Semaine 3 : Partager des fichiers et collaborer dessus

Suivez cette checklist pour maîtriser le stockage dans le cloud et la collaboration

• Gérez les fichiers du service Drive et des éditeurs Docs
• Découvrez les bonnes pratiques en matière de partage
• Collaborer sur des fichiers avec votre équipe

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Gérez les fichiers du service Drive et des éditeurs Docs

Importer des fichiers dans Google Drive pour y accéder sur tous les appareils

Dans Drive, vous pouvez stocker n'importe quel type de fichier : images, dessins, vidéos, et plus encore. Les fichiers que vous enregistrez dans Drive avec un appareil sont automatiquement accessibles sur tous les autres.Pour placer des fichiers dans Drive, vous pouvez procéder de trois manières différentes.

Importer des fichiers dans la version Web de Drive

Sur votre ordinateur, vous pouvez importer des fichiers à partir de drive.google.com ou de votre bureau dans des dossiers privés ou partagés.

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau  Importer un fichier ou Importer un dossier.
3. Choisissez le fichier ou le dossier que vous souhaitez importer.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

Importer des fichiers depuis votre appareil mobile

1. Selon votre appareil :
   • Téléphone ou tablette Android : appuyez sur Google Play .
   • Appareils iOS : appuyez sur App Store .
2. Localisez et installez l'application Drive.
3. Ouvrez l'application contenant le fichier que vous souhaitez importer, appuyez sur Partager, puis sur Drive.

Remarque : Vous pouvez ensuite désinstaller l'application, et vos fichiers Drive restent accessibles dans Drive sur le Web.

(Avancé) Importer des fichiers dans Drive à partir de votre ordinateur

Si vous souhaitez importer des fichiers depuis votre ordinateur, installez et utilisez Google Drive pour ordinateur.

Remarque : Drive pour ordinateur est disponible uniquement si votre administrateur l'a activé pour votre organisation ou votre équipe.

Premiers pas avec Drive pour ordinateur

Créer des fichiers Docs avec des raccourcis d'URL

Au lieu de créer en permanence de nouveaux fichiers dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms, vous pouvez utiliser une URL de raccourci.

Dans votre navigateur, saisissez l'une des URL suivantes :

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Un fichier vierge s'ouvre, et vous pouvez immédiatement commencer à travailler dessus.

Un fichier vierge s'ouvre, et vous pouvez commencer à ajouter votre contenu.

Faire ressortir les dossiers importants avec le suivi et les couleurs

Activer le suivi des fichiers et des dossiers importants

1. Cliquez avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier.
2. Sélectionnez OrganiserAjouter aux favoris.
3. (Facultatif) Pour afficher tous vos fichiers et dossiers suivis, cliquez sur Suivis dans la barre latérale gauche.

Appliquer une couleur à un dossier Drive

Organisez votre Drive de manière visuelle en associant une couleur spécifique à chaque dossier.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier.
2. Cliquez sur Modifier la couleur et sélectionnez la couleur de votre choix. 

Gérer les versions de fichiers

Il vous est probablement déjà arrivé de conserver plusieurs brouillons de vos fichiers, pour le cas où vous auriez besoin de revenir à une version précédente. Drive conserve tous vos brouillons dans un seul et même fichier, dans lequel vous pouvez facilement consulter ou restaurer des versions précédentes.

Afficher ou revenir à des versions précédentes de fichiers Google Docs, Sheets et Slides

1. Dans Drive, ouvrez votre fichier.
2. Cliquez sur Fichier  Historique des versions  Afficher l'historique des versions.
3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
   • Les noms des personnes qui ont modifié le document
   • Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
4. (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.

Importer une nouvelle version d'un fichier non-Google

Pour les fichiers autres que Google, tels que les fichiers PDF, vous pouvez importer de nouvelles versions dans Drive depuis votre ordinateur:

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez remplacer.
3. En haut à droite, cliquez sur Plus   Gérer les versions  Importer une nouvelle version.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

Accéder à vos fichiers hors connexion

Travaillez dans Drive même en cas de coupure de connexion Internet. Configurez l'accès hors connexion afin de pouvoir consulter et modifier vos fichiers à tout moment. Vous pouvez travailler hors connexion dans :

• Google Docs
• Google Sheets
• Google Slides

Important: Pour des raisons de sécurité et afin d'éviter tout accès involontaire à vos fichiers, configurez l'accès hors connexion uniquement sur vos propres appareils et non sur des appareils publics.

Configurer l'accès hors connexion à Docs, Sheets et Slides

Navigateurs Chrome et Microsoft Edge uniquement

1. Installez l'extension Google Docs hors connexion.
2. Dans Drive, cliquez sur Paramètres  Paramètres.
3. Dans la section Hors connexion, cochez l'option Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil, tout en étant hors connexion.
4. Cliquez sur OK.
5. Effectuez un clic droit sur un fichier et activez l'option Disponible hors connexion.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus 

Joindre des fichiers Drive dans des e-mails et des événements d'agenda

Joindre des fichiers Drive à un e-mail

Envoyer une pièce jointe Google Drive

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
3. Au bas du message, cliquez sur Insérer des fichiers avec Drive .
4. Sélectionnez les fichiers que vous voulez joindre.
5. Au bas de la page, choisissez le mode d'envoi des fichiers :
   • Lien Drive : cette option convient aux fichiers stockés dans Drive, y compris ceux que vous avez créés dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
   • Pièce jointe : cette option fonctionne uniquement avec les fichiers qui n'ont pas été créés dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
6. Cliquez sur Insérer.

Joindre des fichiers Drive dans des événements d'agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
3. Si vous créez un événement, cliquez sur Autres options.
4. En bas, dans la zone de description, cliquez sur Ajouter une pièce jointe .
5. Sélectionnez un fichier qui se trouve déjà dans votre Google Drive. Pour ajouter un fichier à partir de votre ordinateur, cliquez sur Importer.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner ou Importer.

Remarque : Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.

Découvrez les bonnes pratiques en matière de partage

Personnaliser les paramètres de partage des fichiers et des dossiers

Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques et définir des niveaux d'accès

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Saisissez l'adresse e-mail ou le groupe Google avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
4. Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Si votre compte est éligible, vous pouvez ajouter une date d'expiration de l'accès.
6. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un élément avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
7. Cliquez sur Envoyer ou sur Partager.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

Sélectionner une date d'expiration de partage

1. Ouvrez un fichier dans Google Drive.
2. Cliquez sur Partager.
3. Recherchez l'utilisateur. À côté de son nom, cliquez sur la flèche vers le bas Ajouter une date d'expiration.
4. Pour accepter la date d'expiration de 30 jours, cliquez sur Envoyer.
5. Si vous souhaitez modifier la date d'expiration par défaut, cliquez sur Modifier dans le champ Expiration de l'accès, puis sélectionnez la date dans le calendrier.
6. (Facultatif) Pour supprimer le délai d'expiration, cliquez sur Supprimer la date d'expiration.
7. Cliquez sur OKEnvoyer.

Autoriser l'accès général à un fichier

Vous pouvez décider si votre fichier doit être accessible à tous les utilisateurs ou réservé aux seules personnes dotées de droits d'accès. Si vous autorisez l'accès à toutes les personnes disposant du lien, l'accès ne pourra pas être limité par le paramétrage du dossier.

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous "Accès général", cliquez sur la flèche vers le bas .
4. Choisissez les personnes autorisées à accéder au fichier.

5. Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
   • Découvrez comment autoriser d'autres utilisateurs à consulter, commenter ou modifier des fichiers.
6. Cliquez sur OK.

Partager des fichiers avec une équipe via des Drive partagés

Les Drive partagés sont des espaces partagés où les équipes peuvent facilement stocker leurs fichiers, y accéder, et effectuer des recherches où qu'elles se trouvent et avec n'importe quel appareil. Contrairement aux fichiers contenus dans Mon Drive, les fichiers d'un Drive partagé appartiennent à l'équipe et non à une personne. Même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que l'équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler.

Les utilisations courantes des Drive partagés sont les suivantes :

• Projets : pour les personnes participant à un même projet
• Événements : pour les personnes travaillant pendant une période définie sur un événement ou un livrable spécifique
• Modèles : pour les fichiers que les utilisateurs peuvent copier et réutiliser
• Fichiers à l'échelle de l'entreprise : pour les fichiers auxquels tout le monde doit pouvoir accéder, tels que les fichiers de formation
• Fichiers sensibles : pour les fichiers très sensibles, auxquels vous pouvez ajouter une sécurité supplémentaire afin d'en limiter l'accès

Premiers pas avec les Drive partagés

Collaborer sur des fichiers avec votre équipe

Modifier des documents simultanément avec votre équipe

Une fois que vous avez partagé un fichier Docs, Sheets ou Slides, plusieurs personnes peuvent travailler dessus en même temps. Les modifications apportées par les différentes personnes apparaissent instantanément et sont enregistrées automatiquement.

Ajouter des commentaires et attribuer des tâches

Ajouter un commentaire

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
2. Mettez en surbrillance le texte, les images, les cellules ou les diapositives que vous souhaitez commenter.
3. Pour insérer un commentaire, cliquez sur Ajouter un commentaire  dans la barre d'outils.
4. Saisissez votre commentaire.
5. Cliquez sur Commenter.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Attribuez une tâche

Les commentaires vous permettent d'attribuer des tâches lorsque vous utilisez un compte professionnel ou scolaire. Vous pouvez attribuer un commentaire à un collègue ou, si un utilisateur vous attribue une tâche, vous pouvez la marquer comme terminée.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Configurer des notifications de commentaires

Vous pouvez modifier la fréquence des notifications par e-mail liées aux commentaires dans Google Docs, Drawings, Sheets ou Slides. Par ailleurs, Google Docs et Sheets vous permettent de modifier les paramètres des notifications liées aux modifications. Vous pouvez choisir de recevoir vos notifications par e-mail ou dans votre navigateur.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Ajouter et examiner des modifications suggérées

Vous pouvez suggérer des modifications directement dans le document, sans en modifier le texte. Vos suggestions n'ont pas d'incidence sur le texte d'origine, tant que le propriétaire du document ne les a pas approuvées. Pour suggérer des modifications, vous devez être autorisé à modifier ou à commenter le document.

	Vérifiez que vous vous trouvez bien dans le mode Suggestion, qui peut apparaître également sous la forme .
	Pour suggérer une modification, il vous suffit de commencer à saisir votre texte à l'endroit voulu du document. Vos suggestions apparaissent en couleur, et le texte que vous proposez de supprimer ou remplacer est barré (mais pas réellement supprimé tant que le propriétaire du document n'a pas validé la suggestion).
	Les suggestions sont transmises au propriétaire du document par e-mail. Lorsque ce dernier clique sur une suggestion, il peut l'accepter  ou la refuser .

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Discuter par chat dans les fichiers Docs

Si vous travaillez sur un fichier que d'autres personnes ont ouvert également, vous pouvez collaborer directement avec elles en ouvrant une discussion de groupe. Discutez dans des documents, des feuilles de calcul ou des présentations. Obtenez des commentaires instantanés sans quitter votre fichier.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
2. En haut à droite, cliquez sur Afficher le chat . Cette fonctionnalité n'est pas disponible si vous êtes la seule personne à consulter le fichier.
   1. Conseil: Si le fichier comprend de nombreux collaborateurs, un cercle bleu indiquant le nombre de collaborateurs supplémentaires s'affiche en haut à droite, à droite des avatars. Cliquez sur le cercle bleu Rejoindre le chat .
3. Saisissez votre message dans la zone de chat.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer en haut à droite de la fenêtre de chat.

Remarque : Toutes les personnes qui consultent un fichier Google Docs, Sheets ou Slides sont incluses dans le chat ouvert dans ce fichier. Ces discussions ne sont pas enregistrées.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Voir qui a modifié vos fichiers

Pour savoir qui a commenté, modifié, déplacé ou partagé un fichier :

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Sur la gauche, cliquez sur Mon Drive.
3. En haut à droite, cliquez sur Afficher les détails .
4. Pour voir les modifications récentes, cliquez sur Activité.
5. Pour voir l'activité relative à un fichier ou à un dossier spécifique, cliquez sur le fichier ou le dossier en question.
6. Pour voir les modifications récentes, faites défiler vers le bas la liste située sur le côté droit.

Afficher ou rétablir une version précédente

1. Dans Drive, ouvrez votre fichier.
2. Cliquez sur Fichier  Historique des versions  Afficher l'historique des versions.
3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
   • Les noms des personnes qui ont modifié le document
   • Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
4. (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

Créer des enquêtes et des questionnaires

Utilisez Google Formulaires pour gérer les inscriptions à un événement, créer des questionnaires, analyser les réponses, etc.

Premiers pas avec Google Forms

Étapes suivantes

Semaine 4 : Mener des projets efficaces 

               

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