I Drive condivisi sono un ottimo modo per i team di collaborare e fare riferimento agli stessi file su Google Drive. Tuttavia, può essere difficile capire chi può accedere a un file o a una cartella in un Drive condiviso, di quali autorizzazioni si dispone per l'elemento e cosa fare se si vuole modificare l'accesso.
In questa pagina
- Autorizzazioni dei membri a file e cartelle
- Controllo dell'accesso ai Drive condivisi
- Condividere file e cartelle di un Drive condiviso
- Spostamento di file o cartelle su un Drive condiviso
- Spostamento di file fuori dai Drive condivisi
- Rimozione dell'accesso a file o cartelle sui Drive condivisi
Autorizzazioni dei membri a file e cartelle
- Tutti i membri di un Drive condiviso possono visualizzare tutti i file e le cartelle che contiene.
- I membri potrebbero avere più autorizzazioni, come la possibilità di aggiungere commenti o l'accesso in modifica, a seconda del livello di accesso di cui dispongono.
- I membri con accesso come Gestore (chiamati anche "gestori del Drive condiviso") e gli amministratori di Google Workspace possono aggiungere altre persone come membri e impostare il loro livello di accesso. Le richieste per essere membri di un Drive condiviso vengono inviate a tutti i Gestori.
Per un elenco completo di ciò che ogni livello di accesso consente di fare, consulta la seguente tabella:
| Livello di accesso | |||||
| Autorizzazione | Responsabile | Gestore dei contenuti | Collaboratore | Commentatore | Visualizzatore |
|---|---|---|---|---|---|
| Può visualizzare i file e le cartelle | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Può commentare i file | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Può modificare i file | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Può creare e aggiungere file, può creare cartelle | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| Può aggiungere e rimuovere persone e gruppi su file specifici | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Può ripristinare i file dal Cestino (entro 30 giorni) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Può spostare file da Il mio Drive a un Drive condiviso | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Può spostare file e cartelle nel cestino | ✔ | ✔ | |||
| Può spostare file e cartelle all'interno di un Drive condiviso | ✔ | ✔ | |||
| Può aggiungere o rimuovere persone e gruppi su cartelle specifiche di un Drive condiviso | ✔ | ✔** | |||
| Può spostare cartelle da Il mio Drive a un Drive condiviso | ✔ | ||||
| Può spostare i file da un Drive condiviso a un altro | ✔ | ||||
| Può aggiungere o rimuovere membri di un Drive condiviso | ✔ | ||||
| Può modificare i livelli di accesso dei membri | ✔ | ||||
| Può eliminare definitivamente i file nel cestino | ✔ | ||||
| Può rinominare o cambiare tema | ✔ | ||||
| Può eliminare il Drive condiviso | ✔ | ||||
* in Google Drive per desktop o nell'app File di ChromeOS, l'accesso come Collaboratore consente l'accesso in sola lettura ai file. Per consentire agli utenti di creare, caricare e modificare file su un Drive condiviso inGoogle Drive per desktop e ChromeOS, concedi loro l'accesso come Gestore dei contenuti o Gestore.
** Gli amministratori o i Gestori possono impedire ai Gestori dei contenuti di condividere cartelle.
Controllo dell'accesso ai Drive condivisi
I membri con accesso come Gestore e gli amministratori di Google Workspace possono controllare l'accesso agli elementi di un Drive condiviso. Oltre a configurare i membri, possono impostare restrizioni sulla condivisione come segue:
- Impedire la condivisione di file con persone esterne all'organizzazione
- Impedire la condivisione di file con persone esterne al Drive condiviso
- Impedire ai membri con accesso come Gestore dei contenuti di condividere cartelle
- Impedire ai membri con accesso come Commentatore o Visualizzatore di scaricare, copiare o stampare i file
Queste limitazioni hanno la precedenza sulla condivisione di file e cartelle (come descritto nella sezione successiva). Se il Gestore di un Drive condiviso modifica le impostazioni relative alle limitazioni di quel Drive condiviso, i privilegi di accesso ai file che contiene vengono aggiornati.
Ad esempio, se un file in un Drive condiviso viene condiviso con una persona esterna e poi le relative impostazioni vengono aggiornate in modo da impedire la condivisione con persone esterne all'organizzazione, l'utente esterno perderà l'accesso al file. Tuttavia, la sua autorizzazione per il file rimane valida. Se l'impostazione viene modificata in modo da consentire nuovamente la condivisione con utenti esterni, tutti gli utenti esterni con cui era già stato condiviso il file potranno accedervi di nuovo.
Scopri come impostare le autorizzazioni di condivisione
Condividere file e cartelle di un Drive condiviso
A meno che non sia vietato dalle impostazioni di condivisione per i Drive condivisi (descritte nella sezione precedente), i membri con privilegi di Gestore, Gestore dei contenuti o Collaboratore possono condividere file con persone e gruppi, come gli altri file in Il mio Drive. Possono anche condividere contenuti con persone che non hanno un Account Google mediante la condivisione con i visitatori (se consentita dall'amministratore).
I Gestori e i Gestori dei contenuti possono condividere le cartelle con persone e gruppi. Tuttavia, gli amministratori o i Gestori possono impedire ai Gestori dei contenuti di condividere cartelle.
Chi riceve le richieste di accesso?
- Quando qualcuno richiede l'accesso a un Drive condiviso o chiede di diventare membro, la richiesta viene inviata a tutti i Gestori.
- Quando qualcuno richiede l'accesso a un file o a una cartella, la richiesta viene inviata all'autore dell'elemento. Se questo utente non dispone dell'autorizzazione per condividere il file o la cartella, la richiesta viene inviata a tutti i Gestori.
Come condividere una cartella su un Drive condiviso
Se hai l'accesso come Gestore o Gestore dei contenuti a un Drive condiviso, puoi condividere una cartella specifica con altre persone e gruppi. Tuttavia, gli amministratori o i Gestori possono impedire ai Gestori dei contenuti di condividere cartelle.
Condividere delle cartelle invece dell'intero Drive condiviso può avere senso quando tutti hanno bisogno dell'accesso in visualizzazione, ma solo alcune persone richiedono l'accesso in modifica. Ecco alcuni esempi:
- Un reparto marketing può avere un Drive condiviso, accessibile a tutti i dipendenti interni, che contiene una cartella specifica per i materiali pubblicitari condivisa anche con un'agenzia esterna.
- Nel caso di un Drive condiviso utilizzato per preparare un evento specifico, puoi concedere a tutti i membri l'accesso in visualizzazione a tutti i file, fornendo al contempo a ciascun team specifico l'accesso in modifica ai documenti che riguardano la sua parte dell'evento.
Non puoi rendere l'accesso alle cartelle più restrittivo dello stesso Drive condiviso. Ad esempio, un membro con accesso come Commentatore non può avere solo l'accesso come Visualizzatore a una cartella di quel Drive condiviso. Se l'accesso a un file o a una cartella viene ulteriormente limitato, la stessa azione verrà applicata all'intero Drive condiviso.
Quando condividi una cartella su un Drive condiviso con una persona, quest'ultima riceve una notifica e può trovare la cartella nella sezione Condivisi con me di Google Drive. È possibile organizzare le cartelle condivise in Il mio Drive utilizzando le scorciatoie.
Su Google Drive per computer, i Drive condivisi e le cartelle condivise direttamente con te non vengono visualizzati automaticamente a meno che tu non abbia l'accesso come Gestore. Se non hai l'accesso come Gestore, crea scorciatoie alle cartelle condivise o ai Drive condivisi in Il mio Drive. In questo modo potrai accedervi facilmente su Drive per computer.
Come funziona la condivisione tramite link in un Drive condiviso
A meno che non sia vietato dalle impostazioni di condivisione dei Drive condivisi, puoi condividere file e cartelle tramite link anziché direttamente con utenti e gruppi. Tuttavia, la condivisione tramite link non può essere meno restrittiva per i file e le cartelle di una cartella già condivisa tramite link. Se condividi una cartella in un Drive condiviso con l'opzione Tutti i membri del gruppo che hanno questo link possono visualizzare questo elemento, non puoi condividere file o cartelle al suo interno con l'opzione Chiunque abbia il link. Per ovviare a questo limite, puoi provare una delle seguenti opzioni:
- Innanzitutto, condividi l'elemento con l'opzione Chiunque abbia il link, quindi condividi la cartella principale con l'opzione Tutti i membri del gruppo che hanno questo link possono visualizzare questo elemento.
- Chiedi all'amministratore di utilizzare l'API Drive per condividere la cartella secondaria dopo aver condiviso quella principale.
Scopri di più sulla condivisione di elementi nei Drive condivisi
Spostamento di file o cartelle su un Drive condiviso
Quando vengono spostati in un Drive condiviso, i file o le cartelle mantengono le proprie autorizzazioni di condivisione, ma i privilegi di accesso possono cambiare se le impostazioni di condivisione del Drive condiviso sono più restrittive. Se i privilegi di accesso al file sono più restrittivi di quelli del Drive condiviso, questi non vengono ampliati. Ad esempio, se il proprietario imposta il proprio file in modo da impedirne il download, la copia e la stampa, queste autorizzazioni rimarranno invariate anche dopo che il file è stato spostato su un Drive condiviso, anche se tali azioni sono consentite dal Drive condiviso.
Lo spostamento di file in un Drive condiviso non influisce sulle autorizzazioni di condivisione o sui ruoli utente, ad esempio Editor o Visualizzatore, impostati direttamente nel file. Tuttavia, le autorizzazioni del file ereditate dalla cartella in cui si trovava non vengono copiate. Ad esempio, se una persona ha ricevuto in condivisione una cartella in Il mio Drive ma non un file, quest'ultima può perdere l'accesso se i file di quella cartella vengono spostati in un Drive condiviso, a meno che non sia un membro del Drive condiviso.
Quando sposti un file che hai creato in un Drive condiviso, rimani comunque l'autore, ma non ne sei più il proprietario. Se le autorizzazioni di accesso al Drive condiviso cambiano, potresti perdere l'accesso a un file che hai creato.
Gli spostamenti di cartelle in un Drive condiviso possono comportare modifiche di ampia portata all'accesso ai contenuti. Pertanto, solo gli utenti con accesso come Gestore alle posizioni originali e di destinazione possono spostare le cartelle all'interno o tra i Drive condivisi. Se sposti una cartella su un Drive condiviso:
- Tutti i membri del Drive condiviso possono visualizzare i contenuti della cartella, inclusi i file nascosti in precedenza. I file vengono nascosti in Il mio Drive quando condividi una cartella con un altro utente ma rimuovi l'accesso a un file specifico al suo interno.
- Gli utenti che avevano una cartella condivisa direttamente con loro prima dello spostamento possono continuare ad accedervi. Gli utenti che avevano accesso come Editor alla cartella prima dello spostamento, dopo avranno accesso come Gestore dei contenuti.
- Gli utenti con accesso indiretto a una cartella e ai relativi contenuti tramite l'accesso a una cartella principale potrebbero perdere l'accesso alla cartella. Le autorizzazioni indirette sui file ereditate dalle autorizzazioni della cartella principale non vengono copiate.
Spostamento di file di Google Sites in Drive condivisi
Lo spostamento di siti in un Drive condiviso non modifica la visibilità di un sito pubblicato, ma può modificare le autorizzazioni di accesso al file:
- Se il proprietario originale del sito fa parte della stessa organizzazione del Drive condiviso, il file di Sites associato al sito è ancora accessibile agli utenti con cui è stato precedentemente condiviso.
- Se il proprietario originale del sito fa parte di un'organizzazione diversa da quella del Drive condiviso, il file del sito non sarà accessibile alle persone che non sono membri del Drive condiviso, anche se era stato precedentemente condiviso con loro.
Scopri di più sullo spostamento dei file
Spostamento di file fuori dai Drive condivisi
Se hai l'accesso come Gestore a un Drive condiviso, puoi spostare file e cartelle dal Drive condiviso a Il mio Drive o a un altro Drive condiviso. Per spostare file da un Drive condiviso a un altro, devi disporre dell'accesso come Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore nel Drive condiviso di destinazione. Per spostare cartelle da un Drive condiviso a un altro, devi disporre dell'accesso come Gestore nel Drive condiviso di destinazione.
Come nel caso di spostamenti all'interno di Drive condivisi, quando file e cartelle vengono spostati all'esterno di un Drive condiviso, i privilegi associati vengono rivalutati. Se un file o una cartella vengono spostati da un Drive condiviso a Il mio Drive all'interno della stessa organizzazione:
- Le impostazioni di condivisione del Drive condiviso non sono più valide e vengono applicate le impostazioni di condivisione originali del file. Alcuni utenti potrebbero acquisire o perdere l'accesso. Ad esempio, hai un file nel Drive condiviso del team Vendite e tutti i membri di quest'ultimo hanno accesso come Visualizzatore al Drive condiviso e al file. Inoltre, il documento è stato condiviso direttamente con cinque membri del team Vendite per concedere loro l'accesso come Editor. Se il file venisse spostato all'esterno del Drive condiviso del team Vendite, quest'ultimo perderebbe l'accesso, ma i cinque utenti con cui è stato condiviso direttamente continuerebbero ad avere l'accesso come Editor.
- Le restrizioni a livello di file rimangono valide, tranne se vengono specificamente modificate o rimosse dal file. Ad esempio, se il proprietario ha impostato il proprio file in modo da impedirne il download, la copia e la stampa, queste autorizzazioni rimarranno invariate anche dopo che il file è stato spostato all'esterno di un Drive condiviso, anche se tali azioni sono consentite dalla nuova posizione.
Rimozione dell'accesso a file e cartelle sui Drive condivisi
Come in Il mio Drive, è possibile rimuovere l'accesso di un utente a un file o a una cartella di un Drive condiviso direttamente condivisi con lui. Per maggiori dettagli, vedi Annullare la condivisione di file e cartelle. Tuttavia, tutti i membri del Drive condiviso possono comunque visualizzare il file o la cartella. Per rimuovere l'accesso per i membri del Drive condiviso, devi spostare il file o la cartella fuori dallo stesso, operazione che richiede l'accesso come Gestore.
Nota: quando rimuovi un membro da un Drive condiviso, quest'ultimo perde anche l'accesso a eventuali file e cartelle del Drive condiviso direttamente condivisi con il suo account.
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