第 5 週: 生産性の向上

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ドキュメント、受信トレイ、コンソールが表示されているさまざまなデバイス 受信トレイを設定し、ドキュメントを最大限に活用して、G Suite にさまざまな機能を追加します。

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1. 受信トレイでの生産性を向上する

チェックボックス マルチ受信トレイを使用する

メール アカウントを複数している場合でも、Gmail からすべてのアカウントにアクセスできます。アカウントごとに新しい受信トレイを作成します。

マルチ受信トレイを有効にするには:

  1. 右上の設定アイコン "" をクリックします。
  2. [受信トレイの種類] で [マルチ受信トレイ] を選択します。

受信トレイを作成してカスタマイズするには:

  1. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  2. 上部にある [受信トレイ] をクリックします。
  3. [受信トレイの種類] の横で [マルチ受信トレイ] を選択します。
  4. [検索キーワード] で、受信トレイのフィルタを定義します。たとえば、受信トレイを作成するには次のように定義します。
    • 既存のラベルから作成するには、「label:[ラベル名]」と入力します。
    • 送信者に基づいて作成するには、「from:[送信者のメールアドレス]」と入力します。複数の送信者を追加する場合は、「from:[送信者のメールアドレス] OR [別の送信者のメールアドレス]」と入力します。
    • 別のメールアカウントに送信されたメール用に作成するには、「to:[自分の別のメールアドレス]」と入力します。

      注: 受信トレイを作成して別のアカウントのメールを表示するには、事前に Gmail で別のアドレスやエイリアスからメールを送信するよう設定しておく必要があります。Gmail で使用できる検索演算子をご覧ください。

  5. (省略可)各受信トレイの名前を入力するには、[セクション名] に名前を入力します。
  6. (省略可)追加の受信トレイが表示される場所を変更するには、[マルチ受信トレイの位置] で位置を選択します。
  7. 下部の [変更を保存] をクリックします。

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チェックボックス 優先トレイを使用する

Gmail でメールを「重要」や「未読」などのカテゴリに分類し、優先度を設定します。

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" をクリックします。
  3. [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] をクリックします。
    注: デフォルトでは、優先トレイでは重要なメールが [重要な未読メール]、[スター付き]、[その他のメール] の 3 つのセクションに分類されます。
  4. (省略可)その他の設定を変更する場合は、[カスタマイズ] をクリックします。
  5. (省略可)セクション内のメールを非表示にするには、セクションの見出しの横にある上矢印アイコン "" をクリックします。メールを再表示するには、下矢印アイコン "" をクリックします。

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2. ドキュメント エディタでの作業を効率化する

チェックボックス ドキュメントで音声入力を使用する
  1. デバイスの内蔵マイクまたは外付けマイクが正常に動作することを確認します。
  2. Chrome ブラウザで次のいずれかの操作を行います。
  3. 入力を始める位置にカーソルを置きます。
  4. [ツール] 次に [音声入力] の順にクリックします。
  5. 読み上げアイコン "" をクリックしてテキストを読み上げます。

    通常の音量と速度ではっきりと話します。英語など一部の言語では、句読点や改行、太字などを指定できるほか、スマイルなどの顔文字の入力も可能です。

  6. 完了したら、読み上げアイコン "" をクリックします。

すべての音声コマンド、対応している言語、トラブルシューティングのリストについては、音声で入力するをご覧ください。

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チェックボックス ドライブ ファイルやカレンダーの予定のオーナー権限を移行する

ドライブ内のファイルやフォルダのオーナー権限を移行するには:

  1. オーナー権限を譲渡する相手とファイルやフォルダを共有します(すでに共有している場合は除きます)。ドライブのスタートガイドをご覧ください。
  2. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン "" を選択します。
  3. [詳細設定] をクリックします。
  4. オーナーの名前の横にある編集アイコン "" または閲覧アイコン "" をクリックして、[オーナー] を選択します。
  5. [変更を保存] をクリックします。
  6. メッセージが表示されたら、オーナー権限の譲渡を確認します。
  7. [完了] をクリックします。

カレンダーの予定のオーナー権限を移行するには:

  1. 予定をクリックし、上部のその他アイコン "" 次に [主催者を変更] をクリックします。
  2. 新しい主催者のメールアドレスを入力します。
  3. (省略可)新しい主催者にメモを追加するには、メッセージを入力します。
  4. [主催者を変更] をクリックします。

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チェックボックス ドキュメントを翻訳する
  1. Google ドライブで、ドキュメント ファイルを開きます。
  2. 上部にある [ツール] 次に [ドキュメントを翻訳] をクリックします。
  3. ダイアログ ボックスでドキュメントの翻訳後のコピーの名前を入力し、言語を選択します。
  4. [翻訳] をクリックします。

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チェックボックス ドキュメントを比較する
  1. [ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] を選択します。
  2. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。
  3. (省略可)次のいずれかを行います。
    • 表示された版をアクティブな版にするには、上部にある [この版を復元] をクリックします。
    • 表示された版に名前を付けるには、その他アイコン "" 次に [この版に名前を付ける] をクリックします。
    • 表示された版のコピーを作成するには、その他アイコン "" 次に [コピーを作成] をクリックします。

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3. G Suite にさまざまな機能を追加する

チェックボックス ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのアドオンを入手する
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドフォームでそれぞれ、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォームを開きます。
  2. ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用している場合は、上部にある [アドオン] 次に [アドオンを取得] をクリックします。
  3. フォームを使用している場合は、右上にあるその他アイコン "" 次に [アドオン] をクリックします。
  4. (省略可)アドオンにカーソルを合わせると、アドオンの簡単な説明が表示されます。詳細な説明を表示するには、アドオンをクリックします。
  5. インストールするアドオンをクリックし、[無料] をクリックします。
  6. 必要に応じて、アクセスに関するメッセージを確認して [許可] をクリックします。

詳しくは、アドオンや Apps Script を使用するをご覧ください。

チェックボックス Chrome ブラウザでカスタム検索エンジンを作成する
  1. Chrome ブラウザで、検索エンジンを作成するウェブサイトを開きます。
  2. 検索バーに検索キーワードを入力します。
     
    例: YouTube に移動して「test」という単語を検索すると、https://www.youtube.com/results?search_query=test というリンクにリダイレクトされます。
  3. ブラウザの上部にあるリンクをコピーします。
  4. その他アイコン "" 次に [設定] 次に [検索エンジン] 次へ [検索エンジンの管理] をクリックします。
  5. [その他の検索エンジン] までスクロールして、[追加] をクリックします。
  6. [URL(%s=検索語句)] フィールドにリンクを貼り付けて、検索クエリを「%s」に置き換えます。
     
    例: 上記の YouTube の検索リンクの場合、「test」を「%s」に置き換えて https://www.youtube.com/results?search_query=%s にします。
  7. 検索エンジンに名前を付けて、キーワード(Chrome ブラウザに表示されたときに、この検索エンジンをブラウザで使用していることがわかるようにするための短い文字列)を作成します。
  8. [追加] をクリックします。
  9. (省略可)新しい検索エンジンをデフォルトの検索エンジンにするには、その他アイコン "" 次に [デフォルトに設定] をクリックします。

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チェックボックス さまざまなサービス間での検索オプション

Gmail で検索するには:

  1. Gmail の検索ボックスに検索キーワードを入力します。
  2. 候補をクリックするか、検索アイコン "" をクリックします。
  3. (省略可)検索結果を絞り込むには、検索ボックスの右にある下矢印 "" をクリック 次に 検索条件を追加次に [検索] をクリックします。

カレンダーで検索するには:

  1. Google カレンダーを開き、上部にある検索アイコン 検索 をクリックして検索キーワードを入力します。

    入力と同時に検索結果が表示されます。Gmail や Google ドライブなど、他の Google サービスからの結果も表示されます。検索結果をクリックすると、その予定の詳細が表示されます。

  2. 検索結果をフィルタするには、検索ボックスの右にある下矢印 下矢印 をクリックし、オプションを選択します。
    • 検索するカレンダー
    • タイトル(予定の名前などの情報)
    • 参加者(招待者や予定のオーナーの名前)
    • 場所(予定の開催場所)
    • 含まれない単語(予定の中に含まれていない単語)
    • 日付(期間を選択)
  3. [検索] をクリックします。

ドライブで検索するには:

  1. 検索ボックスの右にある下矢印アイコン "" をクリックします。
    オプション(複数の組み合わせも可)を選択して、結果を絞り込みます。
    • 種類 - ファイルの種類で検索します。
    • オーナー - ファイルの所有者で検索します。
    • 場所 - 場所で検索します([ゴミ箱] または [スター付き] のアイテムも含まれます)。検索できるのは、[マイドライブ] または [共有ドライブ] 内のフォルダだけです。
    • 更新日 - 最近変更されたアイテムを検索します(自分以外のユーザーによる変更も含む)。
    • アイテム名 - ファイル名の中の語句を検索します。
    • 含まれている語句 - 特定の単語を含むファイルを検索します。
    • 共有対象 - ファイルにアクセスできるユーザーを検索します。
    • フォローアップ - 提案を含む自分がオーナーであるファイルや、自分にアクション アイテムが割り当てられているファイルを検索します。
  2. [検索] をクリックします。

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