Stały kontakt podczas pracy zdalnej

 Czego się nauczysz

Jak kontaktować się z zespołem, zarządzać swoim harmonogramem i postępować zgodnie ze sprawdzonymi metodami podczas pracy zdalnej.

Co będzie Ci potrzebne

10 minut

Konto  Google Workspace account — jeszcze go nie masz? Rozpocznij 14-dniowy okres próbny.

W tym samouczku

Komunikacja z zespołem  Zarządzanie harmonogramem zajęć służbowych i prywatnych Sprawdzone metody komunikacji z zespołem

1. Komunikacja z zespołem

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystkoZwiń wszystko

1.1 Tworzenie listy e-mailowej

Jeśli jeszcze nie masz listy e-mailowej Grup dyskusyjnych Google, utwórz ją dla swojego zespołu. Adresu e-mail grupy możesz używać do przekazywania wszystkim naraz aktualnych informacji i udostępniania zasobów, takich jak kalendarze zespołu czy dokumenty na Dysku.

1. Zaloguj się w Grupach dyskusyjnych Google.
2. U góry kliknij Utwórz grupę.
3. Wpisz informacje o grupie i wybierz jej ustawienia. Informacje o ustawieniach
4. Kliknij Utwórz grupę.

Zanim wyślesz wiadomość do nowej grupy, poczekaj kilka minut, aż będzie aktywna. W przeciwnym razie możesz otrzymać powiadomienie, że wiadomości nie udało się dostarczyć.

1.2 Tworzenie pokoju czatu

W Google Chat możesz rozmawiać ze współpracownikami, udostępniać pliki i inne zasoby online oraz wspólnie z zespołem pracować nad projektami.

 

 

 

1.3 Tworzenie wspólnego folderu zespołu

Dyski współdzielone to wspólne miejsca, w których zespoły mogą przechowywać i wyszukiwać pliki. Pliki te są dostępne z dowolnego miejsca, na każdym urządzeniu.

1. Otwórz Dysk Google.
2. Po lewej stronie kliknij Dyski współdzielone.
3. U góry kliknij Nowy .
4. Wpisz nazwę i kliknij Utwórz.

Po utworzeniu dysku współdzielonego dowiedz się, jak tworzyć foldery, dodawać i edytować pliki oraz udostępniać pliki.

1.4 Organizowanie spotkań wideo

Możesz rozpocząć spotkanie wideo lub dołączyć do takiego spotkania bezpośrednio z Gmaila w przeglądarce. Możesz też rozpocząć spotkanie natychmiast na urządzeniu mobilnym lub w przeglądarce na komputerze za pomocą Google Meet. Jeśli ktoś wyśle Ci link do spotkania, kliknij go, aby dołączyć do spotkania.

Uwaga: do spotkania wideo w Meet możesz dodawać osoby z organizacji i spoza niej. Wszystkie osoby biorące udział w wydarzeniu w Kalendarzu i zaproszone podczas spotkania wideo (w tym goście zewnętrzni) mogą automatycznie dołączyć do spotkania. Inni goście zewnętrzni muszą otrzymać dostęp od użytkownika z Twojej organizacji. Dowiedz się, jak dodawać osoby do spotkania wideo.

Rozpoczynanie spotkania wideo w Gmailu

1. Otwórz Gmaila i na pasku bocznym kliknij MeetNowe spotkanie.
   Uwaga: jeśli nie widzisz Meet w Gmailu, sprawdź ustawienia Gmaila.
2. W oknie Udostępnij nowe spotkanie kliknij Dołącz.
3. Jeśli chcesz dołączyć do spotkania na komputerze z kamerą i mikrofonem, kliknij Dołącz.
4. Jeśli chcesz dołączyć przez telefon, kliknij Dołącz z dźwiękiem z telefonu i postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie.

   Korzystanie z tej funkcji jest możliwe tylko pod warunkiem, że została włączona dla organizacji. Aby uzyskać pomoc, skontaktuj się z administratorem. 

   Jeśli dołączasz do spotkania przez telefon, nadal możesz używać komputera do obsługi obrazu wideo. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Korzystanie z telefonu do obsługi dźwięku na spotkaniu wideo.

Dołączanie do spotkania wideo w Gmailu

1. Otwórz Gmaila i na pasku bocznym kliknij Meet.
2. Wybierz opcję:
   • Kliknij Nowe spotkanie, aby rozpocząć nowe spotkanieDołącz.
   • Kliknij Dołącz do spotkania i wpisz jego nazwę lub kodDołącz.
   • Aby dołączyć do zaplanowanego spotkania, wskaż je w sekcji Moje spotkaniaDołącz.

Korzystanie z Meet w przeglądarce

1. W przeglądarce internetowej otwórz https://meet.google.com.
2. Kliknij Nowe spotkanie  Zacznij spotkanie teraz.
3. Aby dodać kogoś do spotkania, w wyskakującym okienku wybierz jedną z opcji:
   • Kliknij Dodaj inne osoby i wybierz opcję:
     • W sekcji Zaproś wybierz nazwę użytkownika lub wpisz adres e-mail i kliknij Wyślij e-maila.
     • W sekcji Zadzwoń wpisz numer telefonu i kliknij Zadzwoń .
   • Kliknij Kopiuj  i wklej szczegóły spotkania do e-maila lub innej aplikacji.

Uwaga: możesz wysłać link do spotkania osobom spoza organizacji, może się jednak zdarzyć, że ktoś z Twojej organizacji będzie musiał im przyznać dostęp do spotkania wideo.

Korzystanie z Meet na urządzeniu mobilnym

Pobieranie aplikacji Google Meet

1. Otwórz Sklep Play.
2. Pobierz i zainstaluj aplikację Google Meet .
3. Na urządzeniu kliknij aplikację Google Meet , aby ją otworzyć.

Jeśli masz wiele urządzeń, możesz rozpocząć spotkanie wideo na jednym z nich i kontynuować na innym. Spotkania są synchronizowane automatycznie na wszystkich urządzeniach.

Rozpoczynanie spotkania w aplikacji Google Meet

1. Otwórz aplikację Meet .
2. Aby rozpocząć spotkanie, wybierz opcję:
   • Kliknij Nowe spotkanie Zacznij spotkanie teraz.
   • Kliknij Dołącz przy użyciu kodu wpisz kod spotkania i kliknij Dołącz.

1.5. Udostępnianie ekranu podczas spotkań wideo

Organizatorzy spotkań korzystający z Google Workspace for Education mogą uniemożliwiać uczestnikom udostępnianie ekranu.

Podczas spotkania możesz udostępnić cały obszar swojego ekranu albo wybrane okno, aby pokazać pozostałym uczestnikom dokument, prezentację, arkusz kalkulacyjny lub inny element. Dołącz prezentację lub inne materiały do wydarzenia w Kalendarzu – dzięki temu będą one dostępne dla uczestników spotkania wideo w Meet.

1. Dołącz do spotkania wideo w Meet.
2. Na dole kliknij Zaprezentuj teraz .
3. Wybierz Cały ekran, Okno lub Karta.
   • Jeśli prezentujesz kartę Chrome, domyślnie udostępniany jest dźwięk z tej karty.
   • Aby prezentować inną kartę, wybierz ją, a następnie kliknij Udostępnij tę kartę.
   • Jeśli wyświetlasz Prezentację na karcie, możesz ją kontrolować w Meet.
4. Kliknij Udostępnij.
5. Opcjonalnie: aby odpiąć prezentację i wyświetlić ją jako kafelek, kliknij Odepnij . Podczas prezentowania ekranu możesz zobaczyć więcej uczestników.

Wskazówki:

• Jeśli masz włączoną kamerę, w trakcie prowadzenia przez Ciebie prezentacji nadal widoczny jest Twój obraz wideo.
• Aby uzyskać lepszą prezentację i uniknąć efektu powielonego w nieskończoność ekranu, zamiast okna spotkania udostępnij nowe okno lub konkretną kartę.
• Aby udostępnić dźwięk, musisz wybrać Udostępnij kartę Chrome lub Prześlij znajomym.

Jeśli masz włączoną kamerę, podczas prezentacji uczestnicy nadal będą widzieli z niej obraz.

Podczas spotkania możesz też korzystać z wbudowanej funkcji czatu, aby udostępniać notatki i linki do materiałów referencyjnych. Przeczytaj artykuł Wysyłanie wiadomości na czacie do uczestników spotkania wideo.

2. Zarządzanie harmonogramem zajęć służbowych i prywatnych

2.1. Ustawianie godzin pracy

Podczas pracy zdalnej warto zachować równowagę między zajęciami służbowymi i prywatnymi. Zaplanuj wszystko w kalendarzu, aby inne osoby wiedziały, kiedy możesz brać udział w spotkaniach. Możesz dostosować ustawienia swojego Kalendarza Google, aby organizatorzy wiedzieli, że powinni zmienić termin spotkania na taki, który przypada w Twoich godzinach pracy.

Uwaga: Google Chat pokazuje status „Poza biurem” ustawiony przez użytkowników w Kalendarzu. Jeśli otworzysz czat z osobą, której nie ma w biurze, w Google Chat pojawi się jej status „Poza biurem”. Dowiedz się więcej o statusie „Poza biurem”.

1.  Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Ustawienia.
3. Po lewej stronie w sekcji „Ogólne” kliknij Godziny pracy.
   • Wskazówka: jeśli administrator włączył lokalizację miejsca pracy, kliknij Godziny pracy i lokalizacja. Więcej informacji o administratorze
4. W sekcji „Godziny pracy” kliknij Włącz godziny pracy.
5. Wybierz dni, w których pracujesz  godziny pracy.
6. Godziny pracy możesz podzielić zależnie od swojej dostępności.
   • Aby dodać do dnia pracy więcej niż 1 okres, kliknij Dodaj  obok dnia tygodnia.
   • Aby usunąć okres, kliknij Usuń .

Wskazówka: jeśli samodzielnie dodajesz godziny pracy, pamiętaj o tym, żeby godzina rozpoczęcia była wcześniejsza niż godzina zakończenia.

Kalendarz może zaproponować godziny pracy na podstawie Twojej strefy czasowej, godzin pracy typowych dla Twojego kraju i na podstawie Twojego harmonogramu. Możesz je zaakceptować, odrzucić lub zmienić. Więcej informacji o Kalendarzu Google w różnych strefach czasowych

Jeśli ktoś zaprosi Cię na wydarzenie poza tymi godzinami, zobaczy powiadomienie o tym, że przypada ono poza Twoimi godzinami pracy.

2.2 Informowanie o dostępności

Daj znać swojemu zespołowi, że nie będzie Cię przy komputerze. Wyślij wiadomość do pokoju czatu poświęconego miejscu pobytu członków zespołu lub wyślij krótkiego e-maila. Jeśli nie będziesz pracować przez kilka godzin lub dni, ustaw automatyczną odpowiedź „poza biurem” w Gmailu. Możesz też skonfigurować udostępniony kalendarz zawierający informacje o nieobecności poszczególnych członków zespołu.

Tworzenie kalendarza udostępnionego

Nowe kalendarze można tworzyć tylko w przeglądarce. Nie jest to możliwe w aplikacji Kalendarz Google. Utworzony kalendarz znajdziesz jednak zarówno w przeglądarce, jak i w aplikacji.

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. Po lewej stronie obok sekcji „Inne kalendarze” kliknij Dodaj inne kalendarze   Utwórz nowy kalendarz.
3. Dodaj nazwę i opis kalendarza.
4. Kliknij Utwórz kalendarz.
5. Jeśli chcesz udostępnić kalendarz, kliknij go na pasku po lewej stronie, a następnie wybierz Udostępnij wybranym osobom.

Udostępnianie kalendarza

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze. Nie można udostępniać kalendarzy w aplikacji Kalendarz Google.
2. Po lewej stronie znajdź sekcję „Moje kalendarze”. Aby ją rozwinąć, kliknij strzałkę w dół .
3. Najedź kursorem na kalendarz, który chcesz udostępnić, i kliknij Więcej Ustawienia i udostępnianie.
4. W sekcji „Udostępnij wybranym osobom” kliknij Dodaj osoby.
5. Dodaj adres e-mail osoby lub grupy dyskusyjnej Google. W menu wybierz uprawnienia tej osoby lub grupy. Więcej informacji o uprawnieniach dostępu
6. Kliknij Wyślij.
7. Aby dodać kalendarz do swojej listy, odbiorca musi kliknąć link w otrzymanym e-mailu. Dowiedz się, jak dodać kalendarz innej osoby

Wskazówka: aby udostępnić kalendarz, który nie należy do Ciebie, poproś jego właściciela, aby przyznał Ci uprawnienia „może wprowadzać zmiany oraz zarządzać udostępnianiem”.

Ustawianie alarmu

Pamiętaj, aby wylogować się na noc i wyłączyć urządzenia. Możesz użyć aplikacji Zegar na dowolnym urządzeniu z Androidem.

1. Otwórz na telefonie aplikację Zegar .
2. Kliknij Alarm.
3. Wybierz alarm:
   • Aby dodać alarm, kliknij Dodaj .
   • Aby zresetować alarm, kliknij jego godzinę.
4. Ustaw godzinę alarmu.
5. Kliknij Gotowe  Zapisz.

2.3 Przekazywanie aktualnych informacji i wyznaczanie celów

Gdy pracujesz zdalnie, komunikacja jest jeszcze ważniejsza. Codziennie przekazuj aktualne informacje i wyznaczaj tygodniowe cele we wspólnym planie projektu zespołowego.

Codziennie organizuj wirtualne spotkania – przekazuj współpracownikom aktualności przy użyciu Google Meet, poczty e-mail lub Google Chat.

Wyznaczaj cele tygodniowe – używaj planu projektu zespołowego do wyznaczania celów i priorytetów pracy. Dowiedz się więcej o tworzeniu dynamicznych planów projektów w Arkuszach Google.

3. Sprawdzone metody komunikacji z zespołem

3.1. Wskazówki dotyczące rozmów wideo prowadzonych z domu

Konfigurowanie i testowanie domowego połączenia z internetem

• Połącz się z internetem za pomocą kabla Ethernet, jeśli jest dostępny. Jeśli go nie masz, użyj sieci Wi-Fi 5 GHz (sieć 2,4 GHz jest często bardziej obciążona i połączenie wideo może mieć gorszą jakość).
• Jeśli korzystasz z Wi-Fi, utwórz spotkanie testowe, aby się upewnić, że sygnał w Twoim miejscu pracy jest wystarczająco silny. Najsilniejszy sygnał zazwyczaj możesz uzyskać, jeśli znajdujesz się w linii prostej od routera i nic go nie zasłania.
• Jeśli połączenie wydaje się wolne, przeprowadź test szybkości, aby się upewnić, że prędkość wysyłania i pobierania wynosi co najmniej 3,2 Mb/s.
• Podczas rozmowy wideo ogranicz inną aktywność internetową w domu, aby zadbać o odpowiednią przepustowość sieci.

Słuchawki, mikrofon i kamera

• Rozważ korzystanie ze słuchawek nausznych lub dousznych, aby uzyskać optymalną jakość dźwięku i ograniczyć potencjalne echo podczas spotkania.
• Jeśli zamierzasz pisać podczas mówienia, rozważ korzystanie z mikrofonu zewnętrznego, na przykład wbudowanego w zestaw słuchawkowy, lub mikrofonu USB do podcastów.
• Przewodowe zestawy słuchawkowe i mikrofony często zapewniają lepszą jakość dźwięku niż bezprzewodowe.
• Zaktualizuj oprogramowanie zestawu słuchawkowego, mikrofonu i kamery do najnowszej wersji udostępnionej przez producenta.
• Upewnij się, że Meet używa odpowiednich głośników, mikrofonu i kamery. Na przykład gdy korzystasz z zestawu słuchawkowego, sprawdź, czy Meet przypadkiem nie używa mikrofonu wbudowanego w komputer:
  • Zmienianie ustawień obrazu i dźwięku na komputerze
  • Przełączanie aparatu w urządzeniu mobilnym lub urządzenia audio na potrzeby Meet

Wybieranie odpowiedniego otoczenia

• Usiądź w dobrze oświetlonym miejscu, najlepiej przy świetle padającym na twarz, a nie od tyłu, tak aby Twoja postać nie była widoczna jako ciemna sylwetka. Przeprowadź testowe spotkanie ze współpracownikiem, aby prawidłowo ustawić kamerę i oświetlenie.
• Proste tła i czyste, uporządkowane pomieszczenia wyglądają najbardziej profesjonalnie podczas spotkań biznesowych.
• Najlepsze są miejsca z minimalnym poziomem hałasu w tle. Jeśli jednak wokół Ciebie jest głośno, wycisz mikrofon, kiedy nie mówisz. Możesz też włączyć funkcję wyświetlania napisów na żywo w Meet.

Rozwiązywanie problemów z powolnym działaniem urządzenia

• Zaktualizuj system operacyjny komputera do najnowszej wersji.
• Aby nie obciążać nadmiernie procesora, rozważ prowadzenie prezentacji z drugiego laptopa (jeśli go masz) lub smartfona (z aplikacją Meet na iOS lub Androida).
• Oprogramowanie lub sprzęt, które sprawdza lub zmienia ruch Meet (na przykład lokalna zapora sieciowa czy oprogramowanie antywirusowe), może powodować obniżenie jakości obrazu. Upewnij się, że takie narzędzia nie zakłócają spotkań wideo. 
• Używaj jednego monitora. Większa liczba wyświetlaczy może znacznie obciążyć procesor i kartę graficzną.

  Jeśli nadal występują problemy z jakością spotkania wideo w Meet, zapoznaj się z artykułem Rozwiązywanie problemów z jakością obrazu i dźwięku podczas spotkania lub zgłoś problem.

3.2 Dodawanie stref czasowych do kalendarza

Jeśli współpracujesz z zespołem zdalnie, możesz dodać do kalendarza zegary światowe, które umożliwiają sprawdzenie godziny w różnych krajach. Możesz też dodać strefy czasowe, by wiedzieć, kiedy organizować wydarzenia, w których mają wziąć udział osoby z różnych części globu.

Uwaga: jeśli strefy czasowe uniemożliwiają niektórym osobom dołączenie do spotkania, możesz spotkanie nagrać i później udostępnić. Dowiedz się, jak nagrać spotkanie.

Dodawanie zegarów światowych w Kalendarzu

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia Ustawienia.
3. W sekcji „Zegar światowy” kliknij Pokaż zegar światowy.
4. Kliknij Dodaj strefę czasową  wybierz strefy czasowe, które chcesz mieć widoczne. 

Dodawanie strefy czasowej do Kalendarza

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia Ustawienia.
3. W sekcji „Strefa czasowa” kliknij Wyświetl dodatkową strefę czasową.
4. Kliknij Dodatkowa strefa czasowa wybierz swoją strefę.

Zmienianie strefy czasowej

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia Ustawienia.
3. W sekcji „Strefa czasowa” kliknij Główna strefa czasowa wybierz swoją strefę.

Uwaga: jeśli organizujesz spotkanie i chcesz znaleźć godzinę, która odpowiada wszystkim, skorzystaj z sugerowanych terminów spotkań.

3.3. Prowadzenie interaktywnych sesji pytań i odpowiedzi podczas prezentacji

Organizatorzy spotkań korzystający z Google Workspace for Education mogą uniemożliwiać uczestnikom udostępnianie ekranu.

Jeśli prowadzisz prezentację podczas spotkania wideo w Meet, możesz skonfigurować interaktywne sesje pytań i odpowiedzi za pomocą Prezentacji. Uczestnicy wpisują pytania w osobnym oknie, aby nie przeszkadzać innym osobom.

1. Otwórz plik Prezentacji Google.
2. U góry obok opcji Pokaz slajdów  kliknij strzałkę w dół .
3. Kliknij Widok prowadzącego.
4. W nowym oknie kliknij Narzędzia dla odbiorców.
   • Aby rozpocząć nową sesję, kliknij Rozpocznij nową.
   • Aby wznowić ostatnią sesję, kliknij Kontynuuj ostatnią.
   • Aby zakończyć sesję pytań i odpowiedzi, użyj przełącznika w oknie pytań i odpowiedzi.
     • Wskazówka: nawet jeśli nie wyłączysz pytań i odpowiedzi, widok pytań i odpowiedzi zostanie zamknięty wkrótce po zakończeniu prezentacji w Prezentacjach Google.

Wskazówka: jeśli używasz Google Workspace w pracy, szkole lub innej organizacji, możesz określić, kto może przesyłać pytania. W oknie Widok prowadzącego kliknij Narzędzia dla odbiorców. Następnie obok opcji Przyjmuję pytania od: kliknij strzałkę w dół i wybierz odbiorców.

3.4 Udostępnianie treści w ramach zespołu i wspólna praca nad nimi

W Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google możesz dokumentować i udostępniać więcej informacji niż w przypadku zwykłej pracy. Masz na przykład możliwość używania komentarzy, aby przekazywać opinie członkom zespołu. Jest to łatwiejsze, gdy pracujesz w zespole, w którym strefy czasowe członków nie pokrywają się ze sobą.

Dodawanie komentarzy do plików i przypisywanie zadań

1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
2. Kliknij Dodaj komentarz .
3. Wpisz swój komentarz w polu.
4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem i linkiem do pliku.
5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Uwaga: po osiągnięciu maksymalnej liczby komentarzy do pliku możesz utworzyć jego kopię bez kopiowania komentarzy.

Gromadzenie zasobów w witrynie wewnętrznej

W Witrynach Google możesz utworzyć witrynę wewnętrzną, aby w jednym miejscu zebrać materiały dla całego zespołu lub udostępniać najnowsze informacje współpracownikom.

Tworzenie witryny

Wybierz opcję:

• U góry strony głównej Witryn kliknij Pusty. Aby wybrać szablon, kliknij Galeria szablonów i wybierz szablon.
• Na Dysku Google, kliknij Nowy  Więcej  Witryny Google.

Uwaga: wszystkie witryny są przechowywane na Dysku. Więcej informacji o korzystaniu z Dysku do porządkowania plików znajdziesz w artykule Pierwsze kroki z Dyskiem.

_{Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.}