1 日目: インターネット ブラウザ、メール、カレンダーの設定

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G Suiteサービスが表示されているさまざまなデバイスG Suite へようこそ。初日はまず、新しいワークスペースを設定するために以下の作業を行いましょう。

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1. Chrome ブラウザの設定青色の線

チェックボックスChrome ブラウザの概要

G Suite のメールやカレンダーにアクセスするために、デスクトップ アプリではなくウェブブラウザを使用します。

ウェブブラウザを使う理由
ウェブブラウザを使用すると、自動的かつ安全に作業がウェブに保存されます。また、ログインすると他のデバイスやブラウザで行った更新内容を確認できます。

Chrome ブラウザを使用している場合は、Gmail やカレンダーの高度な機能も利用できます。これらの機能については、別の週に説明します。

注: Chrome ブラウザをまだお持ちでない場合は、このチェックリストを使う前に Chrome ブラウザをダウンロードしてインストールしてください。

チェックボックスお使いの G Suite アカウントにログインする
  1. ブラウザを開いて G Suite ユーザーハブにアクセスします。
  2. G Suite のメールアドレス([ユーザー名]@[ドメイン名].com など)とパスワードを入力します。
チェックボックス(省略可)個人用アカウントや仕事用アカウントなど個々のアカウント用に Chrome ブラウザ プロファイルを作成する
  1. Chrome ブラウザのアドレスバーの横(画面右上)にある自分のプロフィール画像をクリックします。
  2. [ユーザーを管理] をクリックします。
  3. [ユーザーを追加] をクリックします。
  4. 名前を入力して画像を選択し、[追加] をクリックします。
  5. 追加する Google アカウントでログインします。
    すべての設定とブックマークが自動的に同期されます。
  6. アカウントを切り替えるには、プロフィール画像をクリックして別のプロフィールを選択します。

注: どのアカウントを使っているかわからない場合は、自分の名前をクリックして一番上に表示されているプロフィールを確認します。

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チェックボックスGmail とカレンダーのブックマークを作成する
  1. Chrome ブラウザで、今後再びアクセスするサイトに移動します。たとえば、次のようなサイトです。
    • mail.google.com(Gmail)
    • calendar.google.com(Google カレンダー)
  2. アドレスバーの右側にあるスターアイコン スターを付ける をクリックします。

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チェックボックスGmail とカレンダーのデスクトップ ショートカットを作成する
  1. デスクトップに移動し、右クリックします。
  2. [新規] 次に [ショートカット] を選択します。
  3. ウェブアドレスを場所として入力します。たとえば、次のようになります。
  4. (省略可)ショートカットに名前を付けます。
チェックボックスお気に入りのタブを固定する
タブを左側に固定するには、タブを右クリックして [タブを固定] を選択します。固定タブは他のタブに比べて小さく、サイトのアイコンのみ表示されます。

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チェックボックスキーボード ショートカット キーを使用する
Chrome ブラウザでキーボード ショートカットを使用すると、マウスをクリックする回数を減らすことができます。たとえば、次のようなショートカットがあります。
  • Ctrl/⌘+T: 新しいタブを開く
  • Ctrl/⌘+W: 現在のタブを閉じる
  • Ctrl/⌘+Shift+T: 最後に閉じたタブをもう一度開く

Gmail やカレンダーといった他の G Suite アプリでは、Shift +? キーを押すとキーボード ショートカットの一覧が表示されます。

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チェックボックスChrome ブラウザで前回開いていたページを開く

Chrome ブラウザで前回終了時に閲覧していたページを再び開くように設定できます。

  1. Chrome ブラウザの右上にあるその他アイコン その他 次に [設定] をクリックします。
  2. [起動時] で、[前回開いていたページを開く] チェックボックスをオンにします。

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2. Gmail の受信トレイの設定青色の線

チェックボックス(省略可)Microsoft Outlook を使用していた場合に Gmail との違いを理解する

Microsoft® Outlook® を使用していたユーザーは、Gmail との違いに気付くと思います。

たとえば、Outlook ではメールをフォルダにドラッグしたり、受信トレイを並べ替えたりできますが、Gmail ではメールにラベルを付けたり、Google の検索ツールを使用してメールを検索したりすることができます。

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チェックボックスメールの署名を設定する
  1. 設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [全般] タブで [署名] までスクロールし、署名を作成します。
  3. (省略可)書式設定バーを使用して、テキストの色やスタイル、リンク、画像を追加できます。
  4. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

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チェックボックスメールの送信を取り消せる時間を選択する

メールを送信する: 作成ウィンドウの下部にある [送信] をクリックします。

送信を取り消す: メールを送信した後、左下の [取り消す] をクリックします。

送信取り消し期間を変更するには:

  1. 設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [全般] タブで、[送信取り消し] までスクロールして時間を選択します。
  3. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

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チェックボックスメール通知を設定する
  1. 右上にある設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [デスクトップ通知] までスクロールします。
  3. [<組織名> のデスクトップ通知を有効にするには、ここをクリックしてください] をクリックします。
  4. [メール通知(新規メール) ON] または [メール通知(重要メール) ON] を選択します。
  5. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。

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チェックボックス新しいウィンドウでメッセージを作成しウィンドウ サイズを変更する

ヒント: キーボード ショートカットを使用して作成ウィンドウを開くには、「c」と入力します。

  1. 左のサイドバーで、[作成 作成] をクリックします。
  2. (省略可)右上のボタンでウィンドウ サイズを選択します。
    • 全画面表示: Expand
    • 全画面表示を終了: 全画面表示を終了
    • 新しいウィンドウで開く: Shift キーを押しながら 展開する
  3. 件名と受信者を追加します(To、Cc、Bcc)。

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チェックボックス不要なメールを削除またはアーカイブする

今は不要でも後で必要になる可能性があるメールは、アーカイブ(アーカイブ)します。アーカイブしたメールは受信トレイに表示されなくなりますが、後で [すべてのメール] や Gmail 検索で見つけることができます。

不要になったメールは削除(削除)します。削除したメールはゴミ箱に移動され、30 日後に完全に削除されます。

注: [すべてのメール]、[ゴミ箱] が表示されない場合は、左側のサイドバーの下部までスクロールし、[その他] をクリックします。

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チェックボックスラベル(フォルダに似た機能)を追加してメールを整理する
  1. メールの横にあるチェックボックスをオンにします。
  2. 上部にあるラベルアイコン Label をクリックします。
  3. 次のいずれかを選択します。
    1. 新しいラベルを作成する場合は、[新規作成] をクリックします。ラベルの名前を入力し、[作成] をクリックします。
    2. 既存のラベルを選択する場合は、リスト内のラベルをクリックします。

左のサイドバーでラベルをクリックすると、そのラベルが付いたメールが表示されます。その他アイコン その他 次に [ラベルの色] をクリックすると、色を変更できます。

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チェックボックス添付ファイルを見つけて保存する
  1. ファイルが添付されているメールを開きます。
  2. 添付ファイルにカーソルを合わせます。
  3. 次のいずれかを選択します。
    • デバイスに保存する場合 - ダウンロード アイコン ダウンロード をクリックします。
    • Google ドライブに保存する場合 - ドライブに保存アイコン Drive File Stream をクリックします。

    注: ドライブに保存アイコンが表示されない場合は、ドライブが組織で有効になっていない可能性があります。詳しくは、G Suite 管理者にお問い合わせください。

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チェックボックス検索オプションを使用してメールを検索する

受信トレイの上部で、件名、本文、送信者名のいずれかに出てくる 1 つ以上のキーワードで検索します。

絞り込みたい場合は、下矢印 下矢印 をクリックして検索オプションを使用します。

: 次の情報で検索します。

  • 送信者 - 例: From:(sam@company.com)
  • 期間 - 例: after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • キーワード - 例: 機密
  • 添付ファイルなど、メールの属性 - 例: has:attachment

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チェックボックスフィルタルールを追加して受信メールを分類する

 

  1. 上部の検索ボックスで下矢印アイコン 下矢印 をクリックします。
  2. 検索条件を入力します。
  3. 検索ウィンドウの下部にある [フィルタを作成] をクリックします。
  4. フィルタの動作を選択します。
  5. [フィルタを作成] をクリックします。

 

例: ユーザーが招待を承諾したことを知らせる Google カレンダーからのメールを自動的にアーカイブするように、フィルタを作成します。

  1. [含む] の横に、「invite.ics」と「参加」と入力します。
  2. [フィルタを作成] をクリックします。
  3. [受信トレイをスキップ(アーカイブする)] チェックボックスをオンにします。
  4. [フィルタを作成] をクリックします。

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3. カレンダーの設定青色の線

チェックボックスカレンダーの通知を設定する
  1. Google カレンダーを開き、設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. 左側の [全般] で、[予定の設定] をクリックします。
  3. [通知] をクリックし、オプションを選択します。
    • OFF
    • デスクトップ通知
    • アラート
  4. (省略可)通知を受信するときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
  5. 左側でカレンダーを選択し、[一般的な通知] をクリックして通知を受ける予定の種類を管理します。
  6. 各項目の横にある下矢印 下矢印 をクリックすると、通知をオンにするかオフにするかを選択できます。

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チェックボックス業務時間を設定する

業務時間外の予定の招待を希望しない場合は、Google カレンダーの設定で適切な時間帯に予定を再設定するよう主催者に通知できます。

  1. カレンダーで、設定アイコン 設定 次に [設定] に移動します。
  2. 左側の [全般] で、[業務時間] をクリックします。
  3. [業務時間を有効にする] チェックボックスをオンにします。
  4. 曜日ごとに、業務時間をクリックします。すでに候補が表示されていることもありますが、候補をクリックするとその時間を変更できます。
  5. (省略可)毎日同じ時間帯を設定するには、[時間の設定を他のすべての日付にコピー] をクリックします。

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チェックボックス同僚のカレンダーを追加する
  1. 左側にある [カレンダーを追加] をクリックします。
  2. 同僚のメールアドレスを入力します。左側の [他のカレンダー] にカレンダーが表示され、その予定が自分のカレンダー ページに表示されます。
  3. (省略可)他のカレンダーの予定を一時的に非表示にするには、カレンダーの横にあるチェックボックスをオフにします。

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チェックボックスカレンダーの予定を作成する
1 カレンダーのカレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックし、[予定] をクリックするか、[作成 作成] をクリックします。
2 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
3 (省略可)別のカレンダーを使用して予定を作成するには、名前の横にある下矢印 下矢印 をクリックしてカレンダーを選択します。
4 [その他のオプション] または [保存] をクリックします。

カレンダーの予定を作成する 

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チェックボックスチームでの会議が可能な空き時間を確認する
  1. 予定をクリックし、編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 左側にある [時間を探す] をクリックすると、他のタイムゾーンにいるゲストの現地時刻が名前のすぐ下に表示されます。
  3. 時間枠を上下にスクロールするか、上部にある矢印をクリックすると、別の日や予定のない時間帯が表示されます。
  4. 時間枠をクリックして [保存] をクリックすると、会議の詳細に表示されている時刻が更新されます。

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チェックボックス新しい会議時間を提案する

注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、新しい日時を提案せずに直接予定を変更することができます。

  1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. [参加しますか?] に移動して、 上矢印アイコン 上矢印 次に [新しい時間を提案] をクリックします。
  3. [日時の提案] で別の時刻または日付を選択して、メッセージを入力します。
  4. [提案を送信] をクリックします。

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チェックボックス会議室やリソースを検索する

注: リソース、会議室の詳細、会議室の自動候補が表示されない場合は、G Suite 管理者が組織向けに設定を行っていない可能性があります。

  1. 予定を開きます。
  2. [会議室] タブをクリックします。自分の勤務地、会議への参加者数、これまでの会議室の予約履歴に基づいて、自動的に会議室の候補が提示されます。
  3. 会議室の条件の調整が必要な場合は、以下のようにします。
    • ユーザー アイコン グループ をクリックして、必要な収容人数を指定します。
    • ビデオアイコン 動画 をクリックして、ビデオ会議装置があることを必須にします。
    • 電話アイコン 通話 をクリックして、音声会議装置があることを必須にします。
  4. 条件を満たす会議室にカーソルを合わせ、チェックボックスをオンにしてその会議室を選択します。
  5. 適切な会議室が見つからない場合は、次のようにします。
    1. 検索ボックスで、別のリソースまたはビルディング名、階、会議装置(Chromebox for meetings など)を入力します。テキストを入力すると、検索ボックスの下に結果が表示されます。
    2. 会議室にカーソルを合わせると、その会議室の収容人数、場所、装置、設備や機能などの詳細が表示されます。
    3. 目的に沿う会議室が見つかったら、その会議室にカーソルを合わせ、チェックボックスをオンにして選択します。

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次のステップ

さっそく G Suite を使用して、生産性を向上させましょう。第 1 週目のチェックリストをご覧ください。

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