正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

準備改用 Google Workspace

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顯示 G Suite 服務的各種裝置在貴機構改用 Google Workspace 前,先行取得說明和相關訓練課程*。

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1. 瞭解 Google Workspace

核取方塊認識 Google Workspace 和各種全新工具

Google Workspace 能提供以下協助:

  • 與同事即時溝通交流及協同合作:無論同事使用的是 Google 日曆、Gmail、Google Meet 或是 Google Chat,您都可以透過視訊會議、電子郵件或即時通訊與團隊成員取得聯繫。
  • 安全地存放檔案,並透過任何裝置迅速找出所需資料:透過 Google 雲端硬碟集中存放文件、試算表、簡報等資料。
  • 建立、分享及呈現專業範本、專案計畫和簡報:您可以在網路瀏覽器上透過 Google 文件、試算表和簡報來建立及編輯相應類型的檔案。

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核取方塊瞭解 Gmail

如果先前使用的是 Microsoft Outlook,您會在開始使用 Gmail 時注意到些許不同之處。

  • Gmail 會將郵件和回覆列為單一會話群組 (會話串),方便您在同一個畫面中查看多封相關郵件,新郵件會顯示在會話串底部。
  • 如果會話串的郵件較多,只要按一下底部的 3 個圓點圖示,即可查看完整會話串內容。
  • 使用 Gmail 時,您還可以為郵件加上標籤,並透過搜尋運算子尋找郵件。

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核取方塊取得 Chrome 瀏覽器

您必須在公司改用 Google Workspace 的 30 天前,取得 Chrome 瀏覽器存取權。如果您原先並未使用該瀏覽器,請下載並安裝 Chrome 瀏覽器

您將透過 Chrome 瀏覽器使用各種 Google Workspace 工具,例如 Gmail、Google 雲端硬碟以及 Google 文件。您可以自訂瀏覽器設定,並在所有裝置上安全地處理工作。您可以透過 Chrome 瀏覽器執行下列操作:

  • 在所有裝置上同步處理書籤和設定。
  • 透過 Chrome 線上應用程式商店擴充功能讓瀏覽器功能更豐富,例如您可以將相片編輯器和專案管理工具加入瀏覽器。

2. 清除舊郵件和日曆活動

核取方塊整理電子郵件和電子郵件資料夾

建議您大約在貴機構改用 Google Workspace 的 30 天前,著手清理電子郵件和電子郵件資料夾。您需要花點時間思考 Outlook 中有哪些真正需要保留的資料。您可以按照下列提示進行處理:

  • 盡量讓電子郵件資料夾結構維持在 10 個資料夾,以利遷移作業順利進行。
  • 檢查資料夾中的郵件,包含系統可能不會顯示的巢狀資料夾。您可能需要使用搜尋功能尋找郵件。
  • 刪除不需要保留的電子郵件。

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核取方塊查看郵寄清單

檢查 Outlook 中的郵寄清單,確認您需要保留或刪除哪些清單。

核取方塊檢查行事曆中是否有週期性會議

改用 Google 日曆前,請先記下週期性活動以及重要會議。資料遷移期間,有些週期性會議可能不會顯示在 Google 日曆中。

3. 準備使用 Google Workspace 工具並安排訓練課程

核取方塊切換為「先進行搜尋」工作模式

開始使用 Google Workspace 後,您可以透過搜尋找到所需的檔案、電子郵件以及其他資料。

核取方塊在公司決定改用 Google Workspace 的日期後,在日曆中預留該日期的時間
  • 在貴機構正式改用 Google Workspace 那天,預留時間檢查您的帳戶設定,讓自己熟悉新的 Google Workspace 帳戶。
  • 配合您的主管進行相關作業,並與其他團隊成員協調作業時程。
核取方塊進辦公室取得 1:1 支援

如果您是遠距工作人員,請在公司改用 Google Workspace 當週,安排時間前往貴機構辦公室進行 1:1 同儕支援。

核取方塊尋找 Google Workspace 訓練課程和資源

在貴公司改用 Google Workspace 之前,請與訓練團隊聯絡,瞭解可取得的 Google Workspace 課程和資源:

  • 查看訓練團隊提供的 Google Workspace 訓練資源。舉例來說,貴公司是否設有提供學習資源 (例如錄製的影音內容或簡報) 的內部網站?
  • 如果訓練團隊有共用的訓練日曆,請查看即將到來的訓練日期,並將訓練活動加入您的日曆。
  • 前往 Google Workspace 學習中心,取得遷移指南、提示與秘訣及更多內容。
  • 如果訓練團隊提供進階訓練,您可以報名參加,並申請加入郵寄清單,以便接收 Google Workspace 更新資訊。
核取方塊查看電子郵件簽名

請洽詢 IT 團隊,瞭解貴公司是否提供簽名範本及開放使用的合適圖片。如果有可用的範本,請務必在貴機構改用 Google Workspace「之前」取得該範本。

如果 IT 團隊沒有簽名範本,您可以採用下列其他做法:

  • 如果貴機構開放與外部人士共用 Google 雲端硬碟檔案,您就可以複製 Outlook 中的簽名並貼到 Gmail。
  • 如果貴機構不開放與外部人士共用雲端硬碟檔案,您可以請公司的 IT 團隊提供簽名範本以及圖片的公開網址。如果這個做法不可行,您也可以從網站中搜尋可公開存取的圖片並複製圖片網址。
  • 先將您的 Outlook 簽名貼到 Google 文件中,然後再貼到 Gmail。您必須測試這個做法是否可行。建議請機構外部人士為您確認簽名中的標誌能否正常顯示。

請洽詢訓練團隊,瞭解如何將公司標誌加入新的 Gmail 簽名中。

核取方塊設定 Android 或 Apple iOS 裝置,以便存取 Google Workspace

只要為公司擁有的 Android 或 iOS 裝置註冊行動管理服務,就能隨時隨地存取新的 Google Workspace 帳戶和工作應用程式。

  • 新增密碼以保護您的裝置。
  • 如果您擁有 Android 裝置,就可以建立工作資料夾,以便區隔工作和個人的應用程式與資料。
  • 在裝置上取得核准的內部應用程式。

4. 準備使用 Chrome 瀏覽器

核取方塊從非 Chrome 瀏覽器匯入及管理書籤

您可以將自己的書籤、瀏覽記錄和已儲存的密碼從任何瀏覽器遷移至 Chrome 瀏覽器。

如何匯入書籤:

  1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 ""接下來 [書籤] 接下來 [匯入書籤和設定]
  2. 選取包含您要匯入書籤的程式。
  3. 依序按一下 [匯入] 接下來 [完成]

如何新增書籤:

  1. 在 Chrome 瀏覽器中,前往一個網站。
  2. 按一下網址列右側的「星號」圖示 星號

注意:您可以計劃在公司改用 Google Workspace 當天,設定 Gmail 和日曆書籤。

如何管理書籤:

  1. 依序按一下右上角的「更多」圖示 "" 接下來 [書籤] 接下來 [書籤管理員]。
  2. 按一下左側的資料夾即可查看資料夾內容。
  3. 拖曳即可重新排序資料夾或書籤。
  4. 按一下書籤旁邊的「更多」圖示 "" 然後選取要編輯或刪除的選項。
核取方塊設定下載位置

只要下載您想儲存在電腦或裝置上的檔案或圖片,這些檔案就會儲存到預設的下載位置。

  1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 "" [設定]
  2. 按一下頁面底部的 [進階]
  3. 前往 [下載] 部分,然後選取以下其中一個選項:
    • 如要為所有檔案變更預設的下載位置,按一下 [變更] 並選取您要儲存檔案的位置。
    • 如要為每次下載選取特定的位置,勾選「下載每個檔案前先詢問儲存位置」方塊

瞭解詳情

核取方塊開啟或關閉 Chrome 瀏覽器通知

Chrome 瀏覽器會在網站、應用程式或擴充功能要求傳送通知時提醒您。如果您不想收到通知,可以關閉通知功能。

  1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 ""接下來 [設定]
  2. 按一下頁面底部的 [進階]
  3. 在「隱私權與安全性」部分, 按一下在 [內容設定] 旁邊的向右箭號圖示 ""
  4. 按一下「通知」旁邊的向右箭號圖示""
  5. 選擇下列其中一個選項:
    • 如要封鎖所有通知,按一下在 [傳送前詢問我 (建議)] 旁邊的 「關閉」圖示 ""
    • 如要封鎖某個網站的通知,按一下 [封鎖] 旁邊的 [新增]。然後輸入網站所在的網址,再按一下 [新增]
    • 如要允許某個網站,按一下 [允許] 旁邊的 [新增]。然後輸入網站所在的網址,再按一下 [新增]。
核取方塊繼續瀏覽上次開啟的網頁

您可以讓 Chrome 瀏覽器重新開啟上次關閉時正在瀏覽的頁面。

  1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 ""接下來 [設定]
  2. 按一下頁面底部的 [進階]
  3. 在「隱私權與安全性」部分, 按一下在 [內容設定] 旁邊的向右箭號圖示 ""
  4. 按一下「通知」旁邊的向右箭號圖示""
  5. 選擇下列其中一個選項:
    • 如要封鎖所有通知,按一下在 [傳送前詢問我 (建議)] 旁邊的 「關閉」圖示 ""
    • 如要封鎖某個網站的通知,按一下 [封鎖] 旁邊的 [新增]。然後輸入網站所在的網址,再按一下 [新增]
    • 如要允許某個網站,按一下 [允許] 旁邊的 [新增]。然後輸入網站所在的網址,再按一下 [新增]。

系統會儲存您的 Cookie 和資料,這樣一來,您先前登入的網站 (例如 Gmail) 就會重新開啟。如果不想自動登入這些網頁,請按照下列步驟操作:

  1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 ""接下來 [設定]
  2. 按一下頁面底部的 [進階]
  3. 在「隱私權與安全性」部分, 按一下在 [內容設定] 旁邊的向右箭號圖示 ""
  4. 按一下「通知」旁邊的向右箭號圖示""
  5. 選擇下列其中一個選項:
    • 如要封鎖所有通知,按一下在 [傳送前詢問我 (建議)] 旁邊的 「關閉」圖示 ""
    • 如要封鎖某個網站的通知,按一下 [封鎖] 旁邊的 [新增]。然後輸入網站所在的網址,再按一下 [新增]
    • 如要允許某個網站,按一下 [允許] 旁邊的 [新增]。然後輸入網站所在的網址,再按一下 [新增]。
核取方塊重新開啟已關閉的分頁

如果您不小心關閉了某個分頁,只要按下 Ctrl + Shift + T 鍵即可重新開啟。

*本指南的操作說明僅適用於桌上型電腦使用者。

後續步驟

想要快速上手 Google Workspace 以利提高工作效率嗎?請參閱第 1 天的檢查清單

 


Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

 

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