Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Auch bei der Telearbeit in Verbindung bleiben

Anleitung für Google Workspace
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 ""Lerninhalte

Hier erfahren Sie, wie Sie sich bei der Telearbeit mit Kollegen an anderen Standorten vernetzen, Ihre Termine verwalten und sich an Best Practices orientieren, um in Kontakt zu bleiben.

Voraussetzungen

"" Ungefähr 15 Minuten.
Konto Konto Google Workspace-Konto – Sie haben noch keines? Dann starten Sie noch heute mit dem 14-tägigen kostenlosen Testzeitraum.

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In dieser Anleitung

""
Mit dem Team vernetzen  Private und berufliche Terminübersicht verwalten Best Practices für vernetztes Arbeiten
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1. Mit dem Team vernetzen


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1.1 E-Mail-Liste erstellen

Falls Sie noch keine haben, erstellen Sie eine E-Mail-Liste für Ihr Team in Google Groups. Die E-Mail-Adresse der Gruppe können Sie dann verwenden, um Statusaktualisierungen zu senden und Ressourcen wie Teamkalender und Drive-Dokumente für alle gleichzeitig freizugeben.

  1. Melden Sie sich in Google Groups an.
  2. Klicken Sie links oben auf Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Create a group
1.2 Projektbereich erstellen

Mit Google Chat können Sie sich mit Ihren Kollegen unterhalten, Dateien und andere Onlineressourcen freigeben und gemeinsam an Teamprojekten arbeiten.

Im Web

Gruppenbereiche über Google Chat oder Gmail erstellen

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Klicken Sie neben „Projektbereiche“ auf „Erstellen“ oder suchen Sie nach einem Projektbereich "" und dann Projektbereich erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Projektbereich ein.
  4. Optional: Klicken Sie links oben auf „Emoji auswählen“ "". Wenn Sie kein Emoji auswählen, wird ein Standardavatar verwendet.
  5. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen und Gruppen ein, die Sie hinzufügen möchten. Ihnen werden auch Vorschläge angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Wenn Sie ein Google Workspace-Konto verwenden, umfassen die Vorschläge alle Nutzer in Ihrer Organisation, auch diejenigen, die Google Chat nicht aktiviert haben.
  6. Optional: Wählen Sie Unterhaltungsthreads für Antworten verwenden aus, um Antworten mit Threads zuzulassen.
    Wichtig: 
    • Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.
    • Projektbereiche mit Unterhaltungsthreads können nur von Google Workspace-Konten erstellt werden.
  7. Optional: Damit externe Personen dem Projektbereich beitreten können, wählen Sie Personen außerhalb meiner Organisation dürfen teilnehmen aus. Wenn Ihr Administrator diese Funktion nicht aktiviert, sehen Sie sie möglicherweise nicht.
    Wichtig: 
    • Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.
    • Die Option zum Erstellen von Projektbereichen, in denen Gäste erlaubt sind, ist nur für Google Workspace-Konten verfügbar.
  8. Klicken Sie auf Erstellen.
  9. Optional: Wenn Sie dem Projektbereich weitere Personen und Bots hinzufügen möchten, klicken Sie auf Personen und Bots hinzufügen. Geben Sie dann die gewünschten Namen oder E-Mail-Adressen ein. Klicken Sie auf Senden.

Gruppenchats in einen Projektbereich umwandeln

Wenn Sie einen Gruppenchat erstellt haben, können Sie ihn in einen Projektbereich umwandeln. Wenn Sie einen Projektbereich nutzen, haben Sie die Möglichkeit, den Projektbereich zu benennen, Dateien zu teilen und Aufgaben anderen Personen im Projektbereich zuzuweisen. 
  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Suchen Sie im Chatbereich den Gruppenchat, der in einen Projektbereich umgewandelt werden soll, und klicken Sie darauf.
  3. Klicken Sie oben neben dem Namen des Gruppenchats auf den Drop-down-Pfeil Abwärtspfeilund dann „Diesen Chat in einen Projektbereich umwandeln“ .
  4. Fügen Sie einen Namen für den Projektbereich hinzu. Wenn Sie ein Symbol für den Projektbereich ergänzen möchten, klicken Sie auf „Hinzufügen“ "".
  5. Klicken Sie auf Fertig. In einer Benachrichtigung wird bestätigt, dass Ihr Chat nun ein Projektbereich ist. Außerdem werden die Mitglieder der Gruppe über die Änderung informiert.
Nachdem Sie die Änderung vorgenommen haben, werden die Tabs „Chat“, „Dateien“ und „Aufgaben“ in Ihrem Projektbereich angezeigt.
Tipp: Sie können jederzeit Personen einem Projektbereich hinzufügen oder daraus entfernen.

Gruppenbereiche löschen

Wichtig: 

  • Sie können einen Bereich nur löschen, wenn Sie der Ersteller sind. 
  • Wenn Sie einen Bereich löschen, werden auch alle zugehörigen Nachrichten und Aufgaben gelöscht. Die Berechtigungen für Drive-Dateien werden entfernt, die Datei wird jedoch nicht gelöscht. 
  • Gelöschte Bereiche können nicht wiederhergestellt werden. 
  • Diese Funktion ist möglicherweise nicht für Arbeitskonten oder Konten einer Bildungseinrichtung verfügbar. Sie ist derzeit nur für Google Workspace Business Standard- und Starter-Abos verfügbar.
  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Öffnen Sie den Gruppenbereich, den Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie oben neben dem Namen des Gruppenbereichs auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeilund dann „Gruppenbereich löschen“  und dann Löschen.
Tipp: Wenn Sie den Gruppenbereich nicht selbst erstellt haben, erfahren Sie hier, wie Sie einen Gruppenbereich verlassen.

Auf Mobilgeräten

Chat herunterladen

  1. Rufen Sie get.google.com/chat auf.
  2. Installieren Sie die Google Chat App für Android- oder iOS-Geräte.

Hinweis: Wenn Sie keinen Zugriff auf Chat haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Weitere Informationen

Auf Android-Geräten

Projektbereich in Google Chat erstellen

  1. Öffnen Sie die Google Chat App "" oder die Gmail App .
  2. Tippen Sie unten auf „Projektbereiche“ Chatrooms und dann Neuer Projektbereich "" und dann Projektbereich erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Projektbereich ein.
  4. Optional: Wenn Sie einen Avatar für den Projektbereich hinzufügen möchten, tippen Sie über dem Namen des Projektbereichs auf „Hinzufügen“ "" und wählen Sie ein Emoji aus. Wenn Sie kein Emoji auswählen, wird ein Standardavatar verwendet.
  5. Optional: Aktivieren Sie Unterhaltungsthreads für Antworten verwenden, um Antworten mit Threads zuzulassen.
    Wichtig:
    • Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.
    • Sie können Projektbereiche mit Unterhaltungsthreads nur mit einem Google Workspace-Konto erstellen.
  6. Optional: Damit externe Personen einem Projektbereich beitreten können, aktivieren Sie die Option Personen außerhalb meiner Organisation dürfen teilnehmen. Wenn Ihr Administrator dies nicht erlaubt, wird diese Option nicht angezeigt.
    Wichtig:
    • Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.
    • Die Option zum Erstellen von Projektbereichen, in denen Gäste erlaubt sind, ist nur für Google Workspace-Konten verfügbar.
  7. Tippen Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen und Bots ein, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie Google Workspace verwenden, umfassen die Vorschläge alle Nutzer in Ihrer Organisation. Dazu gehören auch Nutzer, die Google Chat nicht verwenden.
  9. Tippen Sie auf Fertig.

Projektbereich in Gmail erstellen

  1. Öffnen Sie Gmail "".
  2. Tippen Sie unten auf „Projektbereiche“ Chatrooms und dann Neuer Projektbereich und dann Projektbereich erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Projektbereich ein.
  4. Optional: Wenn Sie einen Avatar für den Projektbereich hinzufügen möchten, tippen Sie über dem Namen des Projektbereichs auf „Hinzufügen“ "". Wenn Sie kein Emoji auswählen, wird ein Standardavatar verwendet.
  5. Optional: Aktivieren Sie Unterhaltungsthreads für Antworten verwenden, um Antworten mit Threads zuzulassen.
    1. Wichtig: Sie können diese Einstellung später nicht mehr ändern.
  6. Optional: Damit externe Personen dem Projektbereich beitreten können, aktivieren Sie Personen außerhalb meiner Organisation dürfen teilnehmen.
    1. Wichtig: Sie können diese Einstellung später nicht mehr ändern.
  7. Tippen Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen und Bots ein, die Sie hinzufügen möchten. Ihnen werden auch Vorschläge angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Es werden alle infrage kommenden Personen in Ihrer Organisation vorgeschlagen, selbst wenn sie Google Chat nicht aktiviert haben.
  9. Tippen Sie auf Fertig.

Auf iOS-Geräten/iPhones:

Projektbereich in Google Chat erstellen

  1. Öffnen Sie die Google Chat App "" oder die Gmail App .
  2. Tippen Sie unten auf „Projektbereiche“ Chatrooms und dann Neuer Projektbereich "" und dann Projektbereich erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Projektbereich ein.
  4. Optional: Wenn Sie einen Avatar für den Projektbereich hinzufügen möchten, tippen Sie über dem Namen des Projektbereichs auf „Hinzufügen“ "" und wählen Sie ein Emoji aus. Wenn Sie kein Emoji auswählen, wird ein Standardavatar verwendet.
  5. Optional: Aktivieren Sie Unterhaltungsthreads für Antworten verwenden, um Antworten mit Threads zuzulassen.
    Wichtig:
    • Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.
    • Sie können Projektbereiche mit Unterhaltungsthreads nur mit einem Google Workspace-Konto erstellen.
  6. Optional: Damit externe Personen einem Projektbereich beitreten können, aktivieren Sie die Option Personen außerhalb meiner Organisation dürfen teilnehmen. Wenn Ihr Administrator dies nicht erlaubt, wird diese Option nicht angezeigt.
    Wichtig:
    • Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.
    • Die Option zum Erstellen von Projektbereichen, in denen Gäste erlaubt sind, ist nur für Google Workspace-Konten verfügbar.
  7. Tippen Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen und Bots ein, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie Google Workspace verwenden, umfassen die Vorschläge alle Nutzer in Ihrer Organisation. Dazu gehören auch Nutzer, die Google Chat nicht verwenden.
  9. Tippen Sie auf Fertig.

Projektbereich in Gmail erstellen

  1. Öffnen Sie Gmail "".
  2. Tippen Sie unten auf „Projektbereiche“ Chatrooms und dann Neuer Projektbereich und dann Projektbereich erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Projektbereich ein.
  4. Optional: Wenn Sie einen Avatar für den Projektbereich hinzufügen möchten, tippen Sie über dem Namen des Projektbereichs auf „Hinzufügen“ "". Wenn Sie kein Emoji auswählen, wird ein Standardavatar verwendet.
  5. Optional: Aktivieren Sie Unterhaltungsthreads für Antworten verwenden, um Antworten mit Threads zuzulassen.
    1. Wichtig: Sie können diese Einstellung später nicht mehr ändern.
  6. Optional: Damit externe Personen dem Projektbereich beitreten können, aktivieren Sie Personen außerhalb meiner Organisation dürfen teilnehmen.
    1. Wichtig: Sie können diese Einstellung später nicht mehr ändern.
  7. Tippen Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen und Bots ein, die Sie hinzufügen möchten. Ihnen werden auch Vorschläge angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Es werden alle infrage kommenden Personen in Ihrer Organisation vorgeschlagen, selbst wenn sie Google Chat nicht aktiviert haben.
  9. Tippen Sie auf Fertig.
1.3 Freigegebenen Teamordner erstellen

Geteilte Ablagen sind gemeinsam genutzte Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern, suchen und von jedem Gerät aus aufrufen können.

  1. Öffnen Sie Google Drive.
  2. Klicken Sie links auf Geteilte Ablagen.
  3. Klicken Sie oben auf "Neu" "".
  4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.
Geteilte Ablage erstellen

Nachdem Sie die geteilte Ablage erstellt haben, können Sie Ordner erstellen, Dateien hinzufügen und bearbeiten und Dateien freigeben.

1.4 Videokonferenzen abhalten

Sie können Videokonferenzen direkt in Gmail in einem Webbrowser starten oder daran teilnehmen. Sie können eine Videokonferenz auch über ein Mobilgerät oder in einem Webbrowser auf einem Computer mit Google Meet starten. Wenn Sie einen Besprechungslink zugesendet bekommen, klicken Sie einfach darauf, um an dem Anruf teilzunehmen. 

Hinweis: Sie können Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation zu einer Meet-Videokonferenz hinzufügen. Jeder, der während der Videokonferenz eingeladen wird oder im Kalendertermin eingetragen ist, kann automatisch am Anruf teilnehmen. Das gilt auch für Externe. Bei anderen externen Gästen muss erst jemand aus der Organisation die Teilnahme genehmigen. Weitere Informationen dazu, wie Sie Personen zu einer Videokonferenz hinzufügen

Videokonferenzen in Gmail starten

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie in der Seitenleiste auf Meetund dannNeue Videokonferenz.
    Hinweis: Wenn Sie Meet nicht in Gmail sehen, überprüfen Sie Ihre Gmail-Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Fenster Neue Besprechung teilen auf Jetzt teilnehmen.
  3. Wenn Sie die Videokamera und das Mikrofon Ihres Computers in der Videokonferenz verwenden möchten, klicken Sie auf Jetzt teilnehmen.
  4. Um sich per Telefon einzuwählen, klicken Sie auf Mit Telefon für Audioübertragung teilnehmen und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

    Sie können diese Funktion nur verwenden, wenn sie von Ihrer Organisation unterstützt wird. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. 

    Den Videofeed sehen Sie in diesem Fall weiterhin auf dem Computer. Weitere Informationen finden Sie unter Für die Tonübertragung in Videokonferenzen ein Telefon verwenden.

""

Über Gmail an einer Videokonferenz teilnehmen

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie in der Seitenleiste auf Meet.
  2. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie auf Neue Besprechung, um eine neue Videokonferenz zu starten""Jetzt teilnehmen.
    • Klicken Sie auf An Besprechung teilnehmen und geben Sie einen Alias oder Code ein ""Teilnehmen.
    • Wenn Sie an einer geplanten Besprechung teilnehmen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf Meine Videokonferenzen""Jetzt teilnehmen.
""

Google Meet im Web verwenden

  1. Öffnen Sie https://meet.google.com in einem Webbrowser.
  2. Klicken Sie auf Neue Videokonferenzund dannSofortbesprechung starten.
  3. Sie können im Pop-up-Fenster Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie dazu eine Option aus:
    • Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen und wählen Sie eine Option aus:
      • Wählen Sie im Abschnitt Einladen einen Namen aus oder geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf E-Mail senden.
      • Geben Sie im Abschnitt „Anrufen“ eine Telefonnummer ein und klicken Sie auf „Anrufen“ Anrufen.
    • Klicken Sie auf „Kopieren“  und fügen Sie die Besprechungsdetails in eine E-Mail oder eine andere App ein.

Hinweis: Sie können einen Besprechungslink an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden. Möglicherweise muss jedoch jemand aus Ihrer Organisation den Zugriff auf die Videokonferenz erlauben.

Google Meet auf Mobilgeräten verwenden

Google Meet App installieren

  1. Gehen Sie zum Play Store.
  2. Laden Sie die Google Meet App Meet app herunter und installieren Sie sie.
  3. Tippen Sie auf Ihrem Gerät auf die Google Meet App Meet app, um sie zu öffnen.

Wenn Sie mehrere Geräte benutzen, können Sie eine Videokonferenz auf einem Gerät starten und auf einem anderen fortsetzen. Anrufe werden automatisch auf allen Geräten synchronisiert.

Videokonferenz mit der Google Meet App starten

  1. Öffnen Sie die Google Meet App Meet.
  2. Wählen Sie eine dieser Optionen aus, um eine Videokonferenz zu starten:
    • Tippen Sie auf Neue Videokonferenzund dannSofortbesprechung starten.
    • Tippen Sie auf Mit einem Code teilnehmenund danngeben Sie einen Besprechungscode ein und tippen Sie auf Teilnehmen.
1.5 Bildschirm bei Videokonferenzen teilen

Organisatoren von Videokonferenzen mit Google Workspace for Education können verhindern, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. 

Sie können in einer Videokonferenz Ihren ganzen Bildschirm oder ein bestimmtes Fenster für alle einblenden und so z. B. Dokumente, Präsentationen und Tabellen teilen. Hängen Sie Präsentationen oder andere Ressourcen einfach an Ihren Kalendertermin an. Dann sind sie für alle Teilnehmer der Meet-Konferenz verfügbar.

  1. Nehmen Sie an einem Meet-Videoanruf teil.
  2. Klicken Sie unten auf „Jetzt präsentieren“ Bildschirm teilen .
  3. Wählen Sie Ganzer Bildschirm, Ein Fenster oder Ein Tab aus.
    • Wenn Sie einen Chrome-Tab einblenden, wird standardmäßig auch Audio von diesem Tab übertragen.
    • Wenn Sie einen anderen Tab einblenden möchten, wählen Sie den gewünschten Tab aus und klicken Sie auf Stattdessen diesen Tab teilen.
  4. Klicken Sie auf Teilen.
  5. Optional: Um eine Präsentation loszulösen und als Kachel anzusehen, klicken Sie auf „Loslösen“ . Sie können jetzt während der Präsentation weitere Teilnehmer sehen.

Hinweise:

  • Wenn Ihre Kamera eingeschaltet ist, können die Teilnehmer Sie während der Bildschirmpräsentation weiterhin sehen.
  • Um eine endlose Spiegelung zu vermeiden, teilen Sie besser ein neues Fenster oder einen bestimmten Tab anstelle des Besprechungsfensters.
  • Wenn Sie Audio teilen möchten, müssen Sie Chrome-Tab teilen oder Diesen Tab teilen auswählen.

Wenn die Kamera eingeschaltet ist, können die Teilnehmer Sie während der Bildschirmpräsentation weiterhin sehen.

Während der Videokonferenz können Sie auch die integrierte Chatfunktion verwenden, um Notizen und Links zu Referenzmaterialien zu teilen. Chatnachrichten an Teilnehmer einer Videokonferenz senden

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2. Private und berufliche Terminübersicht verwalten


 
2.1 Arbeitszeit festlegen

Bei der Telearbeit ist es wichtig, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen. Wenn Sie Ihren Kalender entsprechend organisieren, sieht jeder, wann Sie für Besprechungen verfügbar sind. In den Einstellungen von Google Kalender können Sie festlegen, wann Termine möglich sind.

Hinweis: In Google Chat wird der Abwesenheitsstatus angezeigt, den Nutzer in Google Kalender eingerichtet haben. Wenn jemand nicht am Computer ist, wird im Chatfenster in Hangouts Chat ein gelbes Banner angezeigt. Weitere Informationen zum Abwesenheitsstatus

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen und dannEinstellungen.
  2. Scrollen Sie zu Arbeitszeit.
  3. Klicken Sie das Kästchen Arbeitszeit aktivieren an.
  4. Wählen Sie die Wochentage aus, an denen Sie arbeiten.
  5. Geben Sie Ihre Arbeitszeit ein.

Wenn jemand Sie zu einem Termin außerhalb Ihrer Arbeitszeit einladen möchte, erhält die Person eine entsprechende Benachrichtigung.

2.2 Verfügbarkeit mitteilen

Informieren Sie Ihr Team, wenn Sie vorübergehend nicht erreichbar sind. Dazu können Sie eine Nachricht an einen entsprechenden Projektbereich senden oder eine kurze E-Mail schicken. Wenn Sie für einige Stunden oder Tage nicht erreichbar sind, legen Sie in Gmail am besten eine Abwesenheitsnotiz fest. Sie können auch einen freigegebenen Kalender einrichten, der anzeigt, wenn keiner der Mitarbeiter des Teams im Büro ist.

Freigegebene Kalender erstellen

  1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie links neben Weitere Kalender auf "Weitere Kalender hinzufügen" "" und dann Neuen Kalender einrichten.
  2. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
  3. Klicken Sie auf Zeitzone und wählen Sie Ihre Zone aus.
  4. Klicken Sie auf Kalender erstellen. Der neue Kalender wird nun unter Meine Kalender angezeigt.
  5. Optional: Wenn Sie eine Kalendereinstellung aktualisieren möchten, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dannEinstellungen.

Kalender freigeben

  1. Öffnen Sie Google Kalender und zeigen Sie unter Meine Kalender auf den Kalender, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Einstellungen und Freigabe.

  2. Wählen Sie eine Option aus:
    • Für Einzelpersonen freigeben: Klicken Sie unter Für bestimmte Personen freigeben auf Personen hinzufügen und geben Sie die Person oder E-Mail-Adresse der Person an, mit der Sie Inhalte teilen möchten. Klicken Sie auf Senden.
    • Für mehrere Personen freigeben: Klicken Sie unter "Zugriffsberechtigungen" auf das Kästchen Öffentlich freigeben oder Für Name der Organisation freigeben.
Kalender erstellen

Wecker stellen

Denken Sie daran, sich über Nacht abzumelden und Ihre Geräte herunterzufahren. Sie können die Uhr App auf jedem Android-Gerät verwenden.

  1. Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone die Uhren-App Uhr.
  2. Tippen Sie auf Wecker.
  3. Wählen Sie einen Wecker aus.
    • Wenn Sie einen neuen Wecker stellen möchten, tippen Sie auf "Hinzufügen" Hinzufügen.
    • Um einen Wecker zu ändern, tippen Sie auf die angezeigte Weckzeit.
  4. Legen Sie eine Weckzeit fest.
  5. Tippen Sie auf Fertig und dann Speichern.
2.3 Statusaktualisierungen teilen und Ziele festlegen

Wenn Sie aus der Ferne zusammenarbeiten, ist die Kommunikation noch wichtiger. Hier hilft es, tägliche Statusaktualisierungen zu senden und wöchentliche Ziele in einem gemeinsamen Teamprojektplan festzulegen.

Tägliche virtuelle Statusaktualisierungen: Bringen Sie Ihre Kollegen einfach über Meet, E-Mail oder Chat auf den neuesten Stand.

Wöchentliche Ziele festlegen: In einem Teamprojektplan lassen sich Ziele festlegen und Aufgaben priorisieren. Weitere Informationen zum Erstellen dynamischer Projektpläne in Google Tabellen

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3. Best Practices für vernetztes Arbeiten

 
3.1 Tipps für die Vorbereitung von Videokonferenzen im Homeoffice

Internet zu Hause einrichten und testen

  • Stellen Sie, wenn möglich, eine Internetverbindung über ein Ethernetkabel her. Falls Sie keines haben, verwenden Sie das 5-GHz- statt des 2,4-GHz-Bands für die WLAN-Verbindung. Die geringere Bandbreite wird oft stärker genutzt, sodass die Videoverbindung eventuell nicht gut genug wäre.
  • Wenn Sie eine WLAN-Verbindung haben, erstellen Sie eine Testbesprechung, um sicherzustellen, dass Sie von Ihrem Standort aus ein starkes Signal empfangen. Am stärksten ist das Signal, wenn Sie den Router von Ihrem Platz aus direkt sehen können. 
  • Wenn die Verbindung langsam ist, führen Sie einen Geschwindigkeitstest durch, um nachzusehen, ob die Upload- und Downloadgeschwindigkeit mindestens 3,2 Mbit/s beträgt.
  • Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie andere Internetaktivitäten bei sich zu Hause beschränken, damit Sie genügend Bandbreite zur Verfügung haben.

Kopfhörer, Mikrofon und Kamera

  • Eventuell sollten Sie Kopf- oder Ohrhörer benutzen, damit die Tonwiedergabe optimiert und das mögliche Echo beim Anruf reduziert wird.
  • Wenn Sie während des Gesprächs die Tastatur benutzen möchten, sollten Sie sich vielleicht ein externes Mikrofon anschaffen, z. B. ein Headset-Mikrofon oder ein USB-Mikrofon für Podcasts.
  • Dabei ist die Qualität bei Headsets und Mikrofonen mit Kabel oft besser als bei den kabellosen.
  • Aktualisieren Sie Headset, Mikrofon und Kamera auf die neueste Firmware des Herstellers.
  • Vergewissern Sie sich, dass die richtige Kamera, das richtige Mikrofon und die richtigen Lautsprecher ausgewählt sind. Es kann z. B. sein, dass Meet das eingebaute Mikrofon verwendet, obwohl Sie ein Headset haben:

Ideale Umgebung auswählen

  • Setzen Sie sich an einen gut beleuchteten Ort, idealerweise mit Licht von vorn. Käme das Licht von hinten, wären Sie möglicherweise nur als Silhouette zu sehen. Führen Sie einen Testanruf mit einem Kollegen durch, um die ideale Kameraposition und Beleuchtung zu ermitteln.
  • Ein schlichter Hintergrund und eine aufgeräumte Umgebung wirken bei geschäftlichen Videoanrufen professioneller.
  • Am besten eignen sich Orte mit minimalen Hintergrundgeräuschen. Falls Sie an einem lauten Ort sind, sollten Sie das Mikrofon stummschalten, solange Sie nicht sprechen. Mit der Live-Untertitelfunktion von Meet erhalten Sie Untertitel in Echtzeit.

Probleme mit langsamen Geräten oder schlechter Verbindung beheben

  • Aktualisieren Sie den Computer auf die neueste Betriebssystemversion.
  • Erwägen Sie, die Präsentation auf einem zweiten Laptop oder über die iOS- oder Android-App von Meet auf einem Smartphone aufzurufen, um die CPU-Auslastung zu verteilen.
  • Die Videoqualität kann von Software oder Hardware beeinträchtigt werden, die den Meet-Datenverkehr im Vorfeld analysiert oder ändert. Das gilt beispielsweise für lokale Firewalls und Virenschutzprogramme. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese Tools bei Videoanrufen keine Störungen verursachen.
  • Verwenden Sie nur einen Monitor, um die Beanspruchung von CPU und GPU möglichst gering zu halten.

    Wenn Sie weiterhin Probleme mit der Meet-Anrufqualität haben, lesen Sie den Hilfeartikel Probleme mit der Video- und Audioqualität in Videokonferenzen beheben oder melden Sie das Problem.

3.2 Zeitzonen zum Kalender hinzufügen

Wenn Sie mit einem Team arbeiten, dessen Mitglieder im Ausland sitzen, können Sie Ihrem Kalender Weltuhren hinzufügen und damit die jeweilige Uhrzeit der anderen Länder sehen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich in Ihrem Kalender Zeitzonen anzeigen zu lassen. So können Sie Termine mit globalen Teams leichter organisieren.

Hinweis: Manchmal können aufgrund verschiedener Zeitzonen nicht alle an einer Videokonferenz teilnehmen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, die Besprechung für die anderen Teammitglieder aufzunehmen. Weitere Informationen zum Aufzeichnen von Videokonferenzen

In Google Kalender Weltuhren hinzufügen

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie zu Weltuhr und klicken Sie das Kästchen Weltuhr anzeigen an.
  3. Klicken Sie auf Zeitzone hinzufügen, um Ihre aktuelle Zeitzone anzeigen zu lassen.
  4. Klicken Sie noch einmal auf Zeitzone hinzufügen, um weitere Zeitzonen hinzuzufügen.

Einem Kalender Zeitzonen hinzufügen

  1. Klicken Sie oben auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links auf Zeitzone und dann auf das Kästchen Sekundäre Zeitzone anzeigen. Die primäre Zeitzone entspricht der Zeitzone Ihres Wohnorts.
  3. Klicken Sie auf Sekundäre Zeitzone und wählen Sie eine andere Zeitzone aus.
  4. Optional: Fügen Sie ein Label hinzu, z. B. Europa.

Zeitzone ändern

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links auf Zeitzone
  3. Klicken Sie auf Primäre Zeitzone und wählen Sie Ihre Zeitzone aus.
  4. Optional: Klicken Sie das Kästchen Fragen, ob meine primäre Zeitzone an den aktuellen Standort angepasst werden soll an, damit die Zeitzone an Ihren Standort angepasst wird.

Hinweis: Wenn Sie eine Videokonferenz organisieren und einen passenden Termin finden möchten, sind vorgeschlagene Besprechungstermine hilfreich.

3.3 Interaktive Fragerunden zu Präsentationen einrichten

Organisatoren von Videokonferenzen mit Google Workspace for Education können verhindern, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. 

Wenn Sie bei einem Meet-Videoanruf eine Präsentation zeigen, können Sie mithilfe von Google Präsentationen interaktive Fragerunden einrichten. Die Teilnehmer geben ihre Fragen dann in einem separaten Fenster ein. Dadurch lassen sich Unterbrechungen und Durcheinanderreden vermeiden.

  1. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an einer Videokonferenz teil.
  2. Gehen Sie zu Google Präsentationen und öffnen Sie eine Präsentation.
  3. Klicken Sie oben neben Präsentieren auf den Abwärtspfeil "" und dann Ansicht für Vortragende.
  4. Kehren Sie zu Ihrer Videokonferenz in Hangouts Meet zurück und klicken Sie auf Bildschirm teilen.
  5. Wählen Sie aus, was Sie teilen möchten:
    • Den ganzen Bildschirm
    • Ein Fenster
    • Ein Tab
  6. Klicken Sie auf Teilen.
  7. Klicken Sie in Google Präsentationen auf Tools zur Interaktion mit den Teilnehmern.
  8. Wählen Sie eine Option aus:
    • Wenn Sie eine neue Fragerunde beginnen möchten, klicken Sie auf Neue Fragen-und-Antworten-Sitzung starten.
    • Wenn Sie eine aktuelle Fragerunde fortsetzen möchten, klicken Sie auf Aktuelle Frage-und-Antworten-Sitzung fortsetzen.
    • Wenn Sie keine Fragen mehr annehmen möchten, klicken Sie im Fenster für Fragen und Antworten auf Aktiviert.
Tipp: Wenn Sie Google Workspace bei der Arbeit, in einer Bildungseinrichtung oder einer sonstigen Organisation verwenden, können Sie den Kreis der Personen, die Fragen stellen dürfen, begrenzen. Klicken Sie im Fenster Vortragenden-Ansicht auf Tools zur Interaktion mit dem Publikum. Klicken Sie dann neben Fragen werden angenommen von auf den Drop-down-Pfeil "" und wählen Sie eine Option aus.
3.4 Inhalte mit dem Team teilen und gemeinsam bearbeiten

Es lassen sich noch viel mehr Inhalte in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen darstellen und freigeben, als Sie bisher gewohnt sind. Verwenden Sie beispielsweise Kommentare, um Teammitgliedern Feedback zu geben. Wenn Sie in einem Team arbeiten, in dem sich die Zeitzonen nicht so stark überschneiden, ist das die einfachste Lösung.

Dateien Kommentare hinzufügen und Teilnehmern Aufgaben zuweisen

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ "".
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen

Ressourcen auf einer internen Website zentral zur Verfügung stellen

Mit Google Sites können Sie eine interne Website einrichten, um Ressourcen zentral für Ihr Team zur Verfügung zu stellen oder die neuesten Informationen mit Ihren Kollegen zu teilen.

Website erstellen

Wählen Sie eine Option aus:

  • Klicken Sie oben auf der Google Sites-Startseite auf "Erstellen" Plus oder klicken Sie auf Vorlagengalerie und wählen Sie eine Vorlage aus.
  • Klicken Sie in Google Drive auf Plus Neu und dann Mehr und dann Google Sites.

Hinweis: Alle Websites werden in Google Drive gespeichert. Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Dateien mit Google Drive organisieren, finden Sie unter Einstieg in Google Drive.

Website erstellen in Google Sites und Google Drive

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Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.

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