Jour 1 : Configurer le navigateur Chrome, Gmail et Agenda

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Bienvenue dans Google Workspace. Pour commencer le premier jour, réalisez les tâches ci-dessous.

1. Installer le navigateur Chrome

2. Configurer votre boîte de réception Gmail

3. Configurer Agenda

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1. Installez le navigateur Chrome

Vue d'ensemble du navigateur Chrome

Pour accéder à votre messagerie et votre agenda Google Workspace, vous devez utiliser un navigateur Web au lieu d'une application de bureau.

Pourquoi est-ce important ?
De cette manière, votre travail est enregistré automatiquement et de manière sécurisée sur le Web. Une fois connecté, vous pouvez consulter les mises à jour que vous avez effectuées sur n'importe quel appareil et navigateur.

En utilisant le navigateur Chrome, vous avez également accès à des fonctionnalités avancées de Gmail et d'Agenda. Vous recevrez plus d'informations à leur sujet au cours des prochaines semaines.

Remarque : Si nécessaire, téléchargez et installez le navigateur Chrome avant de parcourir cette checklist.

Se connecter à votre compte Google Workspace

1. Ouvrez un navigateur et accédez au centre pour utilisateurs de G Suite.
2. Saisissez votre adresse e-mail G Suite ([e-mail], par exemple) ainsi que votre mot de passe.

(Facultatif) Créer des profils de navigateur Chrome pour différents comptes, tels que des comptes personnels et professionnels

1. Dans le navigateur Chrome, cliquez sur l'image de votre profil en haut à droite, à côté de la barre d'adresse.
2. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
3. Cliquez sur Ajouter une personne.
4. Saisissez un nom, choisissez une image, puis cliquez sur Ajouter.
5. Connectez-vous avec le compte Google que vous venez d'ajouter.
   Tous vos paramètres et favoris sont automatiquement synchronisés.
6. Cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez un autre profil pour passer d'un compte à un autre.

Remarque : Si vous ne savez pas quel compte vous utilisez actuellement, cliquez sur votre nom d'utilisateur. Le profil s'affiche alors en haut de la page.

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Créer des favoris Gmail et Agenda

1. Dans le navigateur Chrome, accédez au site que vous souhaitez consulter à nouveau ultérieurement. Exemple :
   • mail.google.com pour Gmail
   • calendar.google.com pour Google Agenda
2. À droite de la barre d'adresse, cliquez sur l'étoile Ajouter aux favoris .
3. Sélectionnez une option :
   • Pour sortir, cliquez sur Fermer .
   • Pour renommer votre favori ou y accédez depuis un autre dossier, sélectionnez une option et cliquez sur OK.

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Créer des raccourcis Gmail et Agenda sur le bureau

1. Accédez au Bureau et cliquez avec le bouton droit de la souris. 
2. Sélectionnez Nouveau  Raccourci. 
3. Saisissez l'adresse Web en tant qu'emplacement. Exemple :

   • https://mail.google.com pour Gmail
   • https://calendar.google.com pour Google Agenda

4. (Facultatif) Attribuez un nom à votre raccourci.

Épingler vos onglets préférés

Pour épingler un onglet à gauche, faites un clic droit dessus et sélectionnez Épingler l'onglet. Les onglets épinglés sont plus petits et n'affichent que l'icône du site.

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Utiliser les touches de raccourci clavier

Les raccourcis clavier disponibles dans le navigateur Chrome vous permettent d'être plus productif en moins de clics. Par exemple :

• Ctrl/⌘ + T : ouvre un nouvel onglet.
• Ctrl/⌘ + W : ferme l'onglet actif.
• Ctrl/⌘ + Maj + T : rouvre le dernier onglet fermé. 

Dans la plupart des autres applications Google Workspace, comme Gmail et Agenda, vous pouvez consulter la liste des raccourcis clavier disponibles en appuyant sur Maj + ?.

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Configurer le navigateur Chrome pour qu'il reprenne où vous avez arrêté

Vous pouvez indiquer au navigateur Chrome de rouvrir les pages que vous étiez en train de consulter au moment où vous l'avez fermé.

1. Dans le navigateur Chrome, cliquez sur Plus   Paramètres en haut à droite.
2. Sous "Au démarrage", sélectionnez Reprendre mes activités là où je m'étais arrêté.

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2. Configurez votre boîte de réception Gmail

(Facultatif) Si vous utilisiez Microsoft Outlook auparavant, découvrez en quoi Gmail est différent

Si vous aviez l'habitude d'utiliser Microsoft Outlook, vous remarquerez que Gmail présente quelques différences.

Par exemple, dans Outlook, vous pouvez faire glisser les messages dans des dossiers et trier les messages de votre boîte de réception. Dans Gmail, vous pouvez marquer les messages à l'aide de libellés, puis les retrouver à l'aide des outils de recherche de Google.

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Définir votre signature d'e-mail

1. Cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Dans l'onglet Général, faites défiler la page jusqu'à la section Signature, puis créez votre signature.
3. (Facultatif) À l'aide de la barre de mise en forme, définissez la couleur et le style du texte, et insérez des liens ou une image.
4. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Choisir la période de rappel d'un message que vous avez envoyé

Envoyer un e-mail : au bas de la fenêtre "Nouveau message", cliquez sur Envoyer.

Annuler l'envoi : après avoir envoyé un e-mail, en bas à gauche, cliquez sur Annuler.

Modifier le délai d'annulation de l'envoi :

1. Cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Dans l'onglet "Général", faites défiler la page jusqu'à la section "Annuler l'envoi", puis choisissez un délai.
3. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Ajouter Google Chat à votre boîte de réception

Vous pouvez ajouter Chat dans votre boîte de réception Gmail et bénéficier de toutes les fonctionnalités de Chat directement dans Gmail. Vous pouvez ainsi collaborer et rester connecté à partir d'un même emplacement.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Voir tous les paramètres.
3. En haut de l'écran, cliquez sur Chat et Meet.
4. À côté de "Chat", pour activer ou désactiver Chat dans Gmail, sélectionnez Google Chat ou Désactivé.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous pouvez également désactiver les notifications de chat afin de travailler sans être interrompu.

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 Configurer les notifications par e-mail

1. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Faites défiler la page jusqu'à la section "Notifications de bureau".
3. Cliquez sur Cliquez ici pour activer l'affichage des notifications de bureau pour <votre organisation>.
4. Sélectionnez Notifications de nouveaux messages activées ou Notifications des messages importants activées.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Rédiger des messages dans une nouvelle fenêtre et modifier la taille de la fenêtre

Conseil : Pour ouvrir la fenêtre "Nouveau message" à l'aide d'un raccourci clavier, il vous suffit d'appuyer sur la touche "c".

1. Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message.
2. (Facultatif) Modifiez la taille de la fenêtre à l'aide des boutons suivants, situés en haut à droite :

   • Plein écran 
   • Quitter le mode plein écran 
   • Ouvrez une nouvelle fenêtre de rédaction en appuyant sur la touche Maj, puis en cliquant sur l'icône .

3. Ajoutez un objet, ainsi que des destinataires dans les champs "À", "Cc" ou "Cci".

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Supprimer ou archiver les e-mails dont vous n'avez pas besoin

En cliquant sur Archiver , vous pouvez retirer de votre boîte de réception les messages que vous n'utilisez pas actuellement, mais dont vous aurez peut-être besoin ultérieurement. L'archivage retire les e-mails de votre boîte de réception. Vous pourrez les consulter ultérieurement dans la section Tous les messages ou via la recherche Gmail.

L'icône Supprimer  permet de placer les messages dont vous n'avez plus besoin dans la corbeille. Les e-mails supprimés sont déplacés dans le libellé Corbeille et supprimés définitivement au bout de 30 jours.

Remarque : Si les sections Tous les messages ou Corbeille ne s'affichent pas, faites défiler la page jusqu'au bas de la barre latérale de gauche, puis cliquez sur Plus.

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 Ajouter des libellés (semblables aux dossiers) pour organiser les e-mails

1. Cochez les cases correspondant à un ou plusieurs e-mails.
2. En haut de la page, cliquez sur Libellés .
3. Choisissez l'une des options suivantes :

   1. Pour créer des libellés, cliquez sur Créer. Saisissez le nom de votre libellé, puis cliquez sur Créer.
   2. Pour sélectionner un libellé existant, cliquez sur ce dernier dans la liste qui s'affiche.

Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur un libellé pour afficher les messages associés à ce libellé. Cliquez sur Plus   Couleur du libellé pour modifier sa couleur.

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Rechercher et enregistrer des pièces jointes

1. Ouvrez un e-mail contenant une pièce jointe.
2. Placez le curseur sur la pièce jointe.
3. Choisissez l'une des options suivantes :

   • Cliquez sur Télécharger  pour enregistrer la pièce jointe sur votre appareil.
   • Cliquez sur Enregistrer dans Drive  pour l'enregistrer dans Drive.

   Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

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Rechercher des e-mails à l'aide de la recherche avancée

En haut de votre boîte de réception, recherchez un ou plusieurs mots clés qui apparaissent dans l'e-mail, que ce soit dans l'objet, le corps du message ou dans le nom de l'expéditeur. 

Si vous recherchez un élément spécifique, cliquez sur Afficher les options de recherche  pour utiliser la recherche avancée.

Exemple : Vous pouvez effectuer une recherche en définissant les éléments suivants :

• Les expéditeurs (par exemple De : [e-mail])
• Les plages de dates (par exemple after:2019/3/29 before:2019/4/5 pour rechercher les messages envoyés ou reçus entre le 29/03/2019 et le 05/04/2019)
• Les mots clés (par exemple confidentiel)
• Les attributs de message, tels que les pièces jointes (par exemple has:attachment pour rechercher les e-mails comportant des pièces jointes)

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Ajouter des règles de filtrage pour classer les e-mails entrants

 

1. Ouvrez Gmail.
2. Dans le champ de recherche situé en haut de la page, cliquez sur Afficher les options de recherche .
3. Saisissez vos critères de recherche. Si vous voulez vérifier que la recherche donne les résultats escomptés, affichez les e-mails renvoyés en cliquant sur Rechercher.
4. Au bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur Créer un filtre.
5. Sélectionnez les options de filtrage que vous souhaitez utiliser.
6. Cliquez sur Créer un filtre.

 

Exemple : Créez un filtre pour archiver automatiquement les e-mails que vous recevez de Google Agenda chaque fois qu'un utilisateur accepte une invitation de votre part. Procédez comme suit :

1. À côté de Contient les mots, saisissez invite.ics et accepted.
2. Cliquez sur Créer un filtre.
3. Cochez l'option Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver).
4. Cliquez sur Créer un filtre.

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3. Configurez Agenda

Définir les notifications d'Agenda

1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
3. Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :

   • Désactivé
   • Notifications de bureau
   • Alertes

4. (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
5. (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda  Notifications générales.
6. À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez Aucune ou E-mail.

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Définir vos heures de travail

Si vous ne souhaitez pas recevoir d'invitation à des événements planifiés en dehors des heures de travail, configurez les paramètres Google Agenda afin que les organisateurs replanifient l'événement à un autre moment.

1. Dans Agenda, accédez à Paramètres   Paramètres.
2. À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Heures de travail.
3. Cochez l'option Activer les heures de travail.
4. Pour chaque jour, sélectionnez les heures auxquelles vous êtes disponible. Des suggestions s'affichent peut-être, mais vous pouvez cliquer sur une heure pour la modifier.
5. (Facultatif) Pour définir les mêmes horaires pour chaque jour, cliquez sur Toujours aux mêmes heures.

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Ajouter les agendas de vos collègues

1. Sur la gauche, cliquez sur Ajouter un agenda.
2. Saisissez l'adresse e-mail de votre collègue. Leur agenda apparaît sous Autres agendas sur la gauche, et les événements associés s'affichent sur la page de votre agenda.
3. (Facultatif) Pour masquer temporairement les événements d'un autre agenda, décochez la case à côté de son nom.

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Créer des événements d'agenda

1. Dans Agenda, choisissez une option :
   • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
   • Cliquez sur  Créer.
2. Sélectionnez Événement.

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Rechercher des horaires d'ouverture pour des réunions avec votre équipe

1. Cliquez sur Rechercher un horaire. L'heure locale des invités situés dans d'autres fuseaux horaires s'affiche sous leur nom.
2. Faites défiler les créneaux horaires, ou cliquez sur les flèches situées en haut pour afficher d'autres jours et les heures disponibles.
3. Cliquez sur un créneau horaire, puis sur Enregistrer. L'horaire est alors mis à jour dans les détails de la réunion.

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Proposer un nouvel horaire de réunion

Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.

1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement concerné dans la grille de votre agenda.
2. Accédez à la section Participer ? et cliquez sur la flèche vers le haut   Proposer un nouvel horaire.
3. Dans la section Votre proposition, sélectionnez une autre date ou une autre heure, puis ajoutez un message.
4. Cliquez sur Envoyer la proposition.

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Rechercher une salle ou une ressource

Remarque : Si les ressources, les informations sur les salles ou les suggestions automatiques ne s'affichent pas, cela signifie peut-être que votre administrateur ne les a pas configurées pour votre organisation.

1. Cliquez sur Ajouter des salles.

   Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

   Des suggestions s'affichent automatiquement en fonction de votre lieu de travail, du nombre de participants et des salles réservées précédemment.
2. Si vous devez ajuster les critères de votre salle de réunion, vous pouvez cliquer sur :

   • Participants  pour indiquer la capacité de la salle dont vous avez besoin ;
   • Vidéo  si vous avez besoin d'un équipement de visioconférence ;
   • Téléphone  si vous avez besoin d'un équipement de conférence audio.

3. Placez votre curseur sur la salle remplissant vos critères, puis cochez la case correspondante afin de la sélectionner.
4. Si aucune salle ne correspond à vos critères :

   1. Dans le champ de recherche, saisissez le nom d'une ressource, un bâtiment, un étage ou un équipement (Chromebox pour la visioconférence, par exemple). À mesure que vous saisissez du texte, des résultats s'affichent sous le champ de recherche.
   2. Placez votre curseur sur une salle pour afficher ses caractéristiques (capacité, emplacement, équipement, etc.).
   3. Une fois que vous avez trouvé la salle qui vous convient, placez votre curseur dessus et cochez la case correspondante afin de la sélectionner.

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Étapes suivantes

Vous souhaitez améliorer vos performances dans Google Workspace ? Consultez la checklist de la semaine 1.

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