第 1 天:設定網際網路瀏覽器、電子郵件和日曆

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顯示 G Suite 服務的各種裝置歡迎使用 G Suite。如要在第一天設定您的新工作空間,請完成以下步驟。

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顯示所有操作說明 | 隱藏所有操作說明

1. 設定 Chrome 瀏覽器藍色分隔線

核取方塊Chrome 瀏覽器總覽

您必須使用網路瀏覽器 (而不是電腦版應用程式) 存取 G Suite 電子郵件和日曆。

這點非常重要
使用網路瀏覽器能自動並安全地將您的工作內容儲存到網路上。只要處於登入狀態,即可在任何裝置和瀏覽器上查看您所做的更新。

除此之外,如果您使用的是 Chrome 瀏覽器,還可以存取更進階的 Gmail 與 Google 日曆功能。我們將在接下來幾週說明上述功能。

注意:如果您還沒有 Chrome 瀏覽器,請在使用此檢查清單前下載並安裝 Chrome

核取方塊登入您的 G Suite 帳戶
  1. 打開瀏覽器,然後前往 G Suite 使用者中心
  2. 輸入您的 G Suite 電子郵件地址 (例如 <您的名稱>@<貴公司>.com) 和密碼。
核取方塊(選用) 為不同帳戶分別建立 Chrome 瀏覽器設定檔 (例如個人和公司帳戶)
  1. 在 Chrome 瀏覽器中,按一下右上角網址列旁邊的個人資料圖片。
  2. 按一下 [管理使用者]
  3. 按一下 [新增使用者]。
  4. 輸入名稱並選擇一張圖片,然後按一下 [新增]
  5. 登入您要新增的 Google 帳戶。
    系統會自動同步處理所有設定和書籤。
  6. 按一下您的個人資料圖片,然後選擇其他個人資料即可切換帳戶。

如果您不確定目前使用的是哪個帳戶,請點選個人資料圖片,然後查看哪位使用者的個人資料位於最頂端。

注意:如果您不確定目前使用的是哪個帳戶,請點選您的名稱,然後查看哪位使用者的個人資料位於最頂端。

瞭解詳情

核取方塊建立 Gmail 和 Google 日曆書籤
  1. 在 Chrome 瀏覽器中,前往您會再次造訪的網站。例如:
    • mail.google.com Gmail 網站
    • calendar.google.com Google 日曆網站
  2. 按一下網址列右側的「星號」圖示

瞭解詳情

核取方塊建立 Gmail 和 Google 日曆桌面捷徑
  1. 前往桌面並按一下滑鼠右鍵。
  2. 依序選擇 [新增] 接下來 [捷徑]
  3. 在位置欄位中輸入網址,例如:
  4. (選用) 為捷徑命名。
核取方塊固定喜愛的分頁
如果要將分頁固定在左側,請在分頁標籤上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [固定分頁]。固定後的分頁比較小,而且只會顯示網站圖示。

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核取方塊使用鍵盤快速鍵
Chrome 瀏覽器的鍵盤快速鍵能讓您事半功倍。範例:
  • Ctrl/⌘ + T:開啟新分頁
  • Ctrl/⌘ + W:關閉目前分頁
  • Ctrl/⌘ + Shift + T:重新開啟最後關閉的分頁

在大部分其他 G Suite 應用程式中 (例如 Gmail 和 Google 日曆),只要按下 Shift + ? 即可查看可用的鍵盤快速鍵清單。

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核取方塊設定 Chrome 瀏覽器的接續上次進度功能

您可以讓 Chrome 瀏覽器重新開啟上次關閉時正在瀏覽的頁面。

  1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 接下來[設定]
  2. 在起始畫面下,選取 [繼續瀏覽上次開啟的網頁]

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2. 設定 Gmail 收件匣藍色分隔線

核取方塊(選用) 如果您先前使用的是 Microsoft Outlook,請按此瞭解 Gmail 的運作方式有何不同

如果您先前使用的是 Microsoft® Outlook®,您會注意到 Gmail 有些許不同之處。

舉例來說,使用 Outlook 時,您可以將郵件拖曳至資料夾並將收件匣中的項目加以排序。使用 Gmail 時,您則可以為郵件加上標籤,並透過 Google 搜尋工具尋找郵件。

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核取方塊設定電子郵件簽名
  1. 依序按一下「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 在「一般設定」分頁中,向下捲動至「簽名」部分,然後建立簽名。
  3. 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、樣式、連結或圖片。
  4. 按一下底部的 [儲存變更]。

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核取方塊選擇回收已傳送郵件的時間

傳送電子郵件:按一下撰寫視窗底部的 [傳送]

取消傳送:傳送電子郵件後,按一下左下角的 [取消傳送]。

變更取消傳送的時間

  1. 依序按一下「設定」圖示 接下來 [設定]
  2. 在「一般設定」分頁中,捲動至「取消傳送」部分並選擇時間。
  3. 按一下底部的 [儲存變更]

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核取方塊設定電子郵件通知
  1. 依序按一下右上角的設定圖示 接下來 [設定]。
  2. 向下捲動至「桌面通知」部分。
  3. 按一下 [按這裡即可啟用<貴機構>桌面通知功能]。
  4. 選取 [開啟新郵件通知] 或 [開啟重要郵件通知]。
  5. 按一下網頁底部的 [儲存變更]。

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核取方塊在新視窗中撰寫郵件並變更視窗大小

提示:如要使用鍵盤快速鍵開啟「撰寫」視窗,請輸入「c」。

  1. 按一下左側欄中的 [Google+ 撰寫]
  2. (選用) 使用右上角的按鈕調整視窗大小:
    • 全螢幕 Expand
    • 退出全螢幕 退出全螢幕模式
    • 在新視窗中開啟 Shift展開
  3. 新增主旨和收件者 (收件者、副本或密件副本)。

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核取方塊刪除或封存不需要的電子郵件

封存 現在用不到,但之後可能會需要的郵件。封存功能會將電子郵件移出您的收件匣。之後您可以前往 [所有郵件] 或使用 Gmail 搜尋功能找到這些郵件。

刪除 不再需要的郵件。已刪除的電子郵件會移至 [垃圾桶],並在 30 天後遭到永久刪除。

注意:如果您沒有看到 [所有郵件] 或 [垃圾桶],請捲動至左側欄的底部,然後按一下 [更多]

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核取方塊用標籤 (類似資料夾) 來進行整理電子郵件
  1. 勾選一或多封電子郵件旁邊的方塊。
  2. 按一下頂端的「標籤」圖示
  3. 選擇下列其中一個選項:
    1. 如要建立新標籤,請點選 [新建]。輸入標籤的名稱,然後點選 [建立]
    2. 如要選擇現有的標籤,請在清單中點選所需標籤。

在左側欄中點選標籤,即可查看套用該標籤的所有電子郵件。依序點選「更多」圖示 接下來 [標籤顏色] 即可變更標籤顏色。

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核取方塊搜尋及儲存附件
  1. 開啟含有附件的電子郵件。
  2. 將滑鼠游標移至附件。
  3. 選擇下列其中一種做法:
    • 將附件儲存至您的裝置:點選「下載」圖示 下載
    • 將附件儲存至 Google 雲端硬碟:點選「儲存至雲端硬碟」圖示 Drive File Stream

    注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

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核取方塊使用進階搜尋功能尋找電子郵件

在收件匣頂端,您可以使用出現在郵件任何部分 (主旨、內文或寄件者名稱) 的一或多個關鍵字進行搜尋。

如果想使用更精確的條件進行搜尋,請點選向下箭頭 以使用進階搜尋功能。

搜尋範例:

  • 寄件者:範例:From:(sam@company.com)
  • 日期範圍:範例:after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • 關鍵字:範例:Company confidential
  • 郵件屬性,例如附件:範例:has:attachment

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核取方塊透過篩選器規則為內送郵件分類

 

  1. 在畫面頂端的搜尋框中點選向下箭頭
  2. 輸入搜尋條件。
  3. 在搜尋視窗底部,按一下 [建立篩選器]
  4. 勾選 [傳送範本] 方塊並選擇一個範本。
  5. 按一下 [建立篩選器]

 

範例:建立篩選器,在使用者接受您的邀請時,自動封存 Google 日曆傳送的通知信件。

  1. 在 [包含字詞] 旁邊的欄位輸入 invite.ics已接受
  2. 按一下 [建立篩選器]
  3. 勾選 [略過收件匣 (將其封存)] 方塊。
  4. 按一下 [建立篩選器]

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3. 設定 Google 日曆藍色分隔線

核取方塊設定日曆通知
  1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
  3. 按一下 [通知] 並選取其中一個選項:
    • 關閉
    • 桌面通知
    • 快訊
  4. (選用) 如要設定收到通知時的音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
  5. (選用) 如要管理您的通知,請在左側依序按一下您的日曆 接下來 [一般通知]
  6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 向下箭頭,然後選取 [無]或 [電子郵件]

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核取方塊設定您的工作時間

如果您不想收到工作時間外的活動邀請,可以調整 Google 日曆的設定,讓主辦者知道要重新安排活動,選擇更合適的活動時間。

  1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 在左側的 [一般] 下方點選 [工作時間]
  3. 勾選 [啟用工作時間] 方塊。
  4. 逐一點選您每天的工作時間。系統可能會顯示建議時間,但您還是可以透過點選時段進行變更。
  5. (選用) 如要為每天設定相同的時間,請點選 [將時間複製到所有日期]

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核取方塊新增同事的日曆
  1. 按一下左側的 [新增日曆]。
  2. 輸入同事的電子郵件地址。對方的日曆會出現在左側的「其他日曆」下方,他們的活動則會顯示在您的日曆頁面中。
  3. (選用) 如要暫時隱藏其他日曆的活動,請取消勾選該日曆旁邊的方塊。

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核取方塊建立日曆活動
  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]

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核取方塊尋找可與團隊成員進行會議的時段
  1. 按一下 [安排時間]。針對位於其他時區的邀請對象,系統會在對方的名稱下方顯示當地的時間。
  2. 捲動查看當天有空的時段,或是按一下頂端的箭頭,查看其他日期的空檔時段。
  3. 按一下選定的時段,然後點選 [儲存];會議詳細資料中的時間會隨之更新。

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核取方塊建議新的會議時間

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

  1. Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
  2. 前往「是否參加?」部分,依序點選向上箭頭 接下來 [建議新時間]。
  3. 「你的提議」部分,選取其他時間或日期,並新增訊息。
  4. 按一下 [傳送提議]。

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核取方塊尋找會議室或資源

注意:如果您沒有看到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議,表示您的 G Suite 管理員可能沒有為貴機構設定這些功能。

  1. 按一下 [新增會議室]

    注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

    系統會根據您的工作地點、會議參與者人數和先前的會議室預定記錄自動顯示建議。
  2. 如果您需要調整會議室的選擇條件,可以點選:
    • 「邀請對象」圖示 群組,指定所需會議室的大小。
    • 「視訊」圖示 影片,指定是否需要視訊會議設備。
    • 「電話」圖示 ,指定是否需要進行語音會議通訊。
  3. 將滑鼠游標指向符合條件的會議室,然後勾選相應的方塊,即可選取該會議室。
  4. 如果您沒有看到適合的會議室:
    1. 在搜尋框中輸入其他資源或建築物的名稱、樓層或者是會議設備 (例如 Chromebox 視訊會議解決方案)。在您輸入文字時,搜尋框下方會顯示搜尋結果。
    2. 將滑鼠游標指向會議室即可查看相關詳細資料,例如會議室可容納人數、地點、設備及功能。
    3. 找到您需要的會議室後,請將滑鼠游標指向該會議室,然後勾選相應的方塊,即可選取該會議室。

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後續步驟

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