要开始共享文件并与同事高效协作，请完成以下任务。
| 1. Manage your Drive and Docs editors files | 2. Learn sharing best practices | 3. Create and collaborate on files with your team |
1. 管理您的云端硬盘和文档编辑器文件
您可以在云端硬盘中存储任何文件：图片、绘图、视频等。只需在一台设备上将文件存储到云端硬盘中，您就可以直接在所有其他设备上访问该文件。将文件添加到云端硬盘的方法有三种。
将文件上传到网页版云端硬盘：
- 转到云端硬盘。
- 点击
新建
上传文件或上传文件夹，然后选择您想上传的文件或文件夹。
- 点击打开。
新建 通过移动设备上传文件：
注意：即使您日后决定卸载该应用，您的云端硬盘文件也不会受到影响。您仍可通过网页版云端硬盘访问这些文件。
- 根据您所用的设备，选择下面的一项操作步骤：
- Android 手机或平板电脑：点按“Google Play”图标
。
- iOS 设备：点按“App Store”图标
。
- 查找并安装云端硬盘应用。
- 打开包含您要上传的文件的应用，点按共享，然后点按云端硬盘。
。
。（高级）通过桌面设备将文件上传到云端硬盘：
如果您想通过桌面设备上传文件，请安装和使用桌面版 Google 云端硬盘。
注意：如要使用桌面版云端硬盘，您的管理员必须先为您的单位或团队启用该功能。
您可以借助快捷方式网址创建新文件，而不必每次都在 Google 文档、表格、幻灯片或表单中进行此操作。
在您的浏览器中，输入以下网址：
文档表格
- docs.new
- doc.new
- document.new
幻灯片
- sheets.new
- sheet.new
- spreadsheet.new
表单
- slides.new
- slide.new
- presentation.new
- forms.new
- form.new
系统会打开一个空白文件，您可以立即开始编辑。
为重要文件和文件夹加注星标：
标记重要文件或文件夹以方便日后查找。
- 右键点击文件或文件夹。
- 选择添加到“已加星标”。
- （可选）要查看所有已加星标的文件和文件夹，请点击左侧边栏的已加星标。
为云端硬盘文件夹设置颜色：
使用有颜色标记的文件夹来整理云端硬盘。
- 右键点击要更改的文件夹。
- 点击更改颜色，然后选择所需的颜色。
过去，您可能会保留多份文件草稿，以防日后需要参考或恢复到早期版本。云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。您可以快速查看或恢复到早期版本。
查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本：
- 在云端硬盘中打开您的文件。
- 点击文件
- 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
- 编辑了文档的人的姓名。
- 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
- （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。
注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。
在云端硬盘中下载非 Google 文件或将其还原为早期版本：
- 在云端硬盘中点击相应文件，然后点击右上角的“更多”图标
管理版本。
- 点击“更多”图标
以下载文件。
- （可选）要还原到早期版本（例如您刚刚下载的版本），请点击上传新版本，找到相应文件版本，然后点击打开。
- 点击关闭。
管理版本。
以下载文件。互联网服务中断不会影响您在云端硬盘中的工作。设置离线访问功能，以便您随时查看和编辑文件。
在网页上
仅限 Chrome 浏览器
为 Google 文档、表格和幻灯片设置离线访问功能：
- 安装“Google 文档的离线功能”扩展程序。
- 在云端硬盘中，点击“设置”图标
- 在离线部分，勾选即使处于离线状态，仍可在此设备上创建、打开和编辑近期的 Google 文档、表格和幻灯片文件对应的复选框。
- 点击完成。
- 右键点击某个文件，然后开启可离线使用。
在移动设备上
仅限 Chrome 浏览器
为 Google 文档、表格和幻灯片设置离线访问功能：
- 在 Android 设备或 Apple iOS 设备上，打开 Google 云端硬盘、文档、表格或幻灯片应用。
- 点按“菜单”图标
- 开启将近期文件设为可离线使用。
在计算机上
在桌面设备上为 PDF 文件、Microsoft Office 文件等设置离线访问功能：
- 点击桌面版云端硬盘
。
- 右键点击要离线访问的文件或文件夹。
- 点击虚拟云端硬盘
。有关详情，请参阅访问您的文件。
在 Gmail 中附加云端硬盘文件：
- 在 Gmail 中点击写邮件。
- 在“写邮件”工具栏中，点击“云端硬盘”图标
并选择您的文件。
- 点击插入。
- 电子邮件准备就绪后，点击发送。
在日历活动中附加云端硬盘文件：
- 点击添加说明或附件字段。
- 点击我的云端硬盘或上传，然后选择相应文件。
- 点击选择或上传。您的文件将附加到活动中。
注意：如果您的管理员不允许与单位以外的人员共享 Google 云端硬盘文件，则可以改为向外部邀请对象发送 Gmail 附件。
2. 了解共享文件的最佳做法
与特定人员共享文件或文件夹并设置访问权限级别：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在与用户和群组共享下方，输入共享对象的电子邮件地址。
注意：如果贵单位启用了访客共享功能，则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
- 要更改用户可对文件执行的操作，请点击右侧的向下箭头
- 选择通知用户：
- 如果您想通知用户您向其共享了文件，请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方，通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户，请取消选中通知对方复选框。
- 点击共享或发送。
与单位以外的人共享文件或文件夹：
。
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
- 点击共享
找到您要授予临时访问权限的用户。
- 如果您未曾与此人共享文件，请添加对方的电子邮件地址，然后点击发送或共享。再次点击文档右上角的共享。
- 在此人的姓名旁边，点击向下箭头
授予临时访问权限。
- 在“访问权限到期日期：”旁边，点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的任意日期。
- 点击保存。
通过 Google 云端硬盘共享文件时，您可以控制用户是能够编辑文件或评论文件，还是只能查看文件。
通过浏览器共享文件的网址：
您可以直接通过网络浏览器的地址栏复制文件的链接。然后，将相应链接粘贴到电子邮件或要共享它的任何地方。
注意：请务必先检查文件的共享设置，然后再分享该文件，以确保您的共享对象可访问该文件。
使用“共享”按钮：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
- 点击“获取链接”下方的更改为知道链接的任何人。
- 要决定这些人在您共享文件后可通过公开链接执行的操作，可根据需要选择查看者、评论者或编辑者。
- 点击完成。
- 将链接复制并粘贴到电子邮件或其他地方，然后提供给您想共享的对象。
未登录 Google 帐号的用户将在文件中显示为匿名动物。 详细了解匿名动物。
共享链接：
要求至少拥有贡献者权限
与在云端硬盘中一样，共享云端硬盘成员也可通过多种方式与非成员用户共享文件。
注意：您无法对共享云端硬盘中的文件夹进行共享。此外，您的单位可能会限制您共享文件的范围。如需了解详情，请与您的管理员联系。
与个人或群组共享文件：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在“与用户和群组共享”下方，输入共享对象的电子邮件地址。
- 如需更改共享对象可对您的文档执行的操作，请点击右侧的向下箭头
- 选择通知他人。
- 如果您想通知文档的共享对象，请选中“通知对方”旁边的复选框。如果您选择“通知对方”，则系统会向您在电子邮件列表中输入的每个地址发送通知。
- 如果您不想通知共享对象，请取消选中该复选框。
- 点击共享或发送。
共享链接：
要扩大文件的共享范围，而无需在您的单位中管理访问权限，您可以通过链接共享相应文件。您单位中知道链接的任何人均可访问文件。您也可以允许其他用户与您单位之外的人员共享此链接。
- 在共享云端硬盘中，点击要共享的文件或文件夹。
要为多个文件或文件夹分享链接，请按住键盘上的 Shift 键，并选择相应文件或文件夹。 - 点击顶部的“共享”图标
。
- （可选）如要指定共享对象可对文件或文件夹执行的操作，请点击您单位名称下方的更改：
- 如要更改权限，请点击右侧的向下箭头
，然后为文件选择查看者、评论者或编辑者，为文件夹选择查看者、评论者、贡献者或内容管理员。
- 如要允许与单位以外的人分享链接，请点击您单位名称旁边的向下箭头
注意：如果系统未显示此选项，请与您的管理员联系。
- 如要更改权限，请点击右侧的向下箭头
- 点击复制链接。
- 点击完成。
- 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。
3. 创建文件并在文件中与团队成员开展协作
您可以直接在文档中提出修改建议，而不必更改文本。在文档所有者批准之前，这些建议不会更改原文。您必须对文档拥有编辑权限或评论权限，才能提出修改建议。
查看右上角，确保您处于建议模式，该模式也可能显示为  。 |
|
| 要建议修改，您只需在文档中您认为应当修改的地方输入内容。系统会以不同颜色显示您建议的内容，并且会划掉您标记要删除或替换的文本（但在文档所有者批准建议前，系统不会真正删除相应内容）。 | |
|
文档所有者会收到包含您的建议的电子邮件。当他们点击任意建议时，可以“接受建议” |
。
您也可以在文档中通过聊天功能进行协作。如果多人同时打开了您的文档，只需点击“显示聊天面板”图标 
查看文件的所有更改或还原为旧版本：
|
版本历史记录 查看谁评论、编辑、移动或共享了文件：
- 在云端硬盘中，点击右上角的“查看详细信息”
。
- 系统会自动选中“操作记录”标签，并列出“我的云端硬盘”的所有活动。每项活动包含的详细信息如下：
- 受影响的文件或文件夹
- 进行更改的用户
- 执行操作的日期和时间
- 受操作影响的所有其他用户
- 在“我的云端硬盘”中，选择任意文件以查看相应的详情。
使用 Google 文档的“探索”工具：
在 Google 文档中，您可以查找建议的内容，并将其添加到文档中。这些建议的内容与您文档中的现有内容相关。您还可以在文档中搜索文档资源和网络。
使用建议的主题：
- 点击文档底部的“探索”图标
。
您会在右侧看到根据您的内容提供的建议。
- 点击一个主题。
- 点击与您的主题相关的链接。
- 复制建议内容中的任意文本并粘贴到文档中。
提示：要清除文本的所有格式，请选择相应文本，然后点击格式
- 在文档中，选择要添加脚注的位置。然后，在“探索”结果中，将光标悬停在引用内容的来源上，再点击“引用”图标
以添加脚注。
。
以添加脚注。使用相关调查：
- 点击文档底部的“探索”图标
您会在右侧看到根据您的内容提供的建议。
- （可选）点击某个研究项目即可在线查看完整内容。
- 将光标悬停在研究项目上，然后点击“添加”图标
以添加文本和脚注。
搜索主题：
- 点击文档底部的“探索”图标
- 在搜索框中输入与引用内容（书籍、作者、文章标题等）相关的信息。
- 点击与您的主题相关的链接。
- 复制建议内容中的任意文本并粘贴到文档中…
提示：要清除文本的所有格式，请选择相应文本，然后点击格式
- 在文档中，选择要添加脚注的位置。然后，在“探索”结果中，将光标悬停在引用内容的来源上，再点击“引用”图标
使用 Google 表格中的“探索”工具：
电子表格中的大量数据可能会令人望而生畏。但只需点击 Google 表格中的一个按钮，您便可获取数据摘要和图表。
开始探索您的数据：
- 在表格中打开包含数据的电子表格。
- 选择相应范围的单元格、列或行。否则，系统会根据光标所在的位置提供数据分析。
- 点击底部的“探索”
。
- 根据工作表中的数据，您可以执行以下操作：
- 查看图表所依据的数据：将光标悬停在一张图表上，系统会在电子表格中突出显示其对应的数据。
- 询问与您的数据相关的问题：输入搜索字词或选择建议的问题。如果答案包含公式，您可以将其拖到单元格中以进行添加。
- 添加图表：将光标悬停在一张图表上，然后点击“插入图表”
。
- 添加数据透视表：将光标悬停在一张数据透视表上，然后点击“插入数据透视表”图标
。
。
。
。使用 Google 幻灯片中的“探索”工具：
您无需切换到其他应用或配以其他软件，即可为您的文档与演示文稿添加和编辑精美图片。
添加和编辑图片：
- 在 Google 云端硬盘中打开文档或演示文稿。
- 将计算机中的图片拖拽到窗口中，或执行以下操作：
- 点击插入
- 双击要添加的图片。
- （可选）要编辑图片，请点击相应图片
- 进行任意更改：
- 对图片进行改色。
- 调整透明度、亮度或对比度。
- 在幻灯片中，添加投影。
- 在幻灯片中，添加反射。
要撤消这些更改，请点击“重置图片”
。
剪裁图片：
- 点击您的图片将其选中。
- 选择下面的一项操作：
- 点击“剪裁”图标
并将该框拖动到所需位置。
- 在幻灯片中，要将图片剪裁成特定形状，请点击“剪裁”图标
要还原为原始图片，请选择该图片并点击“重置图片”
获取有关图片的建议：
- 点击演示文稿或文档底部的“探索”
- 在探索窗口中，点击“搜索”
并搜索与所需图片相关的文字。
- 点击图片，将光标悬停在相应图片上，然后点击“添加”图标
获取建议的演示文稿内容：
- 在幻灯片中，打开演示文稿并点击探索图标
- 在探索窗口中，在“搜索”图标
- 选择一个选项：
- 要打开搜索到的网页，请在网页下方点击相应链接。
- 要添加图片，请点击图片。将光标悬停在图片上，然后点击“添加”图标
- 要打开云端硬盘文件，请点击云端硬盘，然后点击相应文件。
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