通知

要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

第一周及以后

第 1 周:设置移动设备并自定义 Gmail 和 Google 日历

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屏幕上显示了自定义应用的各类设备第 1 周,请继续优化新的工作环境

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在移动设备上添加 Google Workspace

复选框移动设备概览

借助移动设备上的 Google Workspace 应用,您可以随时随地通过手机、笔记本电脑或平板电脑安全地开展工作。

在开始核对清单之前,请确保您的手机电量充足且操作系统 (OS) 为最新版本。

复选框将您的 Google Workspace 账号添加到手机上

请参阅移动设备培训和帮助,了解如何开始使用。

复选框创建 PIN 码
您可以设置屏幕锁定,进而为 Android 手机或平板电脑提供安全保护。每次打开设备或唤醒屏幕时,系统都会要求您解锁设备(常用方法是使用 PIN 码、解锁图案或密码)。

了解详情

复选框下载 Google Workspace 应用

Gmail:电子邮件彰显专业形象

示例:
不在办公桌旁,也可以查看和发送电子邮件。

Google Play Android 版 Gmail

iOS App Store iOS 版 Gmail

浏览器中的 Meet 网页版 Gmail (mail.google.com)

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Google 日历:专为团队设计的在线日历

示例:
开会要迟到了?使用日历重新安排时间,或让其他人知道您正在路上。

Google Play Android 版 Google 日历

iOS App Store iOS 版 Google 日历

浏览器中的 Meet 网页版 Google 日历 (calendar.google.com)

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Cloud Search:在各项 Google 产品中搜索公司内容

示例:
查找同事的联系信息。

Google Play Android 版 Cloud Search 

iOS App Store iOS 版 Cloud Search

浏览器中的 Meet 网页版 Cloud Search (cloudsearch.google.com)

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Google 通讯录:在线地址簿

示例:
向常用联系人群组快速发送消息或日历邀请,无需逐一输入地址。

Google Play Android 版 Google 通讯录

浏览器中的 Meet 网页版 Gmail (mail.google.com)

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Google Chat:直接与同事聊天或与您的整个团队沟通

示例:
创建聊天室,与团队成员沟通,集思广益。

Google Play Android 版 Google Chat

iOS App Store iOS 版 Google Chat

浏览器中的 Meet 网页版 Google Chat (chat.google.com)

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 Google Meet:与单位内外的人员一起召开视频会议

示例:
点击可分享的网址,快速加入会议。

Google Play Android 版 Google Meet 

iOS App Store iOS 版 Google Meet

浏览器中的 Meet 网页版 Google Meet (meet.google.com)

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 云端硬盘:在线文件存储空间

示例:
外出拜访客户时需要 PDF 或视频吗?只需将文件存储到云端硬盘,即可随时在移动设备上轻松调用。

Google Play Android 版云端硬盘

iOS App Store iOS 版云端硬盘

浏览器中的 Meet 网页版云端硬盘 (drive.google.com)

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 Google 文档:在浏览器中创建和协同处理文档

示例:
轻松跟踪下次会议的谈话要点,随时随地进行记录,还可通过语音输入备注和提醒。

Google Play Android 版 Google 文档

iOS App Store iOS 版 Google 文档

浏览器中的 Meet 网页版 Google 文档 (docs.google.com)

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 Google 表单:在浏览器中创建和分析调查问卷及测验

示例:
管理活动报名、创建测验、分析回复等等。

浏览器中的 Meet 网页版 Google 表单 (forms.google.com)

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 网上论坛:管理和参与在线讨论

示例:
创建邮寄名单和论坛,只需一个地址就可与团队成员分享文件,还有更多其他功能。

浏览器中的 Meet 网页版 Google 网上论坛 (groups.google.com)

 
灰色长条

 Google 表格:在浏览器中创建和协同处理电子表格

示例:
与投资方开会之前,截止日期或重要资源恰好发生变化了吗?您可以随时随地更新您的共享项目方案。

Google Play Android 版 Google 表格

iOS App Store iOS 版 Google 表格

浏览器中的 Meet 网页版 Google 表格 (sheets.google.com)

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 协作平台:创建富有影响力的网站和进行协作

示例:
无需任何 IT 人员的帮助,就能创建公开网站、内部项目中心和更多内容。

浏览器中的 Meet 网页版 Google 协作平台 (sites.google.com)

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 Google 幻灯片:在浏览器中创建和协同处理演示文稿

示例:
即使计算机不在身边,也可以临时更改项目演示文稿。

Google Play Android 版 Google 幻灯片

iOS App Store iOS 版 Google 幻灯片

浏览器中的 Meet 网页版 Google 幻灯片 (slides.google.com)

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 Voice:获取用来打电话、发短信、发送语音信息的电话号码 - 只需一个应用即可搞定这一切,还可在各个设备上同步内容

示例:
使用免费电话号码发送短信、拨打电话以及查看语音信息,只需一个应用即可管理和整理所有对话。

Google Play Android 版 Google Voice

iOS App Store iOS 版 Google Voice

浏览器中的 Meet 网页版 Voice (voice.google.com)

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了解详情

复选框为您的 Google Workspace 应用设置移动设备通知

通过 Android 设备接收 Gmail 通知

  1. 打开 Gmail 应用。
  2. 点按顶部的“菜单”图标 接着点击 设置
  3. 选择您的帐号并滚动到通知
  4. 点按收件箱通知,然后选择您的通知设置。
  5. (可选)要更改收件箱中某些标签的通知设置,请执行以下操作:
    1. 点按管理标签 接着点击 点按相应标签,例如重要邮件
    2. 依次点按同步邮件 接着点击 过去 30 天全部。如果您不同步邮件,则无法为该标签启用通知。
    3. 选择该标签的通知设置。
    4. 为其他标签重复上述操作以更改其通知设置。

注意:Android 设备的通知设置与 Gmail 应用的通知设置不同。

通过 iOS 设备接收 Gmail 通知

  1. 打开 Gmail 应用。
  2. 点按顶部的“菜单”图标 接着点击 设置
  3. 点按您的帐号。
  4. 通知部分,点按所有新电子邮件
  5. 您在设备上看到通知时,向左滑动即可进行“回复”或“归档”。

接收 Google Chat 通知:

  1. 在 Chat 应用中,依次点按“菜单”图标 接着点击设置
  2. 点按移动设备上的通知,然后选择一个选项:
  • 所有消息
  • 新话题、我关注的话题和私信
  • 我关注的话题和私信
  • 仅限用“@”提及我的消息和私信
  • 已关闭

通过 Android 设备接收云端硬盘通知

  1. 打开 Google 云端硬盘应用。
  2. 点按左上方的“菜单”图标 接着点击 设置
  3. 点按通知设置
  4. 选择要更改的设置。

注意:如果您在 Google 文档、表格或幻灯片应用中更改这些设置,则 Google 云端硬盘中的这些设置也会相应更改。

通过 iOS 设备接收云端硬盘通知

  1. 打开 Google 云端硬盘应用。
  2. 点按左上角的“菜单”图标
  3. 点按“设置”图标
  4. 点按通知
  5. 开启或关闭通知已启用

通过 Android 和 iOS 设备接收日历通知

您可以更改单个活动或所有活动的通知设置。要详细了解如何在移动设备上设置通知,请参阅更改或关闭日历通知

根据工作方式自定义 Gmail

复选框更改收件箱中电子邮件的密度
  1. 打开 Gmail
  2. 请点击右上角的“设置”图标 接着点按 显示密度
  3. 选择相应选项:
    • 默认
    • 标准
    • 紧凑
  4. 点击确定

注意:如果您选择“默认”,则会在收件箱中看到附件预览。

复选框为收件箱添加主题背景
  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击右上方的“设置”图标
  3. 点击“主题背景”旁边的查看全部
  4. 在主题窗口中,选择一个主题。 
    • 如要选择默认主题,请选择默认
    • 如要选择深色主题,请选择深色
    • 如要选择预先上传的主题背景,请选择任何主题背景。
  5. 可选:如果可以,请在主题窗口底部更改主题。 
    • 如要更改文本背景,请点击“文本背景”图标 Text Background
    • 如要将角落调暗,请点击“晕影”图标 Vignette
    • 如要对背景主题进行模糊处理,请点击“模糊”图标 Blur
  6. 点击保存

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框设置电子邮件的“不在办公室”设置

注意:要使用外出回复,您的帐号必须至少已使用 24 小时。

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 向下滚动到外出回复,然后选择启用外出回复停用外出回复
  4. 如果您启用了外出回复,请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后,选择向谁发送回复。
  5. 点击底部的保存更改

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框设置离线邮件

在未连接互联网时阅读、回复及搜索您的 Gmail 邮件。系统会在重新连接互联网后发送这些邮件。

请确保您的计算机上已下载 Chrome。您只能在 Chrome 浏览器窗口中使用 Gmail 离线版,且 Gmail 离线版不支持无痕模式。

  1. 转到 Gmail 离线设置
  2. 选中“启用离线邮件功能”。
  3. 选择您的设置,例如您想要同步过去多少天内的邮件。
  4. 点击保存更改

请在您想要离线访问的每台设备上启用 Gmail 离线版。

复选框使用电子邮件模板

如果每次有人发送电子邮件询问相同的问题,您都要回复相同的内容,这是不是让人感到厌烦?您只需撰写一次回复,并将该电子邮件保存为模板。之后,点击几下即可打开该模板并再次发送。

启用模板

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 点击顶部的高级
  4. 模板部分,选择启用
  5. 点击底部的保存更改

创建或更改模板

  1. 打开 Gmail 并点击“写邮件”。
  2. 写邮件窗口中,输入模板文本内容。
  3. 点击“更多选项”图标 接着点击 模板
  4. 根据需要执行相应操作:
    • 要创建新模板,请点击将草稿保存为模板 接着点击 另存为新模板
    • 要更改之前保存的模板,请点击将草稿保存为模板,然后在覆盖模板下选择一个模板并点击保存即可将其覆盖。
  5. (可选)要发送电子邮件,请撰写邮件并点击发送

插入模板

  1. 打开 Gmail 并点击“写邮件”。
  2. 点击“更多选项”图标 接着点击 模板
  3. 要插入模板,请在插入模板下方选择一个已保存的模板,以将其插入到电子邮件中。
  4. 撰写邮件的其余内容,然后点击发送
提示:如果您是 Workspace 个人版订阅者,则可以创建带有品牌特色的电子邮件,然后将其同时发送给多个收件人。请访问 Gmail 帮助中心,了解详情
复选框在 Gmail 中移动聊天窗口

您可以将“聊天”面板移到收件箱的右侧或左侧。

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击右上方的“设置”图标 接着点按 查看所有设置
  3. 点击顶部的聊天和会议
  4. 在“聊天工具的位置”旁边,选择在收件箱左侧在收件箱右侧
  5. 点击保存更改

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框在电子邮件回复中修改主题
  1. 在“回复类型”图标  旁边,点击向下箭头 下拉箭头 接着点击 修改主题
  2. 输入新主题。

自定义您的日历

复选框自定义您的工作周(和其他设置)

您可以选择要在日历视图中查看多少天的内容。请在日历顶部选择最适合您的选项。

当您选择新视图后,系统会将其作为默认视图,直至您更改视图。
  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 在右上方选择视图:日程或 4 天
复选框添加特殊日历,例如节假日、生日和运动的日历
复选框更改日历活动的颜色
  1. 右键点击相应活动。
  2. 选择一种新颜色。

注意:如果您更改了活动的颜色,系统会在该活动的左侧通过竖线显示原始颜色。

从多种颜色中选择

复选框跨时区安排活动

向日历添加世界时钟

在日历的左侧显示所选时区的当前时间:

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在“世界时钟”中,点击显示世界时钟
  4. 点击添加时区 接着点按 选择您要查看的时区。

向日历添加时区

在日历中将时区显示为列,以便跨时区安排活动。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在“时区”部分,点击显示次要时区
  4. 点击“次要时区”旁边的 向下箭头 接着点按 选择您的时区。

更改所有日历的时区

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在“时区”部分,点击“主要时区”旁边的 向下箭头 接着点按 选择您的时区。

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

复选框在 Google 日历中自定义活动通知

为您的所有日历设定偏好设置

  1. 在 Google 日历中,点击“设置”图标  接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击活动设置。
  3. 点击通知,然后选择一个选项:
    • 关闭
    • 桌面通知
    • 提醒
  4. (可选)要为收到的通知设置提示音,请勾选播放通知提示音复选框。
  5. (可选)要管理您的通知,请在左侧点击您的日历 接着点击 一般通知
  6. 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标 ,然后选择电子邮件

自定义单个日历的偏好设置

您可以为拥有的特定日历更改通知偏好设置。

  1. 打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 设置 接着点按 设置
  3. 在左侧“我的日历设置”下方,点击要更改的日历 接着点按 日历设置
  4. 在“活动通知”和“全天活动通知”下方: 
    • 要修改通知:选择接收通知还是电子邮件。您可以更改提前接收提醒的频率。
    • 要添加其他类型的通知:点击添加通知
    • 要移除通知点击“移除通知”图标 移除

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

后续步骤


               

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