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要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

在远程办公时保持联系

Google Workspace 企业教程

 学习内容

如何在远程办公与团队成员交流沟通、管理日程安排,并遵循最佳做法。

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本教程中的内容

与团队成员交流  管理在家庭与工作上的时间安排 遵循保持联系的最佳做法
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1  与团队成员交流


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1.1 创建电子邮件收件人列表

如果您还没有群组形式的电子邮件收件人列表,不妨通过 Google 网上论坛为您和团队创建一个。这样,就可以使用该群组的电子邮件地址同时向所有人发送最新状况和共享资源,例如团队日历和云端硬盘文档。

  1. 登录 Google 网上论坛
  2. 点击顶部的创建群组
  3. 输入相关信息,并为群组选择设置。请参见相关设置参考
  4. 点击创建群组

请耐心等候几分钟,待新群组启用后再向其发帖。否则,您可能会收到帖子无法递送的通知。

1.2 创建 Chat 聊天室

借助 Google Chat,您可以与同事聊天,共享文件和其他在线资源,还能协同处理团队项目。

 
 
 
1.3 创建团队共享的文件夹

共享云端硬盘是共享的空间,可供团队成员随时随地使用任意设备存储、搜索和访问他们的文件。

  1. 打开 Google 云端硬盘
  2. 点击左侧的共享云端硬盘
  3. 点击顶部的“新建”图标
  4. 输入名称,然后点击创建
创建共享云端硬盘

创建共享云端硬盘后,不妨了解如何创建文件夹添加和编辑文件以及共享文件

1.4 召开视频会议

您可以直接在网络浏览器中通过 Gmail 发起或加入视频会议。另外,你也可以使用 Google Meet,通过移动设备或在计算机上的网络浏览器发起即时会议。如果有人向您发送会议链接,只需点击该链接即可加入会议。

注意:您可以将单位内部或外部人员添加到 Meet 视频会议中。添加到日历活动或在视频会议期间收到邀请的人员(包括单位外部的邀请对象)均可自动加入会议。对于其他的单位外部邀请对象,则需要单位内部人员授予访问权限,他们才能加入通话。不妨了解如何向视频会议添加人员

通过 Gmail 发起视频会议

  1. 打开 Gmail,点击边栏中的会议 接着点击 发起新会议
    注意:如果您在 Gmail 中未看到“会议”部分,请检查您的 Gmail 设置
  2. 分享新会议窗口中,点击立即加入
  3. 如果您希望在开会时使用计算机的摄像头和麦克风进行视频和语音交流,请点击立即加入
  4. 如果您希望通过电话拨入会议,请点击加入会议并使用电话进行语音交流,然后按照屏幕上的提示操作。

    只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。 

    如果您是通过电话加入的,则仍可以使用计算机获取视频画面。有关详情,请参阅在视频会议中使用电话进行语音交流

通过 Gmail 加入视频会议

  1. 打开 Gmail,点击边栏中的会议
  2. 选择一个选项:
    • 点击发起新会议即可发起新的会议 立即加入
    • 点击加入会议,然后输入会议别名或代码 加入
    • 如要加入预先安排好的会议,请将光标指向我的会议下方的会议 立即加入

在网页上使用 Meet

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com
  2. 点击发起新会议 接着点按 发起即时会议
  3. 要在会议中加人,在显示的弹出式窗口中,根据需要选择操作步骤:
    • 点击添加其他人,然后选择所需步骤:
      • 邀请部分下方,选择姓名或输入电子邮件地址,然后点击发送电子邮件
      • 呼叫部分下方,输入电话号码并点按“呼叫”图标 致电
    • 点击“复制”图标 ,然后将会议详细信息粘贴到电子邮件或其他应用中。

注意:您可以向单位外的用户发送会议链接,但对方可能需要您单位中的参与者授权后才能加入视频会议。

在移动设备上使用 Meet

下载 Google Meet 应用

  1. 转到 Play 商店
  2. 下载并安装 Google Meet 应用 Meet 应用
  3. 在设备上点按 Google Meet 应用 Meet 应用 将其打开。

如果您有多台设备,则可以在一台设备上发起视频会议,然后使用其他设备继续参加会议。系统会自动在所有设备之间同步会议。

使用 Google Meet 应用发起会议

  1. 打开 Meet 应用 视频通话
  2. 要发起会议,请根据需要选择相应操作:
    • 点按发起新会议 接着点按 发起即时会议
    • 点按使用代码加入会议 接着点按 输入会议代码,然后点按加入
1.5 在视频会议中共享屏幕画面

使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。

在会议期间,您可以展示您的整个屏幕画面或某个窗口,以这种方式与其他参会者共享文档、演示文稿、电子表格等。不妨将演示文稿或其他资源附加到 Google 日历活动中,以供加入视频会议的人员查看。

  1. 加入 Meet 视频会议
  2. 点击底部的“立即展示”图标 共享屏幕
  3. 选择你的整个屏幕单个窗口单个标签页
    • 如果您展示某个 Chrome 标签页,系统会默认分享该标签页的音频。
    • 如要换一个标签页展示,请选择您要展示的标签页,然后点击改为分享此标签页
    • 如果您通过标签页展示幻灯片演示文稿,则可以在 Meet 中控制该演示文稿
  4. 点击分享
  5. 可选:如要取消固定您的演示文稿并将其以图块形式显示,请点击“取消固定”图标 。您现在可以在展示时看到更多参与者。

提示:

  • 如果您开启了摄像头,则在您展示期间,参会者也可以看到摄像头拍下的视频画面。
  • 为获得更好的展示效果并避免出现无限循环图像,请共享新窗口或特定标签页,而不是共享会议窗口。
  • 如要分享音频,您必须选择共享 Chrome 标签页分享此标签页

如果您开启了摄像头,在您展示屏幕画面或某个窗口期间,参会者将依然可以看到摄像头所拍下的视频画面。

在会议期间,您还可以使用内置的聊天功能来分享会议记录和参考资料的链接。请参阅向视频会议参与者发送聊天消息

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2  管理在家庭与工作上的时间安排


 
2.1 设置工作时间

远程办公时,您需要兼顾好工作与家庭生活。为此,可以使用日历妥善安排您的时间,让所有人都知道您何时有空开会。您可以调整 Google 日历的设置,以便活动组织者知道该将活动改而安排在更合适的时间。

注意:Google Chat 会显示用户在 Google 日历中设置的“不在办公室”状态。如果用户不在办公室,那么当您打开与该用户的聊天窗口时,Chat 会显示“不在办公室”状态。不妨详细了解“不在办公室”状态

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 接着点按 设置
  3. 在左侧的“通用”下方,点击工作时间
  4. 在“工作时间”部分,点击启用工作时间
  5. 依次选择工作日期 接着点按 工作时间。
  6. 您可以根据空闲时间拆分工作时间。
    • 要在工作日添加多个时间段,请点击一周中的某一天旁边的“添加”图标 add
    • 要移除某个时间段,请点击“移除”图标 Remove

提示:当您添加工作时间时,开始时间必须早于结束时间。

日历可能会根据您的时区、所在国家/地区的工作模式,以及您的日程来建议工作时间。您可以接受、拒绝或修改这些建议。详细了解如何在不同的时区使用 Google 日历

如果有人邀请您参加在上述时间之外举行的活动,他们会看到一则通知,提示他们该活动的举办时间不在您的工作时间之内。

2.2 传达自己何时有空/没空

如果您要暂时外出,应告诉您的团队成员。为此,您可以在一个专门用于发布团队成员行踪的 Chat 聊天室中发送一条消息,也可以发送一封简短的电子邮件。如果您要外出几个小时或几天,请在 Gmail 中设置“不在办公室”自动回复。您还可以设置一个共享日历,用于展示每位团队成员的外出时间。

创建共享日历

您只能通过浏览器(而非 Google 日历应用)创建新日历。创建日历后,您可以通过浏览器和应用查看。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 在左侧“其他日历”旁边,点击“添加其他日历”图标 Plus 接着点按 创建新日历
  3. 为您的日历添加名称和说明。
  4. 点击创建日历
  5. 如果您想要与他人共享您的日历,在左侧边栏中点击相应日历,然后选择与特定的人共享

共享日历

  1. 在计算机上打开 Google 日历。您无法在 Google 日历应用中与他人共享日历。
  2. 在页面左侧,找到“我的日历”部分。要展开这一部分,请点击向下箭头 向下箭头
  3. 将光标悬停在要共享的日历上,点击“更多选项”图标 更多选项 接着点按 设置和共享
  4. 在“与特定的人共享”下方,点击添加共享对象
  5. 添加共享对象或 Google 群组的电子邮件地址。使用下拉菜单调整其权限设置。详细了解访问权限
  6. 点击发送
  7. 收件人需要点击电子邮件中的链接,才能将日历添加到列表中。了解如何添加其他用户的日历

提示:要共享非您所有的日历,您需要请求所有者授予“进行更改和管理共享设置”权限。

创建日历

设置闹钟

结束了一天的工作后,别忘了按时下班并关上设备。为此,您可以使用任意 Android 设备上的时钟应用。

  1. 打开手机的“时钟”应用 时钟
  2. 点按闹钟
  3. 选择要设置的闹钟:
    • 要添加闹钟,请点按“添加”图标 添加
    • 要重置闹钟,请点按闹钟目前设置的时间。
  4. 设置闹钟时间。
  5. 点按完成 接着点击 保存
2.3 共享最新状况并设定目标

在远程办公时,沟通更显重要。不妨通过一个共享的团队项目计划来发布每日最新状况并设置每周的目标。

分享每日虚拟站会 - 使用Meet电子邮件Chat 向同事提供最新动态。

设置每周目标 - 使用团队项目计划来设定目标并确定各项工作的优先级。详细了解如何使用 Google 表格创建动态项目计划

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3  遵循保持联系的最佳做法

 
3.1 在家进行视频会议的实用技巧

设置和测试家中的互联网

  • 如果有条件,建议您使用以太网线缆连接到互联网。如果没有条件,则可以使用 5 GHz Wi-Fi 连接(2.4 GHz 通常使用量较大,可能导致视频连接的信号不稳定)。
  • 如果您使用的是 Wi-Fi,建议您创建测试会议,确保您工作的地点拥有良好的信号。通常,当路由器在您的视线范围内时信号最强。
  • 如果您的连接速度比较慢,请运行速度测试,确保您拥有至少 3.2 Mbps 的上传和下载速度。
  • 当您参加视频会议时,请限制家中其他人的互联网活动,以确保您拥有足够的带宽。

耳机、麦克风和摄像头

  • 建议您使用头戴式或入耳式耳机,以减少会议中可能出现的回声,营造上佳的语音环境。
  • 如果您要在通话时打字输入内容,不妨考虑使用外部麦克风,例如头戴式麦克风或 USB 接口的录音用麦克风。
  • 与无线耳机和麦克风相比,有线耳机和麦克风的音质通常会更好。
  • 将耳机、麦克风和摄像头的固件升级到制造商提供的最新版本。
  • 确保 Meet 使用的是正确的摄像头、麦克风和扬声器。例如,即使您佩戴了耳机,但 Meet 实际使用的可能是内置麦克风:

选择合适的环境

  • 请坐在光线充足的区域,最好是面光而不是背光,以免形成阴影。与同事测试会议,以确保摄像头位置合适,光线充足。
  • 请尽量确保背景单一简洁、房间干净整洁,为商务会议营造专业、高效的氛围。
  • 尽量选择没有背景噪音的地方举行会议,以确保最佳效果。但如果您身处非常吵闹的环境中,则可以在不发言时将麦克风静音,还可以使用 Meet 的实时字幕功能实时显示字幕,以尽量避免噪音的不利影响。

解决设备运行缓慢或性能不佳的问题

  • 将您计算机的操作系统更新到最新版本。
  • 建议您通过另一台笔记本电脑(如果您有的话)或通过智能手机(使用 iOS 或 Android 版 Meet 应用)来展示内容,从而分担 CPU 的负载。
  • 用来检查或更改 Meet 流量的软件或硬件(例如本地防火墙和杀毒软件)可能会降低视频画质。请注意,不要让这些工具影响您的视频会议。
  • 使用一台显示器。使用两台或多台显示器可能会导致 CPU 和 GPU 负载过高。

    如果您在使用 Meet 时仍遇到视频会议质量问题,请参阅排查会议中视频和音频质量问题,您也可以报告问题

3.2 向日历添加时区

如果您与远程团队合作,则可以通过向日历添加世界时钟来查看其他国家/地区的时间。为此,可以向您的日历添加时区,这样更方便判断适合世界各地团队成员的活动时间。

注意:如果有人因时差原因而无法加入会议,那么您可以将会议内容录制下来,随后共享给缺席人员观看。不妨了解如何录制会议

向日历添加世界时钟

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在“世界时钟”中,点击显示世界时钟
  4. 点击添加时区 接着点按 选择您要查看的时区。

向日历添加时区

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在“时区”部分,点击显示次要时区
  4. 点击“次要时区”旁边的 向下箭头 接着点按 选择您的时区。

更改时区

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在“时区”部分,点击“主要时区”旁边的 向下箭头 接着点按 选择您的时区。

注意:在安排会议时,如果您需要找到适合每个人的时间,可以使用建议的会议时间

3.3 在演示过程中设置互动式问答会话

使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。

如果您在 Meet 视频会议中展示内容,则可以使用幻灯片设置互动式问答。参与者可在另外一个窗口中输入问题,这样既不会打扰别人,也不用担心会打断他人的发言。

  1. 打开所需的 Google 幻灯片演示文稿。
  2. 在顶部,点击“播放幻灯片”图标 旁边的向下箭头
  3. 点击演示者视图
  4. 在新窗口中,点击观众工具
    • 要开始新会话,请点击开始新会话
    • 要继续近期的某个会话,请点击继续最近的会话
    • 要结束问答,请点击问答窗口中的开启/关闭开关。
      • 提示:即使您未关闭问答功能,问答视图也会在您停止演示 Google 幻灯片演示文稿后立即关闭。
提示:如果您使用所在公司、学校或其他单位提供的 Google Workspace 账号,则可以选择哪些人能提交问题。在演示者视图窗口中,点击观众工具。然后,在正在接受以下人员的提问旁边,点击向下箭头 并选择观众。
3.4 与团队成员共享和协作处理内容

与往常相比,您可以使用 Google 文档、表格和幻灯片记录和共享更多内容。例如,使用评论功能向团队成员提供反馈。如果您的团队成员大多分布在不同时区,那么这种方法更简单便捷。

向文件添加评论和分配任务

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项。

将资源整合到一个内部网站

借助 Google 协作平台,您可以建立一个内部网站,用作汇总您和团队各类资源的中心平台。您也可以通过该内部网站向同事分享最新信息。

创建网站

根据需要执行相应操作:

  • 协作平台首页,点击顶部的空白,或者如果您要选择模板,请点击模板库,然后进行选择。
  • Google 云端硬盘中,依次点击新建 接着点击更多接着点击Google 协作平台

注意:所有网站都存储在云端硬盘中。要详细了解如何使用云端硬盘整理文件,请参阅云端硬盘使用入门

通过 Google 协作平台或云端硬盘创建网站。


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