Sur cette page
Conseils pour partager vos fichiers
- Partager des fichiers et d'autres contenus avec un groupe
- Partager des documents dans des espaces
- Recevoir une notification lorsqu'un fichier est partagé avec vous
- Envoyer un lien vers une version PDF de votre fichier
- Présenter du contenu dans Google Meet depuis Google Docs, Sheets ou Slides
- Publier des fichiers en tant que pages Web
Spécifier les personnes autorisées à accéder à un fichier
- Restreindre les options de partage des fichiers Drive sensibles
- Transférer la propriété d'un fichier
- Partager un fichier publiquement
- Indiquer un fichier partagé comme version finale
Conseils pour partager vos fichiers
Partager des fichiers et d'autres contenus avec un groupe
Avec Google Groupes, partagez simultanément avec plusieurs contacts vos contenus Google Workspace (agendas, sites, documents, feuilles, diapositives Google et autres fichiers enregistrés dans Google Drive).
- Partagez des ressources, envoyez des informations sur l'état d'avancement des projets et plus encore, via une seule adresse e-mail de groupe, au lieu d'utiliser des adresses e-mail individuelles.
- Modifiez les autorisations d'accès de tous les contacts simultanément au lieu de devoir les changer manuellement pour chacun d'eux.
- Si une personne quitte l'équipe, inutile de rechercher tous les contenus que vous avez partagés avec elle. Supprimez-la simplement du groupe afin qu'elle ne puisse plus accéder aux contenus précédemment partagés avec le groupe.
Partager du contenu avec un groupe via une adresse unique
Avant de commencer, créez un groupe et ajoutez-y des utilisateurs. Découvrez comment créer des groupes.
- Créez un fichier dans Google Drive ou ouvrez un document existant.
- Dans le fichier, cliquez sur Partager.
- Dans le champ Inviter des personnes, saisissez l'adresse du groupe.
- Sélectionnez le niveau d'accès que vous souhaitez fournir au groupe : Modification, Commentaire ou Lecture.
- Cliquez sur OK.
Partager des documents dans des espaces
Lorsque vous travaillez en équipe, vous devez souvent collaborer sur des fichiers tels que des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Les espaces sont des espaces de travail dans lesquels vous pouvez partager ces fichiers, où ils sont accessibles à tous les utilisateurs. Vous pouvez également modifier des documents directement dans l'espace, à côté du chat.
Version Web
Envoyer un lien vers une version PDF de votre fichier
Certaines personnes préfèrent utiliser des fichiers PDF Adobe, car elles peuvent les imprimer, les télécharger et les ouvrir facilement dans des programmes existants. Si vous travaillez dans Google Docs, Sheets ou Slides, vous n'avez pas besoin de convertir vos fichiers au format PDF chaque fois que vous souhaitez les partager dans ce format.
À la place, envoyez un lien qui renvoie vers une version PDF de votre fichier.
- Lorsque vous modifiez le fichier source, vous n'avez pas besoin de partager de nouveau le fichier PDF ni de mettre à jour le lien correspondant. Le lien renvoie systématiquement à la dernière version.
- Économisez de la place dans votre messagerie et ne soyez plus bridé par les limitations de taille des pièces jointes.
- Vous n'êtes pas obligé de conserver plusieurs versions de vos fichiers (PDF et source, par exemple). Celles-ci sont toutes stockées dans un seul fichier.
Partager votre fichier
- Sur un ordinateur, accédez à Google Drive, Docs, Sheets ou Slides.
- Cliquez sur le fichier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager
.
.Pour copier, coller et envoyer le lien PDF
- Dans Drive, sélectionnez votre fichier.
- Cliquez sur Partager
.
- Cliquez sur Copier le lien, puis sur OK.
- Une fois que vous avez collé le lien, modifiez sa dernière partie avant de l'envoyer. Exemple :
- Avant :
- http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
- http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
- http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
- Après :
- http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
- http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
- http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
- Avant :
- Envoyez le lien PDF ainsi modifié.
Lorsque vous (ou toute autre personne) cliquez sur le lien, une copie PDF de votre document est téléchargée.
Recevoir une notification lorsqu'un fichier est partagé avec vous
Vous pouvez activer les notifications dans Google Drive pour être informé lorsque quelqu'un partage un fichier avec vous ou vous mentionne dans un commentaire. Les notifications s'affichent dans le navigateur Chrome ainsi que dans les applications Google Docs, Sheets et Slides (sur vos appareils Android).
Comment procéder
Activer les notifications pour le Web
- Dans le navigateur Chrome, ouvrez Drive.
- Cliquez sur Paramètres
, puis sélectionnez Paramètres.
- À gauche, cliquez sur Notifications, puis choisissez une option :
- Pour être informé des mises à jour dans votre navigateur Web, cochez l'option Recevoir une notification dans votre navigateur chaque fois qu'un élément Google Drive est mis à jour, puis sélectionnez les éléments pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification.
- Pour être informé des mises à jour par e-mail, cochez l'option Recevoir une notification par e-mail chaque fois qu'un élément Google Drive est mis à jour.
- Cliquez sur OK.
Présenter du contenu dans Google Meet depuis Google Docs, Sheets ou Slides
Il est possible de présenter du contenu directement dans Google Meet à partir de Google Docs, Sheets ou Slides, Il est ainsi plus facile de présenter un document, une feuille de calcul ou une diapositive lors d'une réunion à laquelle vous participez. Avant de présenter, rejoignez la réunion pour voir si elle est enregistrée.
Important : Vous devez utiliser un ordinateur et le navigateur Chrome pour effectuer directement vos présentations Google Meet à partir de Google Docs, Sheets ou Slides.
- Participez à une visioconférence Google Meet.
- Ouvrez un fichier dans Docs, Sheets, Slides ou Jamboard.
- En haut de l'écran, cliquez sur Meet
.
- Sélectionnez une option :
- Pour présenter du contenu dans une réunion planifiée, cliquez sur le nom de la réunion.
- Pour présenter du contenu dans une réunion accessible par code, cliquez sur Utiliser un code de réunion, puis saisissez le code. Utiliser le mode Compagnon avec Google Meet pour les réunions hybrides
- Cliquez sur Présenter uniquement cet onglet.
- Important : Si vous cliquez sur Présenter uniquement cet onglet alors que vous n'avez pas ouvert de réunion, vous allez présenter votre fichier, mais vous ne pourrez pas afficher la visioconférence Google Meet dans l'onglet du fichier. Pour afficher votre document, feuille de calcul, présentation ou tableau blanc ainsi que la visioconférence Google Meet dans un même onglet tout en faisant votre présentation, suivez la procédure pour participer à une visioconférence depuis Docs, Sheets ou Slides.
- Sélectionnez l'onglet dans lequel vous vous trouvez.
- Pour partager un onglet, cliquez sur Partager.
- Important : Lorsque vous présentez un onglet à partir de votre document, feuille de calcul, présentation ou tableau blanc, vous ne pouvez pas changer d'onglet. Pour passer d'un onglet à l'autre en cours de présentation, présentez plutôt votre contenu depuis Google Meet.
- De retour dans Meet, affichez le contenu que vous présentez directement dans la réunion.
Publier des fichiers en tant que pages Web
Les pages Web facilitent le partage d'informations avec un large public : tout le monde peut les voir, et vous pouvez contrôler à quel moment les mises à jour sont présentées aux internautes. La même chose est possible dans Google Docs, Sheets et Slides : vous pouvez publier une copie de votre fichier sous forme de page Web distincte et peu volumineuse.
Important : La publication d'un fichier le rend visible par tous les internautes. Soyez prudent lorsque vous publiez des informations privées ou sensibles.
- Permettez à plus de 100 personnes de consulter simultanément vos fichiers Docs, Sheets et Slides. Pour plus d'informations, consultez l'article Partager des fichiers via Google Drive.
- Hébergez des pages Web sans acheter de domaine.
- Apportez toutes les modifications requises dans le fichier source sans modifier ce qui est visible pour l'audience ; décidez à quel moment vous les rendez visibles.
- Rendez vos prospectus, communiqués de presse et autres supports de communication accessibles au grand public, sans autoriser l'accès aux documents sources.
Publier un fichier sur le Web
- Ouvrez un fichier dans Google Docs, Sheets ou Slides.
- En haut, cliquez sur Fichier
Partager
- Choisissez une option de publication :
- Feuille de calcul : vous pouvez publier l'intégralité de la feuille de calcul ou des feuilles individuelles. Vous pouvez également choisir le format de publication.
- Présentation : choisissez la vitesse de défilement des diapositives.
- Cliquez sur Publier.
- Copiez l'URL et partagez-la avec les personnes souhaitées ou intégrez-la à votre site Web.
Partager Désactiver les mises à jour automatiques dans Docs et Sheets
Lorsque vous modifiez un fichier Docs ou Sheets publié, les modifications sont publiées automatiquement.
- Ouvrez un fichier dans Google Docs ou Sheets que vous avez déjà publié sur le Web.
- Cliquez sur Fichier
- Cliquez sur Contenu publié et paramètres.
- Décochez la case à côté de "Republier automatiquement après chaque modification".
- Pour réactiver la publication automatique, cochez la case.
Conseil : Vous ne pouvez pas désactiver les mises à jour automatiques dans Google Slides.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs
Spécifier les personnes autorisées à accéder à un fichier
Restreindre les options de partage des fichiers Drive sensibles
Si vous souhaitez partager un fichier Google Drive qui vous appartient et qui renferme un contenu sensible, vous pouvez empêcher les utilisateurs de partager, de télécharger, d'imprimer ou de copier ce fichier, ou de modifier ses autorisations d'accès.
Pour empêcher les éditeurs de partager un fichier et de modifier les autorisations d'accès
Si vous partagez un fichier, le propriétaire et toutes les personnes autorisées à le modifier peuvent modifier ses autorisations et le partager à leur tour. Pour empêcher d'autres utilisateurs de partager votre fichier :
- Ouvrez le fichier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
- En haut, cliquez sur Paramètres
.
- Décochez la case Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager des documents.
.Les utilisateurs disposant de l'autorisation Éditeur qui tentent à leur tour de partager un fichier ou un dossier dont l'accès est restreint se voient proposer la possibilité de vous demander par e-mail l'autorisation de partager le fichier. Vous pouvez alors autoriser ou non le partage du fichier, mais l'utilisateur ne peut toujours pas modifier les autorisations d'accès. Ces options sont pour lui grisées et inaccessibles.
Empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, d'imprimer et de copier des fichiers
Remarque : Vous ne pouvez pas restreindre ces options sur des fichiers Google Sites. De plus, si vous limitez l'accès à ces options sur les fichiers audio, ils ne pourront pas être lus.
Les personnes autorisées à modifier vos fichiers peuvent effectuer différentes opérations :
- Partager le fichier avec d'autres personnes
- Ajouter des utilisateurs au fichier ou en supprimer
- Modifier les autorisations d'accès au fichier
- Copier, imprimer ou télécharger le fichier
Important : Vous ne pouvez pas appliquer ce paramètre à un dossier, mais vous pouvez l'appliquer aux différents fichiers qu'il contient.
Pour empêcher les lecteurs et les commentateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre fichier :
- Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
- Sélectionnez le ou les fichiers dont vous souhaitez restreindre le partage.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
- En haut, cliquez sur "Paramètres"
- Décochez la case Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du contenu.
Les options de téléchargement, d'impression et de copie du fichier partagé sont grisées et inaccessibles pour les utilisateurs disposant d'un accès Commentateur ou Lecteur.
Pour savoir comment restreindre le partage dans les Drive partagés, reportez-vous à l'article Premiers pas avec les Drive partagés.
Transférer la propriété d'un fichier
Vous pouvez transférer la propriété de vos fichiers et dossiers Google Drive à un autre utilisateur de votre organisation. Si vous transférez la propriété d'un dossier, vous devez également transférer la propriété de tous les fichiers qu'il contient.
Pour transférer la propriété d'un fichier ou d'un dossier
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Drive.
- Recherchez le fichier que vous souhaitez transférer, puis effectuez un clic droit.
- Cliquez sur Partager > Partager
- À côté du nom du destinataire, cliquez sur la flèche vers le bas
Transférer la propriété.
Transférer la propriété.
Partager un fichier publiquement
Vous pouvez rendre des fichiers accessibles au public sur Internet, par exemple des études de cas, des programmes de conférence et plus encore. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à seulement consulter le fichier, à le commenter, ou encore à y apporter des modifications.
Si plus de 100 personnes doivent consulter votre fichier simultanément, publiez-le plutôt en tant que page Web.
Remarque : Les données que vous partagez sur Internet peuvent être stockées par les moteurs de recherche, les bots d'archivage ou les autres utilisateurs. Assurez-vous d'être réellement prêt à partager publiquement vos documents.
Vous pouvez décider si votre fichier doit être accessible à tous les utilisateurs ou réservé aux seules personnes dotées de droits d'accès. Si vous autorisez l'accès à toutes les personnes disposant du lien, l'accès ne pourra pas être limité par le paramétrage du dossier.
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
- Sous "Accès général", cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Choisissez les personnes autorisées à accéder au fichier.
.- Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
- Cliquez sur OK.
Indiquer un fichier partagé comme version finale
Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications à un fichier partagé, vous pouvez le passer en "Lecture seule" et indiquer qu'il s'agit de la version finale. Les collaborateurs précédents et tous les nouveaux utilisateurs avec lesquels vous partagez le fichier pourront l'afficher, mais ils ne pourront pas accéder à l'historique des révisions, ajouter de commentaires ni apporter de modifications.
Pour passer un fichier en "Lecture seule"
Si vous avez partagé le fichier avec certaines personnes ou un groupe :
- Dans Google Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager
- À droite du nom de la personne ou du groupe que vous souhaitez modifier, cliquez sur la flèche vers le bas
Lecteur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez partagé le fichier avec votre organisation :
- Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager
- Sous Obtenir le lien, cliquez sur la flèche vers le bas affichée à droite
- Cliquez sur OK.
Pour renommer votre fichier afin d'indiquer qu'il s'agit de la version finale ou archivée
- Ouvrez le fichier, puis cliquez sur son nom en haut.
- Faites précéder le nom du fichier de la mention [Final] ou [Archivé].
- Appuyez sur la touche Entrée.
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