Werkt u met externe collega's en collega's op kantoor? Bekijk hoe u productief kunt blijven in hybride werkomgevingen

Grote virtuele afspraken organiseren

Tutorial voor Google Workspace voor bedrijven
Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

 ""Wat u leert

Hoe u Google Meet gebruikt om grote virtuele evenementen te hosten, zoals videovergaderingen en livestreams.

Wat u nodig heeft

"" Ongeveer 10 minuten.
Account Account Google Workspace-account:Heeft u geen account? Start vandaag nog met een kosteloze proefperiode van 14 dagen.

" "

In deze tutorial

""
Een afspraak maken met interne en externe gasten Een livestreamafspraak maken Praktische tips voor de organisatie van virtuele afspraken
" "

1  Een afspraak maken met interne en externe gasten

Alles uitvouwen  |  Alles sluitenAlles sluiten

Overzicht

Maak in de volgende gevallen een afspraak via Agenda en Google Meet:

  • Er zijn minder dan 250 gasten.
  • U wilt interne en/of externe gasten uitnodigen.
  • U wilt tijdens de afspraak samenwerken.
1.1 Een afspraak maken in Agenda
  1. Klik in Agenda op Maken "".
  2. Voeg de titel, datum en tijd voor de afspraak toe.
  3. Klik op Gasten toevoegen en voeg deelnemers toe.
    Opmerking: Een Google Meet-videovergadering wordt automatisch toegevoegd nadat u een deelnemer heeft toegevoegd. U kunt ook op Google Meet-videovergadering toevoegen klikken voordat u deelnemers toevoegt.
  4. (Optioneel) Voeg een beschrijving van de afspraak of bijlagen toe, zoals een agenda of presentatie.
  5. Klik op Opslaan.
  6. Klik op Verzenden.
1.2 Een samenwerkingsafspraak organiseren

Voorafgaand aan de afspraak: Maak een agenda en deel content

  1. Ga naar de homepage van Documenten en kies een optie: 

    • Als u wilt beginnen met een leeg document, klikt u op Maken "".

    • Wilt u een template gebruiken, klik dan op Templategalerij. Probeer een van de templates voor Notulen.
  2. Voeg de agendagegevens toe, waaronder links naar bestanden waaraan u wilt samenwerken.

    Opmerking: Zorg ervoor dat deelnemers het juiste toegangsniveau voor gedeelde bestanden hebben.

  3. Klik op Delen om de agenda te delen.
  4. Voeg in Agenda de agenda als bijlage toe aan de afspraak:
    1. Dubbelklik in het agendaraster op de afspraak.
    2. Klik op Bijlage toevoegen "" en selecteer de agenda.
    3. Klik op Opslaan.
    4. Klik op Verzenden.

Zie Aan de slag met Documenten voor meer informatie over delen en toegangsniveaus.

Tijdens de afspraak: Gebruik 2 Chrome-vensters

  1. Gebruik het eerste tabblad om te communiceren met deelnemers in Hangouts Meet. 

  2. In plaats van de agenda en gedeelde content te presenteren in Hangouts Meet, opent u deze op een tweede tabblad om in realtime te bekijken en samen te werken.

  3. Plaats de tabbladen naast elkaar zodat u de content en deelnemers tegelijkertijd kunt zien.
  4. Vraag de deelnemers dezelfde indeling te gebruiken.

Opmerking: Zorg dat de presentatoren van de afspraak de deelnemers laten weten wanneer ze andere content moeten bekijken. Bijvoorbeeld 'Kijk nu naar dia 5'.

Optioneel: Deel een virtueel whiteboard tijdens de afspraak

Als uw organisatie gebruikmaakt van Jamboard, kunt u brainstormen op een virtueel whiteboard. Open de web-app van Jamboard via https://jamboard.google.com of open een jam via de smartphone-app van Jamboard en deel deze tijdens de afspraak. Tijdens een jamsessie kan iedereen tekenen, afbeeldingen toevoegen of Google-bestanden openen.
 

1.3 Deelnemen aan een afspraak

Deelnemen aan de afspraak via Gmail

  1. Open Gmail en klik in de zijbalk onder Meet op Mijn vergaderingen.
  2. Kies een optie:
    • Klik op Deelnemen aan een vergadering en voer de code van de vergadering in.
    • Plaats links onder Mijn vergaderingen de muisaanwijzer op een vergadering.
  3. Klik op Deelnemen.

Deelnemen aan de afspraak via Agenda

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.

Deelnemen aan Google Meet

Deelnemen aan de afspraak via Meet

Als de vergadering in de lijst met geplande afspraken van Meet staat, selecteert u de afspraak en klikt u vervolgens op Nu deelnemen. U kunt ook deelnemen met behulp van de code van de vergadering:

  1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
  2. Klik op Een code of bijnaam invoerenen danvoer de gegevens inen danklik op Deelnemen.
    • De code van de vergadering is de reeks letters aan het einde van de link naar de vergadering. U hoeft de streepjes niet op te geven.
    • U kunt alleen bijnamen van vergaderingen gebruiken met mensen in uw organisatie. Deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor Google Workspace-gebruikers.
    • Als uw organisatie een Meet-hardware-apparaat heeft geïnstalleerd, kunt u ook de code of bijnaam van de vergadering invullen op het apparaat.

  3. Klik op Nu deelnemen.

Zie Problemen met Google Meet oplossen als u problemen ondervindt bij deelname aan een vergadering.

1.4 Presenteren tijdens een afspraak
Organisatoren van vergaderingen met Google Workspace for Education kunnen instellen dat deelnemers niet hun scherm kunnen delen.
  1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
  2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
    1. Klik rechtsboven op Delen.
    2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
    3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
    4. Klik op Verzenden.
  3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
  4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
    • Een tabblad
  5. Klik op Delen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

Als uw camera aanstaat, blijven deelnemers uw video zien terwijl u presenteert.

Zie Problemen met Google Meet oplossen als u presentatieproblemen ervaart.

Alleen deelnemen om te presenteren

Als u deelneemt om te presenteren, wordt alleen het venster of de app van uw computer weergegeven in de vergadering. Er wordt geen audio of andere video verstuurd of ontvangen.

  1. Ga naar https://meet.google.com/.
  2. Kies een optie:
    • De geplande vergadering selecteren
    • Klik op Een code of bijnaam invullenen danvul de gegevens inen danklik op Deelnemen.
  3. Klik op Presenteren.
  4. Selecteer een venster of app.
  5. Selecteer Delen.

Presenteren stoppen

Kies in Meet een optie, afhankelijk van hoe u content deelt:

  • Uw volledige scherm of Een venster: klik bovenaan op Presenteren stoppen of klik onderaan op Delen stoppen.
  • Een Chrome-tabblad: klik bovenaan op Stoppen.
1.5 Een afspraak opnemen

Opnemen is alleen beschikbaar met de computerversie van Meet. Gebruikers in de mobiele app krijgen een melding als de opname start of stopt, maar kunnen zelf geen opnamen starten of stoppen.

U kunt niet opnemen als u deelneemt om alleen te presenteren, zoals via een laptop terwijl u al in een videoconferenceruimte zit. Neem eerst deel aan de videovergadering, start dan de presentatie en begin vervolgens met opnemen.

U kunt deze functie alleen gebruiken als deze wordt ondersteund door uw organisatie. Neem contact op met uw beheerder voor hulp.
  1. Open Meet.
  2. Klik in een videovergadering onderaan op Activiteiten ""en danOpnemenen danOpname startenen danStarten.
    Ga indien nodig naar Ik kan de opnameknop niet vinden.
  3. Wacht tot de opname begint.
    Andere deelnemers krijgen een melding wanneer de opname start of stopt.
  4. Klik op Opname stoppen als u klaar bent.
    De opname stopt ook als iedereen de vergadering heeft verlaten.
  5. Klik nogmaals op Opname stoppen om te bevestigen.

Als het opnamebestand klaar is, wordt het opgeslagen in de map Meet-opnamen in Mijn Drive van de organisator van de vergadering. Er wordt een e-mail met de opnamelink naar de organisator van de vergadering gestuurd en naar de persoon die de opname heeft gestart.

Meeting opnemen

Terug naar boven

" "

2  Een livestreamafspraak maken


 
Overzicht

U kunt deze functie alleen gebruiken als deze wordt ondersteund door uw organisatie. Neem contact op met uw beheerder voor hulp.

U kunt livestreaming in de modus Alleen weergeven toevoegen aan een afspraak, bijvoorbeeld voor een afspraak die voor het hele bedrijf is bedoeld. Er kunnen maximaal 100.000 mensen binnen uw organisatie deelnemen.

Stel een livestreamafspraak in voor presentatoren, zodat zij de livestream tijdens de vergadering kunnen starten en stoppen, en de afspraak kunnen opnemen. Maak vervolgens een tweede afspraak met de instelling 'Alleen weergeven' voor gasten.

2.1 Een livestreamafspraak maken voor presentatoren
  1. Open Google Agenda.
  2. Klik op Plus Maken and then Afspraak and then Meer opties.
  3. Geef de afspraakgegevens op, zoals de datum, tijd en beschrijving.
  4. Voeg de gasten toe die volledig kunnen deelnemen aan de videovergadering. 
    • Alle gasten die aan deze afspraak worden toegevoegd, zijn te zien en horen en kunnen hun scherm delen.
    • U kunt ook mensen uit andere organisaties en vertrouwde domeinen toevoegen. Alleen mensen in uw organisatie kunnen streaming opnemen en bedienen.
  5. Klik naast Deelnemen met Google Meet op de pijl-omlaag "" and then Livestream toevoegen.
  6. Klik nogmaals op Livestream toevoegen om te bevestigen.
  7. Klik op Opslaan en dan Sturen.
    Opmerking: Streamen wordt niet automatisch gestart. Klik rechtsonder in de vergadering op en klik op Livestreaming and then Streamen starten.
2.2 Nog een afspraak maken voor gasten in de modus Alleen weergeven

Als u specifieke mensen wilt uitnodigen om de livestream te bekijken in de modus 'Alleen weergeven', maakt u een afspraak met het kenmerk 'Alleen weergeven'. De afspraak wordt aan hun agenda toegevoegd met de link voor gasten die alleen kunnen kijken en luisteren.

Mensen die zijn uitgenodigd voor de afspraak, zijn niet te zien of horen tijdens de vergadering en kunnen niet presenteren, opnemen of streaming bedienen.

Tip: Als ze zijn uitgenodigd, kunnen gasten die alleen kunnen kijken en luisteren deelnemen aan de livestream, ook als hun accounts geen ondersteuning bieden voor livestreamen of hun organisaties livestreamen hebben uitgezet.

  1. Open Google Agenda.
  2. Klik op de livestreamafspraak die u heeft gemaakt en dan Bewerken "".
  3. Klik bovenaan op Meer acties and then Alleen-weergeven afspraak maken.
  4. Voeg gasten en ruimten toe met weergaverechten, plus eventuele andere details, zoals een beschrijving.
  5. Klik op Opslaan and then Sturen.
2.3 Een livestreamafspraak starten

Als een beheerder dit toestaat, kan elke deelnemer in dezelfde organisatie als de organisator van de vergadering de livestream starten of stoppen.

Kan een livestream starten of stoppen Alleen weergeven, kan livestream niet bedienen
Organisator van vergadering  
Je maakt deel uit van dezelfde organisatie als de organisator van de livestream Gasten die als alleen-weergeven deelnemen
Een beheerder heeft je toegelaten tot een livestream  
Je neemt deel als volledige deelnemer  

 

  1. Open Google Agenda en neem deel aan de videovergadering.
  2. Klik op Meer "" and then Streamen starten.
  3. Bevestig dat je wilt beginnen met streamen. Als streaming is ingeschakeld, wordt linksboven 'Live' weergegeven. Alleen-weergeven-gasten kunnen de vergadering nu bekijken met de stream-URL.
  4. Selecteer Meer "" and then Streamen stoppen.
  5. Bevestig dat je wilt stoppen met streamen.
 
2.4 Een livestreamafspraak opnemen

Volledige deelnemers uit dezelfde organisatie als de organisator van de vergadering kunnen de livestream opnemen, zodat mensen deze na afloop kunnen bekijken. Livestreams worden niet automatisch opgenomen, dus u moet de opname handmatig starten en stoppen.

Als u een livestreamafspraak wilt opnemen klikt u op Meer Meeren danVergadering opnemen.

Zie Een videovergadering opnemen voor meer informatie.

Zie Een opname afspelen, delen, downloaden of opslaan voor opnameproblemen.

2.5 Een livestreamafspraak bekijken
Mensen die de livestreamlink gebruiken, kunnen niet communiceren met de deelnemers aan de vergadering of anderen die de livestream bekijken.

Gasten kunnen het volgende doen om een livestream te bekijken:

  • Klikken op de link van de livestream in de Agenda-afspraak of de e-mail.
  • Kijken vanuit een vergaderruimte die is toegevoegd aan de afspraak en waarin een Chromebox of Chromebase voor vergaderingen is ingesteld.

Als u een livestream bekijkt, kunt u het volgende doen:

  • Het live afspelen stoppen en starten.
  • De afspeelsnelheid en videokwaliteit aanpassen.
  • De video afspelen op een tv.
  • Overschakelen naar de modus 'Volledig scherm'.

Opmerking: Als u de vergadering later wilt bekijken, vraagt u de organisator of er een opname van is. De livestream kan alleen live worden bekeken terwijl deze wordt uitgezonden.

Terug naar boven

" "

3  Praktische tips voor de organisatie van virtuele afspraken


 
3.1 Een internetverbinding instellen en testen
  • Maak verbinding met internet via een Ethernet-kabel als u die heeft. Gebruik anders 5 GHz wifi (2,4 GHz wordt vaak intensiever gebruikt en de videoverbinding is dan wellicht minder goed).
  • Als u een wifi-verbinding heeft, maakt u een testvergadering om te controleren of het signaal vanaf uw werkplek sterk genoeg is. Als u direct zicht heeft op de router, krijgt u vaak het sterkste signaal. 
  • Als de verbinding traag lijkt, voert u een snelheidstest uit om te controleren of u een upload- en downloadsnelheid van minstens 3,2 Mbps heeft.
  • Beperk tijdens een videovergadering de andere internetactiviteit in uw huis, zodat u genoeg bandbreedte heeft.
3.2 De juiste omgeving kiezen
  • Ga op een goed verlichte plek zitten waar het licht bij voorkeur op uw gezicht valt, niet van achteren. Zo voorkomt u dat u alleen als silhouet te zien bent. Doe een testgesprek met een collega om te controleren of de camerapositie en belichting juist zijn.
  • Een eenvoudige achtergrond en een opgeruimde kamer zien er het meest professioneel uit bij zakelijke gesprekken.
  • Plaatsen met weinig achtergrondgeluid werken het beste. Als u zich op een drukke locatie bevindt, kunt u de microfoon dempen als u niet praat en de functie voor live ondertiteling van Meet gebruiken om ondertiteling in realtime weer te geven.
3.3 Tips voor apparatuur

Hoofdtelefoon, microfoon en camera

  • We raden u aan een hoofdtelefoon of oordopjes te dragen voor de beste audiokwaliteit en om eventuele echo tijdens het gesprek te verminderen.
  • Als u van plan bent om te typen terwijl u praat, raden we u aan een externe microfoon te gebruiken, zoals een headsetmicrofoon of een USB-microfoon voor podcasts.
  • Bedrade headsets en microfoons produceren vaak een betere geluidskwaliteit dan draadloze.
  • Upgrade de headset, microfoon en camera naar de nieuwste firmware van de fabrikant.
  • Zorg dat de juiste camera's, microfoon en luidsprekers zijn geselecteerd in Meet. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de ingebouwde microfoon is geselecteerd in Meet en niet de microfoon van de headset die u draagt:

Problemen met een langzaam apparaat of trage prestaties oplossen

  • Update uw computer naar de nieuwste versie van het OS.
  • We raden u aan te presenteren vanaf een tweede laptop, als u die heeft, of een smartphone (met de iOS- of Android Meet-app) om het CPU-gebruik te verspreiden.
  • Software of hardware die Meet-verkeer inspecteert of aanpast (zoals lokale firewalls en antivirussoftware) kan de videokwaliteit verlagen. Zorg ervoor dat deze tools uw videogesprekken niet verstoren. 
  • Gebruik één monitor. Twee of meer monitors kunnen een zware belasting zijn voor de CPU en GPU.

    Zie Problemen met Hangouts Meet oplossen als u problemen blijft houden met de gesprekskwaliteit van Meet. U kunt ook een probleem melden.

3.4 Een test uitvoeren

Eén dag van tevoren

  • Start de computer opnieuw op.
  • Neem deel aan een testvergadering op de locatie waar u de vergadering wilt houden om te controleren of de camera en microfoon het doen en uw internetverbinding stabiel is.

Tien minuten van tevoren:

  • Sluit alle tabbladen en start de browser opnieuw op.
  • Als u presenteert, opent u Presentaties en zorgt u dat uw presentatie van tevoren klaar is om te presenteren (tijdens het laden van Presentaties kan een tijdelijke piek in uw CPU-gebruik optreden, wat van invloed kan zijn op de video- en audiokwaliteit).
  • Als u de deelnemers in uw vergadering wilt zien terwijl u ook een presentatie bekijkt, kunt u de schermindeling wijzigen.
3.5 Voorbereiding en gedragsregels
  • Vraag deelnemers zichzelf te dempen als ze niet praten. Zo voorkomt u onderbrekingen. Als u zichzelf wilt dempen of het dempen wilt opheffen, klikt u op Dempen "" of gebruikt u de sneltoets ⌘/Ctrl + D.
  • Stel regels voor de vergadering op. Spreek bijvoorbeeld af dat mensen op tijd terugkomen na een pauze of geduldig zijn wanneer mensen om de beurt praten.
  • Spreek een signaal af voor om de beurt praten. Stuur bijvoorbeeld een chatbericht tijdens het gesprek om een onderwerp aan te dragen of mee te praten.
  • Laat externe deelnemers toe of weiger ze indien nodig. Externe deelnemers die niet zijn toegevoegd aan de Agenda-afspraak, moeten een verzoek indienen om deel te nemen aan het gesprek. Iemand die deelneemt aan het gesprek en zich in hetzelfde domein bevindt als de organisator van de afspraak, moet het verzoek accepteren voordat de externe deelnemers kunnen deelnemen aan het gesprek. Vraag deelnemers tien minuten eerder te komen om vertragingen bij het starten van de afspraak te voorkomen.

Terug naar boven


Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht verwijderen
Zoeken sluiten
Google-apps
Hoofdmenu
Zoeken in het Helpcentrum
false