第 3 週: ファイルの共有と共同作業

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ファイルを共有して同僚と共同編集する ファイルを共有して同僚との共同作業を効率化するために、次の作業を行います。

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1. ドライブとドキュメント エディタのファイルを管理する

チェックボックス Google ドライブにファイルをアップロードして、すべてのデバイスからアクセスできるようにする

ドライブには画像、図形描写、動画など、あらゆるファイルを保存できます。ファイルを 1 つのデバイスからドライブに保存するだけで、自動的に他のすべてのデバイスで使用できるようになります。ファイルをドライブに移行するには 3 つの方法があります。

ウェブのドライブにファイルをアップロードするには:

  1. ドライブに移動します。
  2. [作成 新規] 次に [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] をクリックし、アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。
  3. [開く] をクリックします。

モバイル デバイスからファイルをアップロードするには:

注: 後でこのアプリをアンインストールしてもドライブのファイルは影響を受けず、ウェブ版ドライブから引き続きアクセスすることができます。

  1. お使いのデバイスに応じて、次のいずれかの操作を行います。
    • Android スマートフォンまたはタブレット: Google Play アイコン Google Play をタップします。
    • iOS デバイス: App Store iOS App Store をタップします。
  2. ドライブ アプリを見つけてインストールします。
  3. アップロードするファイルを含むアプリを開き、[共有] をタップしてから [ドライブ] をタップします。

(上級者向け)パソコンからドライブにファイルをアップロードするには:

パソコンからファイルをアップロードするには、ドライブ ファイル ストリームをインストールして使用します。

注: ドライブ ファイル ストリームは G Suite 管理者が組織またはチームに対して有効にしている場合にのみ使用できます。

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チェックボックス URL ショートカットを使用して新しいドキュメントを作成する

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを頻繁に作成する代わりに、ショートカット URL を使用できます。

ブラウザで、次のいずれかの URL を入力します。

ドキュメント
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
スプレッドシート
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
スライド
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
フォーム
  • forms.new
  • form.new

空白のファイルが開き、すぐに編集を開始できます。

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チェックボックス スターを使用したりフォルダに色を付けたりして重要なフォルダを目立たせる

重要なファイルやフォルダにスターを付けるには:

重要なファイルまたはフォルダにスターを付けて、後で見つけやすいようにします。

  1. ファイルまたはフォルダを右クリックします。
  2. [スターを追加] を選択します。
  3. (省略可)スターが付いたファイルとフォルダをすべて表示するには、左のサイドバーで [スター付き] をクリックします。

ドライブ フォルダを色分けするには:

色分けされたフォルダを使用して、ドライブを視覚的に整理します。

  1. 変更するフォルダを右クリックします。
  2. [色を変更] をクリックして、色を選択します。

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チェックボックス ファイルの版を管理する

以前の内容を参照したり、以前の内容に戻したりすることが必要な場合に備えて、いくつも下書きを保存していた経験はありませんか。ドライブでは、すべての下書きが 1 つのファイルに保存されるため、簡単に以前の内容を参照したり復元したりできます。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで以前の版を表示する、または以前の版に戻すには:

  1. ドライブで、ファイルを開きます。
  2. [ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] をクリックします。
  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色(各ユーザー名の横)。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
  4. (省略可)この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

ドライブ内の Google 形式ではないファイルをダウンロードするか、以前の版に戻すには:

  1. ドライブでファイルをクリックし、右上にあるその他アイコン その他 次へ [版を管理] をクリックします。
  2. その他アイコン その他 次へ [ダウンロード ダウンロード] をクリックして、ファイルをダウンロードします。
  3. (省略可)以前の版(上の手順でダウンロードしたものなど)に戻すには、[新版をアップロード] をクリックして目的の版のファイルを指定し、[開く] をクリックします。
  4. [閉じる] をクリックします。

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チェックボックス オフラインでファイルにアクセスする

インターネットに接続できなくても、ドライブでの作業は可能です。オフライン アクセスを設定しておくと、いつでもファイルを表示、編集できます。

重要: ファイルが他のユーザーに表示されないよう、オフライン アクセスは自分だけが使用するデバイスに設定してください。

ウェブの場合

Chrome ブラウザのみ

ドキュメント、スプレッドシート、スライドのオフライン アクセスを設定するには:

  1. Google オフライン ドキュメント拡張機能をインストールします。
  2. ドライブで設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  3. [オフライン] で、[オフラインでも、このデバイスで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルの作成や最近使用したファイルの閲覧と編集が可能です] チェックボックスをオンにします。
  4. [完了] をクリックします。
  5. ファイルを右クリックし、[オフラインで使用可] をオンにします。

モバイルの場合

Chrome ブラウザのみ

ドキュメント、スプレッドシート、スライドのオフライン アクセスを設定するには:

  1. Android デバイスまたは Apple® iOS® デバイスで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかのアプリを開きます。
  2. メニュー アイコン 次に [設定] をタップします。
  3. [最近使用したファイルをオフラインで使用可能にする] をオンにします。

パソコンの場合

パソコンで PDF、Microsoft® Office® などのファイルに対するオフライン アクセスを設定するには:

  1. ドライブ ファイル ストリーム アイコン Drive File Stream 次に Google ドライブを開くアイコン フォルダ をクリックします。
  2. オフラインでアクセスするファイルまたはフォルダを右クリックします。
  3. [ドライブ ファイル ストリーム] 次に [オフラインで使用可] をクリックします。
チェックボックス ドライブのファイルをメールおよびカレンダーの予定に添付する

Gmail でドライブのファイルを添付するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. 作成ツールバーでドライブ アイコン  をクリックし、ファイルを選択します。
  3. [挿入] をクリックします。
  4. メールを作成し終えたら、[送信] をクリックします。

カレンダーの予定にドライブのファイルを添付するには:

  1. [説明を追加] または [添付ファイルを追加] をクリックします。
  2. [マイドライブ] または [アップロード] をクリックし、ファイルを選択します。
  3. [選択] または [アップロード] をクリックします。ファイルが予定に添付されます。

注: G Suite 管理者が組織外の相手との Google ドライブ ファイルの共有を許可していない場合は、Gmail で添付ファイルを外部のゲストに送信してください。

詳細

2. おすすめの共有設定

チェックボックス ファイルおよびフォルダの共有設定をカスタマイズする

ファイルやフォルダを特定のユーザーと共有し、アクセスレベルを設定するには:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] で、共有相手のメールアドレスを入力します。
    • 重要: Google アカウント以外のメールアドレスと共有した場合、その共有相手はファイルの閲覧のみ行えます。
  4. 共有相手がドキュメントに対して行える操作を変更するには、右側にある下向き矢印 下 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、または [編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ドキュメントを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
  6. [共有](または [送信])をクリックします。

組織でファイルやフォルダを共有し、アクセスレベルを設定するには:

  1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン 共有 を選択します。

    ドキュメントスプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

    注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

  2. (省略可)共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
    • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
    • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 次に [公開] をクリックします。

      注: このオプションが表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

  3. [リンクをコピー] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。
  5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

詳細

チェックボックス 共有の有効期限を選択する
  1. Google ドライブGoogle ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのいずれかのホーム画面を開きます。
  2. [共有] をクリックします。
  3. ファイルをユーザーと共有するか、一時的な権限を付与するユーザーを選択します。
  4. 下矢印 下 次に [一時的なアクセス権を付与する] をクリックします。
  5. [アクセスの有効期限] の横の日数をクリックして期限日を変更します。現在の日付から 1 年以内の日付を選択してください。
  6. [保存] をクリックします。

詳細

チェックボックス ファイルへのリンクを共有する

Google ドライブから共有する際は、共有相手のファイルに対する権限(編集、コメント、閲覧のみ)を選択できます。

ブラウザからファイルの URL を共有するには:

ファイルへのリンクはウェブブラウザのアドレスバーから直接コピーできます。コピーしたリンクをメールなどの共有する場所に貼り付けます。

注: ファイルを共有する前に、共有設定を確認して共有相手がファイルにアクセスできることを確認してください。

共有ボタンを使用するには:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン Share 次に [リンクを取得] をクリックします。
  3. [リンクを取得] でリンク設定アイコン 設定をクリックします。
  4. [公開リンク] 次に [保存] を選択します。
  5. [完了] をクリックします。
  6. リンクをコピーして、メールなどの共有する場所に貼り付けます。

Google アカウントにログインしていないユーザーは匿名の動物アイコンとして表示されます。詳しくは、匿名の動物アイコンについてご覧ください

リンクを共有するには:

  1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン 共有 を選択します。

    ドキュメントスプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

    注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

  2. (省略可)共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
    • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
    • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 次に [公開] をクリックします。

      注: このオプションが表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

  3. [リンクをコピー] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。
  5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

 

チェックボックス 共有ドライブ フォルダのファイルを共有する

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

ドライブと同様に、共有ドライブのメンバーではないユーザーと共有ドライブ内のファイルを共有するにはいくつかの方法があります。

注: 共有ドライブ内のフォルダを共有することはできないほか、組織によってはファイルの共有も制限されている場合があります。詳しくは、G Suite 管理者にお問い合わせください。

個々のユーザーやグループとのファイルの共有:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] で、共有相手のメールアドレスを入力します。
    • 重要: Google アカウント以外のメールアドレスと共有した場合、その共有相手はファイルの閲覧のみ行えます。
  4. 共有相手がドキュメントに対して行える操作を変更するには、右側にある下向き矢印 下 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、または [編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ドキュメントを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
  6. [共有](または [送信])をクリックします。

リンクを共有するには:

ファイルを広くアクセスできるようにして組織内でのアクセスの管理を避けるには、リンクでファイルを共有します。リンクを知っている組織内のすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。必要に応じて、組織外のユーザーとのリンク共有を他のユーザーに許可できます。

  1. 共有ドライブで、共有するファイルをクリックします。
  2. 上部の共有アイコン 共有 をクリックします。
  3. (省略可)共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
    • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
    • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 次に [公開] をクリックします。

      注: このオプションが表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

  4. [リンクをコピー] をクリックします。
  5. [完了] をクリックします。
  6. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

3. チームでファイルの作成と共同作業を行う

チェックボックス チームでドキュメントを同時編集する

ドキュメントスプレッドシートスライドのファイルを共有すると、複数のユーザーが同時に作業できます。他のユーザーが行った変更の内容をリアルタイムで確認することができ、変更はすべて自動的に保存されます。

チェックボックス コメントを追加してアクション アイテムを割り当てる
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント アイコン  次に コメントを追加アイコン コメントを追加 をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せて、ファイルへのリンクを含むメールが各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。
チェックボックス コメント通知を設定する
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかからファイルを開きます。
  2. コメント アイコン 次に [通知] をクリックします。
  3. 通知を受け取るタイミングを選択します。
    • すべて: コメントがあるたびに通知されます。
    • 自分のコメントのみ: 自分が行ったコメント、または自分が追加されているコメントに対する返信があるたびに通知されます。
    • なし: そのファイルのコメントについてのメール通知は一切送信されません。

詳細

チェックボックス 編集内容の候補を追加、確認する

編集内容を提案することにより、文章の変更はせずに、変更内容の提案をドキュメント内で直接行うことができます。ドキュメントのオーナーが提案を承認するまで、元の文章は変更されません。変更を提案するには、そのドキュメントの編集権限またはコメント権限が必要です。

1 右上に [提案](編集内容を提案)が表示されていることを確認してください。
2 編集内容を提案するには、ドキュメント内の該当部分に入力します。提案は新しい色で表示され、削除または置換するテキストには取り消し線が表示されます。ドキュメントのオーナーが承認するまでは実際には削除されません。
3

ドキュメントのオーナーに、提案内容が記載されたメールが届きます。オーナーは提案をクリックして、承認 チェックマーク または拒否 閉じる することができます。

編集内容を提案する

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チェックボックス ドキュメント ファイル内でチャットする

ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーション内で、チャットを使って共同編集を行うこともできます。複数のユーザーがファイルを開いている場合は、チャットを表示アイコン チャットを表示 をクリックしてグループ チャットを開きます。ファイルを閉じることなく、すぐにフィードバックを得ることができます。

詳細

チェックボックス ファイルを変更したユーザーを確認する

ファイルへのすべての変更内容を確認するか、以前の版に戻すには:

  1. Google ドライブで、ファイルを開きます。
  2. ドキュメントスプレッドシートスライドで、[ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] を選択します。

    注: ファイルを表示するには、オーナーまたは編集者の権限が必要です。

  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色(各ユーザー名の横)。ユーザーが編集した内容は、その色で表示されます。
  4. (省略可)以前の版を元に戻す、名前を変更する、コピーするには、次のように操作します。
    • 表示された版をアクティブな版にするには、[この版を復元] をクリックします。
    • 表示された版に名前を付けるには、その他の操作アイコン 次に [この版に名前を付ける] をクリックします。
    • 表示された版のコピーを作成するには、その他の操作アイコン 次に [コピーを作成] をクリックします。

ファイルでコメント、編集、移動、共有を行ったユーザーを確認するには:

  1. ドライブで、右上にある詳細を表示するアイコン 情報アイコン をクリックします。
  2. [履歴] タブが自動的に選択され、マイドライブでのすべての変更が表示されます。履歴には次の詳細情報が含まれます。
    • 影響があるファイルまたはフォルダ
    • 変更を行ったユーザー
    • アクティビティの日時
    • アクティビティによる影響を受けるその他のユーザー
  3. マイドライブで、いずれかのファイルを選んで詳細を表示します。

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チェックボックス ドキュメント エディタのデータ探索ツールを使用する

ドキュメントでデータ探索ツールを使用するには:

Google ドキュメントでコンテンツの候補を検索して、ドキュメントに追加することができます。ドキュメントの内容に応じたコンテンツの候補が表示されます。ドキュメントの中から自分のドキュメントやウェブを検索することもできます。

提案されたトピックを使用するには:

  1. ドキュメントの下部にあるデータ探索アイコン データ探索 をクリックします。

    右側に、コンテンツに基づく提案が表示されます。

  2. トピックをクリックします。
  3. 自分のトピックに関連のあるリンクをクリックします。
  4. 提案されたコンテンツからテキストをコピーして、ドキュメントに貼り付けます。

    ヒント: テキストの書式設定をクリアするには、テキストを選択し、[表示形式] 次に [書式をクリア] をクリックします。

  5. ドキュメント内の脚注を表示する位置を選択します。次に、データ探索の検索結果内で、引用した参照元にカーソルを合わせて引用アイコン 脚注として引用 をクリックし、脚注を追加します。

関連する検索結果を使用するには:

  1. ドキュメントの下部にあるデータ探索アイコン データ探索 をクリックします。

    右側に、コンテンツに基づく提案が表示されます。

  2. (省略可)検索結果をクリックすると、そのコンテンツ全体がオンラインで表示されます。
  3. テキストと脚注を追加するには、検索結果にカーソルを合わせ、追加アイコン をクリックします。

トピックを検索するには:

  1. ドキュメントの下部にあるデータ探索アイコン データ探索 をクリックします。
  2. 検索ボックスに、引用に関連する情報(書籍名、著者名、論文のタイトルなど)を入力します。
  3. 自分のトピックに関連のあるリンクをクリックします。
  4. 提案されたコンテンツから任意のテキストをコピーして、ドキュメントに貼り付けます。

    ヒント: テキストの書式設定をクリアするには、テキストを選択し、[表示形式] 次に [書式をクリア] をクリックします。

  5. ドキュメント内の脚注を表示する位置を選択します。次に、データ探索の検索結果内で、引用した参照元にカーソルを合わせて引用アイコン 脚注として引用 をクリックし、脚注を追加します。

詳細

スプレッドシートでデータ探索ツールを使用するには:

データ量が多いとスプレッドシートの処理が大変ですが、Google スプレッドシートならボタンをクリックするだけで、データを集計してグラフを作成できます。

データの探索を使用するには:

  1. Google スプレッドシートで、データを含むスプレッドシートを開きます。
  2. セル、列、行の範囲を選択します。セル範囲を選択しない場合は、カーソルの位置に基づいて分析情報が表示されます。
  3. 下部にあるデータ探索アイコン [データ探索] を開く をクリックします。
  4. スプレッドシート内のデータに応じて、次の操作を行えます。
    1. グラフの基になっているデータを確認する: グラフにカーソルを合わせると、そのデータがスプレッドシートでハイライト表示されます。
    2. データに関する質問をする: 検索する質問を入力するか、質問の候補を選択します。回答に数式が含まれている場合は、それをセルにドラッグして追加できます。
    3. グラフを追加する: グラフにカーソルを合わせて、グラフを挿入アイコン グラフを挿入 をクリックします。
    4. ピボット テーブルを追加する: ピボット テーブルにカーソルを合わせて、ピボット テーブルを挿入アイコン 表を追加 をクリックします。

詳細

スライドでデータ探索ツールを使用するには:

見栄えの良い画像をドキュメントやプレゼンテーションに追加、編集するために、別のアプリケーションに切り替えたり、他のソフトウェアを購入したりする必要はありません。

画像を追加、編集するには:

  1. Google ドライブで、ドキュメントまたはプレゼンテーションを開きます。
  2. パソコンから画像をドラッグするか、次の操作を行います。
    1. [挿入] 次に [画像] をクリックし、画像の取得元(ドライブ、フォト、ウェブなど)を選択します。
    2. 追加する画像をダブルクリックします。
  3. (省略可)画像を編集するには、画像 次に [画像オプション] または [書式設定オプション] をクリックします。
  4. 変更を加えます。
    • 色のオプションを選択します。
    • 透明度、明るさ、コントラストを調整します。
    • スライドの場合は、ドロップ シャドウを追加できます。
    • スライドの場合は、鏡像を追加できます。

    変更を元に戻すには、画像をリセット アイコン 画像をリセット をクリックします。

画像を切り抜くには:

  1. 画像をクリックして選択します。
  2. 次のいずれかを行います。
    • 画像を切り抜くアイコン をクリックし、目的の位置までボックスをドラッグします。
    • スライドで、画像を図形に合わせて切り抜くには、画像を切り抜くアイコン  の横にある下矢印アイコン  をクリックして図形を選択します。

    元の画像に戻すには、画像を選択して画像をリセット アイコン 画像をリセット をクリックします。

おすすめから画像を追加するには:

  1. プレゼンテーションまたはドキュメントの下部にあるデータ探索アイコン データ探索 をクリックします。
  2. [データ探索] ウィンドウで、検索アイコン  をクリックし、必要な画像に関連するテキストで検索します。
  3. [画像] をクリックし、画像にカーソルを合わせ、追加アイコン をクリックします。

プレゼンテーション用のおすすめコンテンツを表示するには:

  1. スライドでプレゼンテーションを開き、データ探索アイコン [データ探索] を開く をクリックします。
  2. [データ探索] ウィンドウの検索アイコン  の横にクエリを入力し、Enter キーを押します。
  3. 次のいずれかを行います。
    • ウェブの検索結果を開くには、[ウェブ] でリンクをクリックします。
    • 画像を追加するには、[画像] をクリックして追加したい画像にカーソルを合わせ、追加アイコン をクリックします。
    • ドライブ内のファイルを開くには、[ドライブ] をクリックしてからファイルをクリックします。

詳細

チェックボックス アンケートとテストを作成する

フォームでは、予定の登録状況の管理、テストの作成、回答の分析などを行うことができます。

 

次のステップ

G Suite を使用して、生産性を向上させましょう。第 4 週目のチェックリストをご覧ください。
 
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