要开始共享文件并与同事高效协作,请完成以下任务。
1. Manage your Drive and Docs editors files | 2. Learn sharing best practices | 3. Create and collaborate on files with your team |
1. 管理您的云端硬盘和文档编辑器文件
您可以在云端硬盘中存储任何文件:图片、绘图、视频等。只需在一台设备上将文件存储到云端硬盘中,您就可以直接在所有其他设备上访问该文件。将文件添加到云端硬盘的方法有三种。
将文件上传到网页版云端硬盘:
- 转到云端硬盘。
- 点击
新建
上传文件或上传文件夹,然后选择您想上传的文件或文件夹。
- 点击打开。
通过移动设备上传文件:
注意:即使您日后决定卸载该应用,您的云端硬盘文件也不会受到影响。您仍可通过网页版云端硬盘访问这些文件。
- 根据您所用的设备,选择下面的一项操作步骤:
- Android 手机或平板电脑:点按“Google Play”图标
。
- iOS 设备:点按“App Store”图标
。
- 查找并安装云端硬盘应用。
- 打开包含您要上传的文件的应用,点按共享,然后点按云端硬盘。
(高级)通过桌面设备将文件上传到云端硬盘:
如果您想通过桌面设备上传文件,请安装和使用桌面版 Google 云端硬盘。
注意:如要使用桌面版云端硬盘,您的管理员必须先为您的单位或团队启用该功能。
您可以借助快捷方式网址创建新文件,而不必每次都在 Google 文档、表格、幻灯片或表单中进行此操作。
在您的浏览器中,输入以下网址:
文档表格
- docs.new
- doc.new
- document.new
幻灯片
- sheets.new
- sheet.new
- spreadsheet.new
表单
- slides.new
- slide.new
- presentation.new
- forms.new
- form.new
系统会打开一个空白文件,您可以立即开始编辑。
为重要文件和文件夹加注星标:
标记重要文件或文件夹以方便日后查找。
- 右键点击文件或文件夹。
- 选择添加到“已加星标”。
- (可选)要查看所有已加星标的文件和文件夹,请点击左侧边栏的已加星标。
为云端硬盘文件夹设置颜色:
使用有颜色标记的文件夹来整理云端硬盘。
- 右键点击要更改的文件夹。
- 点击更改颜色,然后选择所需的颜色。
过去,您可能会保留多份文件草稿,以防日后需要参考或恢复到早期版本。云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。您可以快速查看或恢复到早期版本。
查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本:
- 在云端硬盘中打开您的文件。
- 点击文件
版本历史记录
查看版本历史记录。
- 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
- 编辑了文档的人的姓名。
- 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
- (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本。
注意:您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。
在云端硬盘中下载非 Google 文件或将其还原为早期版本:
- 在云端硬盘中点击相应文件,然后点击右上角的“更多”图标
![]()
管理版本。
- 点击“更多”图标
![]()
“下载”
以下载文件。
- (可选)要还原到早期版本(例如您刚刚下载的版本),请点击上传新版本,找到相应文件版本,然后点击打开。
- 点击关闭。
互联网服务中断不会影响您在云端硬盘中的工作。设置离线访问功能,以便您随时查看和编辑文件。
在网页上
仅限 Chrome 浏览器
为 Google 文档、表格和幻灯片设置离线访问功能:
- 安装“Google 文档的离线功能”扩展程序。
- 在云端硬盘中,点击“设置”图标
![]()
设置。
- 在离线部分,勾选即使处于离线状态,仍可在此设备上创建、打开和编辑近期的 Google 文档、表格和幻灯片文件对应的复选框。
- 点击完成。
- 右键点击某个文件,然后开启可离线使用。
在移动设备上
仅限 Chrome 浏览器
为 Google 文档、表格和幻灯片设置离线访问功能:
- 在 Android 设备或 Apple iOS 设备上,打开 Google 云端硬盘、文档、表格或幻灯片应用。
- 点按“菜单”图标
![]()
设置。
- 开启将近期文件设为可离线使用。
在计算机上
在桌面设备上为 PDF 文件、Microsoft Office 文件等设置离线访问功能:
- 点击桌面版云端硬盘
![]()
“打开 Google 云端硬盘”图标
。
- 右键点击要离线访问的文件或文件夹。
- 点击虚拟云端硬盘
可离线使用。
有关详情,请参阅访问您的文件。
在 Gmail 中附加云端硬盘文件:
- 在 Gmail 中点击写邮件。
- 在“写邮件”工具栏中,点击“云端硬盘”图标
并选择您的文件。
- 点击插入。
- 电子邮件准备就绪后,点击发送。
在日历活动中附加云端硬盘文件:
- 点击添加说明或附件字段。
- 点击我的云端硬盘或上传,然后选择相应文件。
- 点击选择或上传。您的文件将附加到活动中。
注意:如果您的管理员不允许与单位以外的人员共享 Google 云端硬盘文件,则可以改为向外部邀请对象发送 Gmail 附件。
2. 了解共享文件的最佳做法
与特定人员共享文件或文件夹并设置访问权限级别:
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。
注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
- 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头
,然后选择查看者、评论者或编辑者。
- 选择通知用户:
- 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
- 点击共享或发送。
与单位以外的人共享文件或文件夹:
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
- 点击共享
找到您要授予临时访问权限的用户。
- 如果您未曾与此人共享文件,请添加对方的电子邮件地址,然后点击发送或共享。再次点击文档右上角的共享。
- 在此人的姓名旁边,点击向下箭头
授予临时访问权限。
- 在“访问权限到期日期:”旁边,点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的任意日期。
- 点击保存。
通过 Google 云端硬盘共享文件时,您可以控制用户是能够编辑文件或评论文件,还是只能查看文件。
通过浏览器共享文件的网址:
您可以直接通过网络浏览器的地址栏复制文件的链接。然后,将相应链接粘贴到电子邮件或要共享它的任何地方。
注意:请务必先检查文件的共享设置,然后再分享该文件,以确保您的共享对象可访问该文件。
使用“共享”按钮:
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
获取链接。
- 点击“获取链接”下方的更改为知道链接的任何人。
- 要决定这些人在您共享文件后可通过公开链接执行的操作,可根据需要选择查看者、评论者或编辑者。
- 点击完成。
- 将链接复制并粘贴到电子邮件或其他地方,然后提供给您想共享的对象。
未登录 Google 帐号的用户将在文件中显示为匿名动物。 详细了解匿名动物。
共享链接:
要求至少拥有贡献者权限
与在云端硬盘中一样,共享云端硬盘成员也可通过多种方式与非成员用户共享文件。
注意:您无法对共享云端硬盘中的文件夹进行共享。此外,您的单位可能会限制您共享文件的范围。如需了解详情,请与您的管理员联系。
与个人或群组共享文件:
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在“与用户和群组共享”下方,输入共享对象的电子邮件地址。
- 如需更改共享对象可对您的文档执行的操作,请点击右侧的向下箭头
选择查看者、评论者或编辑者。
- 选择通知他人。
- 如果您想通知文档的共享对象,请选中“通知对方”旁边的复选框。如果您选择“通知对方”,则系统会向您在电子邮件列表中输入的每个地址发送通知。
- 如果您不想通知共享对象,请取消选中该复选框。
- 点击共享或发送。
共享链接:
要扩大文件的共享范围,而无需在您的单位中管理访问权限,您可以通过链接共享相应文件。您单位中知道链接的任何人均可访问文件。您也可以允许其他用户与您单位之外的人员共享此链接。
- 在共享云端硬盘中,点击要共享的文件或文件夹。
要为多个文件或文件夹分享链接,请按住键盘上的 Shift 键,并选择相应文件或文件夹。 - 点击顶部的“共享”图标
。
- (可选)如要指定共享对象可对文件或文件夹执行的操作,请点击您单位名称下方的更改:
- 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头
,然后为文件选择查看者、评论者或编辑者,为文件夹选择查看者、评论者、贡献者或内容管理员。
- 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头
公开。
注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。
- 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头
- 点击复制链接。
- 点击完成。
- 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。
3. 创建文件并在文件中与团队成员开展协作
您可以直接在文档中提出修改建议,而不必更改文本。在文档所有者批准之前,这些建议不会更改原文。您必须对文档拥有编辑权限或评论权限,才能提出修改建议。
查看右上角,确保您处于建议模式,该模式也可能显示为 |
|
要建议修改,您只需在文档中您认为应当修改的地方输入内容。系统会以不同颜色显示您建议的内容,并且会划掉您标记要删除或替换的文本(但在文档所有者批准建议前,系统不会真正删除相应内容)。 | |
文档所有者会收到包含您的建议的电子邮件。当他们点击任意建议时,可以“接受建议” |
您也可以在文档中通过聊天功能进行协作。如果多人同时打开了您的文档,只需点击“显示聊天面板”图标 ,即可打开群聊。您无需离开本文档即可获取即时反馈。
查看文件的所有更改或还原为旧版本:
|
查看谁评论、编辑、移动或共享了文件:
- 在云端硬盘中,点击右上角的“查看详细信息”
。
- 系统会自动选中“操作记录”标签,并列出“我的云端硬盘”的所有活动。每项活动包含的详细信息如下:
- 受影响的文件或文件夹
- 进行更改的用户
- 执行操作的日期和时间
- 受操作影响的所有其他用户
- 在“我的云端硬盘”中,选择任意文件以查看相应的详情。
使用 Google 文档的“探索”工具:
在 Google 文档中,您可以查找建议的内容,并将其添加到文档中。这些建议的内容与您文档中的现有内容相关。您还可以在文档中搜索文档资源和网络。
使用建议的主题:
- 点击文档底部的“探索”图标
。
您会在右侧看到根据您的内容提供的建议。
- 点击一个主题。
- 点击与您的主题相关的链接。
- 复制建议内容中的任意文本并粘贴到文档中。
提示:要清除文本的所有格式,请选择相应文本,然后点击格式
清除格式。
- 在文档中,选择要添加脚注的位置。然后,在“探索”结果中,将光标悬停在引用内容的来源上,再点击“引用”图标
以添加脚注。
使用相关调查:
- 点击文档底部的“探索”图标
。
您会在右侧看到根据您的内容提供的建议。
- (可选)点击某个研究项目即可在线查看完整内容。
- 将光标悬停在研究项目上,然后点击“添加”图标
以添加文本和脚注。
搜索主题:
- 点击文档底部的“探索”图标
。
- 在搜索框中输入与引用内容(书籍、作者、文章标题等)相关的信息。
- 点击与您的主题相关的链接。
- 复制建议内容中的任意文本并粘贴到文档中…
提示:要清除文本的所有格式,请选择相应文本,然后点击格式
清除格式。
- 在文档中,选择要添加脚注的位置。然后,在“探索”结果中,将光标悬停在引用内容的来源上,再点击“引用”图标
以添加脚注。
使用 Google 表格中的“探索”工具:
电子表格中的大量数据可能会令人望而生畏。但只需点击 Google 表格中的一个按钮,您便可获取数据摘要和图表。
开始探索您的数据:
- 在表格中打开包含数据的电子表格。
- 选择相应范围的单元格、列或行。否则,系统会根据光标所在的位置提供数据分析。
- 点击底部的“探索”
。
- 根据工作表中的数据,您可以执行以下操作:
- 查看图表所依据的数据:将光标悬停在一张图表上,系统会在电子表格中突出显示其对应的数据。
- 询问与您的数据相关的问题:输入搜索字词或选择建议的问题。如果答案包含公式,您可以将其拖到单元格中以进行添加。
- 添加图表:将光标悬停在一张图表上,然后点击“插入图表”
。
- 添加数据透视表:将光标悬停在一张数据透视表上,然后点击“插入数据透视表”图标
。
使用 Google 幻灯片中的“探索”工具:
您无需切换到其他应用或配以其他软件,即可为您的文档与演示文稿添加和编辑精美图片。
添加和编辑图片:
- 在 Google 云端硬盘中打开文档或演示文稿。
- 将计算机中的图片拖拽到窗口中,或执行以下操作:
- 点击插入
图片,然后选择从云端硬盘、Google 相册、网络等处添加图片。
- 双击要添加的图片。
- (可选)要编辑图片,请点击相应图片
图片选项或格式选项。
- 进行任意更改:
- 对图片进行改色。
- 调整透明度、亮度或对比度。
- 在幻灯片中,添加投影。
- 在幻灯片中,添加反射。
要撤消这些更改,请点击“重置图片”
。
剪裁图片:
- 点击您的图片将其选中。
- 选择下面的一项操作:
- 点击“剪裁”图标
并将该框拖动到所需位置。
- 在幻灯片中,要将图片剪裁成特定形状,请点击“剪裁”图标
旁边的向下箭头
,并选择一个形状。
要还原为原始图片,请选择该图片并点击“重置图片”
。
获取有关图片的建议:
- 点击演示文稿或文档底部的“探索”
。
- 在探索窗口中,点击“搜索”
并搜索与所需图片相关的文字。
- 点击图片,将光标悬停在相应图片上,然后点击“添加”图标
。
获取建议的演示文稿内容:
- 在幻灯片中,打开演示文稿并点击探索图标
。
- 在探索窗口中,在“搜索”图标
旁边输入查询内容,然后按 Enter。
- 选择一个选项:
- 要打开搜索到的网页,请在网页下方点击相应链接。
- 要添加图片,请点击图片。将光标悬停在图片上,然后点击“添加”图标
。
- 要打开云端硬盘文件,请点击云端硬盘,然后点击相应文件。
借助 Google 表单,您可以管理活动报名、创建测验、分析回复等等。
后续步骤
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。