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10 dicas do Google Workspace para a limpeza de dados

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Use o Formulários para a entrada de dados automática" "

Em vez de digitar as respostas da pesquisa manualmente em uma planilha, use o Formulários. Crie a pesquisa no Formulários e envie as respostas instantaneamente para o Planilhas. Com uma planilha vinculada à pesquisa, as respostas novas aparecem em tempo real.

Saiba como

Criar uma pesquisa no Formulários:

Para criar uma pesquisa, consulte Primeiros passos no Formulários.

Enviar as respostas da pesquisa para uma planilha nova:

  1. Na guia "Respostas" do Formulários, clique em Mais ""e depoisSelecionar destino da resposta.
  2. Clique em Criar uma nova planilha.
  3. (Opcional) Para alterar o nome da planilha, digite um novo nome.
  4. Clique em Criar.

Enviar as respostas da pesquisa para uma planilha antiga:

  1. Na guia "Respostas" do Formulários, clique em Mais ""e depoisSelecionar destino da resposta.
  2. Clique em Selecionar planilha existentee depoisSelecionar.
  3. Escolha a planilha e clique em Selecionar.

Selecionar o destino da resposta

Para abrir a planilha no Formulários, clique em Ver as respostas no Planilhas Planilhas. A planilha será aberta em outra janela. Se você quiser voltar para o Formulários, clique em Formulárioe depoisExibir resumo das respostas ou volte para a janela do Formulários.

 

2

Restrinja a entrada de dados com listas" "

Reduza a chance de erros de entrada de dados limitando as opções no Planilhas. Por exemplo, se houver uma coluna de status, insira opções, como "Concluído", "Em andamento" e "Não iniciado". Quando você especifica as opções, elas aparecem em uma lista suspensa em cada célula da coluna.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione a coluna onde você quer adicionar as opções.
  3. Clique em Dados > Validação de dados.
  4. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
  5. Digite as opções válidas separadas por vírgulas.
  6. Confirme que a caixa Mostrar lista suspensa na célula está marcada. 
  7. Selecione Mostrar aviso ou Rejeitar entrada para especificar o que acontece quando alguém digita uma opção inválida.
  8. (Opcional) Para exibir uma mensagem que ajude na validação, marque a caixa Mostrar texto de ajuda da validação e digite uma mensagem. Por exemplo: digite um valor válido ("Concluída", "Em andamento", "Não iniciada").
  9. Clique em Salvar.
  10. (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula abaixo da coluna.
On a sheet, by Criteria under Data validation, enter List of items, status choices like Done, and check the box

3

Valide os endereços de e-mail" "

Se a pesquisa envolver endereços de e-mail, reduza os erros de entrada validando o formato de e-mail no Planilhas.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione a coluna que conterá os endereços de e-mail.
  3. Clique em DadoseValidação de dados.
  4. Ao lado de "Critérios", selecione Textoecontém.
  5. Na caixa de texto ao lado de contém, digite @.
  6. Selecione Mostrar aviso ou Rejeitar entrada para especificar o que acontece quando alguém digita uma opção inválida.
  7. (Opcional) Para exibir uma mensagem que ajude na validação, marque a caixa Mostrar texto de ajuda da validação e digite uma mensagem. Por exemplo: digite um endereço de e-mail válido, como xxx@xxx.xxx.
  8. Clique em Salvar.
Enter Text, contains, and @ by Criteria under Data validation on a sheet

4

Combine os dados de várias planilhas em uma só" "

Se houver dados em planilhas separadas, é possível copiar um intervalo de dados de uma planilha para outra. Digamos que você acompanhe os dados de vendas trimestrais de um produto em uma planilha diferente para cada região. Para combinar todas as vendas, copie os dados da planilha de cada região em uma única planilha no Planilhas.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Em uma célula vazia, digite =IMPORTRANGE.
  3. Dentro dos parênteses, adicione as seguintes especificações entre aspas e separadas por uma vírgula:
    • O URL da planilha no Planilhas
    • O nome da página (opcional) e o intervalo de células para importação
  4. Pressione Enter.
  5. Clique em Permitir acesso para conectar as duas planilhas.

Exemplo:

Para importar as células A1 a C10 da página 1 da planilha abcd123abcd123, digite: =IMPORTRANGE("abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10").

5

Encontre e atualize os dados" "

A pesquisa e a atualização de dados não precisam ser demoradas. Você encontra e atualiza rapidamente textos ou números no Planilhas.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha e clique em Editare depoisLocalizar e substituir.

  2. Ao lado de Localizar, digite o texto ou os números.
  3. Ao lado de Substituir por, digite os novos dados.
  4. Ao lado de Pesquisar, escolha as páginas que você quer pesquisar.
  5. (Opcional) Para refinar sua pesquisa, selecione outras opções.
    A pesquisa pode diferenciar maiúsculas de minúsculas, encontrar correspondências exatas, usar expressões regulares ou pesquisar dentro de fórmulas.
  6. Escolha uma opção para substituir os dados:
    • Para substituir uma instância de cada vez, clique em Procurare depoisSubstituir.
    • Para substituir todas as instâncias, clique em Substituir tudo.
"Localizar e substituir" aparece abaixo da opção "Arquivo" no menu

6

Divida os dados em colunas" "

É possível dividir dados definidos claramente, como textos separados por vírgulas, em colunas separadas no Planilhas. Por exemplo, uma única coluna com os dados de Sobrenome, Nome pode ser dividida em duas colunas: Sobrenome e Nome.

Saiba como

Colar e dividir dados:

  1. No Planilhas, abra uma planilha e cole os dados que você quer dividir em colunas.
  2. Ao lado da célula em que você colou os dados, clique em Colar formatação Colar e depois Dividir texto em colunas.
  3. Se você quiser que o Planilhas detecte quando um arquivo é formatado com largura fixa, selecione Detectar automaticamente.

Dividir dados:

  1. No Planilhas, selecione a coluna que contém os dados que você quer dividir.
  2. Clique em Dados e depois Dividir texto em colunas.
  3. Se você quiser que o Planilhas detecte quando um arquivo é formatado com largura fixa, selecione Detectar automaticamente.

7

Troque linhas e colunas" "

Se você quiser passar os dados de colunas para linhas, ou vice-versa, use a função TRANSPOSE no Planilhas. Por exemplo, talvez você queira trocar os cabeçalhos de coluna por cabeçalhos de linha.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Em uma célula vazia, digite =TRANSPOSE.
  3. Entre parênteses, digite as referências das linhas ou colunas que você quer transpor.
  4. Pressione Enter.

8

Remova os dados duplicados" "

O erro de duplicação é um problema comum que pode ser caro e fácil de ocorrer, especialmente com Big Data. Use o Planilhas para remover dados duplicados e indesejados. As células com valores idênticos, mas com uso de maiúsculas e minúsculas, formatação ou fórmulas diferentes, são consideradas duplicadas.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione o intervalo de dados onde você quer remover dados duplicados.
  3. Clique em DadoseRemover cópias.
  4. Selecione quais colunas serão incluídas e se os dados terão linha de cabeçalho.
  5. Clique em Remover cópias.
  6. Na janela de status, clique em OK.
On a sheet, click Data, then Remove duplicates. Select cells, then click Remove duplicates

9

Remova os espaços extras" "

Ao copiar e colar dados, às vezes você cola os espaços extras por engano. Eles podem causar problemas nas pesquisas de strings de dados. Remova os espaços extras à esquerda, à direita ou em excesso no Planilhas.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione o intervalo de dados onde você quer remover espaços extras.
  3. Clique em DadoseCortar espaços em branco.
    Os espaços sem quebra não são cortados.

10

Limpe os dados mais rapidamente com os atalhos do teclado" "

Em vez de usar o mouse, trabalhe mais rápido com os atalhos do teclado. Por exemplo, você pode selecionar, agrupar ou ocultar rapidamente linhas ou colunas ou formatar dados em células.

Saiba como

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Atalhos do teclado do Planilhas

Observação: para ver a lista completa de atalhos do teclado, abra o Planilhas Google e pressione Ctrl + / (Windows, Chrome OS) ou ⌘ + / (Mac).
Use ⌘ para Mac ou Ctrl para Windows, Chrome OS.

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Ações comuns Atalhos do teclado
Selecionar coluna Ctrl + Espaço
Selecionar linha Shift + Espaço
Inserir um link ⌘/Ctrl + k
Abrir "Explorar" Alt + Shift + x
Inserir nova página Shift + F11
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Formatar células Atalho do teclado
Negrito ⌘/Ctrl + b 
Sublinhado ⌘/Ctrl + u
Itálico ⌘/Ctrl + i 
Aplicar borda direita Option + Shift + 4
Aplicar borda superior Option + Shift + 1
Limpar formatação  ⌘/Ctrl + \
Alinhar no centro  ⌘/Ctrl + Shift + e
Alinhar à direita ⌘/Ctrl + Shift + r
Alinhar à esquerda ⌘/Ctrl + Shift + l
Aplicar borda esquerda Option + Shift + 2
Aplicar borda inferior Option + Shift + 3
" "
Alterar linhas e colunas Atalho do teclado
Ocultar linha  ⌘/Ctrl + Alt + 9
Agrupar linhas ou colunas Alt + Shift + Seta para a direita
Reexibir linha ⌘/Ctrl + Shift + 9
Desagrupar linhas ou colunas Alt + Shift + Seta para a esquerda
" "
Adicionar notas e comentários Atalho do teclado
Inserir/editar nota Shift + F2
Inserir comentário  ⌘/Ctrl + Alt + m
Abrir sequência de comentários ⌘/Ctrl + Alt + Shift + a
 
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