第 1 週:設定行動裝置並自訂 Gmail 和 Google 日曆

想在公司或學校充分運用 Google 應用程式嗎?申請免費試用 Google Workspace
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顯示自訂應用程式的各種裝置歡迎使用 Google Workspace。在剛開始使用的第一週,您必須完成下列工作。

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顯示所有操作說明 | 隱藏所有操作說明

1. 在行動裝置上新增 Google Workspace
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核取方塊行動裝置總覽

只要在行動裝置上安裝 Google Workspace 應用程式,您就能隨時隨地自由選用手機、筆電或平板電腦安全處理工作事務。

在開始核對這份檢查清單之前,請確認您的手機已充電完畢,而且作業系統 (OS) 是最新版本。

核取方塊在手機上新增 Google Workspace 帳戶 核取方塊建立 PIN 碼
設定螢幕鎖定功能有助於保護 Android 手機或平板電腦的資料安全。每當您開啟裝置或喚醒螢幕時,系統都會要求您為裝置解鎖,常見的解鎖方式包括 PIN 碼、圖案以及密碼。

瞭解詳情

核取方塊下載 Google Workspace 應用程式

Gmail

Gmail:傳送工作專用電子郵件

範例: 
即使您不在辦公桌前,也能讀取及傳送電子郵件。

Google Play Gmail Android 版

iOS App Store Gmail iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Gmail 網頁版 (mail.google.com) 灰色橫條

日曆

Google 日曆:專為團隊設計的線上日曆

範例:
開會快遲到了嗎?您可以使用日曆重新安排會議時間,或是通知其他人您正在前往開會的路上。

Google Play Google 日曆 Android 版

iOS App Store Google 日曆 iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google 日曆網頁版 (calendar.google.com)

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Cloud Search

Cloud Search:搜尋各項 Google 產品中的公司內容

範例:
尋找同事的聯絡資訊。

Google Play Cloud Search Android 版

iOS App Store Cloud Search iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Cloud Search 網頁版 (cloudsearch.google.com)

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聯絡人

Google 聯絡人:線上通訊錄

範例:
不必逐一輸入常用聯絡人的電子郵件,只要使用聯絡人群組就能快速將郵件或日曆邀請傳送給他們。

Google Play Google 聯絡人 Android 版

透過瀏覽器使用 Meet Gmail 網頁版 (mail.google.com)

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Chat

Google Chat:直接與同事交談,或一次與整個團隊交流

範例:
建立聊天室,與團隊集思廣益尋找靈感。

Google Play Google Chat Android 版

iOS App Store Google Chat iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google Chat 網頁版 (chat.google.com)

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" "

Google Meet:與機構內外的使用者進行視訊會議

範例:
只要按一下共用網址,即可快速加入會議。

Google Play Google Meet Android 版

iOS App Store Google Meet iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google Meet 網頁版 (meet.google.com)

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雲端硬碟

雲端硬碟:線上檔案儲存空間

範例:
外出拜訪客戶時需要用到 PDF 或影片嗎?只要將檔案儲存在雲端硬碟,就可以隨時透過行動裝置輕鬆取得檔案。

Google Play 雲端硬碟 Android 版

iOS App Store 雲端硬碟 iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet 雲端硬碟網頁版 (drive.google.com)

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文件

Google 文件:透過瀏覽器建立文件並進行協作

範例:
隨時掌握下一場會議的談話重點,不僅可在途中摘錄重要資訊,還能透過語音輸入筆記和提醒內容!

Google Play Google 文件 Android 版

iOS App Store Google 文件 iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google 文件網頁版 (docs.google.com)

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表單

Google 表單:透過瀏覽器製作及分析問卷調查和測驗

範例:
管理活動報名資料、製作測驗及分析回應等豐富功能。

透過瀏覽器使用 Meet Google 表單網頁版 (forms.google.com)

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Google+

Currents:專為企業設計的線上社群

範例:
為專案團隊或興趣相投的同事建立社群。

Google Play Currents Android 版

iOS App Store Currents iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Currents 網頁版 (currents.google.com)

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網路論壇

Google 網路論壇:管理及參與線上討論

範例:
建立郵寄清單和論壇、使用單一電子郵件地址與團隊成員共用檔案等豐富功能。

透過瀏覽器使用 Meet Google 網路論壇網頁版 (groups.google.com)

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Keep

Google Keep:建立記事和清單,並與他人共用及進行協作

範例:
建立待辦事項清單及設定提醒,避免錯過任何活動。

Google Play Google Keep Android 版

iOS App Store Google Keep iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google Keep 網頁版 (keep.google.com)

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試算表

Google 試算表:透過瀏覽器建立試算表並進行協作

範例:
在與投資人開會之前,重要事項的期限或資源出現異動嗎?您可以隨時隨地更新與他人共用的專案計畫。

Google Play Google 試算表 Android 版

iOS App Store Google 試算表 iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google 試算表網頁版 (sheets.google.com)

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協作平台

Google 協作平台:建立實用的網站並進行協作

範例:
無需任何 IT 人員協助,就能輕鬆打造公開網站、內部專案中心和更多內容。

透過瀏覽器使用 Meet Google 協作平台網頁版 (sites.google.com)

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簡報

Google 簡報:透過瀏覽器建立簡報並進行協作

範例:
即使身邊沒有電腦,也可以臨時變更專案簡報的內容。

Google Play Google 簡報 Android 版

iOS App Store Google 簡報 iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google 簡報網頁版 (slides.google.com)

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Voice

Google Voice:透過單一應用程式撥打電話、傳送簡訊及檢查語音信箱,並在所有裝置中保持同步

範例:
利用免費取得的號碼傳送簡訊、撥打電話及檢查語音信箱,並透過單一應用程式管理及整理您的對話內容。

Google Play Google Voice Android 版

iOS App Store Google Voice iOS 版

透過瀏覽器使用 Meet Google Voice 網頁版 (voice.google.com)

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瞭解詳情

核取方塊設定 Google Workspace 應用程式的行動裝置通知

在 Android 裝置上接收 Gmail 通知:

  1. 開啟 Gmail 應用程式。
  2. 依序輕觸頂端的「選單」圖示 "" 接下來「設定」圖示 ""
  3. 選取您的帳戶並勾選 [通知] 方塊。
  4. 輕觸 [收件匣通知],然後選取通知設定。
  5. (選用) 如要變更收件匣中特定標籤的通知設定,請依照以下步驟操作:
    1. 輕觸 [管理標籤],然後輕觸標籤。
    2. 依序輕觸 [同步處理郵件] 接下來 [最近 30 天] 或 [全部]。如果沒有同步處理郵件,就無法為該標籤開啟通知功能。
    3. 選擇該標籤的通知設定。
    4. 針對您想收到通知的其他任何標籤重複相同步驟。

注意:Android 裝置會有其他不同於 Gmail 應用程式的通知設定。

在 iOS 裝置上接收 Gmail 通知:

  1. 開啟 Gmail 應用程式。
  2. 依序輕觸頂端的「選單」圖示 "" 接下來 [設定]
  3. 輕觸您的帳戶。
  4. 輕觸「通知」部分中的 [所有新郵件]
  5. 在裝置上看見通知時,只要向左滑動即可回覆或封存郵件。

接收 Google Chat 通知:

  1. 在 Chat 應用程式中,輕觸「選單」圖示 選單 接下來[設定]
  2. 輕觸 [行動裝置通知],然後選擇以下其中一個選項:
  • 所有訊息
  • 新討論串、我正在追蹤的討論串和即時訊息
  • 我正在追蹤的討論串和即時訊息
  • 僅限使用 @ 號提及你和傳送給你的即時訊息
  • 關閉

在 Android 裝置上接收雲端硬碟通知:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟應用程式。
  2. 依序輕觸左上角的「選單」圖示 選單 下一步 [設定]。
  3. 輕觸 [通知設定]。
  4. 選擇您要變更的設定。

注意:如果您在 Google 文件、試算表或簡報應用程式中變更這些設定,Google 雲端硬碟也會反映這些變更。

在 iOS 裝置上接收雲端硬碟通知:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟應用程式。
  2. 輕觸左上角的「選單」圖示 選單
  3. 輕觸 [設定 設定]。
  4. 輕觸 [通知]
  5. 開啟或關閉 [已啟用通知]

在 Android 和 iOS 裝置上接收日曆通知:

您可以變更單一或所有活動的通知設定。如要進一步瞭解如何在行動裝置上設定通知功能,請參閱變更或關閉日曆通知功能

2. 自訂 Gmail
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核取方塊變更收件匣中的電子郵件密度
  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 設定 然後 [顯示密度]
  3. 選擇下列其中一個選項:
    • 預設
    • 標準
    • 密集
  4. 點選 [確定]

注意:如果選擇 [預設],則您會在收件匣中看到附件的預覽畫面。

瞭解詳情

核取方塊為收件匣新增主題
  1. 開啟 Gmail
  2. 按一下右上方的「設定」圖示 ""
  3. 捲動至「主題」部分,並選取所需主題。
  4. (選用) 如要變更主題,請按一下 [查看全部] 並選擇所需主題。
  5. (選用) 如要新增背景圖片做為主題,請依序點選 [我的相片] 接下來 您要使用的圖片 接下來 [儲存]

瞭解詳情

核取方塊調整電子郵件的「不在辦公室」設定

注意:建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 向下捲動至「休假回覆」,然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]
  4. 如果您已開啟休假回覆,請輸入您不在的日期並新增訊息,然後選取會收到回覆的對象。
  5. 按一下底部的 [儲存變更]。

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核取方塊自訂電子郵件傳送方式

在傳送電子郵件後自動封存郵件:

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 捲動至「傳送並封存」部分,然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]
  4. 按一下 [儲存變更]。
  5. 開啟您要回覆的郵件,然後按一下 [回覆]
  6. 撰寫郵件內容,然後按一下 [傳送 + 封存]。

排定電子郵件傳送時間:

注意:您最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。

  1. Gmail 中按一下 [撰寫],然後輸入您的訊息。
  2. 按一下 [傳送] 旁邊的向下箭頭 下拉式箭頭 下一步 [排定傳送時間]。
  3. 選取預設時間或其他日期和時間。
核取方塊(選用) 開啟離線郵件服務

即使您並未連上網路,還是可以閱讀、回覆及搜尋 Gmail 郵件。系統會在您恢復連線後自動寄出郵件。

  1. 依序按一下「設定」圖示 "" 接下來 [設定]
  2. 在「離線設定」分頁中,勾選 [啟用離線郵件服務] 方塊
  3. (選用) 如要選擇離線儲存電子郵件的天數,請在「同步處理設定」旁邊選擇天數。您也可以選擇是否要下載附件。
  4. 選擇要保留還是從裝置中移除離線資料。
  5. 按一下底部的 [儲存變更]。

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核取方塊建立多個簽名和內含罐頭回應的電子郵件範本

如果每次有人透過電子郵件提出同一個常見問題,您就必須一一回覆相同的內容,這樣是不是很累人呢?您只要撰寫一次回覆,並將郵件內文儲存為範本,以後就可以按幾下滑鼠開啟範本,輕鬆傳送相同內容的郵件。

  1. Gmail 中,按一下 [撰寫]
  2. 在「新郵件」視窗中輸入您的簽名,並調整格式。
  3. 依序點選「更多」圖示 "" 接下來 [罐頭回應] 接下來 [將草稿儲存為範本] 接下來 [另存為新範本]
  4. 輸入罐頭回應簽名的名稱,然後按一下 [儲存]
  5. 您可以繼續撰寫並傳送郵件,或是直接關閉「撰寫」視窗,等到需要時再使用簽名檔

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核取方塊添加星號和重要郵件標記來註明重要電子郵件

為重要電子郵件加上星號:

只要前往 Gmail,在收件匣或會話群組中的電子郵件旁邊點選「星號」圖示 Star 即可標記。如要查看所有已加星號的電子郵件,請按一下左方側欄中的 [已加星號]

添加不同顏色的星號:

  1. 依序按一下「設定」圖示 "" 接下來 [設定]
  2. 向下捲動至「星號」部分。
  3. 在「使用」及「不使用」之間拖曳星號。
  4. 按一下 [儲存變更]。

使用重要郵件標記:

在收件匣中的電子郵件旁邊按一下「重要」圖示 重要,即可標記重要郵件。

如要查看所有重要電子郵件,請按一下左方側欄中的「重要」圖示 重要

瞭解詳情

核取方塊移動 Gmail 中的即時通訊視窗
  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 按一下 [即時通訊]
  4. 在「位置」部分中,選取 [收件匣右側]
  5. 按一下 [儲存變更]。

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核取方塊為 Gmail 指定預設郵件用戶端
  1. 開啟 Chrome 瀏覽器,然後依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [設定]
  2. 前往「隱私權和安全性」部分。
  3. 按一下「網站設定」旁邊的向右箭頭 ""
  4. 向下捲動至「其他權限」,然後按一下「展開」圖示 ""
  5. 按一下「處理常式」旁邊的向右箭頭 ""
  6. 確認畫面頂端的 [允許網站要求成為通訊協定的預設處理常式 (建議)] 已設為開啟

    注意:請向下捲動至「已封鎖」部分,確認 mail.google.com 不在這份清單中。

  7. 在 Chrome 瀏覽器的網址列中輸入 mail.google.com。
  8. 按一下「服務處理常式」圖示 服務處理常式
  9. 依序按一下 [允許] 接下來 [完成]

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核取方塊編輯電子郵件回覆中的主旨
  1. 依序點選「回覆類型」圖示 回覆 旁邊的向下箭頭 下拉式箭頭 下一步 [編輯主旨]
  2. 輸入新的郵件主旨。

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3. 自訂 Google 日曆
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核取方塊自訂日曆檢視畫面
  1. 在右上方的日曆檢視模式方塊中,按一下向下箭頭 向下箭頭,然後選擇下列其中一個選項:
    • 選擇以天、週、月或年的方式檢視日曆
    • 檢視您的時間表
    • 隱藏或顯示週末
    • 隱藏或顯示已拒絕的活動
  2. 如要在「天」檢視畫面中並排查看日曆,請選取 [天] 檢視畫面,然後勾選您想要查看的日曆旁邊的方塊。
  3. 如要查看隔天或前一天的日曆,請按一下「今天」旁邊的「隔天」圖示 「繼續」箭頭 或「前一天」圖示 返回箭頭

瞭解詳情

核取方塊新增您感興趣的日曆,例如假日、生日和運動賽事
  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在左側的「我的日曆」上方,依序按一下「新增」圖示 新增 然後 [瀏覽感興趣的日曆]。
  3. 找出假日日曆,然後勾選或取消勾選日曆旁邊的核取方塊即可移除日曆。

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核取方塊為日曆活動加上顏色
  1. 在活動上按一下右鍵。
  2. 選取新的顏色。

注意:如果您變更了活動的顏色,活動方塊左側會顯示原始顏色的垂直線。

瞭解詳情

核取方塊安排各個時區的活動

在日曆中加入世界時鐘:

  1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 捲動至「世界時鐘」部分,然後勾選 [顯示世界時鐘] 方塊
  3. 點選 [新增時區] 即可顯示您目前所在的時區。
  4. 再次點選 [新增時區] 則可新增更多時區。

在日曆中加入時區:

  1. 依序按一下頂端的「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 按一下左側的 [時區],然後勾選 [顯示次要時區] 方塊 。(主要時區是指您居住的地點)。
  3. 按一下 [次要時區] 欄位,然後選取另一個時區。
  4. (選用) 為了方便識別時區,您可以加上標籤,例如「歐洲」

瞭解詳情

核取方塊調整日曆的「不在辦公室」設定
  1. 在日曆方格中按一下您休假開始的第一天。
  2. 按一下 [不在辦公室] 並選取時間範圍。
  3. (選用) 如要說明您不在辦公室的原因,請在「拒絕訊息」部分輸入訊息內容。
  4. 在「顯示設定」部分選擇下列其中一個選項:
    • 公開
    • 預設顯示設定
    • 不公開
  5. 按一下 [儲存]。系統將自動拒絕在這段期間召開的新會議和現有會議。

瞭解詳情

核取方塊自訂日曆通知

管理活動通知:

  1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
  3. 按一下 [通知] 並選取其中一個選項:
    • 關閉
    • 桌面通知
    • 快訊
  4. (選用) 如要設定收到通知時的音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
  5. (選用) 如要管理您的通知,請在左側依序按一下您的日曆 接下來 [一般通知]
  6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 向下箭頭,然後選取 [無]或 [電子郵件]

設定活動專屬通知:

  1. 請前往「通知」部分,然後選取 [電子郵件] 或 [通知]。
  2. 選取傳送通知的時間。
  3. (選用) 如要新增其他通知,請按一下 [新增通知],然後重複執行步驟 1 到 2。

瞭解詳情

後續步驟

想要快速透過 Google Workspace 提高工作生產力嗎?請參閱第 2 週的檢查清單

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