開始使用文件

3. 共用檔案及在檔案上進行協作,或是與眾多使用者共用檔案

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您可以與團隊成員或公司外部人士共用您的文件、試算表和簡報。使用者可以同時編輯同一份檔案,您也能即時查看其他使用者變更的內容。

除此之外,您也可以非 G Suite 使用者共用檔案

在這個部分中,您會學到以下內容:

3.1 在 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報中共用檔案
3.2 在 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報中取消共用檔案
3.3 在 Google 文件、試算表或簡報中新增註解和回覆
3.4 在 Google 文件中提出修訂建議
3.5 在 Google 文件、試算表或簡報中直接與使用者進行即時通訊

3.1 在 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報中共用檔案

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注意:共用選項因群組大小而異:
  • 最多 100 人:同一份 Google 文件、試算表或簡報檔案,一次最多可以讓 100 位具有檢視、編輯或註解權限的使用者同時處理。
  • 100 人以上:同時有 100 位以上的使用者存取檔案時,只有擁有者和部分具備編輯權限的使用者可以編輯檔案。如要讓超過 100 位使用者同時查看或編輯您的檔案,請改為以網頁格式發布檔案

與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  3. 在 [與使用者和群組共用] 底下,輸入共用對象的電子郵件地址。
    • 重要事項:如果對方使用的電子郵件地址並非 Google 帳戶,則只能檢視檔案。
  4. 如要變更使用者對文件的操作權限,請按一下右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知他人。
    • 如要讓他人知道您已與他們共用文件,請勾選 [通知邀請對象] 旁邊的方塊。如果您選擇通知使用者,輸入的所有電子郵件地址都會加入通知電子郵件中。
    • 如果不想要通知邀請對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

點選 [共用] 後即可在新開啟的視窗中新增使用者,然後按一下 [傳送]

共用檔案或資料夾的連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 ,然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

3.2 在 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報中取消共用檔案

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停止與他人共用您所擁有的檔案或資料夾:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報的主畫面。
  2. 選取你要的檔案或資料夾。
  3. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  4. 找出你要停止共用的對象。
  5. 依序按一下對方名稱右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 [移除]
  6. 按一下 [儲存] 即可儲存變更。

移除您所擁有的檔案或資料夾的連結:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報的主畫面。
  2. 開啟或選取你要的檔案。
  3. 依序按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share 下一步 [取得連結]
  4. 按一下 [取得連結] 下方的向下箭頭 向下箭頭
  5. 選取 [限制]
  6. 按一下 [完成]

「共用設定」底下的清單會列出擁有權限的使用者,並在底部顯示 [儲存變更] 選項

3.3 在 Google 文件、試算表或簡報中新增註解和回覆

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  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 Add comment
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+),並接著輸入對方的電子郵件地址。您可以視需求新增使用者,人數不限。每位使用者都會收到電子郵件,其中附有您的註解內容和檔案連結。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給:] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

3.4 在 Google 文件中提出修訂建議

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注意:這項功能僅適用於 Google 文件。

使用 Google 文件時,您也可以在不變更原始文字的情況下,直接在文件中提出修訂建議。在文件擁有者核准建議內容之前,原始文字不會因為您提出的建議而有所變更。您必須擁有文件的編輯或註解權限,才能提出修訂建議。
1 請查看頂端角落,確認您已開啟「建議操作」模式 (可能會顯示 建議)。
2 如要提出修訂建議,只要在文件中您認為需要編輯的地方輸入內容即可。系統會以和原文不同的顏色顯示您的修訂建議,並將您標記要刪除或取代的文字以橫線劃掉 (但在文件擁有者核准建議內容之前,不會將這類文字真正刪除)。
3

文件擁有者會收到一封電子郵件,內含您的修訂建議。擁有者只需點選任一建議,即可針對建議內容選擇 [接受建議] 勾選標記 或 [拒絕建議] 關閉

提出修訂建議

3.5 在 Google 文件、試算表或簡報中直接與使用者進行即時通訊

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您也可以在文件中透過即時通訊與他人進行協作。當有其他使用者和您同時開啟文件時,您可以點選「顯示即時通訊」圖示 顯示即時通訊 來開啟群組通訊,讓您不必離開文件就能即時獲得回應。

開啟即時通訊

 

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