Уведомление

Часть ваших коллег в офисе, а часть работает удаленно? Узнайте, как продуктивно работать в смешанном режиме.

Советы по форматированию и очистке данных

Руководство по эффективному использованию Google Workspace

Содержание


               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

Развернуть все  |  Свернуть все

Как добавить в счет свой логотип

" "

Чтобы ваши таблицы были оформлены в едином стиле, добавьте логотип своей организации или другую символику в шапки счетов или верхнюю строку таблицы. Чтобы строку можно было видеть при прокрутке таблицы, закрепите ее.

Инструкции

Как добавить изображение в таблицу

  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  2. Выберите нужную ячейку.
  3. Нажмите ВставказатемИзображение.
  4. Выберите, как вставить изображение, – в ячейку или поверх сетки. Учтите, что в ячейку с изображением невозможно добавить текст.
  5. Выберите картинку или сделайте снимок.
  6. Нажмите Открыть или Выбрать.

 

Как добавить в таблицы флажки

" "

Чтобы сделать таблицы более интерактивными, используйте флажки. Их можно добавлять в диаграммы, фильтры, сводные таблицы и формулы.

  • Отмечайте пункты в списке дел.
  • Отслеживайте задачи проекта.
  • Контролируйте посещаемость.
  • Создавайте динамические диаграммы.

В Таблицах откройте меню "Вставка" и выберите "Флажок".

Инструкции
  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  2. Выберите ячейки, в которые нужно добавить флажки.
  3. В меню сверху нажмите Вставка > Флажок.
  4. Чтобы удалить флажки, выберите их и нажмите Удалить.

 

Как выбрать цвета для вкладок

" "

Если вы создаете в таблице несколько листов, вы можете задать для каждого из них свой цвет, чтобы легко отличать их друг от друга.

Инструкции
  1. На вкладке листа нажмите на стрелку вниз .
  2. Нажмите Изменить цвет и выберите нужный цвет.
  3. Чтобы задать другой оттенок, нажмите Другой и воспользуйтесь ползунками или введите код цвета.

 

Как выбрать цвета для отслеживания изменения данных

" "

Создайте список условий для данных в ячейке или диапазоне ячеек, а затем выберите цвет для каждого варианта, чтобы вы могли сразу видеть общую картину.

  • Если специалисты отдела продаж отслеживают доход с помощью таблицы, добавьте правило, которое будет изменять цвет ячейки при достижении целевого значения.
  • Выделяйте статусы в графике работ разными цветами (например, если задача помечена как завершенная, фон ячейки автоматически становится зеленым).
  • Назначайте разные цвета участникам команды, чтобы при первом взгляде на список задач было понятно, кто за что отвечает.
Инструкции

Как использовать условное форматирование

  1. В Google Таблицах выделите ячейку или диапазон ячеек, в которые нужно добавить список параметров.
  2. Нажмите Данные а затем Настроить проверку данных.
  3. Нажмите Добавить правило.
  4. В разделе "Правила" выберите Раскрывающийся список.
  5. Добавьте нужные параметры.
  6. Каждому параметру можно назначить цвет, выбрав его слева.
  7. Чтобы добавить ещё параметры, нажмите Добавить объект.
  8. Нажмите Готово.

 

Как унифицировать ввод данных с помощью списков

" "

Чтобы уменьшить вероятность ошибок при вводе данных, ограничьте количество вариантов в Таблицах. Например, в столбце статуса могут быть доступны варианты "Готово", "Выполняется" и "Не запущено". Укажите нужные значения, и они появятся в раскрывающемся списке в каждой ячейке столбца.

On a sheet, by Criteria under Data validation, enter List of items, status choices like Done, and check the box.

Инструкции

Как создать список для проверки данных

  1. Откройте файл в Таблицах.
  2. Выберите столбец, в который нужно добавить выбор вариантов.
  3. Выберите Данные > Настроить проверку данных.
  4. В разделе Правила выберите Значение из списка.
  5. Введите допустимые варианты через запятую.
  6. Установите флажок Показывать раскрывающийся список в ячейке.
  7. Выберите, что делать, если кто-то введет неправильное значение: показывать предупреждение или запрещать ввод данных.
  8. Если вы хотите, чтобы пользователи видели подсказку при проверке данных, установите флажок Показывать текст справки для проверки данных и введите сообщение. Оно может выглядеть следующим образом: "Введите одно из допустимых значений ("Да", "Нет", "Не знаю")".
  9. Нажмите Сохранить.
  10. Чтобы увидеть доступные варианты, нажмите на стрелку в ячейке под заголовком столбца.

 

Как проверить адреса электронной почты

" "

Если вам требуется вводить адреса электронной почты, можно проверять формат почты в Таблицах, чтобы уменьшить число ошибок.

Enter Text, contains, and @ by Criteria under Data validation on a sheet.

Инструкции

Как использовать проверку данных для адресов электронной почты

  1. Откройте файл в Таблицах.
  2. Выберите столбец, в который будут добавляться адреса электронной почты.
  3. Нажмите Данные > Настроить проверку данных.
  4. В разделе "Правила" выберите Текст > содержит.
  5. В поле рядом с параметром содержит введите @.
  6. Выберите, что делать, если кто-то введет неправильное значение: показывать предупреждение или запрещать ввод данных.
  7. Если вы хотите, чтобы пользователи видели подсказку при проверке данных, установите флажок Показывать текст справки для проверки данных и добавьте сообщение. Оно может выглядеть следующим образом: "Введите действительный адрес электронной почты в формате xxx@xxx.xxx".
  8. Нажмите Сохранить.

 

Как разделить данные на несколько столбцов

" "

Вы можете разделить четко определенные данные, такие как разделенный запятыми текст, на отдельные столбцы в Таблицах. Например, столбец с именем и фамилией можно разделить на два отдельных: "Имя" и "Фамилия".

Инструкции
  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  • Если данные уже находятся на листе, выберите ячейки, которые нужно разделить.
  • Если данных ещё нет на листе, вставьте их.
  1. В верхней части экрана нажмите Данные > Разделить текст на столбцы.
  2. Чтобы изменить символ, который используется для разделения данных, нажмите на раскрывающееся меню рядом с параметром "Разделитель".
  3. Чтобы установить распределение столбцов после того, как вы разделите текст, нажмите на меню рядом с параметром "Разделитель" > Определять автоматически.

Примечание. После вставки данных вы можете нажать на значок "Вставить" Вставить > Разделить текст на столбцы.

 

Как заменить данные в строках и столбцах

" "

Если вы хотите переместить данные из столбцов в строки или наоборот, это можно сделать с помощью функции TRANSPOSE в Таблицах. Например, вы можете поменять местами заголовки столбцов и строк.

Подробнее…
  1. Откройте файл в Таблицах.
  2. В пустой ячейке введите =ТРАНСП.
  3. В скобках введите ссылку на диапазон ячеек, в котором нужно поменять местами строки и столбцы.
  4. Нажмите Ввод.

 

Как изменить размер строк и столбцов

" "

В Google Таблицах можно задать ширину столбцов и высоту строк.

Инструкции

Как изменить размер строк и столбцов

  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  2. Выберите строки или столбцы, размер которых хотите изменить.
    Совет. Чтобы выбрать все строки и столбцы, нажмите кнопку в левом верхнем углу таблицы.
  3. Чтобы изменить размер строк, выполните следующие действия:
    1. Наведите указатель мыши на границу любой строки в столбце с ее номером. Указатель примет вид вертикальной стрелки.
    2. Перетащите границу выбранной строки.
  4. Чтобы изменить размер столбцов, выполните следующие действия:
    1. Наведите указатель мыши на границу любого столбца в строке с его буквенным обозначением. Указатель примет вид горизонтальной стрелки.
    2. Перетащите границу выбранного столбца.

Как настроить автоматические расширение ячеек для показа содержимого

В Таблицах можно настроить ячейки таким образом, чтобы их размер автоматически изменялся в зависимости от объема содержимого. Также можно распределять содержимое ячейки на соседние пустые ячейки, не меняя ее размер.

  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  2. Выделите нужные ячейки.
  3. Нажмите Формата затемПеренос текста и выберите подходящий вариант:
    • Перекрывать соседние ячейки: контент будет накладываться на соседние пустые ячейки. Такой способ экономит вертикальное пространство и позволяет показывать максимально возможный объем данных.
    • Переносить по словам: ячейка будет автоматически расширяться, чтобы вместить весь контент. Такой способ позволяет показать все данные в выбранной ячейке.
    • Обрезать текст: контент, который не помещается в ячейке, будет скрыт. При этом показывается только часть данных.

 

Как удалить копии данных и лишние пробелы

" "

Повторяющиеся данные и лишние пробелы – это распространенные ошибки. Они могут привести к большим расходам, и их сложно обнаружить, особенно при работе с большими данными.

  • Нежелательные или повторяющиеся данные. Ячейки с одинаковыми значениями, но с разным регистром букв, форматированием или формулами считаются дубликатами.
  • Лишние пробелы. Начальные и конечные пробелы, а также лишние пробелы в данных. Их удаление устраняет проблемы, возникающие при поиске строк данных.

On a sheet, click Data, then Remove duplicates. Select cells, then click Remove duplicates.

Инструкции

Как удалить повторяющиеся данные

  1. Откройте файл в Таблицах.
  2. Выберите диапазон данных, где нужно удалить дубликаты.
  3. Нажмите Данные затем Удалить дубликаты.
  4. Укажите, какие столбцы необходимо включить и есть ли у данных заголовки.
  5. Нажмите Удалить дубликаты.
  6. В открывшемся окне нажмите ОК.

Как удалить лишние пробелы

  1. Откройте файл в Таблицах.
  2. Выделите диапазон данных, где нужно удалить лишние пробелы.
  3. Выберите Данные затем Удалить пробелы.
    Неразрывные пробелы не удаляются.

 

Как форматировать валюты в таблицах

" "

Если у вас есть коллеги или клиенты, живущие в других странах, для работы с финансовыми данными вам может потребоваться использовать в Google Таблицах разные валюты.

Инструкции
  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  2. Выберите ячейку или диапазон данных.
  3. Нажмите Формат > Числа.
  4. Нажмите Валюта.
  5. В открывшемся меню выберите нужный формат или добавьте свой, используя текстовое поле.
  6. Нажмите Применить.

Чтобы изменить параметры форматирования (например, добавить больше знаков после запятой), нажмите на раскрывающееся меню в углу поля и выберите нужный вариант.

Статьи по теме

 


Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Очистить поле поиска
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню