Vous souhaitez rester connecté et productif lorsque vous travaillez à distance ? Consultez notre article sur le télétravail avec Google Workspace .

Organiser des événements à distance de grande envergure

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Organisez un événement virtuel avec Google Meet. Créez des événements et des réunions en ligne, et invitez jusqu'à 250 participants (internes et/ou externes). Vous pouvez également organiser un grand événement diffusé en direct. Le nombre maximal de spectateurs dépend de votre édition Google Workspace.

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" "

1 Créer un événement avec des invités internes et externes

Créez un événement à l'aide de Google Agenda et de Google Meet si :

  • vous invitez moins de 250 personnes ;
  • vous invitez des personnes internes et/ou externes ;
  • vous souhaitez collaborer pendant l'événement.

 

 

1.1 Créer un événement dans Agenda
  1. Dans Agenda, cliquez sur Créer "".
  2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
  3. Cliquez sur Ajouter des invités, puis ajoutez des participants.
    Remarque : Une visioconférence Google Meet est automatiquement créée dès que vous ajoutez un invité. Vous pouvez sinon cliquer sur Ajouter une visioconférence Google Meet avant d'ajouter des participants.
  4. (Facultatif) Ajoutez une description de l'événement ou des pièces jointes (un ordre du jour ou une présentation, par exemple).
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur Envoyer.
1.2 Configurer un événement collaboratif

Avant l'événement : créer un agenda et partager du contenu

  1. Sur la page d'accueil Docs, choisissez une option : 

    • Pour commencer avec un document vierge, cliquez sur Créer "".

    • Pour utiliser un modèle, cliquez sur Galerie de modèles. Essayez un des modèles Notes de réunion.
  2. Ajoutez les informations concernant l'ordre du jour, y compris les liens vers les fichiers sur lesquels vous souhaitez collaborer.

    Remarque : Assurez-vous que les participants disposent du niveau d'accès approprié aux fichiers partagés.

  3. Cliquez sur Partager pour partager l'ordre du jour.
  4. Dans Agenda, joignez l'ordre du jour à l'événement :
    1. Dans la grille de l'agenda, double-cliquez sur l'événement.
    2. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe "" et sélectionnez l'ordre du jour.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
    4. Cliquez sur Envoyer.

Pour en savoir plus sur le partage et les niveaux d'accès, consultez l'article Premiers pas avec Docs.

Pendant l'événement : utiliser deux fenêtres Chrome

  1. Dans la première fenêtre, participez à l'événement via Hangouts Meet. Interagissez avec les participants depuis cette fenêtre.

  2. Au lieu de présenter l'ordre du jour et le contenu partagé dans Hangouts Meet, ouvrez-les dans une deuxième fenêtre qui vous permettra de les afficher et de collaborer en temps réel.

  3. Placez ces fenêtres côte à côte afin de voir à la fois le contenu et les participants.
  4. Invitez les autres participants à faire de même.

Remarque : Veillez à rappeler aux présentateurs de l'événement d'indiquer aux participants quand changer de contenu. Par exemple, "Passons maintenant à la diapositive 5".

Facultatif : pendant l'événement, partager un tableau blanc virtuel

Si votre organisation utilise Jamboard, vous pouvez échanger des idées à l'aide d'un tableau blanc virtuel. Ouvrez l'application Web Jamboard à partir de la page https://jamboard.google.com ou ouvrez un Jam dans l'application Jamboard sur votre smartphone, et partagez-le pendant l'événement. Tous les participants peuvent dessiner, ajouter des images ou ouvrir des fichiers Google lors d'une session Jam.
 

1.3 Participer à un événement

Participer à un événement depuis Gmail

  1. Ouvrez Gmail. Dans la barre latérale, sous Meet, cliquez sur Mes réunions.
  2. Sélectionnez une option :
    • Cliquez sur Participer à une réunion et saisissez un code de réunion.
    • Placez le curseur de votre souris sur une réunion à gauche, sous Mes réunions.
  3. Cliquez sur Rejoindre.

Participer à un événement à partir d'Agenda

  1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
  2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion

Rejoindre Google Meet

Participer à un événement à partir de Meet

Dans Meet, si la réunion apparaît dans votre liste d'événements planifiés, sélectionnez-la, puis cliquez sur Participer à la réunion. Vous pouvez aussi y participer en entrant le code de la réunion :

  1. Dans un navigateur Web, saisissez l'adresse https://meet.google.com/.
  2. Cliquez sur Saisissez un code ou un aliaspuissaisissez les informationspuiscliquez sur Rejoindre.
    • Le code de la réunion correspond à la chaîne de lettres indiquée à la fin du lien de la réunion. Vous n'avez pas besoin de saisir les tirets.
    • Vous ne pouvez utiliser des alias de réunion qu'avec les membres de votre organisation. Actuellement, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs de Google Workspace.
    • Si votre organisation a acheté et installé un appareil Meet, vous pouvez également saisir le code ou le pseudo de la réunion sur cet appareil.

  3. Cliquez sur Participer à la réunion.

Si vous rencontrez des difficultés pour rejoindre une réunion, consultez Résoudre les problèmes liés à Google Meet.

1.4 Présenter pendant un événement
Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.
  1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
  2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
    1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
    2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
    3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
    4. Cliquez sur Envoyer.
  3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
  4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
    • Un onglet
  5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

Si votre caméra est allumée, les participants continuent de voir votre flux vidéo pendant que vous présentez du contenu.

Pour en savoir plus, consultez Résoudre les problèmes liés à Google Meet.

Participer à une réunion uniquement pour présenter son écran

Lorsque vous participez à une réunion pour faire une présentation, seule votre fenêtre ou votre application est affichée. Aucun autre contenu audio ou vidéo n'est envoyé ou reçu.

  1. Accédez à l'adresse https://meet.google.com/.
  2. Procédez de l'une des manières suivantes :
    • Sélectionnez la réunion programmée.
    • Cliquez sur Saisissez un code ou un aliaspuissaisissez les informationspuiscliquez sur Rejoindre.
  3. Cliquez sur Présenter.
  4. Sélectionnez une fenêtre ou une application.
  5. Cliquez sur Partager.

Arrêter la présentation

Dans Meet, choisissez une option en fonction de votre mode de partage :

  • L'intégralité de votre écran ou Une fenêtre : cliquez sur Arrêter la présentation en haut de la fenêtre ou sur Arrêter le partage en bas de la fenêtre.
  • Un onglet Chrome : en bas de la fenêtre, cliquez sur Arrêter.
1.5 Enregistrer un événement

L'enregistrement n'est possible que dans la version de Meet pour ordinateur. Les utilisateurs de l'application mobile reçoivent une notification lorsque l'enregistrement démarre ou prend fin, mais ne peuvent pas le contrôler.

Vous ne pouvez pas enregistrer une réunion si vous la rejoignez uniquement pour effectuer une présentation (par exemple, à partir d'un ordinateur portable, alors que vous vous trouvez déjà dans une salle de visioconférence). Vous devez d'abord rejoindre la visioconférence, commencer votre présentation, puis lancer l'enregistrement.

Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.
  1. Ouvrez Meet.
  2. Pendant une visioconférence, en bas de la fenêtre, appuyez sur Activités ""puisEnregistrementpuisCommencer à enregistrerpuisDémarrer.
    Si nécessaire, consultez Impossible de trouver le bouton d'enregistrement.
  3. Attendez que l'enregistrement commence.
    Les autres participants sont avertis lorsque l'enregistrement démarre ou prend fin.
  4. Cliquez sur Arrêter l'enregistrement lorsque vous avez terminé.
    L'enregistrement s'arrête automatiquement lorsque tous les participants ont quitté la réunion.
  5. Cliquez à nouveau sur Arrêter l'enregistrement pour confirmer.

Lorsque le fichier de l'enregistrement est prêt, il est enregistré dans la section "Mon Drive" de l'organisateur de la réunion dans le dossier "Meet Recordings". Un e-mail contenant le lien vers l'enregistrement est également envoyé à l'organisateur de la réunion et à la personne qui a démarré l'enregistrement.

Enregistrer la réunion

" "2  Créer un événement diffusé en direct

Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.

Vous pouvez diffuser un événement en direct et en lecture seule, par exemple dans le cadre d'une réunion générale au sein de l'organisation. Jusqu'à 100 000 personnes de votre organisation peuvent y participer.

Créez un événement diffusé en direct pour les présentateurs, qui pourront démarrer et interrompre la diffusion pendant la réunion et enregistrer l'événement. Créez ensuite un deuxième événement en lecture seule pour les invités.

2.1 Créer un événement diffusé en direct pour des présentateurs
  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Cliquez sur Plus Créer puis Événement puis Autres options.
  3. Ajoutez les détails de l'événement tels que la date, l'heure et la description.
  4. Ajoutez les invités qui bénéficient de toutes les fonctionnalités de la visioconférence. 
    • Tous les invités ajoutés à cet événement peuvent être vus et entendus, et présenter leur écran.
    • Vous pouvez ajouter des utilisateurs appartenant à d'autres organisations ou des domaines de confiance. Seules les membres de votre organisation peuvent enregistrer et contrôler la diffusion.
  5. À côté de Participer via Google Meet, cliquez sur la flèche vers le bas "" puis Ajouter une diffusion en direct.
  6. Cliquez à nouveau sur Ajouter une diffusion en direct pour confirmer.
  7. Cliquez sur Enregistrer puis Envoyer.
    Remarque : La diffusion ne démarre pas automatiquement. Pendant la réunion, en bas à droite, cliquez sur , cliquez sur Diffusion en direct puis Démarrer la diffusion.
2.2 Créer un autre événement en lecture seule

Pour inviter des personnes spécifiques à accéder à la diffusion en direct en lecture seule, créez un événement en lecture seule. L'événement est ajouté à leur agenda et comprend le lien destiné aux invités avec accès en lecture seule.

Les personnes invitées à cet événement ne peuvent être ni vues, ni entendues lors de la réunion, et ne peuvent ni présenter, ni enregistrer, ni contrôler la diffusion.

Astuce : Une fois invités, les utilisateurs avec accès en lecture seule peuvent participer à des diffusions en direct même si leur compte n'est pas compatible avec la diffusion en direct ou si leur organisation a désactivé cette fonctionnalité.

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Cliquez sur l'événement de diffusion en direct que vous avez créé puis Modifier "".
  3. En haut de l'écran, cliquez sur Autres actions puis Créer un événement en lecture seule.
  4. Ajoutez des invités ou des salles avec accès en lecture seule, et d'autres détails (une description, par exemple).
  5. Cliquez sur Enregistrer puis Envoyer.
2.3 Démarrer un événement diffusé en direct

Si un administrateur l'autorise, tout participant appartenant à la même organisation que l'organisateur de la réunion peut démarrer ou arrêter la diffusion en direct.

Peut démarrer ou arrêter une diffusion en direct Lecture seule, ne peut pas contrôler la diffusion en direct
Organisateur de la réunion  
Participant appartenant à la même organisation que l'organisateur Invités qui accèdent en lecture seule
Participant autorisé à assister à la diffusion en direct par un administrateur  
Participant ayant rejoint la réunion avec un accès complet  

 

  1. Ouvrez Google Agenda et participez à la visioconférence.
  2. Sélectionnez Plus "" puis Démarrer le streaming.
  3. Validez le lancement de la diffusion. Lorsque la diffusion est activée, la mention "En direct" s'affiche en haut à gauche. Les invités avec accès en lecture seule peuvent désormais regarder la visioconférence via l'URL de la diffusion en direct.
  4. Sélectionnez Plus ""puis Arrêter la diffusion.
  5. Validez l'arrêt de la diffusion.
 
Si vous rencontrez des difficultés avec la diffusion en direct, consultez Résoudre les problèmes liés à Google Meet.
 
2.4 Enregistrer un événement diffusé en direct

Les participants bénéficiant de toutes les fonctionnalités et appartenant à la même organisation que l'organisateur de la réunion peuvent enregistrer la diffusion en direct en vue de la mettre à disposition une fois la réunion terminée. Les événements diffusés en direct ne sont pas enregistrés automatiquement. Vous devez démarrer et arrêter manuellement l'enregistrement.

Pour enregistrer un événement diffusé en direct, depuis la réunion, cliquez sur Plus PluspuisEnregistrer la réunion.

Pour en savoir plus, consultez Enregistrer une visioconférence.

En cas de problèmes d'enregistrement, consultez Lire, partager, télécharger ou stocker un enregistrement.

2.5 Regarder un événement diffusé en direct
Les personnes qui utilisent le lien de diffusion en direct ne peuvent interagir ni avec les participants à la réunion, ni avec les autres personnes qui regardent la diffusion en direct.

Pour regarder un événement diffusé en direct, les invités peuvent :

  • cliquer sur le lien de diffusion en direct dans l'événement Agenda ou dans un e-mail ;
  • regarder la diffusion en direct depuis une salle de réunion ajoutée à l'événement et configurée avec Chromebox ou Chromebase pour la visioconférence.

Lorsque vous regardez un événement diffusé en direct, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Mettre en pause et redémarrer la lecture en direct
  • Régler la vitesse de lecture et la qualité vidéo
  • Regarder la vidéo sur un téléviseur
  • Basculer en mode plein écran

Remarque : Pour regarder l'événement ultérieurement, demandez à l'organisateur de la réunion si un enregistrement est disponible. Le flux en direct ne peut être regardé que lors de sa diffusion.

" "3  Bonnes pratiques pour organiser des événements à distance

3.1 Configurer et tester la connexion Internet
  • Connectez-vous à Internet à l'aide d'un câble Ethernet. Si vous n'en avez pas à disposition, utilisez la connexion Wi-Fi 5 GHz. En effet, la connexion 2,4 GHz est souvent plus sollicitée et il est possible que les connexions vidéo ne soient pas aussi performantes.
  • Si vous utilisez une connexion Wi-Fi, organisez une réunion test pour vous assurer que le signal est suffisamment puissant là où vous souhaitez vous installer. Il est recommandé d'avoir le routeur dans votre champ de vision direct pour que le signal soit plus puissant.
  • Si votre connexion semble lente, effectuez un test de vitesse pour vérifier que la vitesse de transfert et de téléchargement est d'au moins 3,2 Mbit/s.
  • Lorsque vous participez à une visioconférence, limitez toute autre activité sur Internet dans votre maison afin de disposer de suffisamment de bande passante.
3.2 Choisir l'environnement approprié
  • Installez-vous dans un endroit lumineux, et veillez à ce que la lumière éclaire votre visage et non pas votre dos, afin d'éviter de créer une ombre. Effectuez un appel test avec un collègue pour régler correctement la position de la caméra et l'éclairage.
  • Lors d'un appel professionnel, il est recommandé d'avoir un arrière-plan simple et une salle propre et rangée, afin de renvoyer une bonne image de soi.
  • Il est préférable d'être dans un endroit où il y a le moins de bruits de fond possible. Cependant, si vous êtes dans un environnement bruyant, coupez le micro lorsque vous ne parlez pas. Vous pouvez également activer la fonctionnalité de sous-titrage en temps réel de Meet.
3.3 Conseils sur l'équipement

Casques, microphones et caméras

  • Pensez à porter un casque ou des écouteurs pour obtenir un son optimal et réduire l'écho potentiel de l'appel.
  • Si vous comptez saisir du texte pendant la conversation, pensez à vous procurer un micro externe, tel qu'un micro-casque ou un micro USB pour podcast.
  • Les casques et les micros filaires offrent souvent une meilleure qualité audio que les dispositifs sans fil.
  • Mettez à niveau votre casque, votre micro et votre caméra à l'aide du micrologiciel le plus récent fourni par le fabricant.
  • Vérifiez que Meet utilise les caméras, les haut-parleurs et le micro appropriés. Par exemple, il se peut que Meet utilise le micro intégré plutôt que celui de votre casque :

Résoudre les problèmes de lenteur ou de performances de votre appareil

  • Mettez à jour votre ordinateur pour qu'il utilise la dernière version de votre système d'exploitation.
  • Pour répartir l'utilisation du processeur, pensez à partager votre écran depuis un second ordinateur portable, si vous en avez un, ou un smartphone disposant de l'application Meet iOS ou Android.
  • Les logiciels ou le matériel qui inspectent ou modifient le trafic Meet (pare-feu locaux, logiciels antivirus, par exemple) peuvent affecter la qualité vidéo. Assurez-vous que ces outils n'ont pas d'incidence sur vos appels vidéo. 
  • Utilisez un seul écran pour alléger la charge du processeur et du GPU.

    Si des problèmes liés à la qualité des appels Meet persistent, consultez Résoudre les problèmes liés à Hangouts Meet ou signalez-nous le problème.

3.4 Effectuer un test

1 jour avant :

  • Redémarrez votre ordinateur.
  • Pour vérifier que votre caméra et votre micro sont connectés et que votre connexion Internet est stable, participez à une réunion test depuis l'endroit où vous souhaitez organiser la réunion.

10 minutes avant :

  • Fermez tous les onglets et redémarrez votre navigateur.
  • Si vous présentez, ouvrez Slides et assurez-vous que votre présentation est prête à l'avance (le chargement de Slides peut entraîner une surcharge temporaire de votre processeur, susceptible de détériorer la qualité vidéo et audio).
  • Si vous souhaitez voir les participants à votre réunion tout en affichant une présentation, vous pouvez modifier la mise en page de votre écran.
3.5 Conseils sur la préparation et les bons usages
  • Afin d'éviter des interruptions, demandez aux participants de couper le son de leur micro lorsqu'ils ne parlent pas. Pour couper le son ou le réactiver, cliquez sur Couper le son "" en bas de la fenêtre vidéo ou utilisez le raccourci clavier ⌘/Ctrl+D.
  • Définissez les règles à respecter pendant la réunion. Par exemple, revenir à l'heure après les pauses ou être attentif aux autres lors des prises de parole.
  • Décidez d'un signal pour parler à tour de rôle. Par exemple, envoyer un message de chat pendant l'appel pour proposer d'aborder un sujet ou demander à intervenir.
  • Acceptez ou refusez les participants externes selon les besoins. Ceux qui ne sont pas inclus dans l'événement d'agenda devront demander à rejoindre l'appel. Un participant présent appartenant au même domaine que l'organisateur de l'événement doit accepter leur demande pour leur permettre de rejoindre l'appel. Demandez aux participants de se connecter 10 minutes avant le début de l'appel afin d'éviter que l'événement commence en retard.
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