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Realizar eventos grandes remotamente

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Como organizar eventos virtuais para muitas pessoas, como videochamadas e transmissões ao vivo, usando o Google Meet.

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Neste tutorial

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Criar um evento com participantes internos e externos Criar um evento de transmissão ao vivo Práticas recomendadas para eventos remotos
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1  Criar um evento com participantes internos e externos

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Visão geral

Crie um evento no Agenda e no Google Meet se você:

  • tiver menos de 250 convidados;
  • quiser adicionar convidados internos e/ou externos;
  • quiser colaborar durante o evento.
1.1 Criar um evento no Agenda
  1. No Agenda, clique em Criar "".
  2. Adicione o título, a data e a hora do evento.
  3. Clique em Adicionar convidados e adicione os participantes.
    Observação: uma videochamada do Google Meet é adicionada automaticamente depois que você adiciona um convidado. Você também pode clicar em Adicionar videoconferência do Google Meet antes de adicionar participantes.
  4. (Opcional) Adicione uma descrição do evento ou anexos, como compromissos ou uma apresentação.
  5. Clique em Salvar.
  6. Clique em Enviar.
1.2 Configurar um evento colaborativo

Antes do evento: crie compromissos e compartilhe conteúdo

  1. Na página inicial do Documentos, escolha uma opção: 

    • Para começar com um documento em branco, clique em Criar "".

    • Para usar um modelo, clique na Galeria de modelos. Teste um dos modelos da Ata da reunião.
  2. Adicione os detalhes dos compromissos, inclusive links de arquivos para colaboração.

    Observação: confirme que os participantes têm o nível de acesso adequado aos arquivos compartilhados.

  3. Clique em Compartilhar para compartilhar os compromissos.
  4. No Agenda, anexe os compromissos ao evento:
    1. Na grade do Agenda, clique duas vezes no evento.
    2. Clique em Adicionar anexo "" e selecione os compromissos.
    3. Clique em Salvar.
    4. Clique em Enviar.

Veja mais detalhes sobre o compartilhamento e os níveis de acesso em Primeiros passos no Documentos.

Durante o evento: use duas janelas do Chrome

  1. Use a primeira guia para interagir com os participantes no Hangouts Meet. 

  2. Em vez de apresentar os compromissos e o conteúdo compartilhado no Hangouts Meet, abra uma segunda guia para exibir essas informações e colaborar em tempo real.

  3. Posicione as guias uma ao lado da outra para ver o conteúdo e os participantes ao mesmo tempo.
  4. Recomende que os participantes usem a mesma configuração.

Observação: confirme que os apresentadores do evento sabem quando direcionar os participantes para um novo conteúdo. Por exemplo, “Agora vamos para o slide 5”.

Opcional: durante o evento, compartilhe um quadro branco virtual

Se sua organização usa o Jamboard, você pode discutir ideias em um quadro branco virtual. Abra o app Jamboard para a Web em https://jamboard.google.com ou abra um Jam no app Jamboard para dispositivos móveis e compartilhe-o durante o evento. Todos podem desenhar, adicionar imagens ou abrir arquivos do Google durante uma sessão de Jam.
 

1.3 Participar de um evento

Participar do evento usando o Gmail

  1. Abra o Gmail. Em Meet, na barra lateral, clique em Minhas reuniões.
  2. Escolha uma opção:
    • Clique em Participar de reunião e digite o código da reunião.
    • Aponte o cursor para uma reunião à esquerda em Minhas reuniões .
  3. Clique em Participar.

Participar do evento usando o Agenda

  1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
  2. Clique em Entrar com o Google Meet.
  3. Na janela que é aberta, clique em Participar agora.

Participar do Hangouts Meet

Participar do evento usando o Meet

No Meet, se a reunião estiver na sua lista de eventos programados, selecione-a e clique em Participar agora. Também é possível participar usando um código de reunião:

  1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
  2. Clique em Digite um código ou apelidoedigite os detalheseclique em Participar.
    • Esse código é a sequência de letras no final do link da reunião. Não é necessário colocar hífen.
    • Só é possível usar apelidos de reuniões com pessoas da sua organização. No momento, esse recurso só está disponível para usuários do Google Workspace.
    • Caso sua organização tenha comprado e instalado um dispositivo de hardware do Google Meet, também será possível digitar o código ou o apelido da reunião nesse dispositivo.

  3. Clique em Participar agora.

Se você tiver problemas para participar de uma reunião, acesse Resolver problemas no Google Meet.

1.4 Fazer uma apresentação durante um evento
Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 
  1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
  2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
    1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
    2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
    3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
    4. Clique em Enviar.
  3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
  4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

Se a câmera estiver ligada, os participantes continuarão vendo seu vídeo durante a apresentação.

Se ocorrerem problemas durante a apresentação, acesse Resolver problemas no Google Meet.

Participar apenas para apresentar

Quando você iniciar a apresentação, a reunião só exibirá a janela ou o app do seu computador. Nenhum áudio ou vídeo é enviado ou recebido.

  1. Acesse https://meet.google.com/.
  2. Escolha uma opção:
    • Selecione a reunião agendada.
    • Clique em Digite um código ou apelidoedigite os detalheseclique em Participar.
  3. Clique em Apresentar.
  4. Selecione uma janela ou um app.
  5. Selecione Compartilhar.

Parar a apresentação

No Google Meet, escolha uma opção dependendo de como você compartilha conteúdo:

  • A tela inteira ou Uma janela: na parte superior, clique em Parar apresentação. Você também pode clicar em Parar compartilhamento na parte inferior.
  • Uma guia do Chrome: na parte superior, clique em Parar.
1.5 Gravar um evento

A gravação só está disponível na versão do Meet para computador. Os usuários de apps para dispositivos móveis recebem uma notificação quando a gravação é iniciada ou interrompida, mas não a controlam.

Você não poderá gravar se estiver apenas fazendo uma apresentação na videochamada, por exemplo, usando um laptop já conectado à sala de videoconferência. Participe da videochamada primeiro, comece a apresentação e depois inicie a gravação.

Você só poderá usar este recurso se ele for permitido pela sua organização. Para receber ajuda, fale com seu administrador.
  1. Abra o Meet.
  2. Na parte inferior de uma videochamada, clique em Atividades ""eGravaçãoeComeçar a gravareIniciar.
    Se necessário, acesse Não consigo encontrar o botão de gravação.
  3. Aguarde a gravação começar. 
    Os outros participantes recebem uma notificação quando a gravação é iniciada ou interrompida.
  4. Clique em Interromper gravação quando terminar.
    A gravação é interrompida quando todos saem da reunião.
  5. Clique em Interromper gravação novamente para confirmar.

Quando o arquivo da gravação estiver pronto, ele será salvo na pasta "Gravações" do Meet no Meu Drive do organizador da reunião. O organizador da videochamada e a pessoa que iniciou a gravação também recebem um e-mail com o link da gravação.

Gravar a reunião

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2  Criar um evento de transmissão ao vivo


 
Visão geral

Você só poderá usar este recurso se ele for permitido pela sua organização. Para receber ajuda, fale com seu administrador.

Você pode adicionar uma transmissão ao vivo apenas para visualização a um evento, como em uma reunião com toda a empresa. Até 100.000 pessoas na sua organização podem participar.

Crie um evento de transmissão ao vivo para os apresentadores, que podem iniciar e parar a transmissão ao vivo durante a reunião e gravar o evento. Em seguida, crie um segundo evento somente visualização para os convidados.

2.1 Criar um evento de transmissão ao vivo para os apresentadores
  1. Abra o Google Agenda.
  2. Clique em Google+ Criar e depois Evento e depois Mais opções.
  3. Adicione os detalhes do evento, como a data, a hora e a descrição.
  4. Adicione os convidados que podem participar da videochamada sem restrições. 
    • Todos os convidados adicionados a este evento podem ser vistos e ouvidos e compartilhar a própria tela.
    • É possível adicionar pessoas de outras organizações e domínios confiáveis. Somente as pessoas na sua organização podem gravar e controlar o streaming.
  5. Ao lado de Entrar com o Google Meet, clique na seta para baixo "" e depois Adicionar transmissão ao vivo.
  6. Clique em Adicionar transmissão ao vivo novamente para confirmar.
  7. Clique em Salvar e Enviar.
    Observação: o streaming não é iniciado automaticamente. Durante a reunião, no canto inferior direito, clique em , depois clique em Transmissão ao vivo e depois Iniciar streaming.
2.2 Criar outro evento para convidados com acesso para assistir

Para convidar pessoas específicas com acesso para assistir uma transmissão ao vivo, crie um evento com acesso para somente ver. O evento é adicionado ao Agenda das pessoas e inclui um link para os convidados com acesso para assistir.

As pessoas convidadas para o evento não são vistas nem ouvidas na reunião e não podem apresentar, gravar nem controlar o streaming.

Dica: os usuários que forem convidados com acesso para assistir poderão participar das transmissões ao vivo, mesmo se esse recurso tiver sido desativado pela organização ou não for compatível com uma conta.

  1. Abra o Google Agenda.
  2. Clique no evento com transmissão ao vivo que você criou e Editar "".
  3. Na parte superior, clique em Mais ações e depois Criar evento com acesso para assistir.
  4. Adicione convidados ou salas com acesso para ver e outros detalhes, como uma descrição.
  5. Clique em Salvar e depois Enviar.
2.3 Iniciar um evento de transmissão ao vivo

Quando um administrador permite, qualquer participante da mesma organização que o organizador da reunião pode iniciar ou interromper a transmissão ao vivo.

Pode iniciar ou interromper uma transmissão ao vivo Somente ver, não pode controlar a transmissão ao vivo
Organizador da reunião  
Você e a pessoa que criou a transmissão ao vivo estão na mesma organização Convidados com acesso "Somente ver"
Você tem a permissão de um administrador para transmitir ao vivo  
Você é um participante sem restrições  

 

  1. Abra o Google Agenda e entre na videochamada.
  2. Selecione Mais ""e depois Iniciar streaming.
  3. Confirme que você quer iniciar o streaming. Quando a transmissão está ativada, é possível ver "Ao vivo" no canto superior esquerdo. Agora os convidados com acesso para assistir podem ver a reunião usando o URL de stream.
  4. Selecione Mais ""e depois Parar streaming.
  5. Confirme que você quer interromper o streaming.
 
Se ocorrerem problemas de streaming, acesse Resolver problemas no Google Meet.
 
2.4 Gravar um evento de transmissão ao vivo

Os participantes sem restrições da mesma organização do criador da reunião podem gravar a transmissão ao vivo para outras pessoas assistirem posteriormente. Os eventos de transmissão ao vivo não são gravados automaticamente. É preciso iniciar e interromper a gravação de forma manual.

Para gravar um evento de transmissão ao vivo, na reunião, clique em Mais MaiseGravar reunião.

Veja mais informações em Gravar uma videochamada.

Para problemas de gravação, veja Assistir, compartilhar, fazer o download ou salvar uma gravação.

2.5 Assistir a um evento de transmissão ao vivo
As pessoas que usam o link da transmissão ao vivo não podem interagir com outros participantes ou convidados que estejam assistindo à reunião.

Para assistir a um evento de transmissão ao vivo, os convidados podem fazer o seguinte:

  • Clicar no link da transmissão ao vivo no Agenda ou em um e-mail
  • Assistir em uma sala de reunião adicionada ao evento e equipada com o Chromebox ou o Chromebase para videoconferências

Ao assistir a um evento de transmissão ao vivo, é possível fazer o seguinte:

  • Parar e iniciar a reprodução ao vivo
  • Ajustar a velocidade da reprodução e a qualidade do vídeo
  • Reproduzir o vídeo em uma TV
  • Alternar para o modo de tela cheia

Observação: para assistir ao evento posteriormente, pergunte ao organizador da reunião se a gravação está disponível. A transmissão ao vivo só pode ser vista ao vivo.

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3  Práticas recomendadas para eventos remotos


 
3.1 Configurar e testar a conexão de Internet
  • Conecte-se à Internet usando um cabo Ethernet (se disponível). Se você não tiver esse cabo, use uma conexão Wi-Fi de 5 GHz. Como a conexão de 2,4 GHz costuma ser mais usada, as conexões de vídeo talvez não tenham a mesma qualidade.
  • Se você estiver usando o Wi-Fi, crie uma reunião de teste para verificar a intensidade do sinal. Ele costuma ser mais forte quando não há nada entre você e o roteador. 
  • Se a conexão parecer lenta, faça um teste de velocidade para confirmar que você tem pelo menos 3,2 Mbps para upload e download.
  • Quando estiver em uma videoconferência, limite outras atividades da Internet na sua casa para garantir que a largura de banda seja suficiente.
3.2 Escolher o ambiente adequado
  • Sente-se em uma área bem iluminada, preferencialmente com a luz voltada para o seu rosto, para evitar sombras. Faça uma videochamada de teste com um colega de trabalho para verificar a posição da câmera e a iluminação.
  • Fundos simples e ambientes limpos e organizados tendem a parecer mais profissionais nas videochamadas.
  • Locais com pouco ruído de fundo são mais adequados. Em locais barulhentos, desligue o microfone quando você não estiver falando e use o recurso de legenda em tempo real do Meet.
3.3 Dicas de equipamentos

Fones de ouvido, microfone e câmera

  • Considere a possibilidade de usar fones de ouvido para ouvir o áudio da forma ideal e reduzir possíveis ecos na videochamada.
  • Se você for digitar enquanto fala, considere a possibilidade de usar um microfone externo, como um com fone de ouvido ou um modelo USB para podcasting.
  • Os fones de ouvido e os microfones com fio costumam produzir uma qualidade de som melhor que os sem fio.
  • Faça upgrade do fone de ouvido, do microfone e da câmera para o firmware mais recente do fabricante.
  • Confirme se o Meet está usando as câmeras, o microfone e os alto-falantes certos. Por exemplo, mesmo quando você está usando um headset, o Meet pode usar o microfone integrado:

Resolver problemas de lentidão do dispositivo

  • Atualize seu computador para a versão mais recente do sistema operacional.
  • Considere a possibilidade de apresentar de outro laptop, se você tiver um, ou de um smartphone (usando o app Meet para iOS ou Android) para distribuir o uso da CPU.
  • O software ou o hardware que inspeciona ou altera o tráfego do Meet (como firewalls locais e softwares de proteção contra vírus) pode diminuir a qualidade do vídeo. Tome cuidado para que essas ferramentas não interfiram nas suas videochamadas. 
  • Use um monitor. Dois ou mais monitores podem sobrecarregar a CPU e a GPU.

    Se os problemas na qualidade das videochamadas do Meet persistirem, acesse Resolver problemas com o Hangouts Meet ou informe um problema.

3.4 Fazer um teste

Um dia antes do evento:

  • Reinicie o computador.
  • No local onde você fará a reunião, teste se a câmera e o microfone estão conectados e se a conexão de Internet está estável.

Dez minutos antes do evento:

  • Feche todas as guias e reinicie o navegador.
  • Antes de iniciar a apresentação, abra o arquivo no Apresentações. Isso evita que a CPU fique temporariamente sobrecarregada e afete a qualidade do vídeo e do áudio.
  • Se quiser ver os participantes da reunião durante uma apresentação, altere o layout da sua tela.
3.5 Dicas de preparação e etiqueta
  • Para evitar interrupções, solicite que os participantes desativem o som quando não estiverem falando. Para desativar ou ativar o som, na parte inferior da janela do vídeo, clique em Desativar som "" ou use o atalho do teclado ⌘/Ctrl + D.
  • Defina regras para a reunião. Por exemplo, retornar no horário marcado após intervalos ou aguardar a vez de falar.
  • Defina uma maneira de pedir a palavra. Por exemplo, enviar uma mensagem de chat durante a reunião para falar sobre um assunto ou fazer um comentário.
  • Autorize ou rejeite os participantes externos conforme apropriado. Os participantes externos que não estão no evento do Agenda precisam solicitar a participação. Um participante da reunião no mesmo domínio do organizador do evento precisa aceitar a solicitação do participante externo. Para evitar atrasos, solicite que os participantes entrem na reunião 10 minutos antes do horário marcado.

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