Gmail の受信トレイを最適化するためのヒント

目次

• メールのフィルタと並べ替えのヒント
• メールをカテゴリに分類する
• 複数のアカウントを管理する
• メールへのアクセスを委任する

               

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フィルタと並べ替えのヒント

メールのラベル付けと並べ替えを自動で行う

Gmail のフィルタとラベルを使用すると、受信したメールを自動的に管理できます。

• お客様のフィードバックやプロジェクト関連のメールに自動的にラベルを付ける
• 後で読むメール（ニュースレターなど）を自動的にアーカイブしてラベルを付ける
• 重要なメールにフラグを付ける
• お知らせをアーカイブする

方法

手順 1: ラベルを作成する

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。
3. [新しいラベルを作成] をクリックします。
4. ラベル名を入力します。
5. [作成] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

手順 2: メールに自動的にラベルを付けるフィルタを作成する

1. 上部の検索ボックスで下矢印アイコン をクリックします。
2. 特定のメールに一致する検索キーワードを入力します。たとえば、特定のアカウントからのメールをフィルタしてラベルを付けるには、[From] 欄に目的のメールアドレスを入力します。
3. 検索ウィンドウの下部にある [フィルタを作成] をクリックします。
4. [ラベルを付ける] までスクロールし、ラベルを選択します。
5. [フィルタを作成] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

送信するメールを自動的にアーカイブする

Gmail で送信したメールに返信する必要がない場合は、ワンクリックで送信、アーカイブできます。まず Gmail の設定で [送信＆アーカイブ] ボタンを有効にします。

方法

[送信＆アーカイブ] を有効にする

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. [送信＆アーカイブ] までスクロールし、[返信に [送信＆アーカイブ] ボタンを表示する] を選択します。
4. [変更を保存] をクリックします。
5. 返信するメールを開いて [返信] をクリックします。
6. メッセージを入力して [送信と ] をクリックします。

 

 

自分に関係のないメールのスレッドをミュートする

Gmail の会話が関係なくなった場合は、その会話をミュートできます。メールのスレッドをミュートすると、それ以降、スレッドへの返信が受信トレイに表示されなくなるため、他の重要なメールに集中できるようになります。

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

 

 

後で確認するようメールをスヌーズする

日時が記載されている確認メールは、後で必要になるまでスヌーズできます。明日、来週、今日の夕方など、指定したタイミングになるとメールが受信トレイの最上部にもう一度表示されます。

• ホテルにチェックインする直前に確認メールを見つける
• Google カレンダーの予定のリマインダーを前日に確認する

方法

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. メールにカーソルを合わせます。
3. 右側にあるスヌーズ アイコン をクリックします。
4. メールを表示する日時を選択します。

複数のメールをスヌーズするには、対象のメールを選択して、上部にあるスヌーズ アイコン をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

受信トレイでカレンダーの招待状をフィルタする

Google カレンダーの出欠連絡を受信トレイに表示したくない場合、それらのメールを自動的にフィルタして、受信トレイをすっきりと保つことができます。

方法

カレンダーの出欠連絡用のフィルタを設定する

1. Gmail を開きます。
2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示アイコン をクリックします。
3. [To] にメールアドレスを入力します。
4. [含む] の欄に、「invite.ics OR invite.vcs」と入力します。
5. [添付ファイルあり] チェックボックスをオンにします。
6. [フィルタを作成] をクリックします。
7. [ラベルを付ける] チェックボックスをオンにしてから、受信メールを自動的に分類するためのラベルを選択します。
8. [受信トレイをスキップ（アーカイブする）] チェックボックスをオンにして、返信メールが受信トレイに表示されないようにします。非表示にしたメールは、後で必要なときに見ることができます。
9. [フィルタを作成] をクリックします。

 

 

職場や学校で Gmail の高度なフィルタを使用する

組織で Gmail を使用する場合は、いくつかの便利なフィルタがあります。

• 組織外のユーザーからのメールにラベルを付ける
• 上司からのメールにラベルを付ける
• 受信トレイからプロモーション メールをフィルタする

詳細とその他の例: 職場や学校用の Gmail のフィルタについての記事

メールをカテゴリに分類する

プロモーション メールやソーシャル メールをタブに移動する

タブ形式の受信トレイを設定すると、関連性の低いメール（ソーシャル アップデートやプロモーションなど）をメインの受信トレイから移動したい場合に便利です。受信トレイをすっきりと整理して、重要な業務に集中できます。受信トレイの上部に表示されるタブを使用すれば、タブ間を簡単に移動できます。

方法

デフォルトのタブを有効にする

メインの受信トレイから移動するメールのタブを有効にします。たとえば、[プロモーション] タブを有効にした場合、既存のプロモーション関連メールがすべて受信トレイから [プロモーション] タブに移動します。新しいプロモーション関連メールは [プロモーション] タブに直接振り分けられるようになります。

1. パソコンで Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. [受信トレイ] タブをクリックします。
4. [受信トレイの種類] で、[デフォルト] を選択します。注: すべてのタブを非表示にするには、[デフォルト] 以外の受信トレイの種類を選択します。
5. [カテゴリ] で、表示するタブのチェックボックスをオンにします。注: 新しいタブを作成することはできません。表示または非表示の指定ができるのは既存のタブのみです。
6. 下にスクロールし、[変更を保存] をクリックします。

タブに学習させる

メールが間違ったタブに振り分けられた場合はメールを移動します。目的のタブにメールをドラッグしてください。

ヒント: 別のタブにありフォローアップが必要なメールにスター を付けると、メインのタブにも表示されるようになります。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

優先トレイを使用してメールをセクション分けする

受信トレイの種類として [優先トレイ] を選択すると、重要な未読メール、スター付き、その他のメールの 3 つのセクションにメールが自動で分類されます。

方法

優先トレイを有効にする

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 受信トレイを設定するには、右上にある設定アイコン をクリックします。
3. [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] を選択します。
4. 優先トレイの設定をカスタマイズするには、[カスタマイズ] をクリックします。
5. 表示する受信トレイのセクション [変更を保存] を選択します。

既存のセクションを並べ替える

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2.  右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. 上部にある [受信トレイ] をクリックします。
4. [受信トレイのセクション] に移動し、変更するセクションの横にある [オプション] をクリックします。
5. 使用する新しいセクションを選択します。
   注: [その他のメール] セクションは常に最後に表示されます。
6. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。

優先トレイに学習させる

Gmail では、次のようなさまざまな情報を利用して、重要マークを付けるメールを自動的に判断しています。

• メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度
• 開封したメール
• 返信したメール
• 普段読むメールに含まれるキーワード
• スターを付けたメール、アーカイブしたメール、削除したメール

メールに重要マークが付いた理由を確認するには、重要マーク にカーソルを合わせます。

注: 重要ではないメールに重要マークが付いている場合は、重要マーク をクリックして変更してください。ユーザーが変更すると、Gmail は重要なメールを学習します。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

優先トレイにラベル セクションを追加する

[優先トレイ] 設定を選択すると、必要に応じて、ラベルに基づく別のセクションを作成できます（[上司から] など）。

方法

手順 1: 優先トレイを有効にする

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 受信トレイを設定するには、右上にある設定アイコン をクリックします。
3. [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] を選択します。
4. 優先トレイの設定をカスタマイズするには、[カスタマイズ] をクリックします。
5. 表示する受信トレイのセクション [変更を保存] を選択します。

手順 2: ラベルベースのセクションを作成する

始める前に: ラベルを作成します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. 上部にある [受信トレイ] をクリックします。
4. [受信トレイのセクション] で、ラベルを追加するセクションの横にある [オプション] または [セクションを追加] をクリックします。
5. [その他のオプション] をクリックします。
6. 使用するラベルをクリックします。検索してラベル名を探すこともできます。
7. [変更を保存] をクリックします。

 

 

ラベル用に個別の受信トレイを作成する

ラベルに基づいて個別の受信トレイを作成しておくと、メールを作成、閲覧する際に正しいラベルを追加できます。そうすれば、そのメールと返信は正しい受信トレイに自動的に振り分けられます。

受信トレイを使わない方法を取るには、次のラベルごとに受信トレイを作成します。

• 要対応 - 早急に対応する必要があるタスク
• フォローアップ - フォローアップが必要なタスク
• 後で - 後まわしにできるタスク

朝、時間を 30 分設けて受信トレイに優先順位を付けます。5 分以内に対応できるメールには今すぐ返信し、[要対応] ラベルを適用します。それ以外の場合は、[フォローアップ] または [後で] のいずれかのラベルを適用して、後で対応するために適切な受信トレイに移動します。

方法

手順 1: 受信トレイにするラベルを作成する

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。
3. [新しいラベルを作成] をクリックします。
4. ラベル名を入力します。
5. [作成] をクリックします。

手順 2: ラベル用に受信トレイを作成する

Gmail ヘルプセンターの手順で受信トレイを作成します。検索条件として「label:[ラベル名]」と入力します。

受信トレイを使わない方法を実装するには、次の各検索条件を使用して個別の受信トレイを作成します。

• label:action
• label:follow-up
• label:later

手順 3: メールを確認しながらラベルを付ける

受信トレイを使わないために作成したラベルを適用するには:

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 各メールを読んだら、上部のラベルアイコン  をクリックします。
3. [要対応]、[フォローアップ]、[後で] のいずれかのラベルを選択します。

[要対応] のラベルのついたメールに今すぐ返信して、後で時間のあるときに他の受信トレイを確認します。

複数のアカウントを管理する

Gmail アカウントを簡単に切り替える

仕事用アカウントと個人用アカウントなど、複数のメール アカウントを所有している場合、ログアウトせずにアカウントを簡単に切り替えることができます。パソコンですべてのアカウントをプロフィールとして追加すれば、プロフィール間をすばやく切り替えられます。

方法

ウェブでアカウントを追加する、切り替える（Chrome ブラウザ）

1. パソコンで Chrome を開きます。
2. 右上のプロフィール をクリックします。
3. [追加] をクリックします。
4. Google アカウントと同期するよう選択した場合、プロフィール名は自動的にアカウント名になります。

5. 名前、写真、テーマカラーを設定します。

新しいプロフィールの Google アカウントと Chrome で同期をオンにした場合、ブックマーク、履歴、パスワードなどの設定が自動的に同期されます。

注: どのアカウントを使っているかわからない場合は、自分の名前をクリックして一番上に表示されているプロフィールを確認します。

Gmail からアカウントを追加する、切り替える

1. Gmail の上部にあるプロフィール写真をクリックし、[アカウントを追加] をクリックします。
2. 追加するアカウントにログインします。
3. アカウントを切り替えるには、右上にある自分の名前をクリックし、別のプロフィールを選択します。

 

 

1 つの受信トレイで複数のアカウントを管理する

複数のメール アカウントを持っている場合は、アカウントの受信トレイを切り替えなくても、好きなアカウントからメールを送信するように設定できます。

メールを送信した相手には、あなたが送信者として表示するよう選択したアドレスが表示されます。

• 顧客からのメールに返信する際に、通常の仕事用メールアドレス（[e-mail]）ではなく顧客向けに別途用意したエイリアス（[e-mail]）を使用する
• 個人用の受信トレイから、仕事用メールアドレスを使用して仕事のメールに返信する
• 1 つの受信トレイで複数のアカウントを管理する

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

 

 

別のアカウント用に個別の受信トレイを作成する

複数のメール アカウントを持っており、個別に管理する場合は、アドレスごとに受信トレイを作成できます。

方法

Gmail ヘルプセンターの手順は、以下のとおりです。

1. 別のアドレスまたはエイリアスからメールを送信します。
2. そのアドレスまたはエイリアス用に別の受信トレイを作成します。検索条件として「to:[e-mail]」と入力します。

そのアドレス宛てのメールはカスタム受信トレイに届きます。

 

 

複数の署名を管理する

社内メールと社外メールで、複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail で複数の異なる署名を作成できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれているテンプレートを選択します。

詳細

署名を作成する

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. [全般] タブで [署名] までスクロールし、[新規作成] をクリックします。
4. 署名に名前を付け、[作成] をクリックします。
   この名前は署名テンプレートの名前であり、署名自体の名前ではありません。
5. 右側のテキスト ボックスに署名テキストを追加します。
6. 書式設定バーを使用して、テキストの色、リンク、画像を追加します。
7. 下部の [変更を保存] をクリックします。

メールの署名を選択する

ヒント: メールの作成中に署名を変更する場合は、ウィンドウの下部で署名を挿入アイコン をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

 さまざまなメールアドレスを作成する

すべてのメールが現在の受信トレイに届く、さまざまなメールアドレスを作成できます。現在のアドレスの @ 記号の前に、プラス記号（+）と任意の文字列を追加します。現在のアドレス、またはプラス記号が付いたアドレスに送信されたメールは、すべて現在の受信トレイに届きます。アドレスに基づいてメールを転送または処理するようにフィルタを設定します。

Google Workspace のメールアドレスが [e-mail] の場合:

• [e-mail] でニュースレターに登録する
• [e-mail] を見込み顧客や既存の顧客の問い合わせ先にする
• チームメンバーからの緊急連絡には [e-mail] を使用して、受信トレイで目立つようにする

こうすることで、各アドレスに送信されたメールを簡単に検索したり、ラベルを付けたりすることができます。

詳細

手順 1: 別バージョンのアドレスを作成する

メールアドレスの @ 記号の前に、プラス記号（+）と任意の文字列を追加します。

たとえば、メールアドレスが [e-mail] の場合は、[e-mail] または [e-mail] のようにします。

手順 2: アドレスに基づいて受信メールを自動的に並べ替える

フィルタを設定し、アドレスに基づいてメールのラベル付けや並べ替えを自動的に行います。

たとえば、ニュースレターに登録している [e-mail] でフィルタを使用して、受信したすべてのニュースレターに自動的に「ニュース」というラベルを付けてアーカイブできます。こうしておけば、後でニュースレターを読む時間ができたときに、ラベルのリストで「ニュース」をクリックするとニュースレターを見つけられます。

1. Gmail を開きます。
2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示アイコン をクリックします。
3. [To] で、タスクごとのメールアドレスを入力します（例: [e-mail]）。
4. [フィルタを作成] をクリックします。
5. Gmail によるメールの処理方法（アーカイブする、ラベルを付ける、重要マークを付けるなど）を選択します。
6. [フィルタを作成] をクリックします。

 

 

メールへのアクセスを委任する

グループで共有メール アカウントを管理する

複数のユーザーが共有メール アカウントで共同作業を行う場合は、Google グループを作成してグループ メンバーがアカウントを管理できるようにします。

• 会話の割り当て先に自分または他のグループ メンバーを指定する
• 割り当て先に基づいて会話を検索する
• 会話に完了マークを付ける

詳細: グループを共同トレイとして使用する

 

 

他のユーザーに受信トレイへのアクセスを許可する

1 人または複数のユーザーにメールの閲覧、送信、削除を許可する場合は、アクセス権を委任できます。送信者として代理人の名前を使用することも、自分の名前を使用することもできます。

方法

1. 右上にある設定アイコン [設定] をクリックします。
2. [アカウントとインポート] をクリックします。
3. [アカウントへのアクセスを許可] で、[別のアカウントを追加] をクリックします。

   
   注: 組織によっては、メールの委任が制限されていることがあります。この設定が表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

4. 追加するユーザーのメールアドレスを入力し、[次のステップ] をクリックします。
5. [メールを送信してアクセスを許可] をクリックします。

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