Woche 5: Produktivität steigern

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Verschiedene Geräte, auf denen Dokumente, ein Posteingang oder eine Konsole angezeigt werdenHier erfahren Sie, wie Sie Ihre Posteingänge verwalten, optimal von Google Docs profitieren und weitere Google Workspace-Funktionen hinzufügen.

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1. Posteingang produktiver nutzen

KästchenMehrere Posteingänge verwenden

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, können Sie über Gmail auf alle zugreifen. Erstellen Sie für jedes Konto einen neuen Posteingang.

So aktivieren Sie mehrere Posteingänge:

  1. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "".
  2. Wählen Sie unter Art des Posteingangs die Option Mehrere Posteingänge aus.

So erstellen Sie Posteingänge und passen sie an:

  1. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  2. Klicken Sie oben auf Posteingang.
  3. Wählen Sie neben Art des Posteingangs die Option Mehrere Posteingänge aus.
  4. Definieren Sie unter Suchanfrage Ihren Posteingang anhand eines Filters. So erstellen Sie beispielsweise einen Posteingang:
    • Wenn Sie einen Posteingang für ein bereits vorhandenes Label erstellen möchten, geben Sie label:Name des Labels ein.
    • Möchten Sie einen Posteingang für einen bestimmten Absender einrichten, geben Sie from:E-Mail-Adresse des Absenders ein. Sie können auch mehrere Absender hinzufügen. Geben Sie dazu from:E-Mail-Adresse des ersten Absenders OR E-Mail-Adresse des zweiten Absenders ein.
    • Um einen Posteingang für E-Mails zu erstellen, die an eines Ihrer anderen Konten gesendet werden, geben Sie to:Ihr_Name@youremail.com ein.

      Hinweis: Um Posteingänge für E-Mails aus anderen Konten erstellen zu können, müssen Sie Gmail für das Versenden von E-Mails über eine andere Adresse oder einen Alias einrichten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Suchoperatoren in Gmail.

  5. Optional: Geben Sie unter Name des Bereichs einen Namen für jeden Posteingang ein.
  6. Optional: Um die Position der zusätzlichen Posteingänge zu ändern, wählen Sie neben Position bei mehreren Posteingängen eine Position aus.
  7. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenDie Funktion „Sortierter Eingang“ verwenden

Sie können Nachrichten in Gmail mithilfe von Kategorien automatisch sortieren und priorisieren lassen, z. B. als „Wichtig und ungelesen“.

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "".
  3. Klicken Sie unter Art des Posteingangs auf Sortierter Eingang.
    Hinweis: Der sortierte Eingang ist standardmäßig in drei Bereiche unterteilt: "Wichtig und ungelesen", "Markiert" und "Alles andere".
  4. Optional: Wenn Sie weitere Einstellungen ändern möchten, klicken Sie auf Anpassen.
  5. Optional: Wenn Sie E-Mails in einem Bereich ausblenden möchten, klicken Sie neben der Bereichsüberschrift auf den Aufwärtspfeil "". Damit die E-Mails wieder angezeigt werden, klicken Sie auf den Abwärtspfeil "".

Weitere Informationen

2. Schneller mit den Docs-Editoren arbeiten

KästchenSpracheingabe in Google Docs verwenden
  1. Prüfen Sie, ob das interne Mikrofon Ihres Geräts funktioniert oder ein externes Mikrofon angeschlossen ist.
  2. Wählen Sie im Chrome-Browser eine der folgenden Optionen aus:
  3. Klicken Sie auf die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll.
  4. Klicken Sie auf Tools und dann Spracheingabe.
  5. Klicken Sie auf "Sprechen" "" und nehmen Sie den Text auf.

    Sprechen Sie deutlich und mit normaler Lautstärke und Geschwindigkeit. Interpunktionszeichen, Absätze und Formatierungen sollten Sie ebenfalls diktieren, indem Sie z. B. "Komma", "Neuer Absatz" oder "Bold" (Fett) sagen. Die meisten Sprachbefehle sind nur auf Englisch verfügbar. Auch Bilder können Sie durch Sprechen einfügen, indem Sie z. B. "smiley face" (Smiley) sagen.

  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie wieder auf "Sprechen" "".

Eine Liste aller Sprachbefehle, die unterstützten Sprachen und Tipps zur Fehlerbehebung finden Sie unter Spracheingabe.

Weitere Informationen

KästchenEigentümerschaft von Google Drive-Dateien und Google Kalender-Terminen auf andere Nutzer übertragen

So übertragen Sie die Eigentümerschaft von Dateien und Ordnern in Google Drive:

  1. Falls noch nicht geschehen, geben Sie die Datei oder den Ordner für die Person frei, die Sie zum Eigentümer machen möchten. Weitere Informationen
  2. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei oder den Ordner und wählen Sie Freigeben "" aus.
  3. Klicken Sie auf Erweitert.
  4. Klicken Sie neben dem Namen der gewünschten Person auf "Bearbeiten" "" oder auf "Ansehen" "" und wählen Sie Eigentümer aus.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, bestätigen Sie die Übertragung der Eigentümerschaft.
  7. Klicken Sie auf Fertig.

So übertragen Sie die Inhaberschaft von Terminen in Google Kalender:

  1. Klicken Sie auf einen Termin und dann oben auf „Mehr“ "" und dann Inhaber ändern.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Inhabers ein.
  3. Optional: Geben Sie eine Notiz für den neuen Inhaber ein.
  4. Klicken Sie auf Inhaber ändern.

Weitere Informationen

KästchenDokumente übersetzen lassen
  1. Öffnen Sie in Google Drive eine Google Docs-Datei.
  2. Klicken Sie oben auf Tools und dann Dokument übersetzen.
  3. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die übersetzte Kopie ein und wählen Sie eine Sprache aus.
  4. Klicken Sie auf Übersetzen.

Weitere Informationen

KästchenDokumente vergleichen lassen
  1. Klicken Sie auf Datei und dann Versionsverlauf und dann Versionsverlauf ansehen.
  2. Wenn Sie eine frühere Version der Datei aufrufen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel.
  3. Optional: Sie haben außerdem die folgenden Möglichkeiten:
    • Wenn Sie eine vorherige Version zur aktuellen Version machen möchten, klicken Sie oben auf Diese Version wiederherstellen.
    • Wenn Sie eine vorherige Version benennen möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Diese Version benennen.
    • Wenn Sie eine Kopie von einer vorherigen Version erstellen möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Kopie erstellen.

Weitere Informationen

3. Google Workspace weitere Funktionen hinzufügen

KästchenAdd-ons für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare aktivieren
  1. Öffnen Sie eine Datei in Docs, Tabellen, Präsentationen oder Formulare.
  2. Docs, Tabellen und Präsentationen: Klicken Sie oben auf Add-ons und dann Add-ons aufrufen.
  3. Formulare: Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Add-ons.
  4. Optional: Um eine kurze Beschreibung eines Add-ons aufzurufen, bewegen Sie den Mauszeiger darauf. Wenn Sie die vollständige Beschreibung ansehen möchten, klicken Sie auf das Add-on.
  5. Klicken Sie auf das Add-on, das Sie installieren möchten, und anschließend auf Kostenlos.
  6. Lesen Sie die Meldung zur Genehmigung und klicken Sie dann auf Zulassen.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Add-ons und Apps Script verwenden.

KästchenEine benutzerdefinierte Suchmaschine in Google Chrome einrichten
  1. Öffnen Sie in Google Chrome die Website, für die Sie eine Suchmaschine erstellen möchten.
  2. Geben Sie in der Suchleiste der Website eine Suchanfrage ein.
     
    Beispiel: Rufen Sie YouTube auf und suchen Sie nach dem Wort "test". Sie werden dann zu einem Link namens https://www.youtube.com/results?search_query=test weitergeleitet.
  3. Kopieren Sie oben im Browser den Link aus der Adresszeile.
  4. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Einstellungen und dann Suchmaschine und dann Suchmaschinen verwalten.
  5. Scrollen Sie zum Bereich Andere Suchmaschinen und klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Fügen Sie in das Feld URL mit %s statt der Suchanfrage den Link ein und ersetzen Sie dabei Ihre Suchanfrage durch die Zeichen "%s".
     
    Beispiel: Ersetzen Sie im Fall des YouTube-Suchlinks den Begriff "test" in der URL durch die Zeichen %s: https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
  7. Benennen Sie die Suchmaschine und erstellen Sie ein Suchkürzel. Wenn Sie dieses in der Adressleiste in Chrome Browser eingeben, wird dort die entsprechende Suchmaschine verwendet.
  8. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  9. Optional: Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Als Standard festlegen, wenn Sie möchten, dass die neue Suchmaschine standardmäßig verwendet wird.

Weitere Informationen

KästchenErweiterte produktübergreifende Suche

So suchen Sie in Gmail:

  1. Geben Sie in Gmail einen Begriff in das Suchfeld ein. 
  2. Klicken Sie dann auf einen Vorschlag oder auf "Suchen" "".
  3. Wenn Sie die Suche eingrenzen möchten, klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil "" und dann geben Sie die Suchkriterien ein und dann klicken Sie auf Suchen.

So suchen Sie in Google Kalender:

  1. Öffnen Sie Google Kalender, klicken Sie oben auf "Suchen" Suchen und geben Sie einen Suchbegriff ein.

    Bereits während der Eingabe werden Ergebnisse angezeigt, auch aus anderen Google-Produkten, die Sie verwenden, z. B. Gmail oder Google Drive. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um sich die Details dieses Termins anzusehen.

  2. Klicken Sie rechts oben neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil, um die Ergebnisse zu filtern. Sie können folgende Kriterien auswählen:
    • Suchen in: Kalender, in denen gesucht werden soll
    • Was: Informationen zum Termin, einschließlich des Terminnamens
    • Wer: Namen von eingeladenen Personen oder Termininhabern
    • Wo: Ort des Termins
    • Ohne: Wörter, die nicht enthalten sind
    • Datum: Zeitraum
  3. Klicken Sie auf Suchen.

So suchen Sie in Google Drive:

  1. Klicken Sie rechts im Suchfeld auf den Abwärtspfeil "".
    Wählen Sie eine Option oder eine Kombination von Optionen aus, um die Ergebnisse zu filtern.
    • Typ: Nach Dateityp suchen.
    • Eigentümer: Nach Dateieigentümer suchen.
    • Speicherort: Nach Speicherort suchen (wahlweise auch im Papierkorb und unter "Markiert"). Sie können nur in Ordnern suchen, die in "Meine Ablage" oder in geteilten Ablagen gespeichert sind.
    • Änderungsdatum: Nach Elementen suchen, die von Ihnen oder anderen geändert wurden.
    • Name des Elements: Nach einem Teil des Dateinamens suchen.
    • Enthält die Wörter: Nach Dateien suchen, die bestimmte Wörter enthalten.
    • Geteilt mit: Nach Personen mit Dateizugriff suchen.
    • To-do-Liste: Nach Dateien suchen, deren Eigentümer Sie sind und die Vorschläge oder Ihnen zugewiesene Aufgaben enthalten.
  2. Klicken Sie auf Suchen.

Weitere Informationen

 

 
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