要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

第 3 周:共享和协作处理文件

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通过共享文件与同事展开协作要开始共享文件并与同事高效协作,请完成以下任务。

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1. 管理您的云端硬盘和文档编辑器文件

复选框将文件上传到 Google 云端硬盘,以便在每台设备上访问这些文件

您可以在云端硬盘中存储任何文件:图片、绘图、视频等。只需在一台设备上将文件存储到云端硬盘中,您就可以直接在所有其他设备上访问该文件。将文件添加到云端硬盘的方法有三种。

将文件上传到网页版云端硬盘:

  1. 转到云端硬盘
  2. 点击 + 新建 接着点击 上传文件上传文件夹,然后选择您想上传的文件或文件夹。
  3. 点击打开

通过移动设备上传文件:

注意:即使您日后决定卸载该应用,您的云端硬盘文件也不会受到影响。您仍可通过网页版云端硬盘访问这些文件。

  1. 根据您所用的设备,选择下面的一项操作步骤:
    • Android 手机或平板电脑:点按“Google Play”图标 Google Play
    • iOS 设备:点按“App Store”图标 iOS App Store
  2. 查找并安装云端硬盘应用。
  3. 打开包含您要上传的文件的应用,点按共享,然后点按云端硬盘

(高级)通过桌面设备将文件上传到云端硬盘:

如果您想通过桌面设备上传文件,请安装和使用桌面版 Google 云端硬盘

注意:如要使用桌面版云端硬盘,您的管理员必须先为您的单位或团队启用该功能。

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复选框使用网址快捷方式创建新的文档文件

您可以借助快捷方式网址创建新文件,而不必每次都在 Google 文档、表格、幻灯片或表单中进行此操作。

在您的浏览器中,输入以下网址:

文档
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
表格
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
幻灯片
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
表单
  • forms.new
  • form.new

系统会打开一个空白文件,您可以立即开始编辑。

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复选框使用星标和文件夹颜色突出显示重要文件夹

为重要文件和文件夹加注星标:

标记重要文件或文件夹以方便日后查找。

  1. 右键点击文件或文件夹。
  2. 选择添加到“已加星标”
  3. (可选)要查看所有已加星标的文件和文件夹,请点击左侧边栏的已加星标

为云端硬盘文件夹设置颜色:

使用有颜色标记的文件夹来整理云端硬盘。

  1. 右键点击要更改的文件夹。
  2. 点击更改颜色,然后选择所需的颜色。

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复选框管理文件版本

过去,您可能会保留多份文件草稿,以防日后需要参考或恢复到早期版本。云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。您可以快速查看或恢复到早期版本。

查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本:

  1. 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 点击文件 接着点击 版本历史记录 接着点击 查看版本历史记录
  3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
    • 编辑了文档的人的姓名。
    • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
  4. (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本

注意:您需要拥有所有者可以编辑权限才能查看版本历史记录。

在云端硬盘中下载非 Google 文件或将其还原为早期版本:

  1. 云端硬盘中点击相应文件,然后点击右上角的“更多”图标 更多 接着点按 管理版本
  2. 点击“更多”图标 更多 接着点按“下载”下载 以下载文件。
  3. (可选)要还原到早期版本(例如您刚刚下载的版本),请点击上传新版本,找到相应文件版本,然后点击打开
  4. 点击关闭

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复选框离线访问您的文件

互联网服务中断不会影响您在云端硬盘中的工作。设置离线访问功能,以便您随时查看和编辑文件。

重要提示:要确保其他人看不到您的文件,请在只属于您的设备上设置离线访问功能。

在网页上

仅限 Chrome 浏览器

为 Google 文档、表格和幻灯片设置离线访问功能:

  1. 安装“Google 文档的离线功能”扩展程序
  2. 云端硬盘中,点击“设置”图标 "" 接着点击 设置
  3. 离线部分,勾选即使处于离线状态,仍可在此设备上创建、打开和编辑近期的 Google 文档、表格和幻灯片文件对应的复选框。
  4. 点击完成
  5. 右键点击某个文件,然后开启可离线使用

在移动设备上

仅限 Chrome 浏览器

为 Google 文档、表格和幻灯片设置离线访问功能:

  1. 在 Android 设备或 Apple iOS 设备上,打开 Google 云端硬盘、文档、表格或幻灯片应用。
  2. 点按“菜单”图标 "" 接着点击 设置
  3. 开启将近期文件设为可离线使用

在计算机上

在桌面设备上为 PDF 文件、Microsoft Office 文件等设置离线访问功能:

  1. 点击桌面版云端硬盘 "" 接着点击“打开 Google 云端硬盘”图标 文件夹
  2. 右键点击要离线访问的文件或文件夹。
  3. 点击虚拟云端硬盘 接着点击 可离线使用

有关详情,请参阅访问您的文件

复选框在电子邮件和日历活动中附加云端硬盘文件

在 Gmail 中附加云端硬盘文件:

  1. Gmail 中点击写邮件
  2. 在“写邮件”工具栏中,点击“云端硬盘”图标 "" 并选择您的文件。
  3. 点击插入
  4. 电子邮件准备就绪后,点击发送

在日历活动中附加云端硬盘文件:

  1. 点击添加说明或附件字段。
  2. 点击我的云端硬盘或上传,然后选择相应文件。
  3. 点击选择或上传。您的文件将附加到活动中。

注意:如果您的管理员不允许与单位以外的人员共享 Google 云端硬盘文件,则可以改为向外部邀请对象发送 Gmail 附件

了解详情

2. 了解共享文件的最佳做法

复选框自定义文件和文件夹的共享设置

与特定人员共享文件或文件夹并设置访问权限级别:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

与单位以外的人共享文件或文件夹:

  1. 云端硬盘中,右键点击要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”图标 分享

    文档表格幻灯片的顶部,点击共享

    注意:您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

  2. (可选)如要指定共享对象可对文件执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后选择查看者评论者编辑者
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  3. 点击复制链接
  4. 点击完成
  5. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。

了解详情

复选框选择共享失效日期
  1. Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片中打开文件。
  2. 点击共享 接着点按 找到您要授予临时权限的用户。
    • 如果您未曾与此人共享文件,请添加对方的电子邮件地址,然后点击发送共享。再次点击文档右上角的共享
  3. 在此人的姓名旁边,点击向下箭头 向下箭头 接着点按 授予临时访问权限
  4. 在“访问权限到期日期”旁边,点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的日期。
  5. 点击保存

了解详情

复选框共享指向文件的链接

通过 Google 云端硬盘共享文件时,您可以控制用户是能够编辑文件或评论文件,还是只能查看文件。

通过浏览器共享文件的网址:

您可以直接通过网络浏览器的地址栏复制文件的链接。然后,将相应链接粘贴到电子邮件或要共享它的任何地方。

注意:请务必先检查文件的共享设置,然后再分享该文件,以确保您的共享对象可访问该文件。

使用“共享”按钮:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 Share 接着点按 获取链接
  3. 点击“获取链接”下方的更改为知道链接的任何人
  4. 要决定这些人在您共享文件后可通过公开链接执行的操作,可根据需要选择查看者评论者编辑者
  5. 点击完成
  6. 将链接复制并粘贴到电子邮件或其他地方,然后提供给您想共享的对象

未登录 Google 帐号的用户将在文件中显示为匿名动物。 详细了解匿名动物

共享链接:

  1. 云端硬盘中,右键点击要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”图标 分享

    文档表格幻灯片的顶部,点击共享

    注意:您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

  2. (可选)如要指定共享对象可对文件执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后选择查看者评论者编辑者
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  3. 点击复制链接
  4. 点击完成
  5. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。

 

复选框选择通过共享云端硬盘文件夹共享文件

要求至少拥有贡献者权限

与在云端硬盘中一样,共享云端硬盘成员也可通过多种方式与非成员用户共享文件。

注意:您无法对共享云端硬盘中的文件夹进行共享。此外,您的单位可能会限制您共享文件的范围。如需了解详情,请与您的管理员联系。

与个人或群组共享文件:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 Share
  3. 在“与用户和群组共享”下方,输入共享对象的电子邮件地址。
  4. 如需更改共享对象可对您的文档执行的操作,请点击右侧的向下箭头 向下箭头 接着点按 选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知他人。
    • 如果您想通知文档的共享对象,请选中“通知对方”旁边的复选框。如果您选择“通知对方”,则系统会向您在电子邮件列表中输入的每个地址发送通知。
    • 如果您不想通知共享对象,请取消选中该复选框。
  6. 点击共享发送

共享链接:

要扩大文件的共享范围,而无需在您的单位中管理访问权限,您可以通过链接共享相应文件。您单位中知道链接的任何人均可访问文件。您也可以允许其他用户与您单位之外的人员共享此链接。

  1. 在共享云端硬盘中,点击要共享的文件或文件夹。
    要为多个文件或文件夹分享链接,请按住键盘上的 Shift 键,并选择相应文件或文件夹。
  2. 点击顶部的“共享”图标 分享
  3. (可选)如要指定共享对象可对文件或文件夹执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后为文件选择查看者评论者编辑者,为文件夹选择查看者评论者贡献者内容管理员
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  4. 点击复制链接
  5. 点击完成
  6. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。

3. 创建文件并在文件中与团队成员开展协作

复选框与其他团队成员同时编辑文档

当您共享文档表格幻灯片文件后,多位用户便可同时处理该文件。您会看到他人所做的更改,而且所有更改均会自动保存。

复选框添加评论和分配操作项
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

复选框设置评论通知
  1. 文档表格幻灯片中打开文件。
  2. 点击“评论”图标 "" 接着点击 通知
  3. 选择您希望接收通知的时间:
    • 全部:只要有评论就通知您。
    • 仅限与您有关的评论:有人回复您的评论或回复提及您的评论时通知您。
    • :不接收有关该文件的任何评论的电子邮件通知。

了解详情

复选框添加和查看建议的修改

您可以直接在文档中提出修改建议,而不必更改文本。在文档所有者批准之前,这些建议不会更改原文。您必须对文档拥有编辑权限或评论权限,才能提出修改建议。

1 查看右上角,确保您处于建议模式,该模式也可能显示为 建议
2 要建议修改,您只需在文档中您认为应当修改的地方输入内容。系统会以不同颜色显示您建议的内容,并且会划掉您标记要删除或替换的文本(但在文档所有者批准建议前,系统不会真正删除相应内容)。
3

文档所有者会收到包含您的建议的电子邮件。当他们点击任意建议时,可以“接受建议”对勾标记 或“拒绝建议”关闭

提出修改建议

了解详情

复选框在 Google 文档文件中聊天

您也可以在文档中通过聊天功能进行协作。如果多人同时打开了您的文档,只需点击“显示聊天面板”图标 显示聊天,即可打开群聊。您无需离开本文档即可获取即时反馈。

了解详情

复选框查看谁更改了您的文件

查看文件的所有更改或还原为旧版本:

  1. Google 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 在 Google 文档表格幻灯片中,选择文件 接着点击 版本历史记录 接着点击 查看版本历史记录

    注意您需要拥有所有者编辑者权限才能访问相应文件。

  3. 点击时间戳即可查看相应文件之前的版本。在时间戳下方,您将看到以下内容:
    • 编辑了文档的人的姓名。
    • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以该颜色显示。
  4. (可选)如需恢复到之前的版本、为相应版本命名或创建副本,请根据需要点击:
    • 恢复此版本,以覆盖当前的版本。
    • “更多”图标 "" 接着点击 为该版本命名,以命名之前的版本。
    • “更多”图标 "" 接着点击 复制即可创建之前版本的副本。

查看谁评论、编辑、移动或共享了文件:

  1. 云端硬盘中,点击右上角的“查看详细信息”""
  2. 系统会自动选中“操作记录”标签,并列出“我的云端硬盘”的所有活动。每项活动包含的详细信息如下:
    • 受影响的文件或文件夹
    • 进行更改的用户
    • 执行操作的日期和时间
    • 受操作影响的所有其他用户
  3. 在“我的云端硬盘”中,选择任意文件以查看相应的详情。

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复选框使用文档编辑器的“探索”工具

使用 Google 文档的“探索”工具:

在 Google 文档中,您可以查找建议的内容,并将其添加到文档中。这些建议的内容与您文档中的现有内容相关。您还可以在文档中搜索文档资源和网络。

使用建议的主题:

  1. 点击文档底部的“探索”图标 探索

    您会在右侧看到根据您的内容提供的建议。

  2. 点击一个主题。
  3. 点击与您的主题相关的链接。
  4. 复制建议内容中的任意文本并粘贴到文档中。

    提示:要清除文本的所有格式,请选择相应文本,然后点击格式 接着点击 清除格式

  5. 在文档中,选择要添加脚注的位置。然后,在“探索”结果中,将光标悬停在引用内容的来源上,再点击“引用”图标 引作脚注 以添加脚注。

使用相关调查:

  1. 点击文档底部的“探索”图标 探索

    您会在右侧看到根据您的内容提供的建议。

  2. (可选)点击某个研究项目即可在线查看完整内容。
  3. 将光标悬停在研究项目上,然后点击“添加”图标 "" 以添加文本和脚注。

搜索主题:

  1. 点击文档底部的“探索”图标 探索
  2. 在搜索框中输入与引用内容(书籍、作者、文章标题等)相关的信息。
  3. 点击与您的主题相关的链接。
  4. 复制建议内容中的任意文本并粘贴到文档中…

    提示:要清除文本的所有格式,请选择相应文本,然后点击格式 接着点击 清除格式

  5. 在文档中,选择要添加脚注的位置。然后,在“探索”结果中,将光标悬停在引用内容的来源上,再点击“引用”图标 引作脚注 以添加脚注。

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使用 Google 表格中的“探索”工具:

电子表格中的大量数据可能会令人望而生畏。但只需点击 Google 表格中的一个按钮,您便可获取数据摘要和图表。

开始探索您的数据:

  1. 表格中打开包含数据的电子表格。
  2. 选择相应范围的单元格、列或行。否则,系统会根据光标所在的位置提供数据分析。
  3. 点击底部的“探索”打开“探索”
  4. 根据工作表中的数据,您可以执行以下操作:
    1. 查看图表所依据的数据:将光标悬停在一张图表上,系统会在电子表格中突出显示其对应的数据。
    2. 询问与您的数据相关的问题:输入搜索字词或选择建议的问题。如果答案包含公式,您可以将其拖到单元格中以进行添加。
    3. 添加图表:将光标悬停在一张图表上,然后点击“插入图表”插入图表
    4. 添加数据透视表:将光标悬停在一张数据透视表上,然后点击“插入数据透视表”图标 添加表格

了解详情

使用 Google 幻灯片中的“探索”工具:

您无需切换到其他应用或配以其他软件,即可为您的文档与演示文稿添加和编辑精美图片。

添加和编辑图片:

  1. Google 云端硬盘中打开文档或演示文稿。
  2. 将计算机中的图片拖拽到窗口中,或执行以下操作:
    1. 点击插入 接着点击 图片,然后选择从云端硬盘、Google 相册、网络等处添加图片。
    2. 双击要添加的图片。
  3. (可选)要编辑图片,请点击相应图片 接着点击 图片选项格式选项
  4. 进行任意更改:
    • 对图片进行改色。
    • 调整透明度、亮度或对比度。
    • 在幻灯片中,添加投影。
    • 在幻灯片中,添加反射。

    要撤消这些更改,请点击“重置图片”重置图片

剪裁图片:

  1. 点击您的图片将其选中。
  2. 选择下面的一项操作:
    • 点击“剪裁”图标 "" 并将该框拖动到所需位置。
    • 在幻灯片中,要将图片剪裁成特定形状,请点击“剪裁”图标 "" 旁边的向下箭头 "",并选择一个形状。

    要还原为原始图片,请选择该图片并点击“重置图片”重置图片

获取有关图片的建议:

  1. 点击演示文稿或文档底部的“探索”探索
  2. 探索窗口中,点击“搜索”"" 并搜索与所需图片相关的文字。
  3. 点击图片,将光标悬停在相应图片上,然后点击“添加”图标 ""

获取建议的演示文稿内容:

  1. 在幻灯片中,打开演示文稿并点击探索图标 打开“探索”
  2. 探索窗口中,在“搜索”图标 "" 旁边输入查询内容,然后按 Enter
  3. 选择一个选项:
    • 要打开搜索到的网页,请在网页下方点击相应链接。
    • 要添加图片,请点击图片。将光标悬停在图片上,然后点击“添加”图标 ""
    • 要打开云端硬盘文件,请点击云端硬盘,然后点击相应文件。

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复选框创建调查问卷和测验

借助 Google 表单,您可以管理活动报名、创建测验、分析回复等等。

 

后续步骤

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“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

 

 
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