联网连接
  • 如果有条件,建议您使用以太网线缆连接到互联网。如果没有条件,则可以使用 5 GHz Wi-Fi 连接(2.4 GHz 通常使用量较大,可能导致视频连接的信号不稳定)。
  • 如果您使用的是 Wi-Fi,建议您创建测试会议,确保您工作的地点拥有良好的信号。通常,当路由器在您的视线范围内时信号最强。
  • 如果您的连接速度比较慢,请运行速度测试,确保您拥有至少 3.2 Mbps 的上传和下载速度。
  • 当您参加视频会议时,请限制家中其他人的互联网活动,以确保您拥有足够的带宽。
3.2 选择合适的环境
  • 请坐在光线充足的区域,最好是面光而不是背光,以免形成阴影。与同事测试通话,以确保摄像头位置合适,光线充足。
  • 请尽量确保背景单一简洁、房间干净整洁,为商务通话营造专业、高效的氛围。
  • 尽量选择没有背景噪音的地方进行通话,以确保最佳效果。但如果您身处非常吵闹的环境中,则可以在不发言时将麦克风静音,还可以使用 Meet 的实时字幕功能实时显示字幕,以尽量避免噪音的不利影响。
3.3 关于设备的小贴士

耳机、麦克风和摄像头

  • 建议您使用头戴式或入耳式耳机,以减少通话中可能出现的回声,营造上佳的语音环境。
  • 如果您要在通话时打字输入内容,不妨考虑使用外部麦克风,例如头戴式麦克风或 USB 接口的录音用麦克风。
  • 与无线耳机和麦克风相比,有线耳机和麦克风的音质通常会更好。
  • 将耳机、麦克风和摄像头的固件升级到制造商提供的最新版本。
  • 确保 Meet 使用的是正确的摄像头、麦克风和扬声器。例如,即使您佩戴了耳机,但 Meet 实际使用的可能是内置麦克风:

解决设备运行缓慢或性能不佳的问题

  • 将您计算机的操作系统更新到最新版本。
  • 建议您通过另一台笔记本电脑(如果您有的话)或通过智能手机(使用 iOS 或 Android 版 Meet 应用)来展示内容,从而分担 CPU 的负载。
  • 用来检查或更改 Meet 流量的软件或硬件(例如本地防火墙和杀毒软件)可能会降低视频画质。请注意,不要让这些工具影响您的视频通话。
  • 使用一台显示器。使用两台或多台显示器可能会导致 CPU 和 GPU 负载过高。

    如果您在使用 Meet 时仍遇到通话质量问题,请参阅排查与 Hangouts Meet 相关的问题。您也可以报告问题

3.4 进行测试

1 天前:

  • 重启计算机。
  • 在您计划开会的地点加入测试会议,以确保您的摄像头和麦克风已妥善连接,且互联网连接稳定。

10 分钟前:

  • 关闭所有标签页并重启浏览器。
  • 如要进行展示,请提前打开 Google 幻灯片并准备好要展示的演示文稿(加载幻灯片会让 CPU 使用率暂时激增,而这可能会影响视频和音频质量)。
  • 如果您想同时看到会议参与者和演示文稿,可以更改屏幕布局
3.5 关于准备工作和活动礼仪的小贴士
  • 为避免干扰,请让参与者在不发言时将自己静音。如要将自己静音或取消静音,请点击视频窗口底部的“静音”图标 "" 或使用键盘快捷键 ⌘/Ctrl + D。
  • 制定会议规则。例如:休息结束后要按时回来继续开会,或轮流发言时要留意自己何时发言。
  • 设置轮流发言的提示方式。例如:如要在通话期间提出讨论主题或插话,需要先发送一则聊天消息。
  • 根据具体情况允许或拒绝外部参与者。如果未参加对应的日历活动,外部参与者就必须提出加入请求,等活动组织者所在网域中已加入通话的人接受请求后,才能加入通话。为确保活动按时开始,请让参与者提前 10 分钟加入。

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