قبل التبديل إلى Google Workspace، يُرجى إكمال قائمة التحقّق هذه من أجل...
- فهم Google Workspace
- حذف البريد وأحداث التقويم القديمة
- الاستعداد لاستخدام الأدوات الجديدة وتحديد مواعيد التدريب
فهم Google Workspace
تساعدك Google Workspace في إجراء ما يلي:
- التواصل مع زملاء العمل والتعاون معهم بشكل فوري وسريع: يمكنك التواصل مع فريقك عبر اجتماعات الفيديو أو البريد الإلكتروني أو الدردشة، سواءً كانوا يستخدمون "تقويم Google" أو Gmail أو Google Meet أو Google Chat.
- تخزين الملفات بأمان والعثور على ما تحتاج إليه على الفور، من أي جهاز: يمكنك الاحتفاظ بالمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والمزيد في مكانٍ واحد باستخدام Google Drive.
- إنشاء النماذج الاحترافية وخطط المشاريع والفيديوهات وشرائح العرض التقديمي ومشاركتها وتقديمها: باستخدام "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" وGoogle Vids، يمكنك إنشاء المستندات وجداول البيانات والفيديوهات والعروض التقديمية وتعديلها مباشرةً في متصفِّح الويب.
في Gmail، يمكنك إجراء ما يلي:
- يمكنك استخدام سلاسل المحادثات للاطّلاع على رسائل عديدة ذات صلة في عرض واحد؛ تظهر الرسائل الجديدة في أسفل سلسلة المحادثات.
- يجب النقر على رمز النقاط الثلاث في أسفل الصفحة لمشاهدة سلسلة المحادثات الكاملة.
- يمكنك وضع علامات على الرسائل باستخدام التصنيفات والبحث عن الرسائل باستخدام عوامل تشغيل البحث.
- يمكنك استخدم Gemini في Google Workspace من أجل صياغة رسالة إلكترونية باستخدام Gemini في Gmail.
عند التبديل إلى Google Workspace، يجب العمل على متصفّح Chrome لتتمكن من استخدام أدوات مثل Gmail وGoogle Drive و"مستندات Google". ويمكنك تخصيص Chrome والعمل عليه بأمان على جميع أجهزتك. باستخدام متصفِّح Chrome، يمكنك إجراء ما يلي:
- مزامنة الإشارات المرجعية والإعدادات على جميع أجهزتك
- إضافة ميزات إلى وظائف المتصفِّح باستخدام إضافات "سوق Chrome الإلكتروني"، مثل أدوات تحرير الصور وأدوات إدارة المشروعات.
للتعرّف على متصفِّح Chrome قبل إجراء شركتك لعملية التبديل، يمكنك تنزيله وبدء استخدامه الآن.
حذف البريد وأحداث التقويم القديمة
قبل حوالي 30 يومًا من الانتقال إلى Google Workspace في مؤسستك، من الأفضل بدء تنظيف رسائلك الإلكترونية ومجلدات بريدك الإلكتروني. وعليك التفكير جيدًا في ما تحتاج إلى الاحتفاظ به في Outlook. في ما يلي بعض النصائح الأخرى للبدء:
- يُرجى محاولة الاحتفاظ ببنية مجلدات البريد الإلكتروني المكوّنة من 10 مجلدات لإجراء النقل بصورة أكثر سلاسة.
- يُرجى التحقُّق من الرسائل في مجلداتك، بما في ذلك المجلدات المتداخلة التي قد لا تكون مرئية. وقد تحتاج إلى البحث عن الرسائل.
- احذف الرسائل الإلكترونية التي لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها.
يمكنك مراجعة قوائمك البريدية وتحديد القوائم التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها أو حذفها.
عليك تدوين الأحداث المتكرّرة والاجتماعات المهمة قبل التبديل إلى "تقويم Google"، حيث إنه أثناء عملية الترحيل، قد لا تظهر بعض الاجتماعات المتكررة في "تقويم Google".
الاستعداد لاستخدام الأدوات الجديدة وتحديد مواعيد التدريب
عند بدء استخدام Google Workspace، يمكنك العثور على الملفات ورسائل البريد الإلكتروني والمزيد من خلال البحث عما تحتاج إليه.
- في اليوم الذي تنتقل فيه مؤسستك إلى استخدام Google Workspac، خصِّص بعض الوقت لمراجعة إعدادات حسابك والتعرُّف على حسابك الجديد في Google Workspace.
- اعمل مع مديرك لتنسيق هذا الجدول الزمني مع أعضاء فريقك الآخرين.
إذا كنت تعمل عن بُعد، يمكنك تحديد موعد زيارة في مكتب مؤسستك للحصول على دعم شخصي أو دعم من الزملاء خلال الأسبوع الذي تنتقل فيه شركتك إلى استخدام Google Workspace.
قبل انتقال شركتك إلى استخدام Google Workspace، عليك التواصل مع فريق التدريب للتعرُّف على الدورات والموارد المتاحة بشأن Google Workspace:
- تعرَّف على موارد تدريب Google Workspace من خلال فريق التدريب في مؤسستك. مثلاً، هل هناك موقع إلكتروني داخلي يمكن من خلاله العثور على الموارد التعليمية، مثل التسجيلات أو العروض التقديمية؟
- إذا كان فريق التدريب يشارك تقويم تدريب، راجِع تواريخ التدريبات القادمة وأضِفها إلى تقويمك.
- استكشِف مركز تعلُّم Google Workspace للاطّلاع على أدلة التبديل والنصائح والمزيد.
- يمكنك التسجيل للحصول على تدريب متقدّم والاشتراك في القائمة البريدية للتعرُّف على مدوّنة أخبار Google Workspace، إذا كان فريق التدريب في مؤسستك يقدِّم هذه الخدمة.
يُرجى التحقُّق ممّا إذا كانت مؤسستك تمتلك نموذج توقيع يتضمّن شعار الشركة أو صورة أخرى مناسبة مُستضافة للجميع. وفي حال توفُّر نموذج، تأكَّد من حصولك عليه قبل الانتقال إلى استخدام Google Workspace في مؤسستك.
إذا لم يكن لدى مؤسستك نموذج توقيع، إليك بعض الخيارات الأخرى:
- إذا كانت مؤسستك تستطيع مشاركة ملفات Google Drive خارجيًا، انسخ التوقيع من تطبيق البريد الإلكتروني القديم وألصِقه في Gmail.
- إذا كانت مؤسستك لا تستطيع مشاركة ملفات Google Drive خارجيًا، اطلب من فريق تكنولوجيا المعلومات في شركتك توفير نموذج توقيع بعنوان URL عام للصورة. وإذا لم يكن ذلك ممكنًا، ابحث عن صورة عامة من الموقع وانسخ عنوان URL.
- ألصِق التوقيع السابق في "مستند Google"، ثم ألصِقه في Gmail. ستحتاج إلى اختبار ذلك لمعرفة ما إذا كان يعمل بشكل صحيح، لذا اطلب من أحد المستخدمين الخارجيين التحقق من الشعار المُدرج في توقيعك.
إعداد ميزات الإدارة الأساسية للأجهزة الجوّالة لأجهزة Android أو iOS المملوكة للشركة من أجل الوصول إلى حسابك الجديد على Google Workspace وتطبيقات العمل أثناء التنقل
- أضِف كلمة مرور لحماية جهازك.
- إذا كنت تمتلك جهازًا يعمل بنظام Android، يمكنك إعداد ملف شخصي للعمل يفصل بين تطبيقات وبيانات العمل وتطبيقاتك وبياناتك الشخصية.
- احصل على الموافقة والتطبيقات الداخلية على جهازك.
الخطوات التالية
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.