Vuoi utilizzare le funzionalità avanzate di Google Workspace per la tua attività?
Prima di passare a Google Workspace, completa questo elenco di controllo per...
- Scoprire Google Workspace
- Eliminare la posta precedente e vecchi eventi di calendario
- Prepararsi per i nuovi strumenti e pianificare la formazione
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Scoprire Google Workspace
Con Google Workspace puoi:
- Comunicare e collaborare all'istante con i tuoi colleghi: entra in contatto con il tuo team tramite riunioni video, email o chat utilizzando Google Calendar, Gmail, Google Meet e Google Chat.
- Archiviare i file in modo sicuro e trovare ciò che ti serve all'istante, su qualsiasi dispositivo: puoi conservare documenti, fogli di lavoro, presentazioni e altro ancora in un unico posto con Google Drive.
- Creare, condividere e presentare modelli, piani di progetto e presentazioni professionali: con Documenti, Fogli e Presentazioni Google puoi creare e modificare documenti, fogli di lavoro e presentazioni direttamente nel browser web.
Se passi da un'altra app email come Microsoft Outlook, noterai alcune differenze quando inizi a utilizzare Gmail:
- Gmail raggruppa un messaggio e le relative risposte in un singolo thread di conversazione. Puoi utilizzare i thread di conversazione per visualizzare più messaggi correlati in un'unica visualizzazione. Vedrai i nuovi messaggi nella parte inferiore di un thread.
- Se un thread contiene molti messaggi, fai clic sui tre puntini in basso per visualizzare l'intero thread.
- In Gmail puoi taggare i messaggi con etichette e utilizzare gli operatori di ricerca per trovare i messaggi.
Quando passi a Google Workspace, utilizzerai strumenti come Gmail, Google Drive e Documenti Google nel browser Chrome. Puoi personalizzare Chrome e lavorare in modo sicuro su tutti i tuoi dispositivi. Con il browser Chrome puoi:
- Sincronizzare preferiti e impostazioni in tutti i tuoi dispositivi.
- Aggiungere alle funzionalità del tuo browser le estensioni del Chrome Web Store, ad esempio editor di foto e strumenti di gestione dei progetti.
Per acquisire familiarità con il browser Chrome prima che la tua azienda esegua il passaggio, scaricalo e inizia a utilizzarlo subito.
Elimina la posta precedente e vecchi eventi di calendario
Circa 30 giorni prima che la tua organizzazione passi a Google Workspace, è consigliabile iniziare a ripulire la casella di posta e le relative cartelle. Hai bisogno di tempo per pensare a ciò che devi davvero conservare in Outlook. Ecco alcuni altri suggerimenti per iniziare:
- Per facilitare il processo di migrazione, prova a non superare le dieci cartelle nella struttura delle cartelle delle email.
- Controlla i messaggi nelle cartelle, incluse le cartelle nidificate che potrebbero non essere visibili. Potresti dover cercare dei messaggi.
- Elimina i messaggi email che non è necessario conservare.
Controlla le tue mailing list e scopri quali elenchi devi conservare o eliminare.
Prendi nota degli eventi ricorrenti e delle riunioni importanti prima di passare a Google Calendar. Durante il processo di migrazione, alcune riunioni ricorrenti potrebbero non essere visualizzate in Calendar.
Prepararsi per i nuovi strumenti e pianificare la formazione
Quando inizi a utilizzare Google Workspace, troverai file, messaggi email e altro ancora cercando ciò che ti serve.
- Il giorno in cui la tua organizzazione passa a Google Workspace, dedica del tempo per rivedere le impostazioni del tuo account e acquisire familiarità con il tuo nuovo account Google Workspace.
- Collabora con il tuo responsabile per coordinare questo programma con altri membri del tuo team.
Se lavori da remoto, pianifica una sessione per ricevere assistenza personalizzata e peer-to-peer presso la sede della tua organizzazione la settimana in cui l'azienda passa a Google Workspace.
Prima che la tua azienda passi a Google Workspace, contatta il team di formazione per sapere quali corsi e risorse per Google Workspace sono disponibili:
- Esamina le risorse di formazione di Google Workspace del tuo team dedicato. Ad esempio, esiste un sito web interno in cui puoi trovare risorse di apprendimento, come registrazioni o presentazioni?
- Se il tuo team di formazione ha un calendario di formazione condiviso, controlla le date imminenti e aggiungile al calendario.
- Esplora questo Centro didattico Google Workspace per consultare guide alla transizione, suggerimenti utili e altro ancora.
- Registrati alla formazione avanzata, se è offerta dal tuo team, e iscriviti alla mailing list per ricevere informazioni sugli aggiornamenti di Google Workspace.
Verifica con il tuo team IT se è disponibile un modello di firma con un'immagine appropriata ospitata pubblicamente. Se è disponibile un modello, assicurati di riceverlo prima che la tua organizzazione passi a Google Workspace.
Se il tuo team IT non ha un modello di firma, ecco alcune altre opzioni:
- Se la tua organizzazione può condividere i file di Google Drive esternamente, copia e incolla la firma dalla vecchia app email in Gmail.
- Se la tua organizzazione non può condividere file di Drive esternamente, chiedi al team IT della tua azienda un modello di firma con un URL pubblico per l'immagine. In alternativa, se non è possibile, cerca un'immagine pubblica dal sito e copia l'URL.
- Incolla la firma di Outlook in un documento Google, quindi incolla il documento in Gmail. Dovrai eseguire un test per verificare se funziona, quindi chiedi a una persona esterna di verificare il logo nella firma.
Contatta il team di formazione in merito al logo della tua azienda in modo da poterlo aggiungere alla nuova firma di Gmail.
Registra un dispositivo Android o iOS di proprietà dell'azienda in Gestione dispositivi mobili per accedere al tuo nuovo account Google Workspace e alle app di lavoro ovunque ti trovi.
- Aggiungi una password per proteggere il dispositivo.
- Se possiedi un dispositivo Android, puoi configurare un profilo di lavoro che separa le app e i dati di lavoro dalle app e dai dati personali.
- Ricevi app approvate e interne sul tuo dispositivo.
Passaggi successivi
Google, Google Workspace e marchi e loghi correlati sono marchi di Google LLC. Tutti gli altri nomi di società e prodotti sono marchi delle rispettive società a cui sono associati.