ก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace โปรดดําเนินการตามรายการตรวจสอบนี้ให้เสร็จสิ้นเพื่อ...
- เข้าใจ Google Workspace
- ล้างอีเมลและกิจกรรมเก่าในปฏิทิน
- เตรียมความพร้อมสำหรับเครื่องมือใหม่และกำหนดเวลาการฝึกอบรม
เข้าใจ Google Workspace
Google Workspace ช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- สื่อสารและทำงานกับเพื่อนร่วมงานได้แบบเรียลไทม์ เชื่อมต่อกับทีมผ่านการประชุมทางวิดีโอ อีเมล หรือแชทได้ไม่ว่าคนอื่นๆ จะใช้ Google ปฏิทิน, Gmail, Google Meet หรือ Google Chat
- เก็บไฟล์อย่างปลอดภัยและค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ทันทีบนอุปกรณ์ทุกชนิด เก็บเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ และไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดไว้ในที่เดียวกันด้วย Google ไดรฟ์
- สร้าง แชร์ และนำเสนอเทมเพลต แผนโครงการ และสไลด์ระดับมืออาชีพ เมื่อใช้ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ คุณจะสร้างและแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และสไลด์ในเว็บเบราว์เซอร์ได้
หากคุณเปลี่ยนจากแอปอีเมลอื่น เช่น Microsoft Outlook คุณจะเห็นความแตกต่างเล็กน้อยเมื่อเริ่มใช้ Gmail ดังนี้
- Gmail จัดกลุ่มข้อความพร้อมทั้งการตอบกลับไว้ในชุดข้อความการสนทนาเดียวกัน คุณจะใช้ชุดข้อความการสนทนาเพื่อดูข้อความที่เกี่ยวข้องกันหลายรายการได้ในมุมมองเดียวกัน โดยข้อความใหม่จะอยู่ด้านล่างสุดของชุดข้อความ
- ถ้าชุดข้อความมีข้อความจำนวนมาก ให้คลิกเครื่องหมายจุด 3 จุดที่ด้านล่างสุดเพื่อดูชุดข้อความทั้งชุด
- ใน Gmail คุณจะติดป้ายกำกับที่ข้อความได้และใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาเพื่อหาข้อความ
เมื่อเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace คุณจะทำงานในเบราว์เซอร์ Chrome เพื่อใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Gmail, Google ไดรฟ์ และ Google เอกสาร โดยคุณจะปรับแต่ง Chrome และทำงานได้อย่างปลอดภัยในอุปกรณ์ทุกเครื่อง สิ่งที่ทำได้ในเบราว์เซอร์ Chrome มีดังนี้
- ซิงค์ข้อมูลบุ๊กมาร์กและการตั้งค่าในทุกอุปกรณ์
- เพิ่มส่วนขยายของ Chrome เว็บสโตร์ลงในฟังก์ชันการทำงานของเบราว์เซอร์ เช่น เครื่องมือแก้ไขรูปภาพ และเครื่องมือการจัดการโครงการ
โปรดดาวน์โหลดและเริ่มใช้งานเบราว์เซอร์ Chrome เลยตอนนี้เพื่อทำความคุ้นเคยกับเบราว์เซอร์ Chrome ก่อนที่บริษัทดำเนินการเปลี่ยน
ล้างอีเมลและกิจกรรมเก่าในปฏิทิน
ขอแนะนำให้เริ่มล้างอีเมลและโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ประมาณ 30 วัน เพราะคุณต้องใช้เวลาคิดว่าจำเป็นต้องเก็บอะไรไว้ใน Outlook บ้าง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับอื่นๆ ในการเริ่มต้น
- พยายามจัดโครงสร้างโฟลเดอร์อีเมลให้มีประมาณ 10 โฟลเดอร์เพื่อการย้ายข้อมูลที่ราบรื่นขึ้น
- ตรวจสอบข้อความในโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ที่ซ้อนอยู่ซึ่งอาจมองไม่เห็น คุณอาจต้องใช้การค้นหาข้อความ
- ลบข้อความอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้
ตรวจทานรายชื่ออีเมลและดูว่าคุณต้องการเก็บหรือลบรายชื่อใดบ้าง
จดชื่อกิจกรรมที่เกิดซ้ำและการประชุมที่สำคัญไว้ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้ Google ปฏิทิน เพราะการประชุมที่เกิดซ้ำบางรายการอาจไม่ปรากฏในปฏิทินในระหว่างที่ย้ายข้อมูล
เตรียมความพร้อมสำหรับเครื่องมือใหม่และกำหนดเวลาการฝึกอบรม
เมื่อเริ่มใช้ Google Workspace คุณจะพบไฟล์ ข้อความอีเมล และข้อมูลอื่นๆ ได้ด้วยการค้นหาสิ่งที่ต้องการ
- ในวันที่องค์กรเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ให้เผื่อเวลาเพื่อตรวจทานการตั้งค่าบัญชีและทำความคุ้นเคยกับบัญชี Google Workspace
- ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อประสานงานกำหนดการนี้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม
ถ้าคุณทำงานทางไกล ให้กำหนดเวลาเข้ามารับการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานแบบตัวต่อตัวที่สำนักงานในสัปดาห์ที่บริษัทเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace
ก่อนที่บริษัทจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace ให้ติดต่อทีมฝึกอบรมของคุณเพื่อดูว่ามีแหล่งข้อมูลและหลักสูตร Google Workspace ใดให้ดูได้บ้าง
- ดูทรัพยากรฝึกอบรม Google Workspace จากทีมฝึกอบรมของบริษัท เช่น อาจมีเว็บไซต์ภายในให้คุณไปค้นหาแหล่งข้อมูลการเรียนรู้ เช่น วิดีโอบันทึกหรืองานนำเสนอ
- ถ้าทีมฝึกอบรมแชร์ปฏิทินฝึกอบรมไว้ ให้ลองดูวันฝึกอบรมที่กำลังจะมาถึงและเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ
- ดูคู่มือการเปลี่ยนมาใช้งาน กลเม็ดเคล็ดลับ และอื่นๆ อีกมากมายที่ศูนย์การเรียนรู้ Google Workspace
- ถ้าทีมฝึกอบรมเสนอการอบรมขั้นสูง ให้ลงทะเบียนและลงชื่อสมัครเข้าร่วมรายชื่ออีเมลเพื่อรับทราบข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับ Google Workspace
สอบถามกับทีมไอทีว่ามีเทมเพลตลายเซ็นที่มีรูปภาพซึ่งโฮสต์แบบสาธารณะที่เหมาะสมหรือไม่ ถ้ามี อย่าลืมขอเทมเพลตก่อนที่องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace
แต่ถ้าทีมไอทีไม่มีเทมเพลตลายเซ็น คุณก็มีทางเลือกอื่นๆ ต่อไปนี้
- หากองค์กรแชร์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์กับภายนอกได้ ให้คัดลอกลายเซ็นจากแอปอีเมลเดิมและวางใน Gmail
- หากองค์กรแชร์ไฟล์ใน Google ไดรฟ์กับภายนอกไม่ได้ ให้ขอเทมเพลตลายเซ็นที่มีรูปภาพซึ่งอยู่ใน URL สาธารณะจากทีมไอทีของบริษัท หรือถ้าทำไม่ได้ ลองค้นหารูปสาธารณะจากเว็บไซต์และคัดลอก URL ของรูปภาพ
- วางลายเซ็นเดิมใน Google เอกสาร แล้วจึงวางใน Gmail คุณจะต้องทดสอบเพื่อดูว่าใช้ได้หรือไม่ด้วยการให้คนนอกตรวจสอบยืนยันโลโก้ในลายเซ็น
ติดต่อทีมฝึกอบรมเกี่ยวกับโลโก้บริษัทเพื่อใส่ลงในลายเซ็นใหม่ใน Gmail
ลงทะเบียนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของบริษัทในการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อเข้าถึงบัญชี Google Workspace ใหม่และใช้งานแอปได้ทุกที่ทุกเวลา
- เพิ่มรหัสผ่านเพื่อปกป้องอุปกรณ์
- ถ้าคุณเป็นเจ้าของอุปกรณ์ Android คุณจะตั้งค่าโปรไฟล์งานที่แยกข้อมูลและแอปสำหรับเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัวได้
- ดาวน์โหลดแอปภายในและแอปที่ได้รับอนุมัติลงในอุปกรณ์
ขั้นตอนถัดไป
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง