Rester connecté en travaillant à distance

 Points abordés

Découvrez comment communiquer avec votre équipe, gérer votre planning et respecter les bonnes pratiques de travail à distance ou de télétravail.

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Communiquer avec son équipe  Concilier vie professionnelle et vie personnelle Bonnes pratiques pour rester en contact avec votre équipe

1. Communiquer avec son équipe

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1.1 Créer une liste de diffusion

Si vous n'en avez pas déjà une, créez une liste de diffusion Google Groupes pour vous et votre équipe. L'adresse e-mail du groupe vous permet de communiquer l'avancement des tâches et de partager des ressources (agendas d'équipe ou documents Drive, par exemple) avec tous les membres de votre équipe à la fois.

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres. Liste des paramètres.
4. Cliquez sur Créer un groupe.

Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

1.2 Créer un espace Chat

Google Chat vous permet de discuter avec vos collaborateurs, de partager des fichiers et d'autres ressources en ligne, et de collaborer sur des projets d'équipe.

 

 

 

1.3 Créer un dossier d'équipe partagé

Les Drive partagés sont des espaces partagés où les membres des équipes peuvent stocker, rechercher leurs fichiers et y accéder où qu'ils se trouvent et depuis n'importe quel appareil.

1. Ouvrez Google Drive.
2. Sur la gauche, cliquez sur Drive partagés.
3. En haut, cliquez sur Nouveau .
4. Saisissez un nom, puis cliquez sur Créer.

Après avoir créé un Drive partagé, découvrez comment créer des dossiers, ajouter et modifier des fichiers, et en partager.

1.4 Organiser des visioconférences

Vous pouvez démarrer ou rejoindre des visioconférences directement depuis Gmail dans un navigateur Web. Vous pouvez également démarrer une réunion instantanément depuis un appareil mobile, ou un navigateur Web sur ordinateur à l'aide de Google Meet. Si quelqu'un vous envoie le lien d'une réunion, il vous suffit de cliquer dessus pour y participer.

Remarque : Vous pouvez ajouter à une visioconférence Meet des personnes appartenant ou non à votre organisation. Toute personne participant à l'événement Agenda ou invitée pendant la visioconférence (y compris les invités extérieurs) peut automatiquement participer à la réunion. Un membre de votre organisation doit sinon accorder l'accès aux personnes n'appartenant pas à votre organisation qui souhaitent participer à la réunion. Découvrez comment ajouter des personnes à une visioconférence.

Démarrer une visioconférence depuis Gmail

1. Ouvrez Gmail, puis cliquez sur MeetNouvelle réunion.
   Remarque : Si Meet ne s'affiche pas dans Gmail, vérifiez vos paramètres Gmail.
2. Dans la fenêtre Partager votre nouvelle réunion, cliquez sur Participer à la réunion.
3. Si vous souhaitez participer à la réunion avec la webcam de votre ordinateur pour la vidéo et le micro pour l'audio, cliquez sur Participer à la réunion.
4. Si vous souhaitez participer par téléphone, cliquez sur Participer par téléphone pour le son et suivez les invites qui s'affichent à l'écran.

   Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur. 

   Si vous participez à la réunion par téléphone, vous pouvez toujours utiliser votre ordinateur pour la vidéo. Pour en savoir plus, consultez Participer à une visioconférence par téléphone.

Participer à une visioconférence depuis Gmail

1. Ouvrez Gmail. Dans la barre latérale, cliquez sur Meet.
2. Sélectionnez une option :
   • Cliquez sur Nouvelle réunion pour créer une réunionParticiper à la réunion.
   • Cliquez sur Rejoindre une réunion et saisissez un alias ou un code de réunionParticiper.
   • Pour participer à une réunion planifiée, pointez sur une réunion sous Mes réunionsParticiper à la réunion.

Utiliser Meet sur le Web

1. Dans un navigateur Web, saisissez https://meet.google.com/.
2. Cliquez sur Nouvelle réunionDémarrer une réunion instantanée.
3. Pour ajouter un participant à une réunion, dans la fenêtre pop-up qui s'affiche, sélectionnez une option :
   • Cliquez sur Ajouter des participants, puis sélectionnez une option :
     • Dans la section Inviter, sélectionnez un nom ou saisissez une adresse e-mail, puis cliquez sur Envoyer e-mail.
     • Dans la section Appeler, saisissez un numéro de téléphone, puis cliquez sur Appeler .
   • Cliquez sur Copier , puis collez les détails de la réunion dans un e-mail ou une autre application.

Remarque : Vous pouvez envoyer le lien d'une réunion à des personnes externes à votre organisation, mais l'accès à la visioconférence devra leur être accordé par un membre de votre organisation.

Utiliser Meet sur un appareil mobile

Télécharger l'application Google Meet

1. Accédez au Play Store.
2. Téléchargez et installez l'application Google Meet .
3. Sur votre appareil, appuyez sur l'application Google Meet pour l'ouvrir.

Si vous possédez plusieurs appareils, vous pouvez démarrer une visioconférence sur un appareil et continuer sur l'autre. Les réunions sont automatiquement synchronisées sur tous les appareils.

Démarrer une réunion à l'aide de l'application Google Meet

1. Ouvrez l'application Meet .
2. Pour démarrer une réunion, choisissez une option :
   • Appuyez sur Nouvelle réunionDémarrer une réunion instantanée.
   • Appuyez sur Rejoindre à l'aide d'un codesaisissez le code de la réunion, puis appuyez sur Rejoindre.

1.5 Partager votre écran lors de visioconférences

Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.

Au cours d'une réunion, vous pouvez partager la totalité de l'écran, ou bien une fenêtre spécifique de façon à montrer un document texte, une présentation, une feuille de calcul ou un autre élément. Joignez une présentation ou d'autres ressources à votre événement Agenda afin que les participants à la visioconférence Meet puissent y accéder.

1. Rejoignez une visioconférence Meet.
2. En bas de l'écran, cliquez sur Présenter maintenant .
3. Sélectionnez L'intégralité de votre écran, Une fenêtre ou Un onglet.
   • Si vous présentez un onglet Chrome, le contenu audio de cet onglet est partagé par défaut.
   • Pour présenter un autre onglet, sélectionnez-le, puis cliquez sur Partager cet onglet à la place.
   • Si vous affichez une présentation Slides via un onglet, vous pouvez la contrôler dans Meet.
4. Cliquez sur Partager.
5. Facultatif : Pour retirer votre présentation et l'afficher sous forme de tuile, cliquez sur Retirer . Vous pouvez maintenant voir plus de participants pendant la présentation.

Astuces :

• Si votre caméra est allumée, votre flux vidéo est actif pendant que vous présentez.
• Pour améliorer les présentations et éviter la duplication d'écran, partagez une nouvelle fenêtre ou un onglet spécifique au lieu de la fenêtre de la réunion.
• Pour partager votre audio, vous devez sélectionner Partager un onglet Chrome ou Partager cet onglet.

Si votre caméra est allumée, les participants continuent de voir votre flux vidéo pendant que vous présentez du contenu.

Pendant la réunion, vous pouvez également partager des notes et des liens vers des documents de référence à l'aide de la fonctionnalité de chat intégrée. Consultez Envoyer des messages de chat aux participants à la visioconférence.

2 Concilier vie professionnelle et vie personnelle

2.1 Définir des heures de travail

Lorsque vous faites du télétravail, vous devez trouver un juste équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Modifiez votre agenda pour que tout le monde sache quand vous êtes disponible. Vous pouvez modifier les paramètres de Google Agenda afin que les organisateurs puissent replanifier un événement à un autre moment.

Remarque : Google Chat affiche l'état d'absence du bureau configuré par les utilisateurs dans Agenda. Lorsque vous ouvrez une fenêtre de discussion, Chat affiche cet état si l'autre personne est absente. En savoir plus sur l'état "Absent du bureau"

1.  Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
3. À gauche, sous "Général", cliquez sur Heures de travail.
   • Conseil : Si votre administrateur a activé le lieu de travail, cliquez sur Heures et lieu de travail. En savoir plus sur votre administrateur
4. Dans la section "Heures de travail", cliquez sur Activer l'option "Heures de travail".
5. Sélectionnez les jours  les heures où vous travaillez.
6. Vous pouvez les diviser en périodes selon vos disponibilités.
   • Pour ajouter plusieurs périodes à la journée, cliquez sur Ajouter  à côté d'un jour de la semaine.
   • Pour supprimer une période, cliquez sur Supprimer .

Conseil : Lorsque vous ajoutez des heures de travail, l'heure de début doit être antérieure à l'heure de fin.

Des suggestions d'heures de travail peuvent s'afficher dans Agenda. Elles tiennent compte de votre fuseau horaire, des habitudes professionnelles dans votre pays et de votre planning. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier ces suggestions. En savoir plus sur l'utilisation de Google Agenda avec plusieurs fuseaux horaires

Si une personne vous invite à participer à un événement planifié en dehors de ces heures, elle en est informée par le biais d'une notification.

2.2 Communiquer vos disponibilités

Informez votre équipe si vous vous absentez quelque temps. Envoyez un message à un espace Chat dédié à votre équipe ou envoyez un bref e-mail. Si vous n'êtes pas disponible pendant quelques heures ou quelques jours, définissez une réponse automatique d'absence du bureau dans Gmail. Vous pouvez également configurer un agenda partagé indiquant les absences de tous les membres de l'équipe.

Créer un agenda partagé

Vous ne pouvez créer un agenda que depuis un navigateur. Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans l'application Google Agenda. Une fois l'agenda créé, il est visible à la fois dans un navigateur et dans l'application.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. À gauche, à côté de "Autres agendas", cliquez sur Ajouter d'autres agendas   Créer un agenda.
3. Attribuez un nom à votre agenda et ajoutez une description.
4. Cliquez sur Créer l'agenda.
5. Si vous souhaitez partager votre agenda, cliquez dessus dans la barre de gauche, puis sélectionnez Partager avec des personnes en particulier.

Partager un agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda. Il n'est pas possible de partager des agendas depuis l'application Google Agenda.
2. Sur la gauche, accédez à la section "Mes agendas". Pour la développer, cliquez sur la flèche vers le bas .
3. Passez la souris sur l'agenda que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Plus Paramètres et partage.
4. Dans la section "Partager avec des personnes en particulier", cliquez sur Ajouter des contacts.
5. Ajoutez l'adresse e-mail d'une personne ou d'un groupe Google. Le menu déroulant permet de modifier les paramètres d'autorisation. En savoir plus sur les autorisations d'accès
6. Cliquez sur Envoyer.
7. Le destinataire doit cliquer sur le lien envoyé par e-mail pour ajouter l'agenda à sa liste. Découvrez comment ajouter l'agenda d'une autre personne.

Conseil : Pour partager un agenda qui ne vous appartient pas, vous devez demander à son propriétaire de vous accorder l'autorisation "Apporter des modifications et gérer le partage".

Définir une alarme

N'oubliez pas de vous déconnecter la nuit et d'éteindre vos appareils. Vous pouvez utiliser l'application Horloge sur n'importe quel appareil Android.

1. Sur votre téléphone, ouvrez l'application Horloge .
2. Appuyez sur Alarme.
3. Sélectionnez une alarme :
   • Pour ajouter une alarme, appuyez sur Ajouter .
   • Pour réinitialiser une alarme, appuyez sur l'heure qui y correspond.
4. Définissez une heure de réveil.
5. Appuyez sur OK  Enregistrer.

2.3 Partager l'avancement des tâches et définir des objectifs

La communication est encore plus importante lorsque vous travaillez à distance. Faites le point sur l'avancement des tâches quotidiennement et définissez des objectifs hebdomadaires dans un plan de projet d'équipe partagé.

Organisez des réunions virtuelles quotidiennes : tenez vos collaborateurs informés via Meet, e-mail ou Chat.

Définissez des objectifs hebdomadaires : fixez vos objectifs et hiérarchisez vos tâches à l'aide d'un plan de projet d'équipe. En savoir plus sur la création de plans de projet dynamiques dans Google Sheets

3 Bonnes pratiques pour rester en contact avec votre équipe

3.1 Conseils pour vous préparer aux visioconférences depuis votre domicile

Configurer et tester la connexion Internet de votre domicile

• Connectez-vous à Internet à l'aide d'un câble Ethernet. Si vous n'en avez pas à disposition, utilisez la connexion Wi-Fi 5 GHz. En effet, la connexion 2,4 GHz est souvent plus sollicitée et il est possible que les connexions vidéo ne soient pas aussi performantes.
• Si vous utilisez une connexion Wi-Fi, organisez une réunion test pour vous assurer que le signal est suffisamment puissant là où vous souhaitez vous installer. Il est recommandé d'avoir le routeur dans votre champ de vision direct pour que le signal soit plus puissant.
• Si votre connexion semble lente, effectuez un test de vitesse pour vérifier que la vitesse de transfert et de téléchargement est d'au moins 3,2 Mbit/s.
• Lorsque vous participez à une visioconférence, limitez toute autre activité sur Internet dans votre maison afin de disposer de suffisamment de bande passante.

Casque, micro et caméra

• Pensez à porter un casque ou des écouteurs pour obtenir un son optimal et réduire le risque d'écho pendant la réunion.
• Si vous comptez saisir du texte pendant lque vous parlez, pensez à vous procurer un micro externe, tel qu'un micro-casque ou un micro USB pour podcast.
• Les casques et les micros filaires offrent souvent une meilleure qualité audio que les dispositifs sans fil.
• Mettez à niveau votre casque, votre micro et votre caméra à l'aide du micrologiciel le plus récent fourni par le fabricant.
• Vérifiez que Meet utilise les caméras, les haut-parleurs et le micro appropriés. Par exemple, il se peut que Meet utilise le micro intégré plutôt que celui de votre casque :
  • Modifier les paramètres audio et vidéo de votre ordinateur
  • Modifier la caméra ou le système audio de votre appareil mobile pour l'utiliser avec Meet

Choisir l'environnement approprié

• Installez-vous dans un endroit lumineux, et veillez à ce que la lumière éclaire votre visage et non pas votre dos afin d'éviter d'être en contre-jour. Lancez une réunion test avec un collègue pour régler correctement la position de la caméra et l'éclairage.
• Lors d'une réunion professionnelle, il est recommandé d'avoir un arrière-plan simple montrant une pièce propre et rangée, afin de renvoyer une bonne image.
• Il est préférable d'être dans un endroit où il y a le moins de bruits de fond possible. Cependant, si vous êtes dans un environnement bruyant, coupez le micro lorsque vous ne parlez pas. Vous pouvez également activer la fonctionnalité de sous-titres instantanés de Meet.

Résoudre les problèmes de lenteur ou de performances de votre appareil

• Mettez à jour votre ordinateur pour qu'il utilise la dernière version de votre système d'exploitation.
• Pour répartir l'utilisation du processeur, pensez à partager votre écran depuis un second ordinateur portable, si vous en avez un, ou un smartphone disposant de l'application Meet iOS ou Android.
• Les logiciels ou le matériel qui inspectent ou modifient le trafic Meet (pare-feu locaux, logiciels antivirus, par exemple) peuvent affecter la qualité vidéo. Assurez-vous que ces outils n'interfèrent pas avec vos visioconférences. 
• Utilisez un seul écran pour alléger la charge du processeur et du GPU.

  Si les problèmes de qualité des visioconférences Meet persistent, consultez Résoudre les problèmes de qualité vidéo et audio lors d'une réunion ou signalez un problème.

3.2 Ajouter des fuseaux horaires à votre agenda

Si vous collaborez avec une équipe à distance, vous pouvez afficher l'heure actuelle d'autres pays en ajoutant des horloges internationales à votre agenda. Ajoutez des fuseaux horaires à votre agenda pour savoir quand organiser des événements avec les membres d'une équipe répartis dans différents pays.

Remarque : Lorsque les fuseaux horaires empêchent la totalité des membres d'une équipe de participer à une réunion, vous pouvez l'enregistrer et la partager ultérieurement. Découvrez comment enregistrer une visioconférence.

Ajouter des horloges d'autres fuseaux horaires dans Agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans "Horloge mondiale", cliquez sur Afficher l'horloge mondiale.
4. Cliquez sur Ajouter un fuseau horaire  sélectionnez les fuseaux horaires que vous souhaitez afficher.

Ajouter un fuseau horaire à votre agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans la section "Fuseau horaire", cliquez sur Afficher le fuseau horaire secondaire.
4. Cliquez sur Fuseau horaire secondaire choisissez un fuseau horaire.

Modifier le fuseau horaire

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans "Fuseau horaire", cliquez sur Fuseau horaire principal choisissez un fuseau horaire.

Remarque : Les propositions d'horaires pour une réunion vous aident à trouver une heure qui convient à tout le monde lorsque vous organisez une réunion.

3.3 Prévoir des sessions de questions-réponses interactives pendant les présentations

Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.

Si vous présentez du contenu au cours d'une visioconférence Meet, vous pouvez configurer des questions/réponses interactives à l'aide de Slides. Les participants saisissent leurs questions dans une fenêtre distincte afin d'éviter de se couper la parole ou de s'interrompre.

1. Ouvrez une présentation Google Slides.
2. En haut, à côté de Diaporama , cliquez sur la flèche vers le bas .
3. Cliquez sur Mode Présentateur.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Outils de gestion des participants.
   • Cliquez sur Démarrer une nouvelle séance.
   • Pour reprendre une séance récente, cliquez sur Poursuivre une séance récente.
   • Pour mettre fin à une séance de questions-réponses, cliquez sur le bouton marche-arrêt figurant dans la fenêtre des questions-réponses.
     • Astuce : Même si vous ne désactivez pas la fonctionnalité Questions-réponses, elle se ferme peu de temps après la fin de votre présentation Google Slides.

Conseil : Si vous utilisez Google Workspace au sein d'une entreprise, d'un établissement d'enseignement ou de toute autre organisation, vous pouvez choisir les personnes autorisées à envoyer des questions. Dans la fenêtre Mode Présentateur, cliquez sur Outils de gestion des participants. À côté de Sont acceptées les questions de, cliquez ensuite sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez une audience.

3.4 Collaborer sur des contenus avec votre équipe et les partager

Documentez et partagez plus d'informations que d'habitude à l'aide de Google Docs, Sheets et Slides. Formulez par exemple vos retours aux membres de l'équipe à l'aide de commentaires. Ce processus est plus simple lorsque vous travaillez dans une équipe dont les fuseaux horaires des membres sont relativement similaires.

Ajouter des commentaires aux fichiers et attribuer des tâches

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Centraliser les ressources dans un site interne

Avec Google Sites, vous pouvez configurer un site interne afin de regrouper les ressources en un emplacement centralisé pour vous et votre équipe, ou de partager les dernières informations avec vos collaborateurs.

Créer un site

Procédez de l'une des manières suivantes :

• En haut de la page d'accueil de Sites, cliquez sur Vide. Vous pouvez également choisir un modèle en cliquant sur Galerie de modèles, puis en sélectionnant le modèle souhaité.
• Dans Google Drive, cliquez sur Nouveau Plus  Google Sites.

Remarque : Tous les fichiers Sites sont stockés dans Drive. Pour découvrir comment organiser vos fichiers à l'aide de Drive, consultez Premiers pas avec Drive.

_{Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.}