第 1 週: モバイル デバイスの設定、Gmail とカレンダーのカスタマイズ

最初の週では、新しい職場環境を継続的に改善します

• モバイル デバイスに Google Workspace を追加する
• 働き方に合わせて Gmail をカスタマイズする
• カレンダーのカスタマイズ

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モバイル デバイスに Google Workspace を追加する

モバイル デバイスの概要

モバイル デバイスで Google Workspace を使用すると、どこにいてもスマートフォン、ノートパソコン、タブレットで安全に作業をすることができます。

このチェックリストを確認する前に、スマートフォンが充電済みで、オペレーティング システム（OS）が最新の状態であることを確認してください。

Google Workspace アカウントをスマートフォンに追加する

詳しくは、モバイルのトレーニングとヘルプをご覧ください。

PIN を作成する

画面ロックを設定して、Android 搭載のスマートフォンやタブレットのデータを保護しましょう。デバイスの電源を入れたり、画面を復帰させたりする際に、PIN、パターン、パスワードによるデバイスのロック解除が毎回必要になります。

詳細

Google Workspace アプリをダウンロードする

Gmail: ビジネス用のメールを使用する

例: 
デスクから離れていてもメールを読んだりメッセージを送信したりできます。

Android 版 Gmail

iOS 版 Gmail

Gmail をウェブブラウザで使用する（mail.google.com）

カレンダー: チームで利用できるオンライン カレンダー

例: 
会議に遅れそうな場合は、カレンダーでスケジュールを変更するか、他の参加者に遅れることを連絡します。

 Android 版カレンダー 

 iOS 版カレンダー

 カレンダーをウェブブラウザで使用する（calendar.google.com）

Cloud Search: Google サービス全体で会社のコンテンツを検索

例: 
同僚の連絡先情報を検索できます。

 Android 版 Cloud Search 

 iOS 版 Cloud Search

 Cloud Search をウェブブラウザで使用する（cloudsearch.google.com）

コンタクト: オンラインのアドレス帳

例: 
よく連絡をとる相手にメッセージを送信したり、カレンダーの予定に招待したりする際に、メールアドレスを個別に入力する必要がありません。

 Android 版コンタクト

 Gmail をウェブブラウザで使用する（mail.google.com）

Google Chat: 同僚とのチャット、およびチーム全体でのコミュニケーション

例: 

チームでアイデアを出し合うためのスペースを作成できます。

 Android 版 Google Chat 

 iOS 版 Google Chat

 Google Chat をウェブブラウザで使用する（chat.google.com）

 Google Meet: 社内外のユーザーとのビデオ会議

例: 
共有された URL をクリックすれば会議に簡単に参加できます。

 Android 版 Google Meet 

 iOS 版 Google Meet

 Google Meet をウェブブラウザで使用する（meet.google.com）

 ドライブ: ンラインのファイル ストレージ

例: 

外出先で PDF または動画を使うときは、ファイルをドライブに保存しておけば、モバイル端末でいつでも簡単にアクセスできます。

 Android 版ドライブ 

 iOS 版ドライブ

 ドライブをウェブブラウザで使用する（drive.google.com）

 ドキュメント: ブラウザでドキュメントを作成、共同編集

例: 

会議で話す内容を忘れてしまわないように、移動中に手早く書き留めます。つまり、メモやリマインダーの代わりとして使用できます。

 Android 版ドキュメント 

 iOS 版ドキュメント

 ドキュメントをウェブブラウザで使用する（docs.google.com）

 フォーム: ブラウザでアンケートやクイズを作成してデータを分析

Example: 
イベントの応募状況の管理、クイズの作成、回答の分析などを行うことができます。

 フォームをウェブブラウザで使用する（forms.google.com）

 グループ: オンライン ディスカッションの管理と参加

例: 
メーリング リストおよびフォーラムを作成したり、1 つのアドレスを使用してチームメンバーとファイルを共有したりできます。

 Google グループをウェブブラウザで使用する（groups.google.com）

 

 スプレッドシート: ブラウザでスプレッドシートを作成、共同編集

例: 
投資家との会議の直前に重要な納期や資料の変更があった場合でも、共有されたプロジェクトプランを外出先で更新できます。

 Android 版スプレッドシート 

 iOS 版スプレッドシート

 スプレッドシートをウェブブラウザで使用する（sheets.google.com）

 サイト: インパクトのあるウェブサイトを作成、共同編集

例: 
一般公開サイトや社内プロジェクトのハブサイトなどを IT スタッフの手を借りずに構築できます。

 Google サイトをウェブブラウザで使用する（sites.google.com）

スライド: ブラウザでプレゼンテーションを作成、共同編集

例: 
パソコンがなくても、プロジェクトのプレゼンテーションを発表の直前に変更することができます。

 Android 版スライド 

 iOS 版スライド

 スライドをウェブブラウザで使用する（slides.google.com）

 Voice: 通話、テキスト メッセージ、ボイスメールができる電話番号を取得し、デバイス間で同期可能なアプリで使用

例: 

テキスト送信、通話、ボイスメールの確認、すべての会話の管理および整理を 1 つのアプリで行うことができます。

 Android 版 Google Voice 

 iOS 版 Google Voice

 Voice をウェブブラウザで使用する（voice.google.com）

詳細

Google Workspace アプリのモバイル通知を設定する

Android デバイスで Gmail の通知を受け取る

1. Gmail アプリを開きます。
2. 上部にあるメニュー アイコン [ 設定] をタップします。
3. アカウントを選択し、[通知] までスクロールします。
4. [受信トレイの通知] をタップし、通知設定を選択します。
5. （省略可）受信トレイの特定のラベルの通知設定を変更するには、次の手順で操作します。
   1. [ラベルの管理] をタップ ラベル（[重要] など）をタップします。
   2. [メールの同期] [過去 30 日間] または [すべて] をタップします。メールを同期しないと、そのラベルの通知はオンにできません。
   3. そのラベルの通知設定を選択します。
   4. 通知を設定するラベルごとに同じ手順を繰り返します。

注: Android デバイスには、Gmail アプリとは別の通知設定があります。

iOS デバイスで Gmail の通知を受け取る

1. Gmail アプリを開きます。
2. 上部のメニュー アイコン  [設定] をタップします。
3. お使いのアカウントをタップします。
4. [通知] セクションで [すべての新規メール] をタップします。
5. デバイスに通知が表示されたら、左にスワイプして [返信] または [アーカイブ] をタップします。

Google Chat の通知を受け取る

1. Chat アプリで、メニュー アイコン [設定] をタップします。
2. [モバイル通知] をタップして、下記のいずれかを選択します。

• すべてのメッセージ
• 新しいスレッド、フォロー中のスレッド、ダイレクト メッセージ
• フォロー中のスレッドとダイレクト メッセージ
• 名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ
• オフ

Android デバイスでドライブの通知を受け取る

1. Google ドライブ アプリを開きます。
2. 左上のメニュー アイコン [設定] をタップします。
3. [通知設定] をタップします。
4. 変更する設定を選択します。

注: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド アプリで通知設定を変更すると、Google ドライブにも適用されます。

iOS デバイスでドライブの通知を受け取る

1. Google ドライブ アプリを開きます。
2. 左上のメニュー アイコン をタップします。
3. 設定アイコン をタップします。
4. [通知] をタップします。
5. [通知は有効になっています] をオンまたはオフにします。

Android デバイスや iOS デバイスでカレンダーの通知を受け取る

ある 1 つの予定、またはすべての予定の通知設定を変更できます。モバイル デバイスでの通知設定について詳しくは、カレンダーの通知を変更またはオフにするをご覧ください。

働き方に合わせて Gmail をカスタマイズする

受信トレイのメールの表示間隔を変更する

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [表示間隔] をクリックします。
3. 必要に応じて次の操作を行います。
   • デフォルト
   • 標準
   • 最小

   注: [デフォルト] を選択すると、受信トレイで添付ファイルのプレビューを見ることができます。

4. [OK] をクリックします。

受信トレイに背景テーマを追加する

1. パソコンで Gmail を開きます。
2. 右上の設定アイコン をクリックします。
3. [クイック設定] メニューで [テーマ] に移動します。
4. [テーマ] の横にある [すべて表示] をクリックします。
5. テーマ ウィンドウでテーマを選択します。
   • デフォルトのテーマに設定する場合は [デフォルト] を選択します。
   • ダークモードに設定する場合は [ダーク] を選択します。
   • 事前にアップロードしたテーマに設定する場合は、任意のテーマを選択します。
6. 省略可: 利用可能な場合は、テーマ ウィンドウの下部でテーマを変更できます。
   • テキストの背景を変更するには、テキストの背景アイコン をクリックします。
   • 四隅を暗くするには、周辺減光アイコン をクリックします。
   • 背景のテーマをぼかすには、ぼかしアイコン をクリックします。
7. [保存] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

メールで不在時の設定をする

注: アカウントが作成されてから少なくとも 24 時間経過していないと、不在通知は使用できません。

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. [不在通知] までスクロールし、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] を選択します。
4. 不在通知をオンにした場合は、不在になる日付を入力してメッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
5. 下部の [変更を保存] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

オフライン メールを設定する

インターネットに接続していなくても、Gmail でメールの閲覧、返信、検索を行うことができます。作成したメールは、オンラインに戻ったときに送信されます。

パソコンに Chrome がダウンロード済みであることを確認します。オフライン Gmail は Chrome ブラウザでのみ使用できます（シークレット モードでは使用できません）。

1. オフライン Gmail の設定に移動します。
2. [オフライン メールを有効にする] をオンにします。
3. メールを同期する日数などの設定を選択します。
4. [変更を保存] をクリックします。

オフラインでアクセスするデバイスが複数ある場合は、それぞれでオフライン Gmail を有効にしてください。

メール テンプレートを使用する

似たような問い合わせをメールで受けるたびに同じ内容を入力するのが面倒な場合は、作成した返信文をテンプレートとして保存できます。後でそのテンプレートを開いて数回クリックするだけで、同じ内容のメールを何度でも送信できます。

テンプレートを有効にする

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. 上部にある [詳細] をクリックします。
4. [テンプレート] で [有効にする] を選択します。
5. 下部の [変更を保存] をクリックします。

テンプレートを作成または変更する

1. Gmail を開いて [作成] をクリックします。
2. [新規メッセージ] ウィンドウで、テンプレート用の文章を入力します。
3. その他アイコン [テンプレート] をクリックします。
4. 次のいずれかを行います。
   • 新しいテンプレートを作成するには、[下書きをテンプレートとして保存] [新しいテンプレートとして保存] をクリックします。
   • 以前に保存したテンプレートを変更する場合は、[下書きをテンプレートとして保存] をクリックして [テンプレートの上書き] でテンプレートを選択し、[保存] をクリックして上書きします。
5. （省略可）メールを送信するには、メッセージを作成して [送信] をクリックします。

テンプレートを挿入する

1. Gmail を開いて [作成] をクリックします。
2. その他アイコン [テンプレート] をクリックします。
3. テンプレートを挿入するには、[テンプレートの挿入] でメールに挿入する保存済みのテンプレートを選択します。
4. 残りのメッセージを作成して、[送信] をクリックします。

ヒント: Workspace Individual のサブスクリプションをご利用の場合は、ブランディング メールを作成して、一度に多くの受信者に送信することができます。詳しくは、Gmail ヘルプセンターをご覧ください。

Gmail でチャット ウィンドウを移動する

Chat パネルは、Gmail の受信トレイの右側または左側に移動できます。

1. パソコンで Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. 上にある [チャットと会議] をクリックします。
4. [チャットの位置] にある [受信トレイの左側] または [受信トレイの右側] を選択します。
5. [変更を保存] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

メールを返信する際に件名を編集する

1. 返信の種類アイコン の横にある下矢印 [件名を編集] をクリックします。
2. 新しい件名を入力します。

カレンダーのカスタマイズ

週の勤務日（およびその他の設定）をカスタマイズする

カレンダー ビューに一度に表示される日数を選択できます。カレンダーの上部で、最適な設定を選択してください。

新しいビューを選択すると、もう一度変更しない限り、そのビューがデフォルトのビューになります。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上で [日]、[週]、[月]、[年]、[スケジュール]、[4 日] のいずれかのビューを選択します。

休日、誕生日、スポーツなどの特別なカレンダーを追加する

カレンダーの予定の色を変更する

1. 予定を右クリックします。
2. 新しい色を選択します。

注: 予定の色を変更すると、予定の左側に垂直の線で元の色が表示されます。

複数のタイムゾーンにまたがる予定のスケジュールを立てる

カレンダーに世界時計を追加する

選択したタイムゾーンでの現在の時刻がカレンダーの左側に表示されます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン [設定] をクリックします。
3. [世界時計] セクションで [世界時計を表示する] をクリックします。
4. [タイムゾーンを追加] をクリックし  表示させるタイムゾーンを選択します。 

カレンダーにタイムゾーンを追加する

カレンダーでタイムゾーンを列として表示することで、複数のタイムゾーンにまたがる予定を組みやすくなります。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン [設定] をクリックします。
3. [タイムゾーン] セクションで [セカンダリ タイムゾーンを表示する] をオンにします。
4. [セカンダリ タイムゾーン ] をクリック タイムゾーンを選択します。

すべてのカレンダーのタイムゾーンを変更する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン [設定] をクリックします。
3. [タイムゾーン] セクションで [メインのタイムゾーン ] をクリック タイムゾーンを選択します。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

カレンダーで予定の通知をカスタマイズする

すべてのカレンダーに対して設定する

1. カレンダーを開き、設定アイコン 設定] をクリックします。
2. 左側の [全般] セクションで、[通知設定] をクリックします。
3. [通知] をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • オフ
   • デスクトップ通知
   • アラート
4. （省略可）通知が届いたときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
5. （省略可）通知を管理するには、左側のカレンダー [その他の通知] をクリックします。
6. 各項目の隣にある下矢印 をクリックし、[なし] または [メール] を選択します。

1 つのカレンダーの設定をカスタマイズする

自分がオーナーになっているカレンダーごとに通知設定を変更できます。

1. Google カレンダーを開きます。
2. 右上の設定アイコン   [設定] をクリックします。
3. 左側の [マイカレンダーの設定] セクションで、設定を変更するカレンダー [カレンダーの設定] をクリックします。
4. [予定の通知] と [終日の予定の通知] セクションで次の設定を行います。 
   • 通知を編集する: 通知とメールのどちらで通知を受けるのかを選択します。事前にアラートを受ける頻度も設定できます。
   • 別の通知方法を追加する: [通知を追加] をクリックします。
   • 通知を削除する: 通知を削除するアイコン をクリックします。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

次のステップ

第 2 週: チームとの効果的なコミュニケーション

               

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