第 5 周：提高您的工作效率

现在，您已经是 Google Workspace 专家了，不妨探索一下以下操作来…

• 提高收件箱的工作效率
• 使用文档编辑器，提高工作效率
• 使用 Google Workspace 的高级功能

以下说明仅适用于桌面设备。

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提高收件箱的工作效率

为其他账号创建单独的收件箱

如果您拥有多个要单独管理的电子邮件账号，可以为每个地址各创建一个收件箱。请按照 Gmail 帮助中心中的步骤执行以下操作：

1. 通过其他地址或别名发送邮件。
2. 为该地址或别名创建另一个收件箱。对于搜索条件，输入 to:<您的姓名>@<您的电子邮件>.com。

发送到该地址的邮件会递送到您的自定义收件箱。

使用优先收件箱

允许 Gmail 根据类别（例如“重要邮件”和“未读邮件”）对您的电子邮件进行排序和确定优先级。

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 若要配置收件箱，请点击右上方的“设置”图标 。
3. 在“收件箱类型”部分，选择优先收件箱。
4. 若要自定义优先收件箱设置，请点击自定义。
5. 选择您想要显示的收件箱部分 保存更改。

请访问 Gmail 帮助中心，了解详情

 

了解更多整理和优化 Gmail 收件箱的方法。

使用文档编辑器，提高工作效率

在文档中使用听写功能

1. 检查您的麦克风是否可以正常运作。
2. 使用 Chrome 浏览器在 Google 文档中打开文档。
3. 点击 工具 语音输入。系统会显示麦克风框。
4. 准备好输入语音后，点击麦克风。
5. 使用正常的音量和语速，清楚地说出您的内容（请参阅下文，了解更多有关使用标点符号的信息）。
6. 完成后，请再次点击麦克风。

要查看完整的语音命令列表、支持的语言和问题排查，请参阅使用语音输入。

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转移云端硬盘文件和日历活动的所有权

转移云端硬盘中文件和文件夹的所有权

1. 要将某人设为文件或文件夹的所有人，请先与其共享相应文件或文件夹（如果尚未共享）。请参阅 Google 云端硬盘使用入门。
2. 在云端硬盘中，右键点击您要转移所有权的文件或文件夹，然后选择共享 。
3. 点击高级。
4. 在要设为所有者的人员姓名旁边，点击“编辑”图标 或“查看”图标 ，然后选择为所有者。
5. 点击保存更改。
6. 如果系统提示，请验证所有权的转移。
7. 点击完成。

转移日历中活动的所有权

创建活动后，您可以将其他人设为所有者。其他人成为所有者后，就可以更改任何活动详细信息。

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击相应活动 “选项”图标 更改所有者。
3. 输入新的所有者和要发送给该所有者的消息。
4. 点击更改所有者。
5. 新所有者会收到包含链接的电子邮件。链接的有效期为 60 天。
   重要提示：在新所有者接受所有权之前，您仍是活动的所有者。

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翻译您的文档

1. 使用计算机在 Google 文档中打开一个文档。
2. 点击顶部菜单中的工具 翻译文档。
3. 输入译文文档的名称，并选择语言。
4. 点击翻译。
5. 此时，系统会在新窗口中打开您文档的译文副本。您还能在 Google 云端硬盘中查看此副本。

提示：如果系统未显示“翻译文档”，那么您可能正在使用 Microsoft Office 编辑功能。要翻译文件，请将您的文件转换为 Google 文档。详细了解 Microsoft Office 编辑功能以及如何转换 Microsoft Office 文件。

了解详情

比较文档版本

1. 在云端硬盘中打开您的文件。
2. 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
   • 编辑了文档的人的姓名。
   • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
4. （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。

注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。

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使用 Google Workspace 的高级功能

获取文档、表格、幻灯片和表单的插件

1. 在计算机上打开相应文档、电子表格或演示文稿。
2. 点击扩展程序 插件 获取插件。
3. 将鼠标指向某个插件，可查看简短的说明。要查找完整说明，请点击该插件。
4. 要安装此插件，请点击安装 继续。
5. 对大多数插件来说，这时都会显示一条消息，请求对某些数据的访问权限，以便插件可以正常工作。阅读此信息后，点击允许。
6. 安装插件后，点击完成。

在 Chrome 浏览器中创建自定义搜索引擎

1. 在 Chrome 浏览器中，打开您要创建搜索引擎的网站。
2. 在网站的搜索栏中输入搜索字词。
    
   示例：转到 YouTube 并搜索“test”一词。系统会将浏览器重定向至以下链接：https://www.youtube.com/results?search_query=test。
3. 在浏览器顶部复制该链接。
4. 点击“更多”图标 设置 搜索引擎 管理搜索引擎。
5. 滚动到其他搜索引擎，然后点击添加。
6. 在网址格式（用“%s”代替搜索字词）字段中，粘贴您的链接并将搜索字词替换为“％s”。
    
   示例：对于上述 YouTube 搜索链接，请将“test”替换为“%s”，获得以下网址：https://www.youtube.com/results?search_query=%s。
7. 为搜索引擎命名并创建一个关键字（一个简短的字符串，用于向 Chrome 浏览器表明您要通过浏览器使用此搜索引擎）。
8. 点击添加。
9. （可选）要将新搜索引擎设为默认搜索引擎，请点击“更多”图标 设为默认搜索引擎。

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在 Chrome 浏览器中对标签页进行分组、固定或移动

为标签页分组

1. 在计算机上打开 Chrome 。
2. 点击“新标签页”图标 。
3. 右键点击某个标签页，然后选择添加到新组。
   • 若要修改标签页分组：请右键点击左侧的彩色圆圈或名称。您可以：
     • 为该分组命名。
     • 向该分组中添加更多标签页。
     • 移除该分组。
   • 将某个标签页添加到现有分组：请将此标签页拖入该分组。
   • 将某个标签页移出分组：请右键点击此标签页，然后选择从群组中移除。

固定或移动标签页

固定标签页：右键点击此标签页，然后选择固定。固定标签页的尺寸较小，并且只显示网站的图标。

取消固定标签页：右键点击此标签页，然后选择取消固定。

将标签页移至另一个窗口：

1. 确保这两个窗口是使用同一份个人资料登录的。
2. 右键点击您要移动的标签页。
3. 滚动到“将标签页移至另一个窗口”。
4. 选择要将此标签页移至的窗口。

请访问 Google Chrome 帮助中心，了解详情

在您的所有商品中搜索

搜索您的电子邮件、聊天对话或聊天室

1. 打开 Gmail。
2. 在顶部的搜索框中输入搜索条件。
3. 按 Enter 键。
4. （仅限于在 Gmail 中启用了 Chat 的情况下）点击邮件、对话或聊天室，选择搜索位置：
   • 邮件用于搜索您的电子邮件。
   • 对话用于在聊天和聊天室中搜索现有消息。
   • 聊天室用于搜索您已加入的聊天室和您可以加入的聊天室的名称。

请访问 Gmail 帮助中心，了解详情

在日历中搜索

1. 打开 Google 日历，点击顶部的“搜索”，然后输入您的搜索字词。

   输入内容时，您会看到相应结果，其中包括来自所使用的其他 Google 产品（例如 Gmail 和 Google 云端硬盘）的结果。点击相应结果即可查看对应活动的详细信息。

2. 要过滤结果，请点击搜索框右侧的向下箭头 并选择一个选项：
   • 要搜索哪些日历
   • 内容（活动信息，包括活动名称）
   • 参与者（邀请对象或活动所有者的姓名）
   • 地点（活动地点）
   • 不包含（活动中未包含的字词）
   • 日期（选择日期范围）
3. 点击搜索。

在云端硬盘中搜索

1. 点击搜索框右侧的向下箭头 。
   选择任意选项或多个选项的组合，以进一步过滤结果。
   • 类型：按文件类型搜索。

     注意：搜索协作平台网站时，系统仅显示您拥有查看或编辑权限的草稿（未发布）网站。

   • 所有者：按文件所有者搜索。
   • 位置：按位置搜索（包括“回收站”或“已加星标”中的内容）。您只能搜索“我的云端硬盘”或“共享云端硬盘”中的文件夹。
   • 修改日期：查看近期被任何人（不仅仅是您自己）修改过的内容。
   • 项目名称：搜索文件名中的字词。
   • 包含字词：搜索内容包含特定字词的文件。
   • 共享对象：搜索指定用户可以访问的文件。
   • 后续跟进：搜索您拥有的包含建议的文件，或分配给您的包含操作项的文件。
2. 点击搜索。

               

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