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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

第 5 週: 生産性の向上

青色の線

ドキュメント、受信トレイ、コンソールが表示されているさまざまなデバイスGoogle Workspace のエキスパートの方は、次の方法をお試しください。

以下の手順はパソコンのみを対象としています。

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受信トレイでの生産性を向上する

チェックボックス別のアカウント用に個別の受信トレイを作成する

複数のメール アカウントを持っており、個別に管理する場合は、アドレスごとに受信トレイを作成します。Gmail ヘルプセンターの手順は、以下のとおりです。

  1. 別のアドレスまたはエイリアスからメールを送信します。
  2. そのアドレスまたはエイリアス用に別の受信トレイを作成します。検索条件として「to:you@youremail.com」と入力します。

そのアドレス宛てのメールはカスタム受信トレイに届きます。

チェックボックス 優先トレイを使用する

Gmail でメールを「重要」や「未読」などのカテゴリに分類し、優先度を設定します。

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 受信トレイを設定するには、右上にある設定アイコン 設定 をクリックします。
  3. [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] を選択します。
  4. 優先トレイの設定をカスタマイズするには、[カスタマイズ] をクリックします。
  5. 表示する受信トレイのセクション 次に [変更を保存] を選択します。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

Gmail の受信トレイを整理、最適化する方法をご覧ください。

ドキュメント エディタでの作業を効率化する

チェックボックス ドキュメントで音声入力を使用する
  1. マイクが正しく動作するか確認します。
  2. Chrome ブラウザで Google ドキュメントのドキュメントを開きます。
  3. [ツール] 次へ [音声入力] の順にクリックします。マイクのボックスが表示されます。
  4. 話す準備ができたら、マイクをクリックします。
  5. 通常の音量と速度ではっきりと話します。句読点の入力方法について詳しくは、下記をご覧ください。
  6. 入力し終わったら、マイクをもう一度クリックします。

音声コマンドの全リスト、対応している言語、トラブルシューティングについては、音声で入力するをご覧ください。

詳細

チェックボックス ドライブ ファイルやカレンダーの予定のオーナー権限を移行する

ドライブ内のファイルやフォルダのオーナー権限を移行する

  1. オーナー権限を譲渡する相手とファイルやフォルダを共有します（すでに共有している場合は除きます）。ドライブのスタートガイドをご覧ください。
  2. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン  を選択します。
  3. [詳細設定] をクリックします。
  4. オーナーの名前の横にある編集アイコン  または閲覧アイコン  をクリックして、[オーナー] を選択します。
  5. [変更を保存] をクリックします。
  6. メッセージが表示されたら、オーナー権限の譲渡を確認します。
  7. [完了] をクリックします。

カレンダーの予定のオーナー権限を移行する

予定を作成した後に、他のユーザーをその予定の主催者にすることができます。予定の主催者になったユーザーは、予定の詳細を自在に変更できます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 目的の予定 次へ その他アイコン その他次に [主催者を変更] の順にクリックします。
  3. 新しい主催者と、そのユーザー宛のメッセージを入力します。
  4. [主催者を変更] をクリックします。
  5. リンクが記載されたメールが新しい主催者に送信されます。このリンクの有効期間は 60 日です。
    重要: 相手が主催者になることを承諾するまでは、あなたが予定の主催者のままになります。

詳細

チェックボックス ドキュメントを翻訳する
  1. パソコンの Google ドキュメントで、ドキュメントを開きます。
  2. 上部のメニューで [ツール] 次へ [ドキュメントを翻訳] をクリックします。
  3. 翻訳するドキュメントのタイトルを入力して、言語を選択します。
  4. [翻訳] をクリックします。
  5. 翻訳されたドキュメントのコピーが新しいウィンドウで開きます。このコピーは Google ドライブにも表示されます。

ヒント: [ドキュメントを翻訳] が表示されない場合は、Microsoft Office の編集機能を使用している可能性があります。翻訳するには、ファイルを Google ドキュメントに変換してください。詳しくは、Microsoft Office ファイルの編集と Microsoft Office ファイルの変換方法をご覧ください。

詳細

チェックボックス ドキュメントのバージョンを比較する
  1. ドライブで、ファイルを開きます。
  2. [ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] をクリックします。
  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色（各ユーザー名の横）。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
  4. （省略可）この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

詳細

Google Workspace で高度な機能を使用する

チェックボックス ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのアドオンを入手する
  1. パソコンで、ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを開きます。
  2. [拡張機能] 次に [アドオン] 次に [アドオンを取得] をクリックします。
  3. アドオンにカーソルを合わせると、簡単な説明が表示されます。詳細な説明を見つけるには、アドオンをクリックします。
  4. アドオンをインストールするには、[インストール] 次に [続行] をクリックします。
  5. 多くの場合、アドオンの動作に必要となるデータへのアクセスを求めるメッセージが表示されます。メッセージを読んで [許可] をクリックします。
  6. アドオンのインストールが完了したら、[完了] をクリックします。
チェックボックス Chrome ブラウザでカスタム検索エンジンを作成する
  1. Chrome ブラウザで、検索エンジンを作成するウェブサイトを開きます。
  2. 検索バーに検索キーワードを入力します。
     
    例: YouTube に移動して「test」という単語を検索すると、https://www.youtube.com/results?search_query=test というリンクにリダイレクトされます。
  3. ブラウザの上部にあるリンクをコピーします。
  4. その他アイコン 次に [設定] 次に [検索エンジン] 次に [検索エンジンの管理] をクリックします。
  5. [その他の検索エンジン] までスクロールして、[追加] をクリックします。
  6. [URL（%s=検索語句）] フィールドにリンクを貼り付けて、検索クエリを「%s」に置き換えます。
     
    例: 上記の YouTube の検索リンクの場合、「test」を「%s」に置き換えて https://www.youtube.com/results?search_query=%s にします。
  7. 検索エンジンに名前を付けて、キーワード（Chrome ブラウザに表示されたときに、この検索エンジンをブラウザで使用していることがわかるようにするための短い文字列）を作成します。
  8. [追加] をクリックします。
  9. （省略可）新しい検索エンジンをデフォルトの検索エンジンにするには、その他アイコン 次に [デフォルトに設定] をクリックします。

詳細

チェックボックス Chrome ブラウザでタブをグループ化、固定、移動する

タブをグループ化する

  1. パソコンで Chrome Chrome を開きます。
  2. 新しいタブ 新しいタブ をクリックします。
  3. タブを右クリックして [新しいグループに追加] を選択します。
    • タブグループを編集するには: 左側の色付きの円または名前を右クリックして、次の操作を行うことができます。
      • グループに名前を付ける。
      • グループにタブを追加する。
      • グループを削除する。
    • 既存のグループにタブを追加するには: タブをグループにドラッグします。
    • グループからタブを削除するには: タブを右クリックして [グループから削除] を選択します。

タブを固定または移動する

タブを固定する: タブを右クリックして [固定] を選択します。固定タブは他のタブに比べて小さく、サイトのアイコンのみの表示となります。

タブの固定を解除する: タブを右クリックして [固定を解除] を選択します。

タブを別のウィンドウに移動する:

  1. 両方のウィンドウで同じプロフィールにログインしていることを確認します。
  2. 移動するタブを右クリックします。
  3. [タブを別のウィンドウに移動] までスクロールします。
  4. タブの移動先のウィンドウを選択します。

詳しくは、Google Chrome ヘルプセンターをご覧ください

チェックボックス 各種サービスを横断して検索する

メール、チャット、スペースを検索する

  1. Gmail を開きます。
  2. 上部の検索ボックスに検索条件を入力します。
  3. Enter キーを押します。
  4. （Gmail の Chat が有効な場合のみ）[メール]、[会話]、[スペース] のいずれかをクリックして、検索する場所を選択します。
    • メール: メールが検索されます。
    • 会話: チャットとスペースの既存のメッセージが検索されます。
    • スペース: 参加中のスペースと参加可能なスペースの名前が検索されます。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

カレンダーで検索する

  1. Google カレンダーを開き、上部にある検索アイコン 検索 をクリックして検索キーワードを入力します。

    入力と同時に検索結果が表示されます。Gmail や Google ドライブなど、他の Google サービスからの結果も表示されます。検索結果をクリックすると、その予定の詳細が表示されます。

  2. 検索結果をフィルタするには、検索ボックスの右にある下矢印 プルダウン矢印 をクリックし、オプションを選択します。
    • 検索するカレンダー
    • タイトル（予定の名前などの情報）
    • 参加者（招待者や予定のオーナーの名前）
    • 場所（予定の開催場所）
    • 含まれない単語（予定の中に含まれていない単語）
    • 日付（期間を選択）
  3. [検索] をクリックします。

ドライブ内を検索

  1. 検索ボックスの右にある下矢印アイコン をクリックします。
    オプション（複数の組み合わせも可）を選択して、結果を絞り込みます。
    • 種類 - ファイルの種類で検索します。

      注: Google サイトでは、（公開されているものではなく）ドラフトのサイトであなたに閲覧または編集権限があるもののみが表示されます。

    • オーナー - ファイルのオーナーで検索します。
    • 場所 - 場所で検索します（[ゴミ箱] または [スター付き] のアイテムも含まれます）。検索できるのは、[マイドライブ] または [共有ドライブ] 内のフォルダだけです。
    • 更新日 - 最近変更されたアイテムを検索します（自分以外のユーザーによる変更も含む）。
    • アイテム名 - ファイル名の中の語句を検索します。
    • 含まれている語句 - 特定の単語を含むファイルを検索します。
    • 共有対象 - ファイルにアクセスできるユーザーを検索します。
    • フォローアップ - 提案を含む自分がオーナーであるファイルや、自分にアクション アイテムが割り当てられているファイルを検索します。
  2. [検索] をクリックします。

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