要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

在远程办公时保持联系

Google Workspace 企业教程
想在单位或学校充分利用 Google 应用?请点此注册以免费试用 Google Workspace

 ""学习内容

如何在远程办公与团队成员交流沟通、管理日程安排,并遵循最佳做法。

您需要:

"" 大约 15 分钟。
帐号 帐号 Google Workspace 帐号 - 还没有帐号?立即开始为期 14 天的免费试用。

" "

本教程中的内容

""
与团队成员交流 管理在家庭与工作上的时间安排 遵循保持联系的最佳做法
" "

1  与团队成员交流


全部展开  |  收起所有部分全部关闭
1.1 创建电子邮件名单

如果您还没有群组形式的电子邮件收件人列表,不妨通过 Google 网上论坛为您和团队创建一个。这样,就可以使用该群组的电子邮件地址同时向所有人发送最新状况和共享资源,例如团队日历和云端硬盘文档。

  1. 登录 Google 网上论坛
  2. 点击左上角的创建群组
  3. 输入相关信息,并为群组选择设置。请参见相关设置参考
  4. 点击创建群组

请耐心等候几分钟,待新群组启用后再向其发帖。否则,您可能会收到帖子无法递送的通知。

Create a group
1.2 创建 Chat 聊天室

借助 Google Chat,您可以与同事聊天,共享文件和其他在线资源,还能协同处理团队项目。

在网页上

在 Chat 或 Gmail 中创建聊天室

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 点击“聊天室”旁边的“创建或查找聊天室”图标 "" 接着点击 创建聊天室
  3. 输入聊天室名称。
  4. 可选:在左上方,点击“选择表情符号”图标 ""。如果您未选择表情符号,则系统会使用默认头像。
  5. 输入您要添加的联系人和群组的名称或电子邮件地址。您也可以从建议的对象中进行选择。如果您使用的是 Google Workspace 帐号,则建议的人员将包括您单位中的所有用户,即使他们并未使用 Google Chat。
  6. 可选:要允许使用“话题式回复”,请选择使用“话题式回复”
    重要提示: 
    • 您之后无法更改此设置。
    • 话题式聊天室只能通过 Google Workspace 帐号创建。
  7. 可选:要允许单位外部用户加入聊天室,请选择允许单位以外的用户加入。如果您的管理员不允许使用此功能,则您可能无法选择此选项。
    重要提示: 
    • 您之后无法更改此设置。
    • 只有使用 Google Workspace 帐号才能创建允许邀请对象加入的聊天室。
  8. 点击创建
  9. 可选:要向聊天室中添加更多联系人和聊天机器人,请点击添加联系人和聊天机器人,然后输入相应名称或电子邮件地址。点击发送

将群聊转换为聊天室

如果您创建了群聊,则可将其转换成聊天室。使用聊天室时,您可以为聊天室命名、共享文件,还可以将任务分配给聊天室中的其他人员。
  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”面板中,找到并点击您要更改为聊天室的群聊对话。
  3. 在顶部,点击群聊对话名称旁边的向下箭头 下拉箭头 接着点按“将此聊天对话转换成聊天室”图标
  4. 添加聊天室名称。(可选)如要添加聊天室图标,请点击“添加”图标 ""
  5. 点击完成。系统会向您发送通知,确认相应聊天对话现已变更为聊天室,并会将这项变更通知群组成员。
完成更改后,您可以在聊天室中找到“聊天”、“文件”和“任务”标签页。
提示:您随时可以在聊天室中添加和移除人员。

删除聊天室

重要提示:

  • 只有聊天室创建者才能删除聊天室。
  • 删除聊天室后,其中的所有消息和任务都会被删除。系统会移除针对相关云端硬盘文件的权限,但不会删除文件。
  • 聊天室一经删除,便无法恢复。
  • 您的单位或学校帐号可能无法使用此功能。
  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 打开您想删除的聊天室。
  3. 在顶部的聊天室名称旁边,点击向下箭头 下拉箭头 接着点按“删除聊天室”图标 接着点按 删除
提示:如果您不是聊天室的创建者,可以了解如何退出聊天室
选择左侧的“创建聊天室”选项

在移动设备上

获取 Chat

  1. 前往 get.google.com/chat
  2. 安装 Android 版或 iOS 版 Chat 应用。

注意:如果您无法访问 Chat,请与您的管理员联系。

在 Android 设备上:

通过 Chat 创建聊天室

  1. 打开 Chat 应用 "" 或 Gmail 应用
  2. 点按底部的“聊天室”图标 聊天室 接着点击“新建聊天室”图标 "" 接着点击 创建聊天室
  3. 输入聊天室名称。
  4. 可选:要添加聊天室头像,请点按聊天室名称上方的“添加”图标 "",然后选择一个表情符号。如果您未选择表情符号,则系统会使用默认头像。
  5. (可选)要允许“话题式回复”,请启用使用“话题式回复”
    重要提示
    • 您之后无法更改此设置。
    • 您只有使用 Google Workspace 帐号才能创建话题式聊天室。
  6. 可选:要允许外部人员加入聊天室,请开启允许单位以外的用户加入。如果您的管理员不允许,您可能无法使用此选项。
    重要提示
    • 您之后无法更改此设置。
    • 只有使用 Google Workspace 帐号才能创建允许邀请对象加入的聊天室。
  7. 点按下一步
  8. 输入您要添加的用户的名称、电子邮件地址和聊天机器人名称。如果您使用 Google Workspace,建议的人员包括您单位中的所有用户,甚至是没有 Google Chat 的用户。
  9. 点按完成

通过 Gmail 创建聊天室

  1. 打开 Gmail ""
  2. 点按底部的“聊天室”图标 聊天室 接着点击 新建聊天室 接着点击 创建聊天室
  3. 输入聊天室名称。
  4. 可选:要添加聊天室头像,请点按聊天室名称上方的“添加”图标 ""。如果您未选择表情符号,则系统会使用默认头像。
  5. 可选:要允许使用话题式回复,请启用使用“话题式回复”
    1. 重要提示:此设置以后无法更改。
  6. 可选:要允许外部用户加入聊天室,请启用允许单位以外的用户加入
    1. 重要提示:此设置以后无法更改。
  7. 点按下一步
  8. 输入您要添加的用户的名称、电子邮件地址和聊天机器人名称。您也可以从建议的对象中进行选择。建议的对象包括您单位中的所有用户,即使他们并未使用 Chat 也无妨。
  9. 点按完成

在 iOS/iPhone 上:

通过 Chat 创建聊天室

  1. 打开 Chat 应用 "" 或 Gmail 应用
  2. 点按底部的“聊天室”图标 聊天室 接着点击“新建聊天室”图标 "" 接着点击 创建聊天室
  3. 输入聊天室名称。
  4. 可选:要添加聊天室头像,请点按聊天室名称上方的“添加”图标 "",然后选择一个表情符号。如果您未选择表情符号,则系统会使用默认头像。
  5. (可选)要允许“话题式回复”,请启用使用“话题式回复”
    重要提示
    • 您之后无法更改此设置。
    • 您只有使用 Google Workspace 帐号才能创建话题式聊天室。
  6. 可选:要允许外部人员加入聊天室,请开启允许单位以外的用户加入。如果您的管理员不允许,您可能无法使用此选项。
    重要提示
    • 您之后无法更改此设置。
    • 只有使用 Google Workspace 帐号才能创建允许邀请对象加入的聊天室。
  7. 点按下一步
  8. 输入您要添加的用户的名称、电子邮件地址和聊天机器人名称。如果您使用 Google Workspace,建议的人员包括您单位中的所有用户,甚至是没有 Google Chat 的用户。
  9. 点按完成

通过 Gmail 创建聊天室

  1. 打开 Gmail ""
  2. 点按底部的“聊天室”图标 聊天室 接着点击 新建聊天室 接着点击 创建聊天室
  3. 输入聊天室名称。
  4. 可选:要添加聊天室头像,请点按聊天室名称上方的“添加”图标 ""。如果您未选择表情符号,则系统会使用默认头像。
  5. 可选:要允许使用话题式回复,请启用使用“话题式回复”
    1. 重要提示:此设置以后无法更改。
  6. 可选:要允许外部用户加入聊天室,请启用允许单位以外的用户加入
    1. 重要提示:此设置以后无法更改。
  7. 点按下一步
  8. 输入您要添加的用户的名称、电子邮件地址和聊天机器人名称。您也可以从建议的对象中进行选择。建议的对象包括您单位中的所有用户,即使他们并未使用 Chat 也无妨。
  9. 点按完成
1.3 创建团队共享的文件夹

共享云端硬盘是共享的空间,可供团队成员随时随地使用任意设备存储、搜索和访问他们的文件。

  1. 打开 Google 云端硬盘
  2. 点击左侧的共享云端硬盘
  3. 点击顶部的“新建”图标 ""
  4. 输入名称,然后点击创建
创建共享云端硬盘

创建共享云端硬盘后,不妨了解如何创建文件夹添加和编辑文件以及共享文件

1.4 召开视频会议

您可以直接在网络浏览器中通过 Gmail 发起或加入视频会议。另外,你也可以使用 Google Meet,通过移动设备或在计算机上的网络浏览器发起即时会议。如果有人向您发送会议链接,只需点击该链接即可加入通话。

注意:您可以将单位内部或外部人员添加到 Meet 视频会议中。添加到日历活动或在视频会议期间收到邀请的人员(包括单位外部的邀请对象)均可自动加入通话。对于其他的单位外部邀请对象,则需要单位内部人员授予访问权限,他们才能加入通话。不妨了解如何向视频会议添加人员

通过 Gmail 发起视频会议

  1. 打开 Gmail,点击边栏中会议下方的发起新会议
    注意:如果您在 Gmail 中未看到“会议”部分,请检查您的 Gmail 设置
  2. 分享新会议窗口中,点击立即加入
  3. 如果您希望在开会时使用计算机的摄像头和麦克风进行视频和语音交流,请点击立即加入
  4. 如果您希望通过电话拨入会议,请点击加入会议并使用电话进行语音交流,然后按照屏幕上的提示操作。

    只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。 

    如果您是通过电话加入的,则仍可以使用计算机获取视频画面。有关详情,请参阅在视频会议中使用电话进行语音交流

"  "

通过 Gmail 加入视频会议

  1. 打开 Gmail,点击侧边栏中会议下方的我的会议
  2. 根据需要选择所需操作:
    • 点击加入会议并输入会议代码。
    • 将光标指向左侧我的会议下方的相应会议。
  3. 点击加入

在网页上使用 Meet

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com
  2. 点击发起新会议 接着点击 发起即时会议
  3. 要在会议中加人,在显示的弹出式窗口中,根据需要选择操作步骤:
    • 点击添加其他人,然后选择所需步骤:
      • 邀请部分下方,选择姓名或输入电子邮件地址,然后点击发送电子邮件
      • 呼叫部分下方,输入电话号码并点按“呼叫”图标 致电
    • 点击“复制”图标 ,然后将会议详细信息粘贴到电子邮件或其他应用中。

注意:您可以向单位外的用户发送会议链接,但对方可能需要您单位中的参与者授权后才能加入视频会议。

在移动设备上使用 Meet

下载 Google Meet 应用

  1. 转到 Play 商店
  2. 下载并安装 Google Meet 应用 Meet app
  3. 在设备上点按 Google Meet 应用 Meet app 将其打开。

如果您有多台设备,则可以在一台设备上发起视频通话,然后使用其他设备继续参加会议。系统会自动在所有设备之间同步通话。

使用 Google Meet 应用发起会议

  1. 打开 Meet 应用 视频通话
  2. 要发起会议,请根据需要选择相应操作:
    • 点按发起新会议 接着点击 发起即时会议
    • 点按使用代码加入会议 接着点击 输入会议代码,然后点按加入
1.5 在视频会议中共享屏幕画面

使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。

在会议期间,您可以展示您的整个屏幕画面或某个窗口,以这种方式与其他参会者共享文档、演示文稿、电子表格等。不妨将演示文稿或其他资源附加到 Google 日历活动中,以供加入 Meet 通话的人员查看。

  1. 加入 Meet 视频通话
  2. 点击底部的“立即展示”图标 共享屏幕
  3. 选择你的整个屏幕单个窗口单个标签页
    • 如果您展示某个 Chrome 标签页,系统会默认分享该标签页的音频。
    • 如要换一个标签页展示,请选择您要展示的标签页,然后点击改为分享此标签页
  4. 点击共享
  5. 可选:要取消固定您的演示文稿并将其以图块形式显示,请点击“取消固定”图标 。您现在可以在展示时看到更多参与者。

提示:

  • 如果您开启了摄像头,则在您展示期间,参会者也可以看到摄像头拍下的视频画面。
  • 为获得更好的展示效果并避免出现无限循环图像,请共享新窗口或特定标签页,而不是共享会议窗口。
  • 若要分享音频,您必须选择共享 Chrome 标签页分享此标签页

如果您开启了摄像头,在您展示期间,参与者将能持续看到您的视频画面。

在会议期间,您还可以使用内置的聊天功能来分享会议记录和参考资料的链接。请参阅向视频会议参与者发送聊天消息

返回页首

" "

2  管理在家庭与工作上的时间安排


 
2.1 设置工作时间

远程办公时,您需要兼顾好工作与家庭生活。为此,可以使用日历妥善安排您的时间,让所有人都知道您何时有空开会。您可以调整 Google 日历的设置,以便活动组织者知道该将活动改而安排在更合适的时间。

注意:Google Chat 会显示用户在 Google 日历中设置的“不在办公室”状态。如果用户不在办公室,那么当您打开与该用户的聊天窗口时,Chat 会显示“不在办公室”状态。不妨详细了解“不在办公室”状态

  1. 日历中,点击“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 滚动到工作时间
  3. 勾选启用工作时间复选框。
  4. 选择要在一周中的哪几天工作。
  5. 输入您的工作时间。

注意:如果有人邀请您参加在上述时间之外举行的活动,他们会看到一则通知,告诉他们那不是您的工作时间。

如果有人邀请您参加在上述时间之外举行的活动,他们会看到一则通知,提示他们该活动的举办时间不在您的工作时间之内。

2.2 传达自己何时有空/没空

如果您要暂时外出,应告诉您的团队成员。为此,您可以在一个专门用于发布团队成员行踪的 Chat 聊天室中发送一条消息,也可以发送一封简短的电子邮件。如果您要外出几个小时或几天,请在 Gmail 中设置“不在办公室”自动回复。您还可以设置一个共享日历,用于展示每位团队成员的外出时间。

创建共享日历

  1. 打开日历,在左侧的其他日历旁边,点击“添加其他日历”"" 接着点击 创建新日历
  2. 为日历命名并添加说明。
  3. 点击时区并选择您的时区。
  4. 点击创建日历。您的新日历会显示在我的日历下方。
  5. (可选)要更新任何日历偏好设置,请将光标指向该日历,然后点击“更多”图标 更多选项 接着点击 设置

    您可以按照相同的流程创建任意数量的日历。

共享日历

  1. 打开日历,在我的日历下方,将光标指向您想共享的日历,然后点击“更多”图标 更多选项 接着点击 设置和共享

  2. 根据需要选择操作步骤:
    • 要与个人共享,请在与特定的人共享下方,添加共享对象的姓名或电子邮件地址,然后点击添加共享对象 接着点击 发送
    • 要更改更大范围的共享设置,请在“访问权限”下方,选择公开此日历与“<单位名称>”中的人共享此日历
创建日历

设置闹钟

结束了一天的工作后,别忘了按时下班并关上设备。为此,您可以使用任意 Android 设备上的时钟应用。

  1. 打开手机的“时钟”应用 时钟
  2. 点按闹钟
  3. 选择要设置的闹钟:
    • 要添加闹钟,请点按“添加”图标 添加
    • 要重置闹钟,请点按闹钟目前设置的时间。
  4. 设置闹钟时间。
  5. 点按完成 and then 保存
2.3 共享最新状况并设定目标

在远程办公时,沟通更显重要。不妨通过一个共享的团队项目计划来发布每日最新状况并设置每周的目标。

分享每日虚拟站会 - 使用Meet电子邮件Chat 向同事提供最新动态。

设置每周目标 - 使用团队项目计划来设定目标并确定各项工作的优先级。详细了解如何使用 Google 表格创建动态项目计划

返回页首

" "

3  遵循保持联系的最佳做法

 
3.1 在家进行视频会议的实用技巧

设置和测试家中的互联网

  • 如果有条件,建议您使用以太网线缆连接到互联网。如果没有条件,则可以使用 5 GHz Wi-Fi 连接(2.4 GHz 通常使用量较大,可能导致视频连接的信号不稳定)。
  • 如果您使用的是 Wi-Fi,建议您创建测试会议,确保您工作的地点拥有良好的信号。通常,当路由器在您的视线范围内时信号最强。
  • 如果您的连接速度比较慢,请运行速度测试,确保您拥有至少 3.2 Mbps 的上传和下载速度。
  • 当您参加视频会议时,请限制家中其他人的互联网活动,以确保您拥有足够的带宽。

耳机、麦克风和摄像头

  • 建议您使用头戴式或入耳式耳机,以减少通话中可能出现的回声,营造上佳的语音环境。
  • 如果您要在通话时打字输入内容,不妨考虑使用外部麦克风,例如头戴式麦克风或 USB 接口的录音用麦克风。
  • 与无线耳机和麦克风相比,有线耳机和麦克风的音质通常会更好。
  • 将耳机、麦克风和摄像头的固件升级到制造商提供的最新版本。
  • 确保 Meet 使用的是正确的摄像头、麦克风和扬声器。例如,即使您佩戴了耳机,但 Meet 实际使用的可能是内置麦克风:

选择合适的环境

  • 请坐在光线充足的区域,最好是面光而不是背光,以免形成阴影。与同事测试通话,以确保摄像头位置合适,光线充足。
  • 请尽量确保背景单一简洁、房间干净整洁,为商务通话营造专业、高效的氛围。
  • 尽量选择没有背景噪音的地方进行通话,以确保最佳效果。但如果您身处非常吵闹的环境中,则可以在不发言时将麦克风静音,还可以使用 Meet 的实时字幕功能实时显示字幕,以尽量避免噪音的不利影响。

解决设备运行缓慢或性能不佳的问题

  • 将您计算机的操作系统更新到最新版本。
  • 建议您通过另一台笔记本电脑(如果您有的话)或通过智能手机(使用 iOS 或 Android 版 Meet 应用)来展示内容,从而分担 CPU 的负载。
  • 用来检查或更改 Meet 流量的软件或硬件(例如本地防火墙和杀毒软件)可能会降低视频画质。请注意,不要让这些工具影响您的视频通话。
  • 使用一台显示器。使用两台或多台显示器可能会导致 CPU 和 GPU 负载过高。

    如果您在使用 Meet 时仍遇到通话质量问题,请参阅排查与 Hangouts Meet 相关的问题。您也可以报告问题

3.2 向日历添加时区

如果您与远程团队合作,则可以通过向日历添加世界时钟来查看其他国家/地区的时间。为此,可以向您的日历添加时区,这样更方便判断适合世界各地团队成员的活动时间。

注意:如果有人因时差原因而无法加入会议,那么您可以将会议内容录制下来,随后共享给缺席人员观看。不妨了解如何录制会议

向日历添加世界时钟

  1. 在 Google 日历中,转到“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 滚动到世界时钟,然后勾选显示世界时钟复选框。
  3. 点击添加时区即可显示当前时区。
  4. 再次点击添加时区可添加更多时区。

向日历添加时区

  1. 点击顶部的“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 在左侧,点击时区,然后勾选显示次要时区复选框。(主要时区是您居住的地方)。
  3. 点击次要时区字段,然后选择其他时区。
  4. (可选)要识别时区,请添加标签,例如“欧洲”

更改时区

  1. 转到“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 点击左侧的时区
  3. 点击主要时区并选择时区。
  4. (可选)要在旅行时自动更新时区,请勾选提示我根据当前位置更新主要时区复选框。

注意:在安排会议时,如果您需要找到适合每个人的时间,可以使用建议的会议时间

3.3 在演示过程中设置互动式问答会话

使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。

如果您是通过 Meet 视频通话进行演示,则可以使用幻灯片设置互动式问答会话。参与者可在另外一个窗口中输入问题,这样既不会打扰别人,也不用担心会打断他人的发言。

  1. 打开 Meet加入视频会议
  2. 转到幻灯片并打开演示文稿。
  3. 在顶部的演示旁边,点击向下箭头 "" 接着点击 演示者视图
  4. 返回您的 Meet 视频会议,然后点击立即展示
  5. 选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  6. 选择分享
  7. 在幻灯片中点击观众工具
  8. 根据需要执行相应操作。
    • 要发起新的问答会话,请点击开始新会话
    • 要继续最近的问答会话,请点击继续最近的会话
    • 要停止接受提问,请点击问答窗口中的开启
提示:如果您使用所在公司、学校或其他单位提供的 Google Workspace 帐号,则可以选择哪些人能提交问题。在演示者视图窗口中,点击观众工具。然后,在正在接受以下人员的提问旁边,点击向下箭头 "" 并选择观众。
3.4 与团队成员共享和协作处理内容

与往常相比,您可以使用 Google 文档、表格和幻灯片记录和共享更多内容。例如,使用评论功能向团队成员提供反馈。如果您的团队成员大多分布在不同时区,那么这种方法更简单便捷。

向文件添加评论和分配任务

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

将资源整合到一个内部网站

借助 Google 协作平台,您可以建立一个内部网站,用作汇总您和团队各类资源的中心平台。您也可以通过该内部网站向同事分享最新信息。

创建您的网站

根据需要执行相应操作:

  • 协作平台首页,点击顶部的“创建”图标 +,或者如果您要选择模板,请点击模板库,然后进行选择。
  • Google 云端硬盘中,点击“+ 新建”接着点击 更多 接着点击 Google 协作平台

注意:所有网站都存储在云端硬盘中。要详细了解如何使用云端硬盘整理文件,请参阅云端硬盘使用入门

通过 Google 协作平台或云端硬盘创建网站

返回页首


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

该内容对您有帮助吗?
您有什么改进建议?
搜索
清除搜索查询
关闭搜索框
Google 应用
主菜单
搜索支持中心
false