第 5 周:提高您的工作效率

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屏幕上显示了文档、收件箱和控制台的各类设备管理收件箱,充分利用 Google 文档,并为 G Suite 添加更多功能。

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1.提高收件箱的工作效率

复选框使用多个收件箱

如果您有多个电子邮件帐号,则可通过 Gmail 访问这些帐号。为每个帐号创建一个新的收件箱。

启用多个收件箱:

  1. 点击右上角的“设置”图标 ""
  2. 收件箱类型部分,选择多个收件箱

创建和自定义收件箱:

  1. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  2. 点击顶部的收件箱
  3. 收件箱类型旁边,选择多个收件箱
  4. 搜索查询下方,使用过滤器定义您的收件箱。例如,您可以根据以下情况执行相应操作:
    • 要通过现有标签创建收件箱,请输入 label:<标签名称>
    • 要根据发件人创建收件箱,请输入 from:<个人的电子邮件地址>要添加多个收件人,请输入 from:<个人地址或其他地址>
    • 要为发送到您的其他帐号的电子邮件创建收件箱,请输入 to:<您的用户名>@<您的邮箱>.com

      注意:在创建收件箱以显示其他帐号中的邮件之前,您需要先设置 Gmail 以允许使用其他地址或别名发送邮件。请参阅查看 Gmail 搜索运算符

  5. (可选)如要为每个收件箱输入名称,请在部分名称下方输入相应名称。
  6. (可选)如要更改其他收件箱的显示位置,请在多个收件箱位置旁边选择相应位置。
  7. 点击底部的保存更改

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复选框使用优先收件箱

允许 Gmail 根据类别(例如“重要邮件”和“未读邮件”)对您的电子邮件进行排序和确定优先级。

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 ""
  3. 收件箱类型下方,点击优先收件箱
    注意:默认情况下,优先收件箱将重要邮件分为 3 个部分:“重要而且未读”、“已加星标”和“其他邮件”。
  4. (可选)如果您想更改更多设置,请点击自定义
  5. (可选)要隐藏某个部分中的电子邮件,请点击此部分标题旁边的向上箭头 ""。要再次显示电子邮件,请点击向下箭头 ""

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2.使用文档编辑器,提高工作效率

复选框在文档中使用听写功能
  1. 确保设备内置或外接的麦克风正常运作。
  2. 在 Chrome 浏览器中,根据需要选择操作步骤:
  3. 将光标置于要添加文本的位置。
  4. 点击工具 接着点击 语音输入。
  5. 点击麦克风图标 "" 并说出所需文本的内容。

    请以正常的音量和语速,清晰地说出文本内容,并说明所有标点、空格或格式,例如逗号、开始新段落或粗体。您甚至可以说出描述图片的字词,例如“笑脸”。

  6. 完成后,请点击麦克风图标 ""

要查看完整的语音指令列表、支持的语言和问题排查,请参阅使用语音输入

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复选框转移云端硬盘文件和日历活动的所有权

转移云端硬盘中文件和文件夹的所有权:

  1. 要将某人设为文件或文件夹的所有人,请先与其共享相应文件或文件夹(如果尚未共享)。请参阅 Google 云端硬盘使用入门
  2. 在云端硬盘中,右键点击您要转移所有权的文件或文件夹,然后选择共享 分享
  3. 点击高级
  4. 在要设为所有者的人员姓名旁边,点击“编辑”图标 修改 或“查看”图标 查看文件夹的详细信息,然后选择为所有者
  5. 点击保存更改
  6. 如果系统提示,请验证所有权的转移。
  7. 点击完成

转移日历中活动的所有权:

  1. 点击相应活动,然后点击顶部的“更多”图标 "" 接着点击 更改所有者
  2. 输入新的所有者的电子邮件地址。
  3. (选项)要向新的所有者添加备注,请输入消息。
  4. 点击更改所有者

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复选框翻译您的文档
  1. Google 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 点击顶部的工具 接着点击 翻译文档
  3. 在对话框中,为文档的翻译版本命名并选择一种语言。
  4. 点击翻译

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复选框比较文档
  1. 选择文件 接着点击 版本历史记录 接着点击 查看版本历史记录
  2. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。
  3. (可选)执行下面的一项操作:
    • 要使用之前的版本,请点击顶部的恢复此版本
    • 要为之前的版本命名,请点击“更多”图标 "" 接着点击 为该版本命名
    • 要复制之前的版本,请点击“更多”图标 "" 接着点击 复制

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3.为 G Suite 添加更多功能

复选框获取文档、表格、幻灯片和表单的插件
  1. 文档表格幻灯片表单中,打开文档、电子表格、演示文稿或表单。
  2. 如果您正在使用文档、表格或幻灯片,请点击顶部的插件 接着点击 获取插件
  3. 如果您正在使用表单,请点击右上角的“更多”"" 接着点击 插件
  4. (可选)要查看插件的简短说明,请将光标指向相应插件。要查看完整说明,请点击该插件。
  5. 点击要安装的插件,然后点击免费
  6. 如出现访问权限消息,请仔细阅读,然后点击允许

有关详情,请参阅使用插件和 Apps 脚本

复选框在 Chrome 浏览器中创建自定义搜索引擎
  1. 在 Chrome 浏览器中,打开您要创建搜索引擎的网站。
  2. 在网站的搜索栏中输入搜索字词。
     
    示例:转到 YouTube 并搜索“test”一词。系统会将浏览器重定向至以下链接:https://www.youtube.com/results?search_query=test。
  3. 在浏览器顶部复制该链接。
  4. 点击“更多”图标 "" 接着点击 设置 接着点击 搜索引擎 然后 管理搜索引擎
  5. 滚动到其他搜索引擎,然后点击添加
  6. 网址格式(用“%s”代替搜索字词)字段中,粘贴您的链接并将搜索字词替换为“%s”。
     
    示例:对于上述 YouTube 搜索链接,请将“test”替换为“%s”,获得以下网址:https://www.youtube.com/results?search_query=%s。
  7. 为搜索引擎命名并创建一个关键字(一个简短的字符串,用于向 Chrome 浏览器表明您要通过浏览器使用此搜索引擎)。
  8. 点击添加
  9. (可选)要将新搜索引擎设为默认搜索引擎,请点击“更多”图标 "" 接着点击 设为默认搜索引擎

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复选框跨产品进行高级搜索

在 Gmail 中搜索:

  1. 在 Gmail 搜索框中输入搜索字词。
  2. 点击某条建议或点击“搜索”""
  3. 要缩小搜索范围,请点击搜索框右侧的向下箭头 "" 接着点击 添加您的搜索条件 接着点击 搜索

在日历中搜索:

  1. 打开 Google 日历,点击顶部的“搜索”搜索,然后输入您的搜索字词。

    输入内容时,您会看到相应结果,其中包括来自所使用的其他 Google 产品(例如 Gmail 和 Google 云端硬盘)的结果。点击相应结果即可查看对应活动的详细信息。

  2. 要过滤结果,请点击搜索框右侧的向下箭头 下拉箭头 并选择一个选项:
    • 要搜索哪些日历
    • 内容(活动信息,包括活动名称)
    • 参与者(邀请对象或活动所有者的姓名)
    • 地点(活动地点)
    • 不包含(活动中未包含的字词)
    • 日期(选择日期范围)
  3. 点击搜索

在云端硬盘中搜索:

  1. 点击搜索框右侧的向下箭头 ""
    选择任意选项或多个选项的组合,以进一步过滤结果。
    • 类型:按文件类型搜索。
    • 所有者:按文件所有者搜索。
    • 位置:按位置搜索(包括“回收站”或“已加星标”中的内容)。您只能搜索“我的云端硬盘”或“共享云端硬盘”中的文件夹。如果您想搜索“与我共享”中的文件夹,则需要先将相应文件夹添加到“我的云端硬盘”。
    • 修改日期:查看近期被任何人(不仅仅是您自己)修改过的内容。
    • 项目名称:搜索文件名中的字词。
    • 包含字词:搜索内容包含特定字词的文件。
    • 共享对象:搜索指定用户可以访问的文件。
    • 后续跟进:搜索您拥有的包含建议的文件,或分配给您的包含操作项的文件。
  2. 点击搜索

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