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Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Tipps zum Lesen und Senden von E-Mails in Gmail

So steigern Sie Ihre Produktivität mit Google Workspace

Themen auf dieser Seite

 

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Tipps zum Lesen von E-Mails

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Kompaktheitsgrad des Gmail-Posteingangs ändern

Sie können festlegen, wie ausführlich oder kompakt die Nachrichten in Ihrem Posteingang erscheinen sollen. Ändern Sie einfach die Anzeigedichte Ihres Posteingangs.

Weitere Informationen
  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"  und dann Kompaktheitsgrad.
  3. Wählen Sie eine Option aus:
    • Standard
    • Übersichtlich
    • Kompakt

    Hinweis: Wenn Sie "Standard" auswählen, wird für Anhänge im Posteingang eine Vorschau angezeigt.

  4. Klicken Sie auf OK.

 

 

Mehr Platz für Labels erhalten

Sie können in Gmail auf der linken Seite mehr Platz für Ihre Labels schaffen. Dafür verschieben Sie den Chatbereich auf die rechte Seite des Posteingangs.

Weitere Informationen

Position des Chatbereichs in Gmail ändern

Sie können den Google Chat-Bereich an die rechte oder linke Seite Ihres Gmail-Posteingangs verschieben.

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ und dann Alle Einstellungen aufrufen.
  3. Klicken Sie oben auf Chat und Meet.
  4. Wählen Sie neben „Chatposition“ die Option Linke Seite des Posteingangs oder Rechte Seite des Posteingangs aus.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

 

Projektbereiche und Posteingang gleichzeitig ansehen

In Gmail werden Projektbereiche im Vollbildmodus geöffnet. Sie können einen Projektbereich aber stattdessen auch in einem Pop-up-Fenster öffnen und so Aufgaben in Gmail ausführen und gleichzeitig die Aktivität im Projektbereich im Auge behalten.

Weitere Informationen

Projektbereich im Pop-up-Fenster öffnen

  1. Öffnen Sie Gmail auf einem Computer.
  2. Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Klicken Sie links auf Chatund dannGruppenbereiche, bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Gruppenbereich und klicken Sie auf „In Pop-up öffnen“ .
    • Wenn bereits ein Pop-up für einen Gruppenbereich geöffnet ist, klicken Sie auf „Maximieren“ , um die Chatnachricht im Vollbildmodus zu öffnen​​​​​.

 

 

Neue Nachrichten oben in einem Thread anzeigen

In einer Gmail-Konversation wird die neueste Nachricht standardmäßig ganz unten angezeigt. Wenn Sie neue Nachrichten oben in der Konversation sehen möchten, können Sie eine Erweiterung aus dem Chrome Web Store installieren.

Weitere Informationen

Nachrichten in einer Konversation umkehren

  1. Rufen Sie den Chrome Web Store auf.
  2. Geben Sie links im Suchfeld einen Suchbegriff ein, z. B. "Gmail reverse conversation".
  3. Wenn Sie die gewünschte Erweiterung gefunden haben, klicken Sie auf Hinzufügen. Manche Erweiterungen benötigen möglicherweise bestimmte Berechtigungen oder Daten.
  4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Erweiterung hinzufügen.

 

 

Horizontales Scrollen in einer E-Mail verhindern

Manchmal müssen Sie möglicherweise wegen eines großen Bilds oder einer Tabelle horizontal scrollen, um eine Nachricht ganz zu sehen. Um zu vermeiden, dass andere in Ihren Nachrichten horizontal scrollen, prüfen Sie einige Optionen, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Weitere Informationen

Scrollen in gesendeten Nachrichten verhindern

  1. Öffnen Sie die Nachricht in Gmail.
  2. Wenn die Nachricht eine Tabelle enthält oder Sie Text einfügen, überprüfen Sie, ob die Breite festgelegt ist.
  3. Wenn Sie eine Signatur verwenden, darf die E-Mail kein Bild enthalten, das die Signatur verbreitert.

 

 

Automatische Erinnerungen festlegen

Sie können auswählen, ob alte Nachrichten oben im Posteingang angezeigt werden sollen mit einem Vorschlag zum Antworten oder Abklären. Sie können diese Vorschläge in den Gmail-Einstellungen ein- oder ausblenden.

Erinnerung, dass E-Mail noch nicht beantwortet wurde

Weitere Informationen

Automatische Erinnerungen ein- oder ausblenden

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"  und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Scrollen Sie auf dem Tab „Allgemein“ zu Automatische Erinnerung und aktivieren oder deaktivieren Sie die beiden Optionen.
  4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

 

 

E-Mails aus anderen E-Mail-Apps abrufen

Ab Herbst 2024 werden in Google Workspace-Konten keine weniger sicheren Apps, Drittanbieter-Apps und Geräte mehr unterstützt, die Sie auffordern, sich nur mit Ihrem Nutzernamen und Passwort anzumelden. Die genauen Termine finden Sie unter Google Workspace-Updates. Für den Zugriff auf Apps müssen Sie OAuth verwenden. Lesen Sie zur Vorbereitung auf diese Änderung die Details unter Umstellung von weniger sicheren Apps auf OAuth.  

Wenn Sie E-Mails von einer anderen App abrufen möchten, muss Ihr Administrator IMAP und POP aktivieren.

Sie können in Gmail E-Mails von einer anderen App abrufen, z. B. von Microsoft Outlook oder Apple Mail. Für den E-Mail-Abruf aus anderen Apps müssen Sie IMAP aktivieren, die Beschränkungen der Ordnergröße für IMAP-Nachrichten entfernen und alle IMAP-Ordner einblenden, die Sie aus der anderen App abrufen möchten.

Weitere Informationen

IMAP aktivieren, Beschränkungen der Ordnergröße entfernen und alle Ordner einblenden

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ und dann Alle Einstellungen aufrufen.
  3. Klicken Sie auf Weiterleitung & POP/IMAP.
  4. Klicken Sie auf IMAP-Zugriff und wählen Sie IMAP aktivieren aus.
  5. Wählen Sie unter Größenbeschränkungen für Ordner folgende Option aus: Die Anzahl der Nachrichten in einem IMAP-Ordner nicht begrenzen (Standardeinstellung).
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  7. Klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann Alle Einstellungen aufrufen.
  8. Klicken Sie auf Labels.
  9. Klicken Sie neben dem Label der Ordner, die Sie einschließen möchten, das Kästchen In IMAP anzeigen an.

Tipps zum Senden von E-Mails

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Gerade gesendete E-Mail zurückrufen

Direkt nach dem Klick auf „Senden“ haben Sie für kurze Zeit die Möglichkeit, die E-Mail zurückzurufen:

Weitere Informationen

E-Mails zurückrufen

  1. Sie sehen links unten den Hinweis „Ihre Nachricht wurde gesendet“ sowie die Optionen „Rückgängig“ und „Nachricht ansehen“.
  2. Klicken Sie auf Rückgängig.

Zeitraum zum Zurückrufen von E-Mails festlegen

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen und dann Alle Einstellungen aufrufen.
  3. Wählen Sie neben E-Mail zurückrufen eine Rückruffrist aus (5, 10, 20 oder 30 Sekunden).
  4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

 

 

Mit E-Mail-Vorlagen vorformulierte E-Mails senden

Erhalten Sie häufig ähnliche Fragen von unterschiedlichen Absendern? Kein Problem: Sie schreiben einfach Ihre Antwort und speichern die E-Mail als Vorlage. Sie können auch Ihre Signatur einfügen. Bei Bedarf öffnen Sie die Vorlage und senden die E-Mail.

Hinweis: E-Mail-Vorlagen in Gmail sind nur online verfügbar. Vorlagen sind in mobilen Gmail Apps nicht verfügbar.

Weitere Informationen

Vorlagen aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"  und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Klicken Sie oben auf Erweitert.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagen die Option Aktivieren aus.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Vorlagen erstellen oder ändern

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf Schreiben.
  2. Geben Sie im Fenster Schreiben den Text für die Vorlage ein.
  3. Klicken Sie auf „Mehr“ und dannVorlagen.
  4. Wählen Sie eine Option aus:
    • Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten klicken Sie auf Als Vorlage speichernund dannAls neue Vorlage speichern.
    • Um eine zuvor gespeicherte Vorlage zu ändern, klicken Sie auf Entwurf als Vorlage speichern und wählen Sie dann unter Vorlage überschreiben eine Vorlage aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
  5. Optional: Um eine E-Mail zu senden, schreiben Sie die Nachricht und klicken Sie auf Senden.

Vorlagen einfügen

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf Schreiben.
  2. Klicken Sie auf „Mehr“ und dannVorlagen.
  3. Um eine Vorlage einzufügen, wählen Sie unter Vorlage einfügen eine gespeicherte Vorlage aus, die Sie in Ihre E-Mail einfügen möchten.
  4. Schreiben Sie den Rest der Nachricht und klicken Sie auf Senden.
Tipp: Als Workspace Individual-Abonnent können Sie E-Mails im Markendesign erstellen und an viele Empfänger gleichzeitig senden. Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

Zeit sparen – mit einer Gruppenadresse Nachrichten an große Gruppen senden

Wenn Sie häufig E-Mails oder Besprechungseinladungen an dieselben Personen versenden, können Sie für diese Personen eine Google Groups-Gruppe erstellen. Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht schreiben, senden Sie eine E-Mail an die Gruppe, um alle Empfänger gleichzeitig zu erreichen. Sie können mit dieser Gruppe auch Besprechungen in Google Kalender planen.

Weitere Informationen

Gruppen-E-Mail-Adresse erstellen

  1. Melden Sie sich in Google Groups an.
  2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus. Hier einige Vorschläge für Einstellungen:
    • Wer kann sich Unterhaltungen ansehen:  Nur Mitglieder des Teams (wenn die Projektkommunikationen privat bleiben sollen)
    • Gruppenmitglieder: E-Mail-Adressen aller Personen im Projektteam
    • Gruppenmanager: E-Mail-Adressen aller Teammitglieder, die später möglicherweise weitere Teammitglieder hinzufügen müssen
    • Mitglieder direkt hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um zu steuern, wer der Gruppe beitreten darf.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Groups-Hilfe.

 

 

In einer anderen Sprache eingeben

Mithilfe von Eingabetools, wie z. B. Spezialtastaturen, können Sie problemlos Sprachen wie Hindi, Arabisch oder Chinesisch eingeben. Für unterschiedliche Sprachen stehen unterschiedliche Arten von Eingabetools zur Verfügung.

Weitere Informationen

Eingabetools aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail. Die Eingabetools können nur in der Browserversion von Gmail verwendet werden, nicht jedoch in der Gmail App.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ .
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie im Abschnitt „Sprache“ auf Alle Sprachoptionen anzeigen.
  5. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen neben „Eingabetools aktivieren“.
  6. Wählen Sie die Sprachen aus, für die Sie Eingabetools aktivieren möchten, sowie die Art von Tastatur, die Sie verwenden möchten.
  7. Klicken Sie auf OK.
  8. Klicken Sie unten auf der Seite auf Änderungen speichern.
  9. Öffnen Sie Ihren Posteingang.
  10. Klicken Sie rechts oben neben „Einstellungen“ auf das Sprachensymbol. Wenn Sie mehrere Eingabetools aktiviert haben, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um zwischen den verschiedenen Tools zu wechseln.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

 

Dokumente mit einer elektronischen Signatur signieren

Mit elektronischen Signaturen können Sie Dokumente bequem und rechtsverbindlich unterschreiben, ohne sie auszudrucken, einzuscannen oder zu versenden. Sie können im Google Workspace Marketplace ein Add-on für elektronische Signaturen auswählen, das mit Ihrem Gmail-Konto kompatibel ist.

Weitere Informationen

Gmail mit einem Add-on für elektronische Signaturen anpassen

  1. Klicken Sie in Gmail rechts auf Add-ons aufrufen, um den Google Workspace Marketplace zu öffnen.
  2. Geben Sie in das Suchfeld Signatur-Add-on ein.
  3. Wählen Sie ein Add-on aus der Liste aus und klicken Sie auf Installieren.
  4. Folgen Sie der entsprechenden Onlineanleitung.

Mit Anhängen arbeiten

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Große Anhänge in Drive senden

In Gmail können Dateien mit einer Größe bis 25 MB angehängt werden. Sie möchten ein Video versenden, das größer ist? Große Dateien lassen sich in Google Drive speichern. Den Link zur Drive-Datei oder zur Datei aus der geteilten Ablage können Sie dann ganz einfach per E-Mail weitergeben.

Hinweis: Wenn die Empfänger keine Zugriffsberechtigung für die Datei haben, können Sie ihnen in Gmail den Zugriff vor dem Senden erlauben.

Weitere Informationen

Drive-Dateien in Gmail-Nachrichten einfügen

Dateien aus Google Drive als Anhang senden

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie links oben auf Schreiben.
  3. Klicken Sie unten in der Nachricht auf „Dateien über Google Drive einfügen“ .
  4. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie anhängen möchten.
  5. Wählen Sie unten auf der Seite aus, wie Sie die Datei senden möchten:
    • Als Google Drive-Link: Diese Option ist für alle Dateien vorgesehen, die in Google Drive gespeichert sind, einschließlich Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare erstellt wurden.
    • Als Anhang: Diese Option ist ausschließlich für Dateien vorgesehen, die nicht mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare erstellt wurden.
  6. Klicken Sie auf Einfügen.

 

 

Anhänge speichern und herunterladen

Wenn Sie eine Datei in Gmail erhalten, können Sie sie auf Ihren Computer herunterladen oder eine Kopie in Google Drive speichern. 

Weitere Informationen

Anhang auf den Computer herunterladen

  1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer Gmail.
  2. Öffnen Sie eine Nachricht.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger unten in der Nachricht auf den Anhang.
  4. Klicken Sie auf „Herunterladen“ .

Tipps und Hinweise:

  • Wenn Sie Google Chrome verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie eine Datei in Chrome herunterladen.
  • Der Browser speichert Anhänge in einem Downloadordner. Ihre Downloads finden Sie in den Einstellungen Ihres Browsers.
  • Wenn Ihr Computer dies unterstützt, können Sie auch Fotos und Anhänge auf Ihren Desktop ziehen.

Kopie eines Gmail-Anhangs in Google Drive speichern

Wichtig: Sie können bestimmte Anhänge nicht zu Google Drive hinzufügen. Informationen zu Dateien, die Sie in Google Drive speichern können

  1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer Gmail.
  2. Öffnen Sie eine Nachricht.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger unten in der Nachricht auf den Anhang.
  4. Klicken Sie auf „Zu Google Drive hinzufügen“ .

 

 

E-Mails als Anhang weiterleiten

Mit Gmail lassen sich E-Mails an eine neue Nachricht anhängen, anstatt die Nachrichten einzeln weiterzuleiten. Sie können auch mehrere Nachrichten an eine E-Mail anhängen.

Weitere Informationen

E-Mails als Anhang weiterleiten

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Wählen Sie die gewünschten E-Mails aus.
  3. Klicken Sie auf Mehr und dann Als Anhang weiterleiten.
  4. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Wenn Sie möchten, können Sie weitere Empfänger in die Felder "Cc" und "Bcc" eingeben.
  5. Geben Sie einen Betreff ein.
  6. Schreiben Sie die Nachricht.
  7. Klicken Sie unten auf Senden.

Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail als Anhang weiterleiten möchten, können Sie auch mit der rechten Maustaste darauf klicken oder sie per Drag-and-drop in den Nachrichtentext ziehen.

Mehrere E-Mails als Anhang weiterleiten

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie auf Schreiben.
  3. Klicken Sie die Kästchen neben den Nachrichten an, die Sie anhängen möchten, und ziehen Sie sie in das neue Nachrichtenfenster.
  4. Geben Sie einen Empfänger, einen Betreff und einen Nachrichtentext ein.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Nachrichten mit angehängten E-Mails beantworten

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Öffnen Sie die E-Mail und dann klicken Sie auf Antworten.
  3. Klicken Sie in der E-Mail rechts oben auf "In neuem Fenster öffnen" In neuem Fenster öffnen .
  4. Wählen Sie im Posteingang die E-Mail aus, die Sie anhängen möchten. 
  5. Ziehen Sie die E-Mail in die Nachricht. 
  6. Klicken Sie unten auf Senden.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

 

PDFs aus Acrobat mit Gmail senden

Sie können mit Gmail direkt aus Adobe Acrobat oder Acrobat Reader Adobe PDF-Dateien versenden. Dazu müssen Sie den Zugriff auf Ihr Gmail-Konto zulassen. Ihr Administrator hat diese Option aus Sicherheitsgründen möglicherweise deaktiviert.

Hinweis: Sie können nur dann Dateien aus Acrobat über Webmail senden, wenn das in den IT-Richtlinien Ihres Unternehmens erlaubt ist. Wenn Sie Gmail nicht mit Acrobat verwenden können, wenden Sie sich bitte an Ihr IT-Team.

Weitere Informationen
  1. Öffnen Sie Ihre PDF-Datei in Acrobat.
  2. Klicken Sie oben auf Datei und dann Datei freigeben oder Datei und dann "Dateien senden" oder "An E-Mail anhängen".
  3. Klicken Sie auf An E-Mail anhängen oder Als Anhang senden.
  4. Wählen Sie Web-E-Mail aus.
  5. Klicken Sie auf Option auswählen und dann Google-Mail hinzufügen.
  6. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf OK.
  7. Optional: Wenn Sie Gmail als standardmäßiges Web-E-Mail-Konto für Acrobat verwenden möchten, klicken Sie das Kästchen Meine Auswahl merken an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
  8. Klicken Sie auf Senden.
    • Wenn Sie Acrobat Reader verwenden, klicken Sie auf Ja.
    • Wenn Sie Acrobat verwenden, wählen Sie eine Option aus:
      • Um einen Link für den Anhang zu senden, klicken Sie auf Send a link (URL) to the PDF file on the Web (Link (URL) für PDF-Datei im Web senden).
      • Wenn Sie die PDF-Datei an die Nachricht anhängen möchten, klicken Sie auf Send a copy of the entire PDF file as an attachment (Kopie der gesamten PDF-Datei als Anhang senden).
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Falls Ihre E-Mail-Adresse nicht bereits angezeigt wird, geben Sie sie ein und klicken Sie auf Weiter.
  11. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
  12. Klicken Sie auf Zulassen.
    Ihre Nachricht wird als Entwurf mit der angehängten PDF-Datei geöffnet.
  13. Fügen Sie im Gmail-Entwurf eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf Senden.


Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.

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