รับความช่วยเหลือและการฝึกอบรมก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace
แสดงวิธีการทั้งหมด | ซ่อนวิธีการทั้งหมด
1. ทำความเข้าใจ Google Workspace
ทำความรู้จักกับ Google Workspace และเครื่องมือใหม่ของคุณ
Google Workspace จะช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้
- สื่อสารและทำงานกับเพื่อนร่วมงานได้แบบเรียลไทม์ เชื่อมต่อกับทีมผ่านการประชุมทางวิดีโอ อีเมล หรือแชทได้ไม่ว่าคนอื่นๆ จะใช้ Google ปฏิทิน, Gmail, Google Meet หรือ Google Chat
- เก็บไฟล์อย่างปลอดภัยและค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ทันทีบนอุปกรณ์ทุกชนิด เก็บเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ และไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดไว้ในที่เดียวกันด้วย Google ไดรฟ์
- สร้าง แชร์ และนำเสนอเทมเพลต แผนโครงการ และสไลด์ระดับมืออาชีพ เมื่อใช้ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ คุณจะสร้างและแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และสไลด์ในเว็บเบราว์เซอร์ได้
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Gmail
ถ้าคุณเปลี่ยนมาจาก Microsoft Outlook คุณจะเห็นความแตกต่าง 2-3 อย่างเมื่อเริ่มใช้ Gmail
- Gmail จัดกลุ่มข้อความพร้อมทั้งการตอบกลับไว้ในชุดข้อความการสนทนาเดียวกัน คุณจะใช้ชุดข้อความการสนทนาเพื่อดูข้อความที่เกี่ยวข้องกันหลายรายการได้ในมุมมองเดียวกัน โดยข้อความใหม่จะอยู่ด้านล่างสุดของชุดข้อความ
- ถ้าชุดข้อความมีข้อความจำนวนมาก ให้คลิกเครื่องหมายจุด 3 จุดที่ด้านล่างสุดเพื่อดูชุดข้อความทั้งชุด
- ใน Gmail คุณจะติดป้ายกำกับที่ข้อความได้และใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาเพื่อหาข้อความ
ดาวน์โหลดเบราว์เซอร์ Chrome
คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเบราว์เซอร์ Chrome เป็นเวลา 30 วันก่อนที่บริษัทจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ถ้ายังไม่มีเบราว์เซอร์ Chrome โปรดดาวน์โหลดและติดตั้ง
คุณจะต้องทำงานในเบราว์เซอร์ Chrome จึงจะใช้เครื่องมือต่างๆ ของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ไดรฟ์ และ Google เอกสารได้ โดยคุณจะปรับแต่งเบราว์เซอร์และทำงานได้อย่างปลอดภัยในอุปกรณ์ทุกเครื่อง สิ่งที่ทำได้ในเบราว์เซอร์ Chrome มีดังนี้
- ซิงค์ข้อมูลบุ๊กมาร์กและการตั้งค่าในทุกอุปกรณ์
- เพิ่มส่วนขยายของ Chrome เว็บสโตร์ลงในฟังก์ชันการทำงานของเบราว์เซอร์ เช่น เครื่องมือแก้ไขรูปภาพ และเครื่องมือการจัดการโครงการ
2. ล้างอีเมลและกิจกรรมเก่าในปฏิทิน
จัดระเบียบอีเมลและโฟลเดอร์อีเมล
ขอแนะนำให้เริ่มล้างอีเมลและโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ประมาณ 30 วัน เพราะคุณต้องใช้เวลาคิดว่าจำเป็นต้องเก็บอะไรไว้ใน Outlook บ้าง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับอื่นๆ ในการเริ่มต้น
- พยายามจัดโครงสร้างโฟลเดอร์อีเมลให้มีประมาณ 10 โฟลเดอร์เพื่อการย้ายข้อมูลที่ราบรื่นขึ้น
- ตรวจสอบข้อความในโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ที่ซ้อนอยู่ซึ่งอาจมองไม่เห็น คุณอาจต้องใช้การค้นหาข้อความ
- ลบข้อความอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้
ตรวจทานรายชื่ออีเมล
ตรวจทานรายชื่ออีเมลใน Outlook และดูว่าคุณต้องการเก็บหรือลบรายชื่อใดบ้าง
ตรวจหาการประชุมที่เกิดซ้ำในปฏิทิน
จดชื่อกิจกรรมที่เกิดซ้ำและการประชุมที่สำคัญไว้ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้ Google ปฏิทิน เพราะการประชุมที่เกิดซ้ำบางรายการอาจไม่ปรากฏในปฏิทินในระหว่างที่ย้ายข้อมูล
3. เตรียมพร้อมสำหรับเครื่องมือ Google Workspace และกำหนดเวลาฝึกอบรม
เปลี่ยนมาใช้การทำงานในรูปแบบ "ค้นหาก่อน"
เมื่อเริ่มใช้ Google Workspace คุณจะพบไฟล์ ข้อความอีเมล และข้อมูลอื่นๆ ได้ด้วยการค้นหาสิ่งที่ต้องการ
กันเวลาในปฏิทินสำหรับวันที่บริษัทจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace
- ในวันที่องค์กรเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ให้เผื่อเวลาเพื่อตรวจทานการตั้งค่าบัญชีและทำความคุ้นเคยกับบัญชี Google Workspace ใหม่ของคุณ
- ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อประสานงานกำหนดการนี้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม
เข้ามาที่ทำงานเพื่อรับความช่วยเหลือแบบตัวต่อตัว
ถ้าคุณทำงานทางไกล ให้กำหนดเวลาเข้ามารับการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานแบบตัวต่อตัวที่สำนักงานในสัปดาห์ที่บริษัทเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace
ค้นหาแหล่งข้อมูลและการฝึกอบรม Google Workspace
ก่อนที่บริษัทจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ให้ติดต่อทีมฝึกอบรมของคุณเพื่อดูว่ามีแหล่งข้อมูลและหลักสูตร Google Workspace ใดให้ดูได้บ้าง
- ดูทรัพยากรฝึกอบรม Google Workspace จากทีมฝึกอบรมของบริษัท เช่น อาจมีเว็บไซต์ภายในให้คุณไปค้นหาแหล่งข้อมูลการเรียนรู้ เช่น วิดีโอบันทึกหรืองานนำเสนอ
- ถ้าทีมฝึกอบรมแชร์ปฏิทินฝึกอบรมไว้ ให้ลองดูวันฝึกอบรมที่กำลังจะมาถึงและเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ
- ไปที่ศูนย์การเรียนรู้ของ Google Workspace เพื่อดูคู่มือในการเปลี่ยนมาใช้งาน กลเม็ดเคล็ดลับ และอื่นๆ
- ถ้าทีมฝึกอบรมเสนอการอบรมขั้นสูง ให้ลงทะเบียนเข้าร่วม และลงชื่อสมัครร่วมรายชื่ออีเมลเพื่อรับทราบข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับ Google Workspace
ตรวจสอบลายเซ็นอีเมลของคุณ
สอบถามกับทีมไอทีว่ามีเทมเพลตลายเซ็นที่มีรูปภาพซึ่งโฮสต์แบบสาธารณะที่เหมาะสมหรือไม่ ถ้ามี อย่าลืมขอเทมเพลตก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace
แต่ถ้าทีมไอทีไม่มีเทมเพลตลายเซ็น คุณก็มีทางเลือกอื่นๆ ต่อไปนี้
- ถ้าองค์กรแชร์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์กับภายนอกได้ ให้คัดลอกลายเซ็นจาก Outlook และวางใน Gmail
- ถ้าองค์กรแชร์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์กับภายนอกไม่ได้ ลองขอเทมเพลตลายเซ็นที่มีรูปภาพซึ่งอยู่ใน URL สาธารณะจากทีมไอที หรือถ้าทำไม่ได้ ลองค้นหารูปสาธารณะจากเว็บไซต์และคัดลอก URL ของรูปภาพ
- วางลายเซ็น Outlook ใน Google เอกสาร แล้ววางใน Gmail คุณจะต้องทดสอบเพื่อดูว่าใช้ได้หรือไม่ด้วยการให้คนนอกตรวจสอบยืนยันโลโก้ในลายเซ็น
ค้นหาโลโก้ของบริษัท
ติดต่อทีมฝึกอบรมเกี่ยวกับโลโก้บริษัทเพื่อใส่ลงในลายเซ็นใหม่ใน Gmail
ตั้งค่าอุปกรณ์ Android หรือ Apple iOS เพื่อเข้าถึง Google Workspace
ลงทะเบียนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของบริษัทในการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อเข้าถึงบัญชี Google Workspace ใหม่และใช้งานแอปได้ทุกที่ทุกเวลา
- เพิ่มรหัสผ่านเพื่อปกป้องอุปกรณ์
- ถ้าคุณเป็นเจ้าของอุปกรณ์ Android คุณจะตั้งค่าโปรไฟล์งานที่แยกข้อมูลและแอปสำหรับเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัวได้
- ดาวน์โหลดแอปภายในและแอปที่ได้รับอนุมัติลงในอุปกรณ์
4. เตรียมความพร้อมเพื่อใช้เบราว์เซอร์ Chrome
นำเข้าและจัดการบุ๊กมาร์กจากเบราว์เซอร์อื่นที่ไม่ใช่ Chrome
ย้ายข้อมูลบุ๊กมาร์ก ประวัติการท่องเว็บ และรหัสผ่านที่บันทึกไว้จากเบราว์เซอร์อื่นมาที่เบราว์เซอร์ Chrome
นำเข้าบุ๊กมาร์ก:
- ในเบราว์เซอร์ Chrome ให้คลิก "เพิ่มเติม"
บุ๊กมาร์ก
- เลือกโปรแกรมที่มีบุ๊กมาร์กที่คุณต้องการนำเข้า
- คลิกนำเข้า
วิธีเพิ่มบุ๊กมาร์ก
- เปิดเว็บไซต์โดยใช้เบราว์เซอร์ Chrome
- คลิกดาว
ทางด้านขวาของแถบที่อยู่
ทางด้านขวาของแถบที่อยู่หมายเหตุ: คุณอาจวางแผนเพื่อตั้งค่าบุ๊กมาร์กปฏิทินและ Gmail ในวันที่บริษัทเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ได้
จัดการบุ๊กมาร์ก:
- คลิก "เพิ่มเติม"
- คลิกโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายเพื่อดูเนื้อหา
- ลากเพื่อจัดเรียงโฟลเดอร์หรือบุ๊กมาร์กใหม่
- คลิก "เพิ่มเติม"
ข้างบุ๊กมาร์กที่ต้องการ แล้วเลือกแก้ไขหรือลบ
ตั้งค่าตำแหน่งการดาวน์โหลด
ถ้าต้องการบันทึกไฟล์หรือรูปภาพไว้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ ให้ดาวน์โหลดไฟล์ดังกล่าว ซึ่งระบบจะบันทึกไปไว้ในตำแหน่งการดาวน์โหลดเริ่มต้นของคุณ
- ในเบราว์เซอร์ Chrome ให้คลิก "เพิ่มเติม"
- ที่ด้านล่างให้คลิกขั้นสูง
- ไปที่หัวข้อดาวน์โหลด แล้วเลือกตัวเลือกดังนี้
- หากต้องการเปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นในการดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมด ให้คลิกเปลี่ยน แล้วเลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์
- หากต้องการเลือกตำแหน่งที่ตั้งเฉพาะสำหรับการดาวน์โหลดแต่ละรายการ ให้เลือกช่องถามตำแหน่งที่จะบันทึกก่อนดาวน์โหลดแต่ละไฟล์
เปิดหรือปิดการแจ้งเตือนของเบราว์เซอร์ Chrome
เมื่อใช้เบราว์เซอร์ Chrome คุณจะได้รับแจ้งเมื่อเว็บไซต์ แอป หรือส่วนขยายพยายามจะส่งการแจ้งเตือนให้คุณ หากไม่ต้องการรับการแจ้งเตือน ก็ปิดใช้ได้
- ในเบราว์เซอร์ Chrome ให้คลิก "เพิ่มเติม"
- ที่ด้านล่างให้คลิกขั้นสูง
- ในหัวข้อความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย ข้างการตั้งค่าเนื้อหา ให้คลิกลูกศรขวา
- ข้างการแจ้งเตือน ให้คลิกลูกศรขวา
- เลือกตัวเลือกดังนี้
- หากต้องการบล็อกการแจ้งเตือนทั้งหมด ให้คลิกปิด
ข้างถามก่อนส่ง (แนะนำ)
- หากต้องการบล็อกการแจ้งเตือนจากเว็บไซต์ ให้คลิกเพิ่ม ข้างบล็อก ป้อนเว็บไซต์ที่ต้องการ แล้วคลิกเพิ่ม
- หากต้องการอนุญาตเว็บไซต์ ให้คลิกเพิ่ม ข้างอนุญาต ป้อนเว็บไซต์ที่ต้องการ แล้วคลิกเพิ่ม
ดำเนินการต่อจากจุดที่ค้างไว้
คุณกำหนดให้เบราว์เซอร์ Chrome เปิดหน้าเว็บเดิมที่เคยดูอยู่ก่อนจะออกขึ้นมาใหม่ได้
- ในเบราว์เซอร์ Chrome ให้คลิก "เพิ่มเติม"
- ที่ด้านล่างให้คลิกขั้นสูง
- ในหัวข้อความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย ข้างการตั้งค่าเนื้อหา ให้คลิกลูกศรขวา
- ข้างการแจ้งเตือน ให้คลิกลูกศรขวา
- เลือกตัวเลือกดังนี้
- หากต้องการบล็อกการแจ้งเตือนทั้งหมด ให้คลิกปิด
- หากต้องการบล็อกการแจ้งเตือนจากเว็บไซต์ ให้คลิกเพิ่ม ข้างบล็อก ป้อนเว็บไซต์ที่ต้องการ แล้วคลิกเพิ่ม
- หากต้องการอนุญาตเว็บไซต์ ให้คลิกเพิ่ม ข้างอนุญาต ป้อนเว็บไซต์ที่ต้องการ แล้วคลิกเพิ่ม
ระบบจะบันทึกคุกกี้และข้อมูลของคุณไว้ ดังนั้นเว็บไซต์ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ไว้ก่อนหน้านี้ เช่น Gmail จะเปิดขึ้นอีกครั้ง หากคุณไม่ต้องการลงชื่อเข้าใช้หน้าเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ในเบราว์เซอร์ Chrome ให้คลิก "เพิ่มเติม"
- ที่ด้านล่างให้คลิกขั้นสูง
- ในหัวข้อความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย ข้างการตั้งค่าเนื้อหา ให้คลิกลูกศรขวา
- ข้างการแจ้งเตือน ให้คลิกลูกศรขวา
- เลือกตัวเลือกดังนี้
- หากต้องการบล็อกการแจ้งเตือนทั้งหมด ให้คลิกปิด
- หากต้องการบล็อกการแจ้งเตือนจากเว็บไซต์ ให้คลิกเพิ่ม ข้างบล็อก ป้อนเว็บไซต์ที่ต้องการ แล้วคลิกเพิ่ม
- หากต้องการอนุญาตเว็บไซต์ ให้คลิกเพิ่ม ข้างอนุญาต ป้อนเว็บไซต์ที่ต้องการ แล้วคลิกเพิ่ม
เปิดแท็บที่ปิดไปแล้วขึ้นมาใหม่
ถ้าคุณปิดแท็บโดยไม่ได้ตั้งใจ ก็เปิดขึ้นมาใหม่ได้โดยกด Ctrl+Shift+T
ขั้นตอนถัดไป
หากต้องการเริ่มการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพใน Google Workspace ดูรายการตรวจสอบในวันที่ 1
กลับไปด้านบน
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง
