Woche 5: Produktivität steigern

Sie sind jetzt Google Workspace-Experte. Sehen Sie sich nun die folgenden Möglichkeiten an:

• Posteingang produktiver nutzen
• Schneller mit den Docs-Editoren arbeiten
• Erweiterte Funktionen mit Google Workspace verwenden

Diese Anleitung gilt nur für Computer.

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Posteingang produktiver nutzen

Separaten Posteingang für ein anderes Konto erstellen 

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, die Sie separat verwalten möchten, können Sie für jede Adresse einen Posteingang erstellen. Folgen Sie der Anleitung in der Gmail-Hilfe, um Folgendes zu tun:

1. E-Mails über eine andere Adresse oder einen Alias senden
2. Einen weiteren Posteingang für diese Adresse oder den Alias erstellen. Geben Sie als Suchkriterium to:[e-mail] ein.

E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden an Ihren gewohnten Posteingang zugestellt.

Die Funktion „Sortierter Eingang“ verwenden

Sie können Nachrichten in Gmail mithilfe von Kategorien automatisch sortieren und priorisieren lassen, z. B. als „Wichtig und ungelesen“.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Um Ihren Posteingang zu konfigurieren, klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Einstellungen .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Art des Posteingangs“ die Option Sortierter Eingang aus.
4. Wenn Sie die Einstellung für den sortierten Eingang anpassen möchten, klicken Sie auf Anpassen . 
5. Wählen Sie die Posteingangsbereiche aus, die angezeigt werden sollen,  Änderungen speichern.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

Weitere Informationen zum Organisieren und Optimieren des Gmail-Posteingangs 

Schneller mit den Docs-Editoren arbeiten

Spracheingabe in Google Docs verwenden

1. Überprüfen Sie, ob Ihr Mikrofon funktioniert.
2. Öffnen Sie in Chrome ein Dokument in Google Docs.
3. Klicken Sie auf Tools  Spracheingabe. Daraufhin wird eine Schaltfläche mit einem Mikrofonsymbol angezeigt.
4. Wenn Sie bereit für die Spracheingabe sind, klicken Sie auf das Mikrofonsymbol.
5. Sprechen Sie Ihren Text deutlich und in normaler Lautstärke und Geschwindigkeit. Wie Sie Satzzeichen eingeben können, erfahren Sie weiter unten.
6. Wenn Sie Ihren Text fertig eingesprochen haben, klicken Sie noch einmal auf das Mikrofonsymbol.

Eine Liste aller Sprachbefehle, die unterstützten Sprachen und Tipps zur Fehlerbehebung finden Sie im Hilfeartikel Spracheingabe.

Weitere Informationen

Eigentümerschaft von Google Drive-Dateien und Google Kalender-Terminen auf andere Nutzer übertragen

Übertragen der Eigentümerschaft von Dateien und Ordnern in Google Drive

1. Falls noch nicht geschehen, geben Sie die Datei oder den Ordner für die Person frei, die Sie zum Eigentümer machen möchten. Weitere Informationen
2. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei oder den Ordner und wählen Sie Freigeben  aus.
3. Klicken Sie auf Erweitert.
4. Klicken Sie neben dem Namen der gewünschten Person auf "Bearbeiten"  oder auf "Ansehen"  und wählen Sie Eigentümer aus.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, bestätigen Sie die Übertragung der Eigentümerschaft.
7. Klicken Sie auf Fertig.

Übertragen der Inhaberschaft von Terminen in Google Kalender

Wenn Sie einen Termin erstellt haben, können Sie jemand anderen zum Inhaber machen. Inhaber dürfen sämtliche Termindetails ändern.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie auf einen Termin  Dreipunkt-Menü   Inhaber ändern.
3. Geben Sie einen neuen Inhaber ein und schreiben Sie eine Nachricht, die Sie an ihn senden möchten.
4. Klicken Sie auf Inhaber ändern.
5. Der neue Inhaber erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link. Der Link ist 60 Tage lang gültig.
   Wichtig: Bis der neue Inhaber diese Änderung bestätigt hat, bleiben Sie der Termininhaber.

Weitere Informationen

Dokumente übersetzen lassen

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument in Google Docs.
2. Klicken Sie im Menü oben auf Tools Dokument übersetzen.
3. Geben Sie einen Namen für das übersetzte Dokument ein und wählen Sie eine Sprache aus.
4. Klicken Sie auf Übersetzen.
5. Daraufhin wird in einem neuen Fenster eine übersetzte Version des Dokuments geöffnet. Diese Version sehen Sie auch in Google Drive.

Tipp: Wenn Sie „Dokument übersetzen“ nicht sehen, verwenden Sie vermutlich die Bearbeitung von Microsoft Office-Dateien. Konvertieren Sie die Datei in ein Google-Dokument, um sie zu übersetzen. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Microsoft Office-Dateien und zur Konvertierung von Microsoft Office-Dateien

Weitere Informationen

Dokumentversionen vergleichen

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Datei  Versionsverlauf Versionsverlauf ansehen.
3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
   • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
   • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

Weitere Informationen

Erweiterte Funktionen mit Google Workspace verwenden

Add-ons für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare aktivieren

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation.
2. Klicken Sie auf Erweiterungen Add-ons Add-ons aufrufen.
3. Bewegen Sie die Maus auf ein Add-on, damit eine kurze Beschreibung angezeigt wird. Wenn Sie sich die vollständige Beschreibung ansehen möchten, klicken Sie auf das Add-on.
4. Um das Add-on zu installieren, klicken Sie auf Installieren Weiter.
5. Bei den meisten Add-ons wird eine Nachricht eingeblendet, in der Sie aufgefordert werden, dem Add-on Zugriff auf funktionsrelevante Daten zu gewähren. Lesen Sie die Nachricht und klicken Sie dann auf Zulassen.
6. Klicken Sie nach der Installation des Add-ons auf Fertig.

Eine benutzerdefinierte Suchmaschine in Google Chrome einrichten

1. Öffnen Sie in Google Chrome die Website, für die Sie eine Suchmaschine erstellen möchten.
2. Geben Sie in der Suchleiste der Website eine Suchanfrage ein.
    
   Beispiel: Rufen Sie YouTube auf und suchen Sie nach dem Wort "test". Sie werden dann zu einem Link namens https://www.youtube.com/results?search_query=test weitergeleitet.
3. Kopieren Sie oben im Browser den Link aus der Adresszeile.
4. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü   Einstellungen  Suchmaschine  Suchmaschinen verwalten.
5. Scrollen Sie zum Bereich Andere Suchmaschinen und klicken Sie auf Hinzufügen.
6. Fügen Sie in das Feld URL mit %s statt der Suchanfrage den Link ein und ersetzen Sie dabei Ihre Suchanfrage durch die Zeichen "%s".
    
   Beispiel: Ersetzen Sie im Fall des YouTube-Suchlinks den Begriff "test" in der URL durch die Zeichen %s: https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
7. Benennen Sie die Suchmaschine und erstellen Sie ein Suchkürzel. Wenn Sie dieses in der Adressleiste in Chrome Browser eingeben, wird dort die entsprechende Suchmaschine verwendet.
8. Klicken Sie auf Hinzufügen.
9. Optional: Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü   Als Standard festlegen, wenn Sie möchten, dass die neue Suchmaschine standardmäßig verwendet wird.

Weitere Informationen

Tabs im Chrome-Browser gruppieren, anpinnen oder verschieben

Tabs gruppieren

1. Öffnen Sie Chrome auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie auf „Neuer Tab“ .
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tab und wählen Sie Neuer Gruppe hinzufügen aus.
   • So bearbeiten Sie eine Tabgruppe: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den farbigen Kreis oder den Namen links. Sie haben folgende Möglichkeiten:
     • Gruppenname festlegen
     • Der Gruppe weitere Tabs hinzufügen
     • Die Gruppe entfernen
   • Möchten Sie einer vorhandenen Gruppe einen Tab hinzufügen, ziehen Sie den Tab in die Gruppe.
   • Wenn Sie einen Tab aus einer Gruppe entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab und wählen Sie Aus Gruppe entfernen aus.

Tabs anpinnen oder verschieben

So pinnen Sie einen Tab an: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab und wählen Sie Anpinnen aus. Angepinnte Tabs sind kleiner und zeigen nur das Symbol der Website an.

So lösen Sie einen Tab los: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab und wählen Sie Loslösen aus.

So verschieben Sie einen Tab in ein anderes Fenster:

1. Sie müssen in beiden Fenstern mit demselben Profil angemeldet sein.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab, den Sie verschieben möchten.
3. Scrollen Sie zu „Tab in ein anderes Fenster verschieben“.
4. Wählen Sie das Fenster aus, in das Sie den Tab verschieben möchten.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Chrome-Hilfe.

In allen Produkten suchen

In E-Mails, Chats oder Gruppenbereichen suchen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Geben Sie oben in das Suchfeld Ihre Suchkriterien ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste.
4. Nur Chat in Gmail ist aktiviert: Wählen Sie aus, wo gesucht werden soll. Klicken Sie dazu auf E-Mail, Unterhaltungen oder Gruppenbereiche:
   • Mit Mail wird in Ihren E-Mails gesucht.
   • Mit Unterhaltungen wird in vorhandenen Nachrichten in Chats und Gruppenbereichen gesucht.
   • In Gruppenbereichen wird nach den Namen der Gruppenbereiche gesucht, denen Sie beigetreten sind, sowie von Gruppenbereichen, denen Sie beitreten können. 

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

In Google Kalender suchen

1. Öffnen Sie Google Kalender, klicken Sie oben auf "Suchen"  und geben Sie einen Suchbegriff ein.

   Bereits während der Eingabe werden Ergebnisse angezeigt, auch aus anderen Google-Produkten, die Sie verwenden, z. B. Gmail oder Google Drive. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um sich die Details dieses Termins anzusehen.

2. Klicken Sie rechts oben neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil , um die Ergebnisse zu filtern. Sie können folgende Kriterien auswählen:
   • Suchen in: Kalender, in denen gesucht werden soll
   • Was: Informationen zum Termin, einschließlich des Terminnamens
   • Wer: Namen von eingeladenen Personen oder Termininhabern
   • Wo: Ort des Termins
   • Ohne: Wörter, die nicht enthalten sind
   • Datum: Zeitraum
3. Klicken Sie auf Suchen.

In Google Drive suchen

1. Klicken Sie rechts im Suchfeld auf den Drop-down-Pfeil .
   Wählen Sie eine Option oder eine Kombination von Optionen aus, um die Ergebnisse zu filtern.
   • Typ: Nach Dateityp suchen.

     Hinweis: Für Google Sites werden nur Entwürfe (nicht veröffentlichte) Websites angezeigt, für die Sie Lese- oder Bearbeitungszugriff haben.

   • Eigentümer: Nach Dateieigentümer suchen.
   • Speicherort: Nach Speicherort suchen (wahlweise auch im Papierkorb und unter "Markiert"). Sie können nur in Ordnern suchen, die in "Meine Ablage" oder in geteilten Ablagen gespeichert sind.
   • Änderungsdatum: Nach Elementen suchen, die von Ihnen oder anderen geändert wurden.
   • Name des Elements: Nach einem Teil des Dateinamens suchen.
   • Enthält die Wörter: Nach Dateien suchen, die bestimmte Wörter enthalten.
   • Geteilt mit: Nach Personen mit Dateizugriff suchen.
   • To-do-Liste: Nach Dateien suchen, deren Eigentümer Sie sind und die Vorschläge oder Ihnen zugewiesene Aufgaben enthalten.
2. Klicken Sie auf Suchen.

               

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