Советы по предоставлению доступа к файлам

Содержание

Советы по предоставлению доступа к файлам

• Как делиться файлами и другим контентом с группой
• Как делиться документами в чат-группах
• Как настроить уведомления о предоставлении доступа к файлам
• Как делиться ссылками на PDF-версии файлов
• Как вести показ в Google Meet из Документов, Таблиц и Презентаций
• Как опубликовать файл в виде веб-страницы

Как указать, кому разрешен доступ к файлу

• Как ограничить возможность предоставления доступа к файлам на Диске
• Как передать право собственности на файл
• Как предоставить доступ к файлу всем в интернете
• Как отметить файл, к которому предоставлен доступ, как окончательную версию

Развернуть все  |  Свернуть все

Советы по предоставлению доступа к файлам

Как делиться файлами и другим контентом с группой

Благодаря Google Группам вы можете открывать доступ к контенту Google Workspace, включая календари, сайты, документы, таблицы, презентации и файлы с Диска, нескольким пользователям сразу.

• Вы можете предоставлять доступ к ресурсам, обновлениям статусов и т. п., указывая адрес группы вместо адресов отдельных пользователей.
• Управляйте разрешениями для целой группы сразу.
• Если кто-то покинет команду, вам не придется вспоминать, к каким файлам был доступ у этого пользователя – достаточно просто удалить его из группы.

Подробнее…

Как поделиться контентом с группой, используя один адрес электронной почты

Прежде всего создайте группу и добавьте в нее участников. Подробнее о том, как создать группу…

1. Создайте файл на Google Диске или откройте существующий.
2. Для файла выберите Открыть доступ.
3. В поле Пригласить людей введите адрес группы.
4. Выберите нужный уровень доступа: Редактирование, Комментирование или Просмотр.
5. Нажмите Готово.

 

 

Как делиться документами в чат-группах

При работе в команде часто приходится совместно использовать файлы – документы, таблицы и презентации. Чат-группа – это рабочая область, в которой вы можете открыть к таким файлам доступ всем вашим коллегам. Кроме того, вы сможете редактировать документы прямо в чат-группе, не прерывая обсуждений в чате.

Веб-версия

Дополнительные сведения приведены в статье Отправка файлов и предоставление доступа к ним в сообщениях Google Chat.

---

 

 

 

Как делиться ссылками на PDF-версии файлов

Файлы Adobe PDF удобны тем, что их легко скачивать, распечатывать и открывать в стандартных программах. Если вы работаете в Google Документах, Таблицах или Презентациях, но хотите поделиться файлом в формате PDF, его необязательно преобразовывать каждый раз.

Вы можете просто отправить коллегам ссылку на PDF-версию.

• При изменении исходного файла необязательно повторно предоставлять доступ к его PDF-версиям или обновлять ссылки на них. Ссылка всегда указывает на последнюю версию.
• Экономьте пространство для хранения электронной почты и обходите ограничения размера прикрепленных файлов.
• Вам не потребуется отслеживать версии документа в PDF и в исходном формате: все черновики сохраняются под одним названием.

Подробнее…

Как поделиться файлом

1. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
2. Выберите нужный файл.
3. Нажмите на значок "Открыть доступ" .

Как копировать, вставлять и отправлять ссылки на PDF-файлы

1. На Диске выберите файл.
2. Нажмите на значок "Поделиться" .
3. Нажмите Копировать ссылку, а затем – Готово.
4. Измените конечную часть ссылки. Например:
   1. До:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. После:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. Отправьте измененную ссылку.
   При нажатии на нее пользователь сможет скачать PDF-версию вашего документа.

 

 

Как настроить уведомления о предоставлении доступа к файлам

Вы можете включить уведомления на Google Диске, чтобы своевременно узнавать, когда кто-то поделился с вами файлом или упомянул вас в комментарии. Уведомления появляются в браузере Chrome, а на устройстве Android – ещё и в мобильных приложениях "Документы", "Таблицы" и "Презентации".

Подробнее…

Как включить уведомления в браузере

1. В браузере Chrome откройте Диск.
2. Нажмите на значок и выберите Настройки.
3. Слева нажмите Уведомления и выберите нужный параметр.
   • Чтобы получать уведомления в веб-браузере, установите флажок Получать оповещения в браузере обо всех изменениях, связанных с объектами на Google Диске и выберите объекты, о которых хотите получать уведомления.
   • Чтобы получать уведомления по электронной почте, установите флажок Получать оповещения по электронной почте обо всех изменениях, связанных с объектами на Google Диске.
4. Нажмите Готово.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

 

Как вести показ в Google Meet из Документов, Таблиц и Презентаций

Материалы из Google Документов, Таблиц и Презентаций можно без труда показывать непосредственно в видеовстречах в Google Meet. Прежде чем начать показ, присоединитесь к встрече и узнайте, ведется ли ее запись.

Важно! Чтобы вести показ в Google Meet напрямую из Документов, Таблиц или Презентаций, необходимо использовать компьютер с браузером Chrome.

Подробнее…

1. Присоединитесь к видеовстрече Google Meet.
2. Откройте файл в Документах, Таблицах, Презентациях или Jamboard.
3. В верхней части экрана нажмите на значок Meet .
4. Выберите нужный вариант:
   • Чтобы демонстрировать экран на запланированной встрече, нажмите на ее название.
   • Чтобы демонстрировать экран на встрече, используя ее код, нажмите Указать код встречи и введите код. Как использовать режим Companion в Google Meet на гибридных встречах
5. Нажмите Демонстрировать эту вкладку.
   • Важно! Если у вас ещё не открыта встреча и вы нажмете Демонстрировать эту вкладку, показ файла начнется, однако вы не сможете видеть видеовстречу Google Meet на вкладке файла. Чтобы во время показа видеть документ, таблицу, презентацию или доску на одной вкладке с видеовстречей Google Meet, следуйте инструкциям по присоединению к видеовстрече из Документов, Таблиц или Презентаций.
6. Выберите текущую вкладку.
7. Чтобы начать показывать вкладку, нажмите Поделиться.
   • Важно! При показе вкладки из документа, таблицы, презентации или доски нельзя сменить вкладку. Чтобы можно было переключаться между вкладками, показывайте экран из Google Meet.
8. Убедитесь, что показ материалов выполняется в рамках видеовстречи в Meet.

 

 

Как опубликовать файл в виде веб-страницы

Один из простых способов поделиться информацией с большой аудиторией – публикация в Интернете. Веб-страницу можно сделать общедоступной и обновлять данные на ней по своему усмотрению. Сделать это можно с помощью функции публикации в Google Документах, Таблицах и Презентациях.

Важно! Опубликованный файл будет виден всем в интернете. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.

• Открывайте доступ к файлам в формате Google Документов, Таблиц или Презентаций более чем 100 пользователям. Дополнительные инструкции приведены в статье Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске.
• Размещайте веб-страницы, не приобретая домен.
• Вносите правки в исходный файл и сами решайте, когда изменения будут опубликованы в Интернете.
• Публикуйте флаеры, пресс-релизы и другие рекламно-информационные материалы для широкой аудитории, не открывая доступ к исходному контенту.

Подробнее…

Как опубликовать файл в интернете

1. Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.
2. В верхней части страницы нажмите Файл Опубликовать Опубликовать в интернете.
3. Выберите вариант публикации:
   • Таблица. Можно опубликовать всю таблицу или отдельные листы, а также выбрать формат.
   • Презентация. Можно выбрать, как быстро должны сменяться слайды.
4. Нажмите Опубликовать.
5. Скопируйте ссылку и отправьте ее пользователям или добавьте файл на свой сайт.

Как отключить автоматические обновления в Документах и Таблицах

Изменения, которые вы вносите в опубликованный документ или таблицу, публикуются автоматически.

1. Откройте опубликованный файл в Google Документах или Таблицах.
2. Нажмите Файл  Опубликовать Опубликовать в интернете.
3. Нажмите Опубликованные материалы и настройки.
4. Снимите флажок "Автоматически публиковать после внесения изменений".
   • Чтобы снова включить автоматическое обновление, установите флажок.

Примечание. В Google Презентациях отключить эту функцию нельзя.

Подробнее о том, как использовать макросы в Google Таблицах…

Как указать, кому разрешен доступ к файлу

Как ограничить возможность предоставления доступа к файлам на Диске

Если вы как владелец предоставляете доступ к файлу на Google Диске, который содержит конфиденциальную информацию, вы можете запретить другим пользователям делиться им, скачивать, распечатывать или копировать его, а также изменять разрешения на доступ.

Подробнее…

Как запретить редакторам делиться файлами и изменять настройки доступа

Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы запретить другим пользователям изменять настройки доступа к файлу, выполните следующие действия:

1. Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
3. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
4. Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.

Примечание. Запрет на предоставление доступа к папке не распространяется на хранящиеся в ней файлы. Чтобы пользователи не могли управлять доступом к таким файлам, измените настройки для каждого из них.

Если пользователь с уровнем доступа Редактор попытается поделиться файлом или папкой с ограниченным доступом, такому пользователю будет предоставлена возможность запросить у вас соответствующее разрешение по электронной почте. В этом случае вы сможете решить, предоставлять ли доступ к файлу. Даже если вы дадите разрешение, пользователь не сможет изменять разрешения на доступ, которые будут окрашены серым цветом и недоступны.

Как запретить скачивание, печать или копирование файлов для пользователей, у которых есть право просматривать и комментировать их

Примечание. Эти действия нельзя запретить для файлов Google Сайтов. Если вы запретите эти действия для аудиофайла, его нельзя будет воспроизвести.

Пользователи, которым разрешено редактировать документ, могут:

• предоставлять доступ другим пользователям;
• добавлять и удалять пользователей;
• изменять разрешения на доступ к файлу;
• копировать, распечатывать и скачивать файлы.

Примечание. Этот параметр нельзя применить ко всей папке, но вы можете настроить его для отдельных файлов в ней.

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите файлы.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
4. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Если пользователь с уровнем доступа Комментатор или Читатель попытается скачать, распечатать или скопировать файл, к которому предоставлен доступ, эти параметры будут неактивны.

Примечание. Вы можете запрещать пользователям копировать, скачивать и распечатывать файлы, а также делиться ими на Google Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях, но у вас нет возможности контролировать другие способы предоставления доступа к контенту.

Чтобы запретить предоставление доступа к файлам на общих дисках, следуйте инструкциям в этой статье.

 

 

Как передать право собственности на файл

Вы можете передать право собственности на файлы и папки на Google Диске другим пользователям организации. При передаче права собственности на папку также необходимо передать право собственности на каждый файл в ней.

Подробнее…

Как передать право собственности на файл или папку

1. Откройте Google Диск на компьютере.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл.
3. Выберите Поделиться > Открыть доступ .
4. Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз Передача права собственности.

 

 

Как предоставить доступ к файлу всем в интернете

Вы можете предоставить доступ к файлам, таким как примеры использования, программы конференций и т. д., всем пользователям в интернете. Вы также можете разрешить пользователям только просматривать файл, добавлять комментарии или вносить в него изменения.

Чтобы обеспечить одновременный доступ к файлу более чем 100 пользователям, его целесообразно опубликовать в виде веб-страницы.

Примечание. Поисковые системы, боты архивации и другие пользователи могут сохранять данные, к которым вы предоставили доступ в интернете. Подумайте, устраивает ли это вас, прежде чем размещать документы в открытом доступе.

Подробнее…

Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
3. В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
4. Укажите, кому разрешен доступ к файлу.

5. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
   • Подробнее о правах доступа…
6. Нажмите Готово.

 

 

Как отметить файл, к которому предоставлен доступ, как окончательную версию

Завершив вносить изменения в файл, к которому предоставлен доступ, вы можете сделать его доступным только для просмотра и отметить как окончательную версию. Пользователи, которые работали над файлом вместе с вами, а также другие люди, с которыми вы поделились им, смогут просматривать его, но не будут видеть историю изменений и не смогут добавлять комментарии и вносить дальнейшие правки.

Подробнее…

Как сделать файл доступным только для просмотра

Если вы предоставили доступ к файлу определенным пользователям или группе:

1. На Google Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" .
2. Справа от имени пользователя или названия группы, для которых нужно изменить уровень доступа, нажмите на стрелку вниз Читатель.
3. Нажмите Сохранить.

Если вы предоставили доступ к файлу организации:

1. На Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" .
2. В разделе Показать ссылку справа нажмите на стрелку вниз Читатель.
3. Нажмите Готово.

Как переименовать файл, чтобы отметить его как окончательную версию или отправленный в архив

1. Откройте файл и в верхней части страницы нажмите на его название.
2. Перед названием файла введите [Окончательная версия] или [Архивирован].
3. Нажмите Ввод.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}