เคล็ดลับยอดนิยม 10 ข้อสำหรับการล้างข้อมูล

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียน  ลงชื่อสมัครทดลองใช้ Google Workspace

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

1	ใช้ฟอร์มเพื่อกรอกข้อมูลโดยอัตโนมัติ เปลี่ยนมาใช้ Google ฟอร์มแทนจะต้องกรอกคำตอบแบบสำรวจด้วยตัวเอง สร้างแบบสำรวจในฟอร์มแล้วส่งคำตอบไปที่สเปรดชีตในชีตได้ทันที สเปรดชีตนี้จะลิงก์กับแบบสำรวจของคุณ ดังนั้นคำตอบใหม่จะปรากฏได้แบบเรียลไทม์ ดูวิธีการ สร้างแบบสำรวจในฟอร์ม โปรดไปที่การเริ่มต้นใช้งานฟอร์มเพื่อดูวิธ๊สร้างแบบสำรวจ ส่งคำตอบแบบสำรวจไปที่สเปรดชีตใหม่ ในฟอร์ม ที่แท็บคำตอบ ให้คลิกเพิ่มเติม เลือกปลายทางการตอบกลับ คลิกสร้างสเปรดชีตใหม่ (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนชื่อ ให้ป้อนชื่อใหม่ คลิกสร้าง ส่งคำตอบแบบสำรวจไปยังสเปรดชีตที่มีอยู่ ในฟอร์ม ที่แท็บคำตอบ ให้คลิกเพิ่มเติม เลือกปลายทางการตอบกลับ เลือกเลือกสเปรดชีตที่มีอยู่เลือก เลือกสเปรดชีตที่ต้องการและคลิกเลือก หากต้องการเปิดสเปรดชีตจาก Google ฟอร์ม ให้คลิกดูคำตอบใน Google ชีต สเปรดชีตจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ หากต้องการกลับไปที่ Google ฟอร์ม ให้คลิกฟอร์มแสดงข้อมูลสรุปการตอบกลับ หรือกลับไปที่หน้าต่างฟอร์ม
2	จำกัดข้อมูลที่ป้อนได้ด้วยรายการ ลดโอกาสที่จะเกิดการป้อนข้อมูลผิดพลาดด้วยการจำกัดตัวเลือกในชีต ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคอลัมน์สถานะ คุณอาจระบุตัวเลือกต่างๆ เช่น เสร็จสิ้น กำลังดำเนินการ และยังไม่เริ่ม โดยคุณจะระบุตัวเลือกซึ่งจะปรากฏในรายการแบบเลื่อนลงของแต่ละเซลล์ในคอลัมน์นั้น ดูวิธีการ เปิดสเปรดชีตในชีต เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเพิ่มตัวเลือก คลิกข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล เลือกรายการถัดจากเกณฑ์ ป้อนตัวเลือกที่ถูกต้องโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตรวจสอบว่าได้เลือกช่องแสดงรายการแบบเลื่อนในเซลล์ไว้แล้ว  เลือกแสดงคำเตือนหรือปฏิเสธอินพุตเพื่อระบุสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากมีคนป้อนตัวเลือกที่ไม่ถูกต้อง (ไม่บังคับ) หากต้องการแสดงข้อความเพื่อช่วยในการตรวจสอบ ให้เลือกช่องแสดงข้อความช่วยเหลือสำหรับการตรวจสอบ แล้วป้อนข้อความ ตัวอย่างเช่น โปรดป้อนค่าที่ถูกต้อง (เสร็จสิ้น, กำลังดำเนินการ, ยังไม่เริ่ม) คลิกบันทึก (ไม่บังคับ) หากต้องการดูตัวเลือก ให้คลิกลูกศรในเซลล์ในหัวข้อคอลัมน์
3	ตรวจสอบความถูกต้องของอีเมล ถ้าข้อมูลของคุณต้องมีการใส่อีเมล ลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูลด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบอีเมลในชีต ดูวิธีการ เปิดสเปรดชีตในชีต เลือกคอลัมน์ที่มีอีเมล คลิกข้อมูลการตรวจสอบข้อมูล เลือกข้อความมี ถัดจากเกณฑ์ ป้อน @ ในช่องข้อความถัดจากมี เลือกแสดงคำเตือนหรือปฏิเสธอินพุตเพื่อระบุสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากผู้ใช้ป้อนตัวเลือกที่ไม่ถูกต้อง (ไม่บังคับ) หากต้องการแสดงข้อความเพื่อช่วยในการตรวจสอบ ให้เลือกช่องแสดงข้อความช่วยเหลือสำหรับการตรวจสอบ แล้วป้อนข้อความ ตัวอย่าง: โปรดกรอกอีเมลที่ถูกต้อง เช่น [e-mail] คลิกบันทึก
4	รวบรวมข้อมูลจากชีตหลายแผ่นมาไว้ในแผ่นเดียว ถ้าคุณมีข้อมูลอยู่ในสเปรดชีตอื่นๆ คุณจะคัดลอกช่วงข้อมูลมาไว้ในสเปรดชีตอีกแผ่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจติดตามข้อมูลยอดขายผลิตภัณฑ์ประจำไตรมาสของแต่ละภูมิภาคในสเปรดชีตแต่ละแผ่น ถ้าต้องการรวมข้อมูลยอดขายประจำไตรมาสทั้งหมดเข้าไว้ด้วยกัน ก็ให้คัดลอกข้อมูลจากสเปรดชีตของแต่ละภูมิภาคมาไว้ในสเปรดชีตแผ่นเดียวกันในชีต ดูวิธีการ เปิดสเปรดชีตในชีต ป้อน =IMPORTRANGE ในเซลล์ว่าง ในวงเล็บ ให้เพิ่มข้อกำหนดต่อไปนี้ในเครื่องหมายคำพูดโดยคั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค URL ของสเปรดชีตในชีต ชื่อแผ่นงาน (ไม่บังคับ) และช่วงของเซลล์ที่ต้องการนำเข้า กด Enter คลิกอนุญาตการเข้าถึงเพื่อเชื่อมต่อสเปรดชีตทั้งสอง เช่น หากต้องการนำเข้าเซลล์ A1 ถึง C10 จากแผ่นงานที่ 1 ของสเปรดชีต abcd123abcd123 ให้พิมพ์ =IMPORTRANGE("abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10")
5	ค้นหาและอัปเดตข้อมูล การค้นหาข้อมูลและอัปเดตไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากมายเสมอไป คุณจะค้นหาและอัปเดตข้อความหรือตัวเลขได้อย่างรวดเร็วในชีต ดูวิธีการ ในชีต ให้เปิดสเปรดชีตแล้วคลิกแก้ไขค้นหาและแทนที่ ป้อนข้อความหรือตัวเลขที่ต้องการค้นหาถัดจากค้นหา ป้อนข้อมูลใหม่ถัดจากแทนที่ด้วย เลือกชีตที่ต้องการค้นหาถัดจากค้นหา (ไม่บังคับ) หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม คุณจะตั้งค่าให้การค้นหาเป็นแบบพิจารณาตัวอักษรพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ ค้นหาคู่ข้อความที่เหมือนกันทุกประการ ใช้นิพจน์ทั่วไป หรือค้นหาภายในสูตรก็ได้ เลือกตัวเลือกเพื่อแทนที่ข้อมูล หากต้องการแทนที่ครั้งละ 1 รายการ ให้คลิกค้นหาแทนที่ หากต้องการแทนที่ทุกรายการ ให้คลิกแทนที่ทั้งหมด
6	แบ่งข้อมูลออกเป็นหลายคอลัมน์ คุณจะแบ่งข้อมูลที่ระบุอย่างชัดเจน เช่น ข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เข้าไปในคอลัมน์ต่างๆ ในชีตได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจแบ่งคอลัมน์เดียวที่ประกอบด้วยชื่อและนามสกุลออกเป็น 2 คอลัมน์ คือคอลัมน์ชื่อและคอลัมน์นามสกุล ดูวิธีการ วางและแบ่งข้อมูล เปิดสเปรดชีตและวางข้อมูลที่ต้องการแยกออกเป็นคอลัมน์ในชีต คลิกวางการจัดรูปแบบ แยกข้อความออกเป็นคอลัมน์ถัดจากเซลล์ที่วางข้อมูล หากต้องการให้ชีตตรวจสอบข้อมูลเมื่อมีการจัดรูปแบบไฟล์โดยใช้ความกว้างคงที่ ให้เลือกตรวจสอบโดยอัตโนมัติ วิธีแบ่งข้อมูลที่มีอยู่ เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่ต้องการแยกในชีต คลิกข้อมูลแยกข้อความออกเป็นคอลัมน์ หากต้องการให้ชีตตรวจสอบข้อมูลเมื่อมีการจัดรูปแบบไฟล์โดยใช้ความกว้างคงที่ ให้เลือกตรวจสอบโดยอัตโนมัติ
7	สลับแถวกับคอลัมน์ ถ้าต้องการย้ายข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ไปใส่ในแถว และย้ายข้อมูลในแถวมาใส่ที่คอลัมน์ คุณก็ทำได้โดยใช้ฟังก์ชัน TRANSPOSE ในชีต ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการสลับส่วนหัวของคอลัมน์กับส่วนหัวของแถว ดูวิธีการ เปิดสเปรดชีตในชีต พิมพ์ =TRANSPOSE ในเซลล์ว่าง ป้อนการอ้างอิงแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการสลับตำแหน่งไว้ในวงเล็บ กด Enter
8	นำข้อมูลที่ซ้ำกันออก ข้อผิดพลาดจากข้อมูลที่ซ้ำกันเป็นปัญหาที่พบบ่อยซึ่งอาจทำเกิดค่าใช้จ่ายสูงและหลุดรอดสายตาไปได้ง่าย โดยเฉพาะในข้อมูลขนาดใหญ่ ใช้ชีตเพื่อนำข้อมูลซ้ำที่ไม่ต้องการออก ทั้งนี้เซลล์ที่มีค่าเหมือนกันทุกประการแต่ใช้ตัวอักษรพิมพ์เล็กและพิมพ์ใหญ่ต่างกัน รูปแบบต่างกัน หรือสูตรต่างกันจะถือว่าเป็นข้อมูลที่ซ้ำกัน ดูวิธีการ เปิดสเปรดชีตในชีต เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการนำข้อมูลที่ซ้ำกันออก คลิกข้อมูลนำรายการซ้ำออก เลือกคอลัมน์ที่จะนำข้อมูลออกและระบุว่าข้อมูลมีส่วนหัวหรือไม่ คลิกนำรายการซ้ำออก คลิกตกลงในหน้าต่างสถานะ
9	ลบการเว้นวรรคส่วนเกินออก เมื่อคุณคัดลอกและวางข้อมูล บางครั้งอาจมีการวางเว้นวรรคเกินโดยไม่ตั้งใจ เว้นวรรคที่เกินมาอาจทำให้เกิดปัญหาในการค้นหาสตริงในข้อมูล คุณจะลบเว้นวรรคนำหน้า ต่อท้าย หรือเว้นวรรคที่เกินมาออกจากข้อมูลได้ในชีต ดูวิธีการ เปิดสเปรดชีตในชีต เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการนำพื้นที่ว่างเพิ่มเติมออก คลิกข้อมูลตัดช่องว่าง ระบบจะไม่ตัดช่องว่างไม่แยก
10	ล้างข้อมูลได้เร็วขึ้นด้วยแป้นพิมพ์ลัด แทนที่จะใช้เมาส์ คุณจะทำงานเร็วขึ้นได้ด้วยแป้นพิมพ์ลัด ตัวอย่างเช่น คุณจะเลือก จัดกลุ่ม หรือซ่อนแถวหรือคอลัมน์ หรือจัดรูปแบบข้อมูลในเซลล์ได้อย่างรวดเร็ว ดูวิธีการ แป้นพิมพ์ลัดสำหรับชีต หมายเหตุ: หากต้องการดูรายการทั้งหมดของแป้นพิมพ์ลัด ให้เปิด Google ชีต แล้วกด Ctrl + / (Windows, Chrome OS) หรือ ⌘ + / (Mac) ใช้ ⌘ สำหรับ Mac หรือ Ctrl สำหรับ Windows, Chrome OS การทำงานทั่วไป แป้นพิมพ์ลัด เลือกคอลัมน์ Ctrl + Space เลือกแถว Shift + Space แทรกลิงก์ ⌘/Ctrl + k เปิดสำรวจ Alt + Shift + x แทรกชีตใหม่ Shift + F11 จัดรูปแบบเซลล์ แป้นพิมพ์ลัด ตัวหนา ⌘/Ctrl + b ขีดเส้นใต้ ⌘/Ctrl + u ตัวเอียง ⌘/Ctrl + i ใช้เส้นขอบด้านขวา Option + Shift + 4 ใช้เส้นขอบด้านบน Option + Shift + 1 ล้างการจัดรูปแบบ ⌘/Ctrl + \ จัดข้อความกึ่งกลาง ⌘/Ctrl + Shift + e จัดข้อความชิดขวา ⌘/Ctrl + Shift + r จัดข้อความชิดซ้าย ⌘/Ctrl + Shift + l ใช้เส้นขอบด้านซ้าย Option + Shift + 2 ใช้เส้นขอบด้านล่าง Option + Shift + 3 เปลี่ยนแถวและคอลัมน์ แป้นพิมพ์ลัด ซ่อนแถว ⌘/Ctrl + Alt + 9 จัดกลุ่มแถวหรือคอลัมน์ Alt + Shift + ลูกศรขวา เลิกซ่อนแถว ⌘/Ctrl + Shift + 9 ยกเลิกการจัดกลุ่มแถวหรือคอลัมน์ Alt + Shift + ลูกศรซ้าย เพิ่มโน้ตและความคิดเห็น แป้นพิมพ์ลัด แทรก/แก้ไขโน้ต Shift + F2 แทรกความคิดเห็น ⌘/Ctrl + Alt + m เปิดชุดข้อความของการสนทนาในความคิดเห็น ⌘/Ctrl + Alt + Shift + a   กลับไปด้านบน

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• เคล็ดลับสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล
• เคล็ดลับสำหรับการดูแลด้านการเงิน