นี่คือเช็กลิสต์งานที่เราแนะนําให้คุณทำในวันแรกที่ใช้ Google Workspace
- ตั้งค่าเบราว์เซอร์ Chrome
- ตั้งค่ากล่องจดหมาย Gmail
- เรียนรู้การใช้งาน Gmail อย่างรวดเร็ว
- ตั้งค่า Google ปฏิทิน
- นัดหมายการประชุมครั้งแรก
วิธีการเหล่านี้มีไว้สำหรับเดสก์ท็อปเท่านั้น
ตั้งค่าเบราว์เซอร์ Chrome
หากต้องการเข้าถึงอีเมลและปฏิทินของ Google Workspace คุณจะต้องใช้เว็บเบราว์เซอร์แทนแอปบนเดสก์ท็อป
เหตุใดการดำเนินการนี้จึงสำคัญ
การดำเนินการนี้จะบันทึกงานของคุณบนเว็บอย่างปลอดภัยโดยอัตโนมัติ เมื่อลงชื่อเข้าใช้แล้ว คุณจะเห็นการอัปเดตที่ดำเนินการในทุกอุปกรณ์และเบราว์เซอร์
และหากใช้เบราว์เซอร์ Chrome คุณจะสามารถเข้าถึงฟีเจอร์ขั้นสูงต่างๆ ของ Gmail และปฏิทินได้ด้วย ซึ่งจะอธิบายในสัปดาห์ต่อๆ ไป
หากคุณยังไม่มีเบราว์เซอร์ Chrome ให้ดาวน์โหลดและติดตั้งก่อนจะใช้เช็กลิสต์นี้
- เปิดเบราว์เซอร์และไปที่ศูนย์ผู้ใช้ G Suite
- ป้อนอีเมล G Suite (เช่น you@example.com) และรหัสผ่าน
- คลิกรูปโปรไฟล์ที่มุมขวาบนถัดจากแถบที่อยู่ในเบราว์เซอร์ Chrome
- คลิกจัดการบุคคล
- คลิกเพิ่มบุคคล
- ป้อนชื่อ จากนั้นเลือกรูปภาพแล้วคลิกเพิ่ม
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่คุณเพิ่ม
จากนั้นการตั้งค่าและบุ๊กมาร์กทั้งหมดจะซิงค์ข้อมูลโดยอัตโนมัติ- คลิกรูปโปรไฟล์แล้วเลือกโปรไฟล์อื่นเพื่อสลับระหว่างบัญชี
หากไม่แน่ใจว่าคุณใช้บัญชีใดอยู่ ให้คลิกชื่อของคุณและดูว่าโปรไฟล์ใดอยู่ที่ด้านบน
หมายเหตุ: หากไม่แน่ใจว่าคุณใช้บัญชีใดอยู่ ให้คลิกชื่อของคุณและดูโปรไฟล์ที่อยู่ด้านบน
- ในเบราว์เซอร์ Chrome ให้ไปยังเว็บไซต์ที่คุณต้องการเข้าชมอีกครั้งในอนาคต เช่น
- mail.google.com สำหรับ Gmail
- calendar.google.com สำหรับ Google ปฏิทิน
- ทางด้านขวาของแถบที่อยู่ ให้คลิกดาว
เพิ่มบุ๊กมาร์ก
- เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- หากต้องการออก ให้คลิกปิด
- หากต้องการเปลี่ยนชื่อบุ๊กมาร์กหรือเข้าถึงจากโฟลเดอร์อื่น ให้เลือกตัวเลือกและคลิกเสร็จสิ้น
- หากต้องการออก ให้คลิกปิด
เพิ่มบุ๊กมาร์ก - ไปที่เดสก์ท็อปแล้วคลิกขวา
- เลือกใหม่
ทางลัด
- พิมพ์ที่อยู่เว็บเป็นข้อมูลตำแหน่ง เช่น
- https://mail.google.com สำหรับ Gmail
- https://calendar.google.com สำหรับปฏิทิน
- (ไม่บังคับ) ตั้งชื่อทางลัดของคุณ
- Ctrl/⌘ + T: เปิดแท็บใหม่
- Ctrl/⌘ + W: ปิดแท็บปัจจุบัน
- Ctrl/⌘ + Shift + T: เปิดแท็บที่ปิดครั้งล่าสุดอีกครั้ง
ในแอป Google Workspace อื่นๆ ส่วนใหญ่ (เช่น Gmail และปฏิทิน) คุณจะเห็นรายการแป้นพิมพ์ลัดที่ใช้ได้เมื่อกด Shift + ?
คุณสามารถกำหนดให้เบราว์เซอร์ Chrome เปิดหน้าเว็บเดิมที่เคยดูอยู่ก่อนจะปิดขึ้นมาใหม่ได้
ตั้งค่ากล่องจดหมาย Gmail
- เปิด Gmail
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
- ในแท็บทั่วไป ให้เลื่อนไปที่ลายเซ็นและคลิกสร้างใหม่
- ตั้งชื่อลายเซ็นแล้วคลิกสร้าง
โดยชื่อนี้จะไม่ใช่ลายเซ็นจริง แต่เป็นชื่อสำหรับเทมเพลตลายเซ็น - เพิ่มข้อความลายเซ็นในกล่องข้อความด้านขวา
- ใช้แถบรูปแบบเพื่อเพิ่มสีข้อความ ลิงก์ และรูปภาพ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
ดูการตั้งค่าทั้งหมด
- ถัดจาก "ยกเลิกการส่ง" ให้เลือกระยะเวลายกเลิกการส่ง ซึ่งได้แก่ 5, 10, 20 หรือ 30 วินาที
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
ดูการตั้งค่าทั้งหมดคุณจะเพิ่ม Chat ในกล่องจดหมาย Gmail และใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดของ Chat โดยตรงใน Gmail เพื่อทำงานร่วมกันและเชื่อมต่อกันจากสถานที่ส่วนกลางได้
- เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
- คลิก Chat และ Meet ที่ด้านบน
- เลือก Google Chat หรือเลือกปิดข้าง "Chat" เพื่อเปิดหรือปิดใช้ Chat ใน Gmail
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง
นอกจากนี้คุณยังปิดเสียงการแจ้งเตือนของแชท เพื่อให้ทํางานได้โดยปราศจากการรบกวน
คุณสามารถรับการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลใหม่ๆ ที่คุณได้รับหรือสำหรับข้อความที่ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ
- คลิกการตั้งค่า
- เลื่อนลงไปที่หัวข้อ "การแจ้งเตือนในเดสก์ท็อป"
- คลิกคลิกที่นี่เพื่อเปิดใช้การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปสำหรับ <your organization>
- เลือกเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลใหม่หรือเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลที่สำคัญ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่างของหน้า
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- เลื่อนลงทางด้านซ้าย จากนั้นคลิกเพิ่มเติม
- คลิกสร้างป้ายกำกับใหม่
- ตั้งชื่อป้ายกำกับ
- คลิกสร้าง
ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เปลี่ยนไปใช้ป้ายกำกับจากโฟลเดอร์
- เปิด Gmail
- คลิกแสดงตัวเลือกการค้นหา
ในช่องค้นหาด้านบน
- ป้อนเกณฑ์การค้นหา หากต้องการตรวจสอบว่าการค้นหาทำงานถูกต้องหรือไม่ ให้ดูว่ามีอีเมลใดแสดงขึ้นมาบ้างโดยคลิกค้นหา
- คลิกสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่างค้นหา
- เลือกสิ่งที่ต้องการให้ตัวกรองทำ
- คลิกสร้างตัวกรอง
ในช่องค้นหาด้านบนหมายเหตุ: เมื่อคุณสร้างตัวกรองเพื่อการส่งต่อข้อความ ระบบจะส่งต่อเฉพาะข้อความใหม่เท่านั้น นอกจากนี้ เมื่อมีคนตอบกลับข้อความที่คุณกรอง ระบบจะกรองข้อความตอบกลับหากตรงตามเกณฑ์การค้นหาที่เหมือนกันเท่านั้น
เคล็ดลับ: ลองใช้ตัวกรอง Gmail สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียน
หากเปลี่ยนมาจาก Microsoft Outlook มาดูว่า Gmail แตกต่างอย่างไร
เรียนรู้การใช้งาน Gmail อย่างรวดเร็ว
เคล็ดลับ: หากต้องการเปิดหน้าต่างเขียนด้วยแป้นพิมพ์ลัด เพียงแค่พิมพ์ c เท่านั้น
- คลิก เขียน ทางด้านซ้าย
- (ไม่บังคับ) เลือกขนาดหน้าต่างด้วยปุ่มต่อไปนี้ที่ด้านขวาบน
- เต็มหน้าจอ
- ออกจากโหมดเต็มหน้าจอ
- เปิดในหน้าต่างใหม่โดยกด Shift +
- เพิ่มเรื่องและผู้รับ (ถึง สำเนา หรือสำเนาลับ)
ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เริ่มส่งอีเมล
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ชี้ไปที่ข้อความที่ต้องการ
- คลิกเก็บ
ทางด้านขวา
ทางด้านขวาเคล็ดลับ: หากเปิดใช้งานแป้นพิมพ์ลัดไว้ คุณสามารถกดปุ่ม e เพื่อเก็บอีเมลที่กำลังดูอยู่ได้
เมื่อได้รับไฟล์ใน Gmail คุณจะดาวน์โหลดไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์หรือบันทึกสําเนาของไฟล์ไปยัง Google ไดรฟ์ได้
ดาวน์โหลดไฟล์แนบลงในคอมพิวเตอร์
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- เปิดข้อความอีเมล
- วางเมาส์เหนือภาพขนาดย่อและคลิกดาวน์โหลด
เบราว์เซอร์จะบันทึกไฟล์แนบที่คุณดาวน์โหลดในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด โปรดตรวจสอบการตั้งค่าของเบราว์เซอร์เพื่อดูว่าโฟลเดอร์ดาวน์โหลดอยู่ที่ไหน หากใช้ Google Chrome คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับการดาวน์โหลดไฟล์บน Chrome
นอกจากนี้คุณยังลากรูปภาพและไฟล์แนบจากอีเมลไปยังเดสก์ท็อปเพื่อดาวน์โหลดได้อีกด้วย
บันทึกสำเนาไฟล์แนบของ Gmail ไปที่ไดรฟ์
สำคัญ: ไฟล์แนบบางไฟล์อาจดูหรือแชร์ได้ แต่บันทึกไปยัง Google ไดรฟ์ไม่ได้
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- เปิดข้อความอีเมล
- วางเมาส์เหนือภาพขนาดย่อและคลิกเพิ่มในไดรฟ์
คุณจะเห็นไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน Google ไดรฟ์
ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เคล็ดลับการใช้งานไฟล์แนบ
ค้นหาคีย์เวิร์ดอย่างน้อย 1 คำที่ปรากฏที่ใดก็ได้ในอีเมลในเรื่อง เนื้อหา หรือชื่อผู้ส่งที่ด้านบนของกล่องจดหมาย
หากคุณกำลังมองหาสิ่งใดสิ่งหนึ่งโดยเฉพาะ ให้คลิกแสดงตัวเลือกการค้นหา เพื่อใช้การค้นหาขั้นสูง
ตัวอย่าง: ค้นหารายการต่อไปนี้
- ผู้ส่ง - ตัวอย่างเช่น จาก: (sam@company.com)
- ช่วงวันที่ - ตัวอย่างเช่น หลังจาก: 29/3/2019 ก่อน: 5/4/2019
- คีย์เวิร์ด - ตัวอย่างเช่น ข้อมูลลับของบริษัท
- แอตทริบิวต์ของข้อความ เช่น ไฟล์แนบ - ตัวอย่างเช่น มี:ไฟล์แนบ
ติดดาวอีเมล
- เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ในกล่องจดหมาย ให้ไปที่ด้านซ้ายของข้อความแล้วคลิกดาว
ถ้าข้อความเปิดอยู่ ให้คลิกเพิ่มเติม
- หากคุณมีดาวหลายประเภท ให้คลิกไอคอนดาวไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเห็นดาวที่ต้องการใช้
ถ้าข้อความเปิดอยู่ ให้คลิกเพิ่มเติม ดูข้อความที่ติดดาว
- เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกติดดาวที่ด้านซ้ายของหน้า คุณอาจต้องคลิกเพิ่มเติมก่อน
นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อค้นหาข้อความที่ติดดาวโดยค้นหา is:starred หรือ has: และระบุชื่อดาว เช่น has:yellow-star
ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Gmail
วิธีใช้เครื่องหมายความสำคัญ
คลิกสำคัญ ถัดจากอีเมลในกล่องจดหมายเพื่อทำเครื่องหมายข้อความที่สำคัญ
หากต้องการค้นหาอีเมลที่สำคัญทั้งหมด ให้คลิกสำคัญ ในแถบด้านข้างทางซ้าย
พิมพ์อีเมลเดียว
หากในการสนทนาเดียวกันมีหลายอีเมล คุณจะเลือกพิมพ์อีเมลเดียวจากทั้งหมดได้
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- เปิดอีเมลที่ต้องการพิมพ์
- คลิกเพิ่มเติม
ที่ด้านบนขวาของอีเมล
- คลิกพิมพ์
ที่ด้านบนขวาของอีเมล
หากต้องการข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับอีเมลเพิ่มเติม เริ่มต้นใช้งาน Gmail สำหรับ Google Workspace
ตั้งค่า Google ปฏิทิน
- ในปฏิทิน ให้คลิกการตั้งค่า
- ในส่วนทั่วไปทางด้านซ้าย ให้คลิกการตั้งค่ากิจกรรม
- คลิกการแจ้งเตือนและเลือกตัวเลือกดังนี้
- ปิด
- การแจ้งเตือนในเดสก์ท็อป
- การแจ้งเตือน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการตั้งเสียงการแจ้งเตือนที่เข้ามาใหม่ ให้เลือกช่องเล่นเสียงการแจ้งเตือน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการจัดการการแจ้งเตือน ให้คลิกปฏิทิน
- ถัดจากตัวเลือกแต่ละข้อ ให้คลิกลูกศรลง
แล้วเลือกไม่มีหรืออีเมล
หากไม่ต้องการรับคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมนอกเวลาทำงาน คุณอาจปรับการตั้งค่า Google ปฏิทินเพื่อให้ผู้จัดทราบว่าจะวางกำหนดเวลาของกิจกรรมใหม่ให้ดีขึ้นได้อย่างไร
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- คลิกการตั้งค่า
ที่ด้านขวาบน
- คลิกเวลาทำงานในส่วน "ทั่วไป" ทางด้านซ้าย
- เคล็ดลับ: หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้สถานที่ทํางานไว้ ให้คลิกเวลาทำงานและสถานที่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ดูแลระบบ
- คลิกเปิดใช้เวลาทำงานในส่วน "เวลาทำงาน"
- เลือกวันที่ทํางาน
- คุณสามารถแบ่งช่วงเวลาทํางานตามเวลาที่คุณว่างได้
- หากต้องการเพิ่มระยะเวลามากกว่า 1 วันลงในวันทํางาน ให้คลิกเพิ่ม
ถัดจากวันของสัปดาห์
- หากต้องการนําระยะเวลาออก ให้คลิกนําออก
- หากต้องการเพิ่มระยะเวลามากกว่า 1 วันลงในวันทํางาน ให้คลิกเพิ่ม
เคล็ดลับ: เมื่อเพิ่มเวลาทำงาน เวลาเริ่มต้นจะต้องมาก่อนเวลาสิ้นสุด
ปฏิทินอาจแนะนําเวลาทํางานให้โดยพิจารณาจากเขตเวลา รูปแบบการทํางานในประเทศ และกําหนดการของคุณ คุณเลือกที่จะยอมรับ ปฏิเสธ หรือแก้ไขคำแนะนำดังกล่าวได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปฏิทินในเขตเวลาที่ต่างกัน
นัดหมายการประชุมครั้งแรก
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- ไม่บังคับ: หากต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมในกิจกรรม ให้คลิกค้นหาผู้คนทางด้านซ้าย แล้วพิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วม
- คลิกเวลาในปฏิทินที่ยังไม่ได้กำหนดเวลากิจกรรมไว้
- ใส่ชื่อและรายละเอียดกิจกรรม
- คลิกบันทึก
เคล็ดลับ: หากต้องการสร้างกิจกรรมที่ใช้เวลานานขึ้น ให้ลากเมาส์ลงมาที่ด้านล่างของหน้าเมื่อเลือกเวลา
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- คลิกค้นหาผู้คนทางด้านซ้าย
- พิมพ์ชื่อและเลือกผู้ที่คุณต้องการประชุมด้วย
- คลิกสร้าง
- คลิกค้นหาเวลา หากผู้เข้าร่วมที่คุณเชิญแชร์ปฏิทินกับคุณ คุณจะเห็นปฏิทินของผู้เข้าร่วมไปพร้อมๆ กับของคุณ ระบบจะไม่แสดงปฏิทินของผู้เข้าร่วมที่คุณทำเครื่องหมายว่าไม่บังคับ
หมายเหตุ: หากต้องการตรวจสอบว่าห้องว่างหรือไม่ ให้คลิกเพิ่มห้องหรือเพิ่มสถานที่ แล้วเลือกห้อง
หมายเหตุ: หากผู้จัดกิจกรรมให้สิทธิ์คุณแก้ไขกิจกรรม คุณจะปรับเวลาใหม่ได้โดยตรงโดยไม่ต้องเสนอ
หมายเหตุ: หากไม่เห็นทรัพยากร รายละเอียดห้อง หรือการแนะำห้องอัตโนมัติ แสดงว่าผู้ดูแลระบบอาจยังไม่ได้ตั้งค่ารายการเหล่านี้ให้กับองค์กร
หากต้องการข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับปฏิทินเพิ่มเติม เริ่มต้นใช้งาน Google ปฏิทิน
ขั้นตอนถัดไป
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง