Ознакомьтесь со справочными материалами и пройдите обучение до того, как ваша организация перейдет на Google Workspace*.
1. Изучите возможности Google Workspace
Google Workspace поможет вам выполнять следующие задачи:
- Общение и совместная работа с коллегами. Проводите видеовстречи, используйте электронную почту или чат для связи с сотрудниками, которые работают с Google Календарем, Gmail, Google Meet и Google Chat.
- Безопасное хранение файлов и быстрый поиск нужных данных на любом устройстве. Храните документы, таблицы, презентации и другие файлы на Google Диске.
- Создание, демонстрация и публикация шаблонов, планов проектов и презентаций профессионального уровня. Доступные редакторы позволяют создавать и изменять документы, таблицы и презентации прямо в браузере.
Если раньше вы использовали Microsoft Outlook, вы заметите определенные отличия в работе Gmail.
- Gmail группирует все ответы на письмо в одну цепочку. В таких цепочках вы можете просматривать сразу несколько связанных между собой сообщений. Новые письма будут появляться внизу цепочки.
- Если цепочка содержит много писем, нажмите на значок с тремя точками внизу страницы, чтобы посмотреть всю цепочку.
- В Gmail можно отмечать сообщения с помощью ярлыков и искать нужные письма, используя операторы поиска.
Вам нужно скачать и установить браузер Chrome за 30 дней до перехода вашей компании на Google Workspace. Воспользуйтесь этой ссылкой.
В Chrome вы будете работать с различными инструментами Google Workspace, такими как Gmail, Google Диск и Документы. Вы можете настроить браузер нужным вам образом и безопасно работать с данными на всех своих устройствах. Браузер Chrome позволяет:
- синхронизировать закладки и настройки на всех ваших устройствах;
- устанавливать из интернет-магазина Chrome расширения, например фоторедакторы или инструменты для управления проектами.
2. Удалите старые письма и мероприятия календаря
Мы рекомендуем приступить к очистке почты и почтовых папок за 30 дней до перехода вашей организации на Google Workspace. Подумайте, какую информацию из Outlook вам понадобится сохранить. Ниже вы найдете ещё несколько советов.
- Чтобы процесс переноса прошел быстро и без проблем, постарайтесь ограничиться 10 почтовыми папками.
- Проверьте письма в папках, в том числе во вложенных папках, которые могут не отображаться. Если вы не можете найти какие-либо сообщения, воспользуйтесь функцией поиска.
- Удалите все ненужные письма.
Проверьте списки рассылки в Outlook и удалите ненужные.
Запишите данные о повторяющихся мероприятиях и важных встречах до перехода на Google Календарь, так как после переноса некоторые из них могут не показываться в Календаре.
3. Подготовьтесь к работе с инструментами Google Workspace и запланируйте обучение
Работая с Google Workspace, вы сможете быстро находить нужные файлы, письма и другие материалы, пользуясь функцией поиска.
- В день перехода вашей организации на Google Workspace выделите необходимое время, чтобы изучить настройки и возможности вашего нового аккаунта.
- Сообщите о своем расписании менеджеру, чтобы он уведомил других членов команды о том, что вы заняты.
Если вы работаете дистанционно, запланируйте время для посещения офиса в первую неделю после перехода вашей компании на Google Workspace, чтобы лично пообщаться со службой поддержки и обменяться опытом с коллегами.
Перед переходом на Google Workspace обратитесь к сотрудникам, отвечающим за обучение в вашей организации, и узнайте, какие справочные ресурсы Google Workspace вам доступны.
- Изучите материалы и ресурсы, которые они порекомендуют. Например, это может быть внутренний сайт с записями или презентациями.
- Если ваша обучающая группа ведет общий календарь обучения, посмотрите даты и добавьте их в свой календарь.
- В Центре обучения Google Workspace вы найдете руководства по переходу, полезные советы и другие материалы.
- Если ваша организация предлагает пройти курс углубленного обучения, зарегистрируйтесь для участия в нем и подпишитесь на рассылку, чтобы получать новости о Google Workspace.
Уточните у ИТ-специалистов, есть ли у них шаблон подписи с подходящим общедоступным изображением. Если такой шаблон существует, обязательно получите его до перехода вашей организации на Google Workspace.
Если шаблона нет, вы можете сделать следующее:
- Если ваша организация может предоставлять доступ к файлам на Google Диске внешним пользователям, скопируйте подпись из Outlook и вставьте ее в Gmail.
- Если ваша организация не обеспечивает такую возможность, попросите ИТ-специалистов предоставить шаблон подписи с URL общедоступного изображения или найдите такое изображение на сайте и скопируйте его URL.
- Вставьте подпись Outlook в документ Google, а затем в Gmail. Вам необходимо проверить, корректно ли она отображается, поэтому попросите внешнего пользователя подтвердить, что логотип виден в подписи.
Попросите у сотрудника, отвечающего за обучение, отправить вам изображение логотипа, чтобы вы могли добавить его в свою новую подпись Gmail.
Зарегистрируйте корпоративное устройство Android или iOS в системе управления мобильными устройствами, чтобы получить на нем доступ к своему новому аккаунту Google Workspace и рабочим приложениям.
- Установите пароль, чтобы защитить устройство.
- На устройстве Android вы можете настроить рабочий профиль, позволяющий отделить личные приложения и данные от корпоративных.
- Установите одобренные внутренние приложения на своем устройстве.
4. Подготовьтесь к работе с браузером Chrome
Вы можете перенести в Chrome закладки, историю просмотра и сохраненные пароли из любого другого браузера.
Как импортировать закладки в Chrome
- В браузере Chrome в правом верхнем углу нажмите на значок "Ещё"
Закладки
- Выберите программу, из которой нужно импортировать закладки.
- Нажмите Импорт
Как создать закладку
- В браузере Chrome перейдите на какой-либо сайт.
- Справа от адресной строки нажмите на значок "Добавить страницу в закладки"
.
.Примечание. Вы можете запланировать настройку закладок Gmail и Календаря на день, когда ваша компания перейдет на Google Workspace.
Как управлять закладками
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Ещё"
- Слева нажмите какую-либо папку, чтобы увидеть ее содержимое.
- Перетащите папку или закладку на нужное место.
- Рядом с закладкой нажмите на значок "Ещё"
Вы можете скачать файл, например изображение или документ, на компьютер или другое устройство. Файлы будут сохраняться в папке, заданной по умолчанию.
- В браузере Chrome в правом верхнем углу нажмите на значок "Ещё"
- Внизу экрана нажмите Дополнительные.
- Перейдите в раздел Скачанные файлы и выберите нужный вариант:
- Чтобы изменить место, где следует сохранять все файлы по умолчанию, нажмите Изменить.
- Также можно активировать параметр Всегда указывать место для скачивания, чтобы выбирать, куда нужно сохранить каждый файл.
Если сайт, приложение или расширение пытается отправить вам уведомление, в Chrome появляется предупреждение. Если вы не хотите получать уведомления, вы можете отключить их.
- В браузере Chrome в правом верхнем углу нажмите на значок "Ещё"
- Внизу экрана нажмите Дополнительные.
- В разделе Конфиденциальность и безопасность нажмите на стрелку вправо
рядом с пунктом Настройки контента.
- Рядом с пунктом Уведомления нажмите на стрелку вправо
- Выберите один из вариантов:
- Чтобы заблокировать все уведомления, рядом с пунктом Спрашивать разрешение перед отправкой (рекомендуется) нажмите на переключатель
.
- Чтобы заблокировать уведомления от конкретного сайта, рядом с пунктом Блокировать нажмите кнопку Добавить. Введите адрес сайта и снова нажмите Добавить.
- Чтобы разрешить уведомления от конкретного сайта, рядом с пунктом Разрешить нажмите кнопку Добавить. Введите адрес сайта и снова нажмите Добавить.
Chrome можно настроить так, чтобы при запуске открывались страницы, которые вы просматривали перед закрытием.
- В браузере Chrome в правом верхнем углу нажмите на значок "Ещё"
- Внизу экрана нажмите Дополнительные.
- В разделе Конфиденциальность и безопасность нажмите на стрелку вправо
- Рядом с пунктом Уведомления нажмите на стрелку вправо
- Выберите один из вариантов:
- Чтобы заблокировать все уведомления, рядом с пунктом Спрашивать разрешение перед отправкой (рекомендуется) нажмите на переключатель
- Чтобы заблокировать уведомления от конкретного сайта, рядом с пунктом Блокировать нажмите кнопку Добавить. Введите адрес сайта и снова нажмите Добавить.
- Чтобы разрешить уведомления от конкретного сайта, рядом с пунктом Разрешить нажмите кнопку Добавить. Введите адрес сайта и снова нажмите Добавить.
Ваши файлы cookie и данные будут автоматически сохранены, поэтому вам не придется повторно входить на сайты, например в Gmail. Если вы не хотите, чтобы вход на сайты выполнялся автоматически, выполните следующие действия:
- В браузере Chrome в правом верхнем углу нажмите на значок "Ещё"
- Внизу экрана нажмите Дополнительные.
- В разделе Конфиденциальность и безопасность нажмите на стрелку вправо
- Рядом с пунктом Уведомления нажмите на стрелку вправо
- Выберите один из вариантов:
- Чтобы заблокировать все уведомления, рядом с пунктом Спрашивать разрешение перед отправкой (рекомендуется) нажмите на переключатель
- Чтобы заблокировать уведомления от конкретного сайта, рядом с пунктом Блокировать нажмите кнопку Добавить. Введите адрес сайта и снова нажмите Добавить.
- Чтобы разрешить уведомления от конкретного сайта, рядом с пунктом Разрешить нажмите кнопку Добавить. Введите адрес сайта и снова нажмите Добавить.
Если вы случайно закрыли вкладку, вы можете открыть ее повторно, нажав клавиши Ctrl + Shift + T.
*Инструкции в этой статье предназначены для пользователей компьютеров.
Что дальше
Хотите быстро начать работу с Google Workspace? Перейдите к контрольному списку для первого дня работы.
К началу
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.