هل تريد البقاء على تواصل مع فريقك والحفاظ على الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد؟ يمكنك الانتقال إلى كيفية العمل من المنزل باستخدام Google Workspace .

10 نصائح لتنظيم البيانات في Google Workspace

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من Google Workspace

أجهزة تعرض أدوات تحليل البيانات مثل جهاز لوحي يعرض رسم بياني ومسطرة

" "

فتح الكلتوسيع الكل  |  إغلاق الكل

1

استخدام "نماذج Google" لإدخال البيانات تلقائيًا" "

بدلاً من إدخال الردود على استطلاع يدويًا في جدول بيانات، يمكنك استخدام نماذج Google. أنشئ استطلاعك في "نماذج Google" وأرسِل الردود على الفور إلى جدول بيانات في جداول بيانات Google. وسيتم ربط جدول البيانات باستطلاعك، حتى تظهر الردود الجديدة في الوقت الفعلي.

كيفية إجراء ذلك

إنشاء استطلاع في "نماذج Google":

لإنشاء استطلاع، راجِع بدء استخدام "نماذج Google".

إرسال الردود على الاستطلاع إلى جدول بيانات جديد:

  1. في نماذج Google، ضمن علامة التبويب "الردود"، انقر على "المزيد" ""ثماختيار وجهة الرد.
  2. انقر على  إنشاء جدول بيانات جديد.
  3. (اختياري) لتغيير الاسم، أدخل اسمًا جديدًا.
  4. انقر على إنشاء.

إرسال الردود على الاستطلاع إلى جدول بيانات حالٍ:

  1. في نماذج، في علامة التبويب"الردود"، انقر على المزيد تحديد وجهة الرد.
  2. حدد اختيار جدول بيانات موجودثم تحديد.
  3. اختَر جدول البيانات وانقر على تحديد.

اختيار وجهة الرد

لفتح جدول البيانات من "نماذج Google"، انقر على "عرض" الردود في "جداول بيانات Google" جداول البيانات. سيتم فتح جدول البيانات في نافذة جديدة. وللرجوع إلى "نماذج Google"، انقر على النموذجثمعرض ملخّص الردود، أو ارجع إلى نافذة "نماذج Google".

 

2

تقييد إدخال البيانات باستخدام القوائم" "

يمكنك الحد من أخطاء إدخال البيانات عن طريق تقييد الخيارات في جداول بيانات Google. مثلاً، إذا كان لديك عمود "الحالة"، يمكنك إعطاء خيارات، مثل "تم" و"قيد التقدم" و"لم يتم البدء". عليك تحديد الخيارات وستظهر في قائمة منسدلة في كل خلية في العمود.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول البيانات، افتح جدول بيانات.
  2. حدد العمود الذي تريد إضافة الخيارات إليه.
  3. انقر على البيانات > التحقق من البيانات.
  4. بجانب المعايير، اختَر قائمة العناصر.
  5. أدخل الخيارات الصالحة مفصولة بفواصل.
  6. تأكد من وضع علامة في المربّع عرض قائمة منسدلة في خلية
  7. حدد إظهار تحذير أو رفض إدخال لتحديد ما يحدث إذا أدخل مستخدم ما خيارًا غير صالح.
  8. (اختياري) لعرض رسالة للمساعدة في التحقق، ضع علامة في المربّع عرض نص مساعدة التحقق وأدخل رسالة. على سبيل المثال: يُرجى إدخال قيمة صالحة (تم، قيد التقدم، لم يتم البدء).
  9. انقر على حفظ.
  10. (اختياري) للاطِّلاع على الخيارات، انقر على السهم في خلية ضمن العمود.
On a sheet, by Criteria under Data validation, enter List of items, status choices like Done, and check the box

3

التحقق من عناوين البريد الإلكتروني" "

إذا كانت بياناتك تتضمن إدخال عناوين بريد إلكتروني، يمكنك تقليل أخطاء الإدخال عن طريق التحقق من صحة تنسيق البريد الإلكتروني في جداول بيانات Google.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول بيانات Google، افتح جدول بيانات.
  2. اختَر العمود الذي سيحتوي على عناوين البريد الإلكتروني.
  3. انقر على البياناتثمالتحقق من صحة البيانات.
  4. إلى جانب "المعايير"، اختَر نصثميحتوي على.
  5. في مربّع النص بجانب يحتوي على، أدخِل @.
  6. اختَر عرض تحذير أو رفض الإدخال لتحديد ما سيحدث إذا أدخل المستخدم خيارًا غير صالح.
  7. (اختياري) لعرض رسالة للمساعدة في التحقق، اختَر إظهار نص مساعدة التحقق من صحة البيانات وأدخِل رسالة. على سبيل المثال: يُرجى إدخال عنوان بريد إلكتروني صالح، مثل xxx@xxx.xxx.
  8. انقر على حفظ.
Enter Text, contains, and @ by Criteria under Data validation on a sheet

4

دمج البيانات من أوراق متعددة في ورقة واحدة" "

إذا كانت لديك بيانات في جداول بيانات منفصلة، يمكنك نسخ نطاق بيانات من جدول بيانات إلى آخر. مثلاً، يمكنك تتبُّع بيانات المبيعات الربع سنوية لمنتج في جدول بيانات مختلف لكل منطقة. ولدمج جميع بيانات المبيعات الربع سنوية، يمكنك نسخ البيانات من جدول بيانات كل منطقة إلى جدول بيانات واحد في جداول بيانات Google.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول بيانات Google، افتح جدول بيانات.
  2. في خلية فارغة، أدخِل =IMPORTRANGE.
  3. بين قوسين، أضِف المواصفات التالية بين علامتي اقتباس وافصِلها بفاصلة:
    • عنوان URL لجدول البيانات في "جداول البيانات".
    • اسم جدول البيانات (اختياري) ونطاق الخلايا المراد استيرادها.
  4. اضغط على Enter.
  5. انقر على السماح بالوصول لربط جدولي البيانات.

مثل:

لاستيراد الخلايا A1 من خلال C10 من جدول البيانات 1 لجدول البيانات abcd123abcd123، عليك كتابة: =IMPORTRANGE("abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10")!

5

البحث عن البيانات وتحديثها" "

ليس بالضرورة أن تستغرق عملية البحث عن البيانات وتحديثها وقتًا طويلاً. يمكنك البحث بسرعة عن نص أو أرقام وتحديثها في جداول بيانات Google.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول بيانات Google، افتح جدول بيانات وانقر على تعديلثمبحث واستبدال.

  2. إلى جانب بحث عن، أدخِل النص أو الأرقام التي تريد البحث عنها.
  3. إلى جانب استبدال بـ، أدخِل البيانات الجديدة.
  4. إلى جانب بحث، اختَر جداول البيانات التي تريد البحث فيها.
  5. (اختياري) لتحسين البحث، حدِّد خيارات إضافية.
    يمكنك جعل بحثك حساسًا لحالة الأحرف، كما يمكنك البحث عن المطابقات التامة واستخدام التعبيرات العادية والبحث باستخدام الصيغ.
  6. حدِّد خيارًا لاستبدال البيانات:
    • لاستبدال الحالات بشكلٍ فردي، انقر على بحث عنثماستبدال.
    • لاستبدال جميع الحالات، انقر على استبدال الكل.
ظهور "بحث واستبدال" أسفل الخيار "ملف" في القائمة

6

تقسيم البيانات إلى أعمدة" "

يمكنك تقسيم البيانات المحدَّدة بوضوح، مثل النصوص المفصولة بفواصل، إلى أعمدة منفصلة في جداول بيانات Google. مثلاً، إذا كان لديك عمود واحد ببيانات اسم العائلة، الاسم الأول، يمكنك تقسيمه إلى عمودَين: اسم العائلة والاسم الأول.

كيفية إجراء ذلك

لصق البيانات وتقسيمها:

  1. في جداول البيانات، افتح جدول بيانات والصق البيانات التي تريد تقسيمها في أعمدة.
  2. بجانب الخلية التي لصقت بها البيانات، انقر على "لصق التنسيق" لصق ثم تقسيم النص إلى أعمدة.
  3. في حال كنت تريد أن يتم رصد "جداول البيانات" عند تنسيق أحد الملفات باستخدام عرض ثابت، اختَر الرصد تلقائيًا.

تقسيم البيانات الحالية:

  1. في جداول البيانات، اختَر العمود الذي يحتوي على البيانات التي تريد تقسيمها.
  2. انقر على البياناتثمتقسيم النص إلى أعمدة.
  3. في حال كنت تريد أن يتم رصد "جداول البيانات" عند تنسيق أحد الملفات باستخدام عرض ثابت، اختَر الرصد تلقائيًا.

7

التبديل بين الصفوف والأعمدة" "

إذا كنت تريد تحويل العناصر الموجودة في الأعمدة إلى صفوف، أو العكس، يمكنك إجراء ذلك باستخدام دالة TRANSPOSE في جداول بيانات Google. مثلاً، قد ترغب في تبديل عناوين الأعمدة بعناوين الصفوف.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول بيانات Google، افتح جدول بيانات.
  2. في خلية فارغة، اكتب =TRANSPOSE.
  3. بين قوسين، أدخِل المراجع التي تشير إلى الصفوف أو الأعمدة المطلوب تبديل موضعها.
  4. اضغط على مفتاح Enter.

8

إزالة البيانات المكررة" "

تُعدّ أخطاء تكرار البيانات مشكلةً شائعة والتي قد تكون مكلّفة ولا يسهل ملاحظتها، خاصةً في البيانات الضخمة. استخدِم جداول بيانات Google لإزالة أي بيانات مكررة غير مرغوب فيها. ويتم اعتبار الخلايا مكررةً إذا كانت تحتوي على قيم متطابقة، حتى وإن كانت بحالات أحرف أو تنسيقات أو صيغ مختلفة.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول بيانات Google، افتح جدول بيانات.
  2. اختَر نطاق البيانات الذي تريد إزالة البيانات المكررة منه.
  3. انقر على البياناتثمإزالة التكرارات.
  4. اختَر الأعمدة المطلوب تضمينها وحدِّد ما إذا كانت البيانات لها عناوين.
  5. انقر على إزالة التكرارات.
  6. في نافذة الحالة، انقر على موافق.
On a sheet, click Data, then Remove duplicates. Select cells, then click Remove duplicates

9

إزالة المسافات الزائدة" "

عند نسخ البيانات ولصقها، يتم أحيانًا لصق مسافات زائدة عن طريق الخطأ. ويمكن أن تتسبب المسافات الزائدة في حدوث مشاكل عند البحث عن سلاسل البيانات. أزِل المسافات البادئة أو اللاحقة الإضافية أو المسافات الزائدة من البيانات في جداول بيانات Google.

كيفية إجراء ذلك
  1. في جداول بيانات Google، افتح جدول بيانات.
  2. اختَر نطاق البيانات الذي تريد إزالة المسافات الزائدة منه.
  3. انقر على البياناتثماقتطاع المسافة البيضاء.
    لا يتم اقتطاع المسافات غير الفاصلة (NBSP).

10

تنظيم البيانات بشكلٍ أسرع باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح" "

بدلاً من استخدام الماوس، يمكنك العمل بشكلٍ أسرع باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح. مثلاً، يمكنك اختيار الصفوف أو الأعمدة أو تجميعها أو إخفاؤها أو تنسيق البيانات بسرعة في الخلايا.

كيفية إجراء ذلك

" "

اختصارات لوحة المفاتيح في "جداول بيانات Google"

ملاحظة: للاطِّلاع على قائمة كاملة باختصارات لوحة المفاتيح، يمكنك فتح جداول بيانات Google والضغط على Ctrl + / (لنظام التشغيل Windows ونظام التشغيل Chrome) أو ⌘ + / (نظام التشغيل Mac).
يمكنك استخدام ⌘ لنظام التشغيل Mac أو Ctrl لنظام التشغيل Windows أو نظام التشغيل Chrome.

"."
الإجراءات الشائعة اختصارات لوحة المفاتيح
اختيار عمود Ctrl + مسافة
تحديد صف Shift + مسافة
إضافة رابط ⌘/Ctrl + k
فتح "استكشاف" Alt + Shift + x
إدراج ورقة جديدة Shift + F11
"."
تنسيق الخلايا اختصارات لوحة المفاتيح
غامق ⌘/Ctrl + b 
تسطير ⌘/Ctrl + u
مائل ⌘/Ctrl + i 
تطبيق الحد الأيمن Option + Shift + 4
تطبيق الحد العلوي Option + Shift + 1
محو التنسيق  ⌘/Ctrl + \
محاذاة للوسط  ⌘/Ctrl + Shift + e
محاذاة لليمين ⌘/Ctrl + Shift + r
محاذاة لليسار ⌘/Ctrl + Shift + l
تطبيق الحد الأيسر Option + Shift + 2
تطبيق الحد السفلي Option + Shift + 3
"."
تغيير الصفوف والأعمدة اختصارات لوحة المفاتيح
إخفاء صف  ⌘/Ctrl + Alt + 9
تجميع الصفوف أو الأعمدة Alt + Shift + السهم المتجه لليمين
إظهار صف ⌘/Ctrl + Shift + 9
إلغاء تجميع الصفوف أو الأعمدة Alt + Shift + السهم المتجه لليسار
"."
إضافة ملاحظات وتعليقات اختصارات لوحة المفاتيح
إدراج/تعديل ملاحظة Shift + F2
إدراج تعليق  ⌘/Ctrl + Alt + m
فتح سلسلة مناقشة التعليقات ⌘/Ctrl + Alt + Shift + a
 
شريط رمادي
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟
بحث
محو البحث
إغلاق البحث
تطبيقات Google
القائمة الرئيسية
مركز مساعدة البحث
false