Week 3: Bestanden delen en erin samenwerken

Gebruik deze checklist om kennis te maken met cloudopslag en samenwerking

• Bestanden in Drive en Editors van Documenten beheren
• Praktische tips voor delen
• Met uw team samenwerken aan bestanden

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Bestanden in Drive en Editors van Documenten beheren

Bestanden uploaden naar Google Drive om ze op elk apparaat te kunnen openen

U kunt elk bestand opslaan in Drive: foto's, tekeningen, video's en meer. U kunt een bestand in Drive op één apparaat opslaan en daarna is het automatisch ook beschikbaar op al uw andere apparaten. Er zijn 3 manieren om uw bestanden in Drive te zetten.

Bestanden uploaden naar Drive op het web

Je kunt bestanden rechtstreeks vanaf je computer uploaden of door op je computer naar drive.google.com te gaan. Je kunt bestanden uploaden naar privémappen of gedeelde mappen.

1. Ga op je computer naar drive.google.com.
2. Klik linksboven op Nieuw Bestanden uploaden of Map uploaden.
3. Kies het bestand dat of de map die je wilt uploaden.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Google Drive

Bestanden uploaden vanaf uw mobiele apparaat

1. Afhankelijk van uw apparaat kiest u een van de volgende opties:
   • Android-telefoon of -tablet: Tik op Google Play .
   • iOS-apparaten: Tik op App Store .
2. Zoek en installeer de Drive-app.
3. Open de app met het bestand dat u wilt uploaden. Tik op Delen en tik vervolgens op Drive.

Opmerking: Als u de app later verwijdert, worden uw Drive-bestanden niet verwijderd en kunt u deze nog steeds bekijken via Drive op het web.

(Geavanceerd) Bestanden uploaden naar Drive vanaf uw desktop

Als u bestanden wilt uploaden vanaf uw desktop, installeert en gebruikt u Google Drive voor desktop.

Opmerking: Drive voor desktop is alleen beschikbaar als uw beheerder dit heeft aangezet voor uw organisatie of team.

Aan de slag met Drive voor desktop

Nieuwe documenten maken met URL-snelkoppelingen

In plaats van steeds nieuwe bestanden te maken in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren, kunt u een URL-snelkoppeling gebruiken.

Voer in uw browser een van deze URL's in:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Er wordt een leeg bestand geopend en u kunt meteen beginnen met bewerken.

Er wordt een leeg bestand geopend en u kunt beginnen met het toevoegen van uw content.

Belangrijke mappen markeren met sterren en kleuren

Belangrijke bestanden en mappen markeren met ster

1. Klik met de rechtermuisknop op een bestand of map.
2. Selecteer Organiseren Toevoegen aan Met ster.
3. Als u alle bestanden en mappen met ster wilt weergeven, klikt u in de linkerzijbalk op Met ster.

Een kleurcode toewijzen aan een Drive-map

Orden uw Drive visueel door mappen verschillende kleuren te geven.

1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt wijzigen.
2. Klik op Kleur wijzigen en kies de gewenste kleur. 

Bestandsversies beheren

Wellicht heeft u in het verleden meerdere concepten van uw bestanden bewaard, voor het geval u wilde verwijzen of overschakelen naar eerdere versies. Drive bewaart al uw concepten in 1 bestand, zodat u eenvoudig eerdere versies kunt bekijken of herstellen.

Eerdere versies van Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties bekijken of terugzetten

1. Open het bestand in Drive.
2. Klik op Bestand Versiegeschiedenis Versiegeschiedenis bekijken.
3. Klik op een tijdstempel om een eerdere versie van het bestand weer te geven. Onder het tijdstempel ziet u het volgende:
   • De namen van mensen die het document hebben bewerkt.
   • Een kleur naast de naam van elke persoon. De bewerkingen die elke persoon heeft aangebracht, worden in die kleur weergegeven.
4. (Optioneel) Als u deze versie wilt terugzetten, klikt u op Deze versie herstellen.

Opmerking: U moet eigenaar zijn of het recht Mag bewerken hebben om de versiegeschiedenis te kunnen bekijken.

Een nieuwe versie van een niet-Google-bestand uploaden naar Drive

Voor niet-Google-bestanden, zoals een pdf-bestand, kunt u nieuwe versies naar Drive uploaden vanaf uw computer:

1. Ga op je computer naar drive.google.com.
2. Klik op het bestand dat je wilt vervangen.
3. Klik rechtsboven op Meer  Versies beheren Upload een nieuwe versie.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Google Drive

Offline toegang tot uw bestanden

Ook bij internetstoringen kunt u verder werken in Drive. Stel offline toegang in zodat u altijd en overal uw bestanden kunt openen en bewerken. U kunt offline werken in:

• Google Documenten
• Google Spreadsheets
• Google Presentaties

Belangrijk: Stel uit veiligheidsoverwegingen alleen offline toegang in op uw eigen apparaten en niet op openbare apparaten. Zo voorkomt u onbedoelde toegang tot uw bestanden.

Offline toegang instellen voor Documenten, Spreadsheets en Presentaties

Alleen voor de Chrome- en Microsoft Edge-browser

1. Installeer de extensie Google Offline Documenten.
2. Klik in Drive op Instellingen Instellingen.
3. Vink in het gedeelte Offline het vakje aan voor (Recente) Google Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden maken, openen en bewerken op dit apparaat wanneer je offline bent.
4. Klik op Gereed.
5. Klik met de rechtermuisknop op een bestand en schakel Offline beschikbaar in.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Google Drive 

Drive-bestanden toevoegen aan e-mails en agenda-afspraken

Drive-bestanden toevoegen aan een e-mail

Een Google Drive-bijlage verzenden

1. Open Gmail op je computer.
2. Klik linksboven op Opstellen.
3. Klik onderaan het bericht op Bestanden invoegen met Drive .
4. Selecteer de bestanden die je wilt bijvoegen.
5. Kies onder aan de pagina hoe je het bestand wilt sturen:
   • Drive-link: dit werkt voor bestanden die zijn opgeslagen in Drive, waaronder bestanden die in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren zijn gemaakt.
   • Bijlage: dit werkt alleen voor bestanden die niet in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren zijn gemaakt.
6. Klik op Invoegen.

Drive-bestanden toevoegen aan agenda-afspraken

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Maak een afspraak of open een bestaande afspraak.
3. Klik op Meer opties als je een nieuwe afspraak maakt.
4. Klik onderaan het beschrijvingsvak op Bijlage toevoegen .
5. Kies een bestand dat al in je Google Drive staat. Als je een bestand wilt toevoegen vanaf je computer, klik je op Uploaden.
6. Klik op Selecteren of Uploaden als je klaar bent.

Opmerking: Als uw beheerder niet toestaat dat Google Drive-bestanden buiten uw organisatie worden gedeeld, kunt u in plaats daarvan Gmail-bijlagen naar externe gasten sturen.

Praktische tips voor delen

Instellingen voor het delen van bestanden en mappen aanpassen

Een bestand of map delen met specifieke mensen en toegangsniveaus instellen

1. Selecteer het bestand dat je wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Typ het e-mailadres of de Google-groep waarmee je het bestand wilt delen.
4. Bepaal welke rol mensen hebben voor het bestand door Kijker, Reageerder of Bewerker te kiezen.
5. Als je account in aanmerking komt, kun je een vervaldatum voor toegang toevoegen.
6. Kies of je mensen op de hoogte wilt brengen.
   • Als je mensen wilt laten weten dat je een item met ze hebt gedeeld, vink je het vakje aan naast Mensen op de hoogte brengen. Als je ervoor kiest mensen op de hoogte te brengen, wordt de e-mail gestuurd naar elk e-mailadres dat je invoert.
   • Als je mensen niet op de hoogte wilt brengen, vink je het vakje uit.
7. Klik op Sturen of Delen.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Google Drive

Een vervaldatum voor delen instellen

1. Open een bestand in Google Drive.
2. Klik op Delen.
3. Zoek de gebruiker en klik naast de naam van de gebruiker op de pijl-omlaag Vervaldatum toevoegen.
4. Klik op Sturen om de vervaldatum van 30 dagen te accepteren.
5. Als u de standaard vervaldatum wilt wijzigen, klikt u bij Toegang verloopt op Bewerken en selecteert u een vervaldatum in de kalender.
6. (Optioneel) Klik op Vervaldatum verwijderen om de vervaldatum te verwijderen.
7. Klik op KlaarSturen.

Algemene toegang tot een bestand toestaan

Je kunt kiezen of je bestand beschikbaar moet zijn voor iedereen of alleen voor mensen met toegang. Als je toegang geeft aan iedereen met de link, is er geen toegangsbeperking voor je map.

1. Selecteer het bestand dat je wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Klik onder Algemene toegang op de pijl-omlaag .
4. Kies wie toegang heeft tot het bestand.

5. Selecteer Kijker, Reageerder of Bewerker. Hiermee bepaal je wat mensen kunnen doen met het bestand.
   • Meer informatie over hoe anderen bestanden kunnen weergeven, bewerken of erop kunnen reageren
6. Klik op Klaar.

Bestanden delen met een team via gedeelde Drives

Gedeelde Drives zijn gedeelde plekken waar teams hun bestanden eenvoudig kunnen openen, opslaan en zoeken, overal en op elk apparaat. In tegenstelling tot bestanden in Mijn Drive zijn bestanden in een gedeelde Drive eigendom van het team, niet van een individuele gebruiker. Zelfs als mensen uw team verlaten, blijven de bestanden gewoon staan, zodat uw team gegevens kan blijven delen en kan blijven samenwerken.

Dit zijn enkele veelgebruikte toepassingen voor gedeelde Drives:

• Projecten: voor mensen die betrokken zijn bij hetzelfde project.
• Evenement: voor mensen die gedurende een bepaalde periode werken aan een specifiek evenement.
• Templates: voor bestanden die mensen kunnen kopiëren en opnieuw kunnen gebruiken.
• Bedrijfsbrede bestanden: voor bestanden waartoe iedereen toegang nodig heeft, zoals trainingsbestanden.
• Gevoelige bestanden: voor zeer gevoelige bestanden, waarbij u extra beveiliging kunt toevoegen om de toegang te beperken.

Aan de slag met gedeelde Drives

Met uw team samenwerken aan bestanden

Documenten tegelijk bewerken met uw team

Nadat u een document, spreadsheet of presentatie heeft gedeeld, kunnen mensen er tegelijk aan samenwerken. U krijgt de aangebrachte wijzigingen meteen te zien en elke wijziging wordt automatisch opgeslagen.

Reacties toevoegen en actie-items toewijzen

Een reactie toevoegen

1. Open een document, spreadsheet of presentatie op je computer.
2. Markeer de tekst, afbeeldingen, cellen of dia's waaraan je een reactie wilt toevoegen.
3. Voeg een reactie toe door in de werkbalk op Reactie toevoegen  te klikken.
4. Typ je reactie.
5. Klik op Invoegen.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Google Documenten

Een actiepunt toewijzen

Je kunt reacties gebruiken om taken of actiepunten toe te wijzen met je werk- of schoolaccount. U kunt een reactie toewijzen aan een collega, of als iemand een actiepunt aan u toewijst, kunt u dit markeren als klaar.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Google Documenten

Meldingen over reacties instellen

Je kunt wijzigen hoe vaak je e-mailmeldingen krijgt voor reacties in Google Documenten, Tekeningen, Spreadsheets en Presentaties. In Google Documenten en Spreadsheets kun je ook de instellingen voor meldingen voor bewerkingen wijzigen. U kunt kiezen of u meldingen wilt krijgen via e-mail of in de browser.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Google Documenten

Voorgestelde bewerkingen toevoegen en beoordelen

U kunt wijzigingen rechtstreeks in een document voorstellen zonder de tekst te bewerken door een suggestie voor een bewerking toe te voegen. De oorspronkelijke tekst wordt pas gewijzigd als de documenteigenaar uw suggesties goedkeurt. U moet rechten voor bewerken of reageren voor het document hebben om suggesties voor wijzigingen te kunnen doen.

	Controleer in de bovenhoek of u zich in de modus Suggesties doen bevindt. Deze modus kan ook worden weergegeven als .
	Als u een bewerking wilt voorstellen, begint u te typen op de plaats waar de bewerking volgens u moet worden doorgevoerd in het document. Uw suggesties worden met een nieuwe kleur weergegeven. Tekst die u markeert voor verwijdering of vervanging, wordt doorgestreept (maar niet daadwerkelijk verwijderd totdat de documenteigenaar de suggestie goedkeurt).
	De documenteigenaar ontvangt een e-mail met uw suggesties. Wanneer de eigenaar op een suggestie klikt, kan deze de suggestie Accepteren of Weigeren .

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Google Documenten

Chatten in documenten

Als u in een bestand werkt dat ook door andere mensen is geopend, kunt u rechtstreeks met hen samenwerken door een groepschat te openen. Chat in documenten, spreadsheets of presentaties. Krijg meteen feedback zonder het bestand te verlaten.

1. Open een document, spreadsheet of presentatie op je computer.
2. Klik rechtsboven op Chat tonen . Deze functie is niet beschikbaar als je op dat moment de enige gebruiker van het bestand bent.
   1. Tip: Als het bestand veel bijdragers bevat, zie je rechts naast de avatars een blauwe cirkel met het aantal extra bijdragers. Klik op de blauwe cirkel Deelnemen aan chat .
3. Typ je bericht in het chatvak.
4. Klik rechtsboven in het chatvenster op Sluiten als je klaar bent.

Opmerking: Alle chats in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties zijn open voor iedereen die het bestand bekijkt. De chats worden niet opgeslagen.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Editors van Google Documenten

Bekijken wie uw bestanden heeft gewijzigd

Bekijken wie een bestand heeft bewerkt, verplaatst of gedeeld, of erop heeft gereageerd

1. Ga op je computer naar drive.google.com.
2. Klik op Mijn Drive aan de linkerkant.
3. Klik rechtsboven op Info .
4. Klik op Activiteit om recente wijzigingen te openen.
5. Klik op een bestand of map als je de activiteit van dat specifieke item wilt bekijken.
6. Scrol omlaag aan de rechterkant als je recente wijzigingen wilt controleren.

Een eerdere versie bekijken of terugzetten

1. Open het bestand in Drive.
2. Klik op Bestand Versiegeschiedenis Versiegeschiedenis bekijken.
3. Klik op een tijdstempel om een eerdere versie van het bestand weer te geven. Onder het tijdstempel ziet u het volgende:
   • De namen van mensen die het document hebben bewerkt.
   • Een kleur naast de naam van elke persoon. De bewerkingen die elke persoon heeft aangebracht, worden in die kleur weergegeven.
4. (Optioneel) Als u deze versie wilt terugzetten, klikt u op Deze versie herstellen.

Opmerking: U moet eigenaar zijn of het recht Mag bewerken hebben om de versiegeschiedenis te kunnen bekijken.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum van Google Drive

Enquêtes en toetsen maken

Gebruik Google Formulieren om registraties voor afspraken te beheren, toetsen te maken en antwoorden te analyseren.

Aan de slag met Google Formulieren

Volgende stappen

Week 4: Efficiënt projecten uitvoeren 

               

Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?

Probeer Google Workspace vandaag nog.

 

 

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}