Voici une checklist des tâches que nous vous recommandons pour votre première journée avec Google Workspace
- Configurer le navigateur Chrome
- Configurez votre boîte de réception Gmail
- Se familiariser avec Gmail
- Configurer votre agenda Google
- Planifier votre première réunion
Ces instructions ne s'appliquent qu'aux ordinateurs.
Configurer le navigateur Chrome
Pour accéder à votre messagerie et votre agenda Google Workspace, vous devez utiliser un navigateur Web au lieu d'une application de bureau.
Pourquoi est-ce important ?
De cette manière, votre travail est enregistré automatiquement et de manière sécurisée sur le Web. Une fois connecté, vous pouvez consulter les mises à jour que vous avez effectuées sur n'importe quel appareil et navigateur.
En utilisant le navigateur Chrome, vous avez également accès à des fonctionnalités avancées de Gmail et d'Agenda. Vous recevrez plus d'informations à leur sujet au cours des prochaines semaines.
Si nécessaire, téléchargez et installez le navigateur Chrome avant de parcourir cette checklist.
- Ouvrez un navigateur et accédez au centre pour utilisateurs de G Suite.
- Saisissez votre adresse e-mail G Suite (vous@example.com, par exemple) ainsi que votre mot de passe.
- Dans le navigateur Chrome, cliquez sur l'image de votre profil en haut à droite, à côté de la barre d'adresse.
- Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
- Cliquez sur Ajouter une personne.
- Saisissez un nom, choisissez une image, puis cliquez sur Ajouter.
- Connectez-vous avec le compte Google que vous venez d'ajouter.
Tous vos paramètres et favoris sont automatiquement synchronisés.- Cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez un autre profil pour passer d'un compte à un autre.
Remarque : Si vous ne savez pas quel compte vous utilisez actuellement, cliquez sur votre nom d'utilisateur. Le profil s'affiche alors en haut de la page.
- Dans le navigateur Chrome, accédez au site que vous souhaitez consulter à nouveau ultérieurement. Exemple :
- mail.google.com pour Gmail
- calendar.google.com pour Google Agenda
- À droite de la barre d'adresse, cliquez sur l'étoile
Ajouter aux favoris
.
- Sélectionnez une option :
- Pour sortir, cliquez sur Fermer
.
- Pour renommer votre favori ou y accédez depuis un autre dossier, sélectionnez une option et cliquez sur OK.
- Pour sortir, cliquez sur Fermer
Ajouter aux favoris - Accédez au Bureau et cliquez avec le bouton droit de la souris.
- Sélectionnez Nouveau
Raccourci.
- Saisissez l'adresse Web en tant qu'emplacement. Exemple :
- https://mail.google.com pour Gmail
- https://calendar.google.com pour Google Agenda
- (Facultatif) Attribuez un nom à votre raccourci.
- Ctrl/⌘ + T : ouvre un nouvel onglet.
- Ctrl/⌘ + W : ferme l'onglet actif.
- Ctrl/⌘ + Maj + T : rouvre le dernier onglet fermé.
Dans la plupart des autres applications Google Workspace, comme Gmail et Agenda, vous pouvez consulter la liste des raccourcis clavier disponibles en appuyant sur Maj + ?.
Vous pouvez indiquer au navigateur Chrome de rouvrir les pages que vous étiez en train de consulter au moment où vous l'avez fermé.
Configurer votre boîte de réception Gmail
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Dans l'onglet Général, faites défiler la page jusqu'à Signature, puis cliquez sur Créer.
- Attribuez un nom à votre signature, puis cliquez sur Créer.
Ce nom ne constitue pas votre vraie signature, mais le nom du modèle de signature. - Dans la zone de texte sur la droite, ajoutez le texte de votre signature.
- À l'aide de la barre de mise en forme, définissez la couleur du texte, et insérez des liens et des images.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
Afficher tous les paramètres.
- À côté de "Annuler l'envoi", sélectionnez un délai d'annulation de 5, 10, 20 ou 30 secondes.
- En bas, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Afficher tous les paramètres.Vous pouvez ajouter Chat dans votre boîte de réception Gmail et bénéficier de toutes les fonctionnalités de Chat directement dans Gmail. Vous pouvez ainsi collaborer et rester connecté à partir d'un même emplacement.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- En haut de l'écran, cliquez sur Chat et Meet.
- À côté de "Chat", pour activer ou désactiver Chat dans Gmail, sélectionnez Google Chat ou Désactivé.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Vous pouvez également désactiver les notifications de chat afin de travailler sans être interrompu.
Vous pouvez recevoir des notifications pour les nouveaux e-mails que vous recevez ou pour les messages marqués comme importants.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Faites défiler la page jusqu'à la section "Notifications de bureau".
- Cliquez sur Cliquez ici pour activer l'affichage des notifications de bureau pour <votre organisation>.
- Sélectionnez Notifications de nouveaux messages activées ou Notifications des messages importants activées.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Sur la gauche, faites défiler l'écran vers le bas, puis cliquez sur Plus.
- Cliquez sur Créer un libellé.
- Donnez un nom au libellé.
- Cliquez sur Créer.
En savoir plus : Passer des dossiers aux libellés
- Ouvrez Gmail.
- Dans le champ de recherche situé en haut, cliquez sur Afficher les options de recherche
.
- Saisissez vos critères de recherche. Si vous voulez vérifier que la recherche donne les résultats escomptés, affichez les e-mails renvoyés en cliquant sur Rechercher.
- Au bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur Créer un filtre.
- Sélectionnez les options de filtrage que vous souhaitez utiliser.
- Cliquez sur Créer un filtre.
.Remarque : Lorsque vous créez un filtre pour transférer des messages, il ne s'applique qu'aux nouveaux messages. De plus, lorsqu'une personne répond à un message filtré, la réponse n'est filtrée que si elle remplit les mêmes critères de recherche.
Conseil : Essayez ces filtres Gmail pour votre entreprise ou votre établissement scolaire.
Migration depuis Microsoft Outlook Découvrez les différences entre Gmail
Se familiariser avec Gmail
Astuce : Pour ouvrir la fenêtre de rédaction à l'aide d'un raccourci clavier, il vous suffit d'appuyer sur la touche c.
- Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message.
- (Facultatif) Modifiez la taille de la fenêtre à l'aide des boutons suivants, situés en haut à droite :
- Plein écran
- Quitter le mode plein écran
- Ouvrez une nouvelle fenêtre de rédaction en appuyant sur la touche Maj, puis en cliquant sur l'icône
.
- Ajoutez un objet, ainsi que des destinataires dans les champs "À", "Cc" ou "Cci".
En savoir plus : Envoyer des e-mails
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Passez le pointeur de la souris sur le message.
- À droite, cliquez sur Archiver
.
.Astuce : Si les raccourcis clavier sont activés, vous pouvez également appuyer sur e pour archiver le message affiché à l'écran.
Lorsque vous recevez un fichier dans Gmail, vous pouvez le télécharger sur votre ordinateur ou en enregistrer une copie dans Google Drive.
Télécharger une pièce jointe sur votre ordinateur
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Ouvrez un e-mail.
- Passez la souris sur la vignette correspondant au fichier, puis cliquez sur Télécharger
.
.Le navigateur enregistre les pièces jointes téléchargées dans un dossier de téléchargement. Pour connaître l'emplacement de ce dossier, reportez-vous aux paramètres de votre navigateur. Si vous utilisez Google Chrome, découvrez comment télécharger un fichier dans Chrome.
Vous pouvez également faire glisser des images et des pièces jointes depuis votre messagerie vers votre ordinateur pour les télécharger.
Enregistrer une copie de pièces jointes Gmail dans Drive
Important : Certaines pièces jointes peuvent être affichées ou partagées, mais ne peuvent pas être enregistrées dans Google Drive.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Ouvrez un e-mail.
- Passez la souris sur la vignette correspondant au fichier, puis cliquez sur Ajouter à Drive
.
Les fichiers téléchargés s'affichent dans Google Drive.
En savoir plus : Conseils pour utiliser les pièces jointes
En haut de votre boîte de réception, recherchez un ou plusieurs mots clés qui apparaissent dans l'e-mail, que ce soit dans l'objet, le corps du message ou dans le nom de l'expéditeur.
Si vous recherchez un élément spécifique, cliquez sur Afficher les options de recherche pour utiliser la recherche avancée.
Exemple : Vous pouvez effectuer une recherche en définissant les éléments suivants :
- Les expéditeurs (par exemple De : sam@entreprise.fr)
- Les plages de dates (par exemple after:2019/3/29 before:2019/4/5 pour rechercher les messages envoyés ou reçus entre le 29/03/2019 et le 05/04/2019)
- Les mots clés (par exemple confidentiel)
- Les attributs de message, tels que les pièces jointes (par exemple has:attachment pour rechercher les e-mails comportant des pièces jointes)
Activer le suivi d'un e-mail
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Dans votre boîte de réception, à gauche du message concerné, cliquez sur Activer le suivi
. Si le message est ouvert, cliquez sur Plus
- Si vous utilisez plusieurs icônes de suivi, continuez de cliquer sur l'icône en forme d'étoile jusqu'à ce que celle que vous voulez utiliser apparaisse.
. Si le message est ouvert, cliquez sur Plus Afficher les messages suivis
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Dans la partie gauche de la page, cliquez sur Messages suivis. Vous devrez peut-être commencer par cliquer sur Plus.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis pour rechercher des messages suivis, comme is:starred ou has: avec le nom de l'icône de suivi, par exemple has:yellow-star.
Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus
Utiliser des marqueurs d'importance
Cliquez sur Important à côté d'un e-mail dans votre boîte de réception pour marquer un message comme important.
Pour retrouver tous vos e-mails importants, cliquez sur Important dans la barre latérale gauche.
Imprimer un seul e-mail
Si une conversation comprend plusieurs e-mails, vous pouvez en imprimer un seul.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez imprimer.
- En haut à droite de l'e-mail, cliquez sur Plus
.
- Cliquez sur Imprimer.
.
Vous voulez en savoir plus sur les e-mails ? Premiers pas avec Gmail pour Google Workspace
Configurer votre agenda Google
- Dans Agenda, cliquez sur Paramètres
- À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
- Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :
- Désactivé
- Notifications de bureau
- Alertes
- (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
- (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda
- À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas
, puis sélectionnez Aucune ou E-mail.
Si vous ne souhaitez pas recevoir d'invitation à des événements planifiés en dehors des heures de travail, configurez les paramètres Google Agenda afin que les organisateurs replanifient l'événement à un autre moment.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- À gauche, sous "Général", cliquez sur Heures de travail.
- Conseil : Si votre administrateur a activé le lieu de travail, cliquez sur Heures et lieu de travail. En savoir plus sur votre administrateur
- Dans la section "Heures de travail", cliquez sur Activer l'option "Heures de travail".
- Sélectionnez les jours
- Vous pouvez les diviser en périodes selon vos disponibilités.
- Pour ajouter plusieurs périodes à la journée, cliquez sur Ajouter
à côté d'un jour de la semaine.
- Pour supprimer une période, cliquez sur Supprimer
.
- Pour ajouter plusieurs périodes à la journée, cliquez sur Ajouter
.Conseil : Lorsque vous ajoutez des heures de travail, l'heure de début doit être antérieure à l'heure de fin.
Des suggestions d'heures de travail peuvent s'afficher dans Agenda. Elles tiennent compte de votre fuseau horaire, des habitudes professionnelles dans votre pays et de votre planning. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier ces suggestions. En savoir plus sur l'utilisation de Google Agenda avec plusieurs fuseaux horaires
Planifier votre première réunion
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
- Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
- Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
- Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer
- Cliquez sur Rechercher un horaire. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, celui-ci s'affiche à côté du vôtre. Vous ne verrez pas celui des invités que vous avez marqués comme facultatifs.
Remarque : Pour vérifier la disponibilité d'une salle, cliquez sur Ajouter des salles ou Ajouter un lieu, puis sélectionnez-en une.
Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.
Remarque : Si les ressources, les informations sur les salles ou les suggestions automatiques ne s'affichent pas, cela signifie peut-être que votre administrateur ne les a pas configurées pour votre organisation.
Vous voulez en savoir plus sur les agendas ? Premiers pas avec Google Agenda
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