要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

为改用 Google Workspace 做好准备

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屏幕上显示了 G Suite 服务的各类设备充分利用 Google Workspace 帮助和培训资源,确保贵单位顺利改用此产品*。

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1. 了解 Google Workspace

复选框了解 Google Workspace 和您的新工具

Google Workspace 可帮助您完成以下操作:

  • 与同事即时沟通和协作 - 您可以通过视频会议、电子邮件或聊天消息与团队成员保持联系,无论他们使用的是 Google 日历、Gmail、Google Meet 还是 Google Chat。
  • 在任何设备上安全地存储文件并立即找到所需内容 - 有了 Google 云端硬盘,您就可以将文档、电子表格、演示文稿等内容全部保存在一个地方。
  • 创建、共享和演示专业模板、项目方案和演示文稿 - 借助 Google 文档、表格和幻灯片,您可以直接在网络浏览器中创建和编辑文档、电子表格和幻灯片。

了解详情

复选框了解 Gmail

如果您从 Microsoft Outlook 改用 Gmail,那么您在开始使用 Gmail 时会发现二者存在一些差别。

  • Gmail 会将每封邮件及其回复归入一个会话。打开会话,即可通过一个视图查看多封相关邮件。新的邮件将显示在会话底部。
  • 对于包含大量邮件的会话,可以点击底部的 3 个点来查看完整会话。
  • 在 Gmail 中,您可以使用标签标记邮件,并使用搜索运算符查找邮件。

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复选框下载 Chrome 浏览器

在贵公司改用 Google Workspace 之前,您必须提前 30 天就开始使用 Chrome 浏览器。如果您尚未安装 Chrome 浏览器,请下载并安装

您将通过 Chrome 浏览器使用 Google Workspace 工具,例如 Gmail、Google 云端硬盘和 Google 文档。您可以自定义设置 Chrome 浏览器,并通过您的所有设备安全地工作。借助 Chrome 浏览器,您可以:

  • 在您的所有设备上同步书签和设置。
  • 通过 Chrome 网上应用店的扩展程序添加浏览器功能,例如照片编辑器和项目管理工具。

2.清理旧邮件和日历活动

复选框整理电子邮件和电子邮件文件夹

在贵单位改用 Google Workspace 前,不妨提前 30 天左右就开始清理您的电子邮件和电子邮件文件夹。您需要花些时间考虑 Outlook 中的哪些内容确实有必要保留。在开始处理时,可以考虑采用以下技巧:

  • 尝试调整电子邮件文件夹结构,将文件夹数量保持在 10 个以内,从而确保顺利迁移电子邮件数据。
  • 检查文件夹(包括可能看不到的嵌套文件夹)中的邮件。您可能需要搜索某些邮件。
  • 删除不需要保留的电子邮件。

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复选框检查邮寄名单

检查 Outlook 中的邮寄名单,确认哪些名单需要保留,哪些名单可以删除。

复选框查看日历中的周期性会议

在改用 Google 日历之前,请记下周期性活动和重要会议。在迁移过程中,Google 日历中可能不会显示某些周期性会议。

3. 为使用 Google Workspace 工具做好准备并安排培训

复选框转变工作方式,注重使用搜索功能

开始使用 Google Workspace 后,您可以通过搜索所需内容来查找文件、电子邮件等。

复选框在日历中为公司改用 Google Workspace 的当天预留时间
  • 在贵单位改用 Google Workspace 当天,请留出足够时间检查帐号设置,并熟悉新的 Google Workspace 帐号。
  • 与您的主管合作确定当天的日程,并协调其他团队成员执行。
复选框在办公室进行一对一辅导

如果您是远程办公,可以选在贵单位改用 Google Workspace 的当周,安排一对一辅导和同事辅导活动,让团队成员来到单位办公室接受辅导。

复选框查找 Google Workspace 培训和资源

在贵公司改用 Google Workspace 之前,请先联系您的培训团队,了解有哪些 Google Workspace 课程和资源可供参考:

  • 查看培训团队提供的 Google Workspace 培训资源。例如,单位是否有内部网可供您查找学习资源(如录制内容或演示文稿)?
  • 如果培训团队创建了共享培训日历,请查看在接下来的日子里是否安排了活动,如有,请将这些活动添加到您的日历中。
  • 转到 Google Workspace 学习中心,了解改用指南、提示和技巧等。
  • 如果培训团队开设高级培训课程,请报名参加学习,同时注册课程的邮寄名单,以便了解 Google Workspace 的最新动态。
复选框检查电子邮件签名

请向 IT 团队确认他们是否有签名模板,其中应包含合适的公开托管图片。如果有可用的模板,请务必在贵单位改用 Google Workspace 之前获取该模板。

如果您的 IT 团队没有签名模板,请尝试以下其他方法:

  • 如果贵单位可以向外部用户共享 Google 云端硬盘文件,则可以将 Outlook 中的签名复制并粘贴到 Gmail 中。
  • 如果贵单位无法向外部用户共享云端硬盘文件,请让公司的 IT 团队提供签名模板,其中应包含图片本身的公开网址。如果这种方法仍不可行,请在网络中搜索公开的图片并复制网址。
  • 将您的 Outlook 签名粘贴到 Google 文档中,然后再将其粘贴到 Gmail 中。您需要测试这种方法是否奏效,所以请让外部人员验证签名中的徽标能否正常显示。

请就公司徽标事宜与培训团队联系,以便将公司徽标添加到新的 Gmail 签名中。

复选框设置 Android 或 Apple iOS 设备以使用 Google Workspace

为公司自有的 Android 或 iOS 设备注册移动设备管理服务,以便随时随地使用新的 Google Workspace 帐号和工作应用。

  • 添加密码以保护您的设备。
  • 对于您个人的 Android 设备,则可以设置工作资料,将工作应用和数据与个人应用和数据区分开来。
  • 在您的设备上安装已批准的应用和内部应用

4.为使用 Chrome 浏览器做好准备

复选框从非 Chrome 浏览器导入书签并进行管理

将您的书签、浏览记录和已保存的密码从其他浏览器迁移到 Chrome 浏览器。

导入书签:

  1. 在 Chrome 浏览器中,点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 书签 接着点击 导入书签和设置
  2. 选择包含要导入的书签的程序。
  3. 点击导入 接着点击 完成

添加书签:

  1. 在 Chrome 浏览器中,转到相应网站。
  2. 点击地址栏右侧的星形图标 加星标

注意:您可以计划在贵公司改用 Google Workspace 当天设置 Gmail 和日历书签。

管理书签:

  1. 点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 书签 接着点击 书签管理器
  2. 在左侧,点击文件夹以查看其内容。
  3. 拖动文件夹或书签即可重新排序。
  4. 点击书签旁边的“更多”图标 "",然后选择修改或删除选项。
复选框设置下载位置

要将文件或图片保存到计算机或设备上,您可以进行下载。下载的文件将保存到您的默认下载位置。

  1. 在 Chrome 浏览器中,点击右上角的“更多”图标 "" 设置
  2. 点击底部的高级
  3. 转到下载内容部分,然后选择一个选项:
    • 要更改所有文件的默认下载位置,请点击更改,然后选择您想保存文件的位置。
    • 要为每次下载选择特定的位置,请勾选下载前询问每个文件的保存位置复选框。

了解详情

复选框开启或关闭 Chrome 浏览器通知

在使用 Chrome 浏览器期间,每当有网站、应用或扩展程序尝试向您发送通知时,您都会收到提醒。如果您不想接收通知,可以关闭通知功能。

  1. 在 Chrome 浏览器中,点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 设置
  2. 点击底部的高级
  3. 隐私设置和安全性部分,点击内容设置旁边的向右箭头 ""
  4. 点击通知旁边的向右箭头 ""
  5. 选择相应选项:
    • 要屏蔽所有通知,请点击发送前先询问(推荐)旁边的“关闭”按钮 ""
    • 要屏蔽来自某个网站的通知,请点击禁止旁边的添加。输入相应网站的网址,然后点击添加
    • 要允许接收来自某个网站的通知,请点击允许旁边的添加。输入相应网站的网址,然后点击添加
复选框继续浏览上次打开的网页

您可以让 Chrome 浏览器重新打开您退出时正在浏览的网页。

  1. 在 Chrome 浏览器中,点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 设置
  2. 点击底部的高级
  3. 隐私设置和安全性部分,点击内容设置旁边的向右箭头 ""
  4. 点击通知旁边的向右箭头 ""
  5. 选择相应选项:
    • 要屏蔽所有通知,请点击发送前先询问(推荐)旁边的“关闭”按钮 ""
    • 要屏蔽来自某个网站的通知,请点击禁止旁边的添加。输入相应网站的网址,然后点击添加
    • 要允许接收来自某个网站的通知,请点击允许旁边的添加。输入相应网站的网址,然后点击添加

系统会保存您的 Cookie 和数据,因此您之前登录过的所有网站(例如 Gmail)都会重新打开。如果您不想自动登录这些网页,请按以下步骤操作:

  1. 在 Chrome 浏览器中,点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 设置
  2. 点击底部的高级
  3. 隐私设置和安全性部分,点击内容设置旁边的向右箭头 ""
  4. 点击通知旁边的向右箭头 ""
  5. 选择相应选项:
    • 要屏蔽所有通知,请点击发送前先询问(推荐)旁边的“关闭”按钮 ""
    • 要屏蔽来自某个网站的通知,请点击禁止旁边的添加。输入相应网站的网址,然后点击添加
    • 要允许接收来自某个网站的通知,请点击允许旁边的添加。输入相应网站的网址,然后点击添加
复选框重新打开已关闭的标签页

如果您不小心关闭了某个标签页,可以按 Ctrl + Shift + T 将其重新打开。

*本指南中的说明仅适用于桌面设备。

后续步骤

想要快速上手 Google Workspace 以提高工作效率吗?请参阅第 1 天核对清单

 


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

 

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