Preparar a migração para o Google Workspace

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Diversos dispositivos que exibem serviços do G SuiteReceba ajuda e treinamento antes de sua organização mudar para o Google Workspace.

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1. Entender o Google Workspace

Caixa de seleçãoConheça o Google Workspace e as novas ferramentas

Com o Google Workspace, você pode fazer o seguinte:

  • Comunicar-se e colaborar instantaneamente com colegas de trabalho: conecte-se com sua equipe usando videochamadas, e-mails ou chats no Google Agenda, Gmail, Google Meet e Google Chat.
  • Armazenar arquivos com segurança e encontrar o que precisa instantaneamente em qualquer dispositivo: mantenha documentos, planilhas, apresentações e outros arquivos em um só lugar com o Google Drive.
  • Criar, compartilhar e apresentar modelos profissionais, planos de projetos e apresentações: com o Documentos, o Planilhas e o Apresentações Google, você cria e edita documentos, planilhas e apresentações no navegador da Web.

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Caixa de seleçãoAprenda a usar o Gmail

Se você estiver migrando do Microsoft Outlook , perceberá algumas diferenças quando começar a usar o Gmail.

  • O Gmail agrupa uma mensagem e as respostas em uma conversa. Você pode usar as conversas para mostrar as várias mensagens relacionadas na mesma visualização. Você verá as novas mensagens na parte inferior de uma conversa.
  • Se uma conversa tiver muitas mensagens, clique nos três pontos na parte inferior para ver a conversa inteira.
  • No Gmail, você pode atribuir marcadores a mensagens e usar operadores de pesquisa para encontrar mensagens.

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Caixa de seleçãoFaça o download do navegador Chrome

Você precisa ter acesso ao navegador Chrome 30 dias antes da transição da sua empresa para o Google Workspace. Se você ainda não tiver o Chrome, faça o download e a instalação do navegador.

Você usará o navegador Chrome para acessar as ferramentas do Google Workspace, como o Gmail, o Google Drive e o Documentos Google. Você pode personalizar o navegador e trabalhar com segurança em todos os seus dispositivos. Com o navegador Chrome, você pode:

  • sincronizar os favoritos e as configurações em todos os dispositivos;
  • melhorar a funcionalidade do navegador com as extensões da Chrome Web Store, como editores de fotos e ferramentas de gerenciamento de projetos.

2. Excluir e-mails e eventos da agenda antigos

Caixa de seleçãoOrganize seu e-mail e as pastas de e-mails

Cerca de 30 dias antes da migração da sua empresa para o Google Workspace, é recomendável começar a limpar e-mails e pastas de e-mails. Você precisa de tempo para pensar no que deve ser mantido no Outlook. Veja estas outras dicas:

  • Tente manter no máximo 10 pastas de e-mails para facilitar o processo de migração.
  • Verifique as mensagens nas suas pastas, inclusive nas pastas aninhadas que podem não estar visíveis. Talvez seja necessário pesquisar mensagens.
  • Exclua as mensagens de e-mail que você não precisa manter.

Saiba mais

Caixa de seleçãoVerifique suas listas de e-mails

Verifique as listas de e-mails no Outlook e veja quais você precisa manter ou excluir.

Caixa de seleçãoVerifique se há reuniões recorrentes na sua agenda

Anote eventos recorrentes e reuniões importantes antes de migrar para o Google Agenda. Durante o processo de migração, algumas reuniões recorrentes podem não aparecer no Agenda.

3. Preparar-se para usar as ferramentas do Google Workspace e programar treinamentos

Caixa de seleçãoUse o recurso de pesquisa

Quando começar a usar o Google Workspace, você poderá pesquisar arquivos, mensagens de e-mail e outros itens.

Caixa de seleçãoBloqueia a disponibilidade na sua agenda no dia da migração para o Google Workspace
  • No dia em que sua organização migrar para o Google Workspace, reserve um tempo para verificar as configurações da conta e se familiarizar com a nova conta do Google Workspace.
  • Trabalhe com seu gerente para coordenar essa programação com outros membros da equipe.
Caixa de seleçãoPrograme uma sessão de suporte individual no escritório

Se você trabalha remotamente, programe uma sessão de suporte individual e com colegas de trabalho no escritório da sua organização na semana da migração para o Google Workspace.

Caixa de seleçãoEncontre os treinamentos e recursos do Google Workspace

Antes da migração para o Google Workspace, entre em contato com a equipe de treinamento da sua empresa para ver quais cursos e recursos do Google Workspace estão disponíveis:

  • Verifique os recursos de treinamento do Google Workspace. Por exemplo, há um site interno com recursos de aprendizagem, como gravações ou apresentações?
  • Se a equipe de treinamento tiver uma agenda compartilhada, confira as datas dos próximos treinamentos e adicione-as à sua agenda.
  • Acesse o Centro de aprendizagem do Google Workspace para ver guias de migração, dicas e truques e muito mais.
  • Inscreva-se no treinamento avançado (caso ele seja oferecido pela sua equipe) e na lista de e-mails para receber as atualizações do Google Workspace.
Caixa de seleçãoVerifique sua assinatura de e-mail

Verifique com a equipe de TI se há um modelo de assinatura com uma imagem hospedada publicamente. Em caso afirmativo, altere a assinatura antes da migração para o Google Workspace.

Se a equipe de TI não tiver um modelo de assinatura, veja estas opções:

  • Se sua organização puder compartilhar arquivos do Google Drive externamente, copie e cole a assinatura do Outlook no Gmail.
  • Se sua organização não puder compartilhar arquivos do Drive externamente, peça à equipe de TI um modelo de assinatura com um URL público para a imagem. Se esse modelo não estiver disponível, pesquise uma imagem pública do site e copie o URL.
  • Cole sua assinatura do Outlook em um arquivo do Documentos Google e depois cole-a no Gmail. Solicite que uma pessoa fora da empresa verifique o logotipo na assinatura para testar se isso funciona.

Entre em contato com a equipe de treinamento para acessar o logotipo da sua empresa e adicioná-lo à nova assinatura do Gmail.

Caixa de seleçãoConfigure seu dispositivo Android ou Apple iOS para acessar o Google Workspace

Inscreva um dispositivo Android ou iOS da empresa no Gerenciamento de dispositivos móveis para acessar sua nova conta do Google Workspace e apps de trabalho em qualquer lugar.

  • Adicione uma senha para proteger seu dispositivo.
  • Se você usa um dispositivo Android, pode configurar um perfil de trabalho para separar os apps e dados de trabalho dos pessoais.
  • Instale apps aprovados e internos no seu dispositivo.

4. Prepare-se para usar o navegador Chrome

Caixa de seleçãoImporte e gerencie seus favoritos de outros navegadores

Migre os favoritos, o histórico de navegação e as senhas salvas de qualquer outro navegador para o Chrome.

Importar favoritos:

  1. No navegador Chrome, no canto superior direito, clique em Mais "" e depois Favoritos e depois Importar favoritos e configurações.
  2. Selecione o programa que contém os favoritos que você quer importar.
  3. Clique em Importar e depois Concluído.

Adicionar favoritos:

  1. No navegador Chrome, acesse um site.
  2. À direita da barra de endereço, clique na estrela Marcar com estrela.

Observação: você pode planejar a configuração dos favoritos do Gmail e do Agenda para o dia em que sua empresa migrar para o Google Workspace.

Gerenciar favoritos:

  1. No canto superior direito, clique em Mais "" e depois Favoritos e depois Gerenciador de favoritos.
  2. À esquerda, clique em uma pasta para ver o conteúdo.
  3. Arraste para alterar a ordem de uma pasta ou de um favorito.
  4. Ao lado de um favorito, clique em Mais "" e selecione "Editar" ou "Excluir".
Caixa de seleçãoDefina um local de download

Para salvar um arquivo ou uma imagem no seu computador ou dispositivo, faça o download. O arquivo será salvo no seu local de download padrão.

  1. No navegador Chrome, no canto superior direito, clique em Mais "" Configurações.
  2. Na parte inferior, clique em Avançado.
  3. Na seção Downloads, escolha uma opção:
    • Para alterar o local de download padrão para todos os arquivos, clique em Alterar e escolha onde você quer salvar seus arquivos.
    • Para escolher um local específico para cada download, marque a caixa Perguntar onde salvar cada arquivo antes de fazer download.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAtive ou desative as notificações do navegador Chrome

No navegador Chrome, você recebe um alerta sempre que sites, apps ou extensões tentam enviar notificações. Se você não quiser receber notificações, desative-as.

  1. No navegador Chrome, no canto superior direito, clique em Mais "" e depois Configurações.
  2. Na parte inferior, clique em Avançado.
  3. Na seção Privacidade e segurança, ao lado de Configurações de conteúdo, clique na seta para a direita "".
  4. Ao lado de Notificações, clique na seta para a direita "".
  5. Escolha uma opção:
    • Para bloquear todas as notificações, ao lado de Perguntar antes de enviar (recomendado), clique em Desativar "".
    • Para bloquear as notificações de um site específico, ao lado de Bloquear, clique em Adicionar. Insira o site e clique em Adicionar.
    • Para permitir um site, ao lado de Permitir, clique em Adicionar. Insira o site e clique em Adicionar.
Caixa de seleçãoContinue de onde você parou

Você pode instruir o Chrome a reabrir as páginas que estava visualizando quando saiu do navegador.

  1. No navegador Chrome, no canto superior direito, clique em Mais "" e depois Configurações.
  2. Na parte inferior, clique em Avançado.
  3. Na seção Privacidade e segurança, ao lado de Configurações de conteúdo, clique na seta para a direita "".
  4. Ao lado de Notificações, clique na seta para a direita "".
  5. Escolha uma opção:
    • Para bloquear todas as notificações, ao lado de Perguntar antes de enviar (recomendado), clique em Desativar "".
    • Para bloquear as notificações de um site específico, ao lado de Bloquear, clique em Adicionar. Insira o site e clique em Adicionar.
    • Para permitir um site, ao lado de Permitir, clique em Adicionar. Insira o site e clique em Adicionar.

Seus cookies e dados serão salvos, e todos os sites onde você fez login, como o Gmail, serão abertos novamente. Se você não quiser fazer login automaticamente nessas páginas, siga estas etapas:

  1. No navegador Chrome, no canto superior direito, clique em Mais "" e depois Configurações.
  2. Na parte inferior, clique em Avançado.
  3. Na seção Privacidade e segurança, ao lado de Configurações de conteúdo, clique na seta para a direita "".
  4. Ao lado de Notificações, clique na seta para a direita "".
  5. Escolha uma opção:
    • Para bloquear todas as notificações, ao lado de Perguntar antes de enviar (recomendado), clique em Desativar "".
    • Para bloquear as notificações de um site específico, ao lado de Bloquear, clique em Adicionar. Insira o site e clique em Adicionar.
    • Para permitir um site, ao lado de Permitir, clique em Adicionar. Insira o site e clique em Adicionar.
Caixa de seleção Reabra uma guia fechada

Se você fechou uma guia acidentalmente, pressione Ctrl+Shift+T para reabri-la.

Próximas etapas

Quer aumentar sua produtividade rapidamente com o Google Workspace? Consulte a Lista de verificação do dia 1.



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