Semana 1: configurar dispositivos móveis e personalizar o Gmail e o Agenda

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Diversos dispositivos que exibem apps personalizadosEste é o Google Workspace.Na primeira semana de uso do produto, conclua as tarefas abaixo.

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Mostrar todas as instruções | Ocultar todas as instruções

1. Adicionar o Google Workspace aos seus dispositivos móveis
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Caixa de seleçãoVisão geral para dispositivos móveis

Com os apps do Google Workspace, você pode trabalhar de forma segura em qualquer lugar usando um smartphone, laptop ou tablet.

Antes de usar esta lista de verificação, confirme que o smartphone está carregado e o sistema operacional está atualizado.

Caixa de seleçãoAdicionar a conta do Google Workspace ao seu smartphone

Para dar os primeiros passos, consulte Treinamento e ajuda sobre dispositivos móveis.

Caixa de seleçãoCriar um PIN
Proteja ainda mais seu smartphone ou tablet Android configurando um bloqueio de tela. Toda vez que você ligar o dispositivo ou ativar a tela, precisará desbloqueá-lo, geralmente com um PIN, padrão ou senha.

Saiba mais

Caixa de seleçãoFazer o download dos apps do Google Workspace

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Gmail: envie e-mails profissionais

Exemplo: 
Leia e envie e-mails quando estiver fora do escritório.

Google Play Gmail para Android

App Store do iOS Gmail para iOS

Hangouts Meet no navegador Gmail no navegador da Web (mail.google.com) barra cinza

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Agenda: use agendas on-line criadas para equipes. 

Exemplo: 
Você se atrasou para uma reunião? Use o Agenda para remarcá-la ou avise a todos que você está a caminho.

Google Play Agenda para Android 

App Store do iOS Agenda para iOS

Hangouts Meet no navegador Agenda no navegador da Web (calendar.google.com)

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Cloud Search

Cloud Search: pesquise o conteúdo da empresa nos seus produtos do Google. 

Exemplo: 
Encontre os dados de contato dos colegas.

Google Play Cloud Search para Android 

App Store do iOS Cloud Search para iOS

Hangouts Meet no navegador Cloud Search no navegador da Web (cloudsearch.google.com)

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Contatos

Contatos: tenha um catálogo de endereços on-line. 

Exemplo: 
Envie rapidamente mensagens ou convites da agenda para grupos de pessoas com quem você entra em contato frequentemente sem digitar o endereço de cada uma delas.

Google Play Contatos para Android

Hangouts Meet no navegador Gmail no navegador da Web (mail.google.com)

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Chat

Google Chat: converse diretamente com um colega de trabalho ou comunique-se com toda a equipe de uma só vez.

Exemplo: 
Crie uma sala para trocar ideias com sua equipe.

Google Play Google Chat para Android 

App Store do iOS Google Chat para iOS

Hangouts Meet no navegador Google Chat no navegador da Web (chat.google.com)

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Google Meet: faça videochamadas com pessoas dentro ou fora da sua organização. 

Exemplo: 
Participe rapidamente de uma reunião clicando no URL compartilhável.

Google Play Google Meet para Android 

App Store do iOS Google Meet para iOS

Hangouts Meet no navegador Google Meet no navegador da Web (meet.google.com)

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Google Drive: armazene arquivos on-line.  

Exemplo: 
Você está visitando um cliente e precisa de um PDF ou vídeo? Depois de armazenar um arquivo no Drive, você pode acessá-lo facilmente a qualquer momento em um dispositivo móvel.

Google Play Drive para Android 

App Store do iOS Drive para iOS

Hangouts Meet no navegador Drive no navegador da Web (drive.google.com)

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Documentos: crie e colabore em documentos no navegador. 

Exemplo: 
Nunca se esqueça dos principais pontos de discussão da próxima reunião. Faça anotações pelo caminho. Se preferir, diga suas notas e lembretes.

Google Play Documentos para Android 

App Store do iOS Documentos para iOS

Hangouts Meet no navegador Documentos no navegador da Web (docs.google.com)

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Formulários

Formulários: crie e analise pesquisas e testes no navegador.

Exemplo: 
Gerencie inscrições em eventos, crie testes, analise respostas e muito mais.

Hangouts Meet no navegador Formulários no navegador da Web (forms.google.com)

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Google+

Currents: comunidades on-line criadas para empresas. 

Exemplo: 
Crie comunidades para suas equipes de projeto ou colegas com interesses comuns.

Google Play Currents para Android 

App Store do iOS Currents para iOS

Hangouts Meet no navegador Currents no navegador da Web (currents.google.com)

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Grupos: gerencie e participe de discussões on-line.

Exemplo: 
Crie listas de e-mails e fóruns, compartilhe arquivos com membros da equipe usando um único endereço e muito mais.

Hangouts Meet no navegador Grupos no navegador da Web (groups.google.com)

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Keep

Keep: crie, compartilhe e colabore em notas e listas.  

Exemplo: 
Crie listas de tarefas e configure lembretes para não se esquecer de nada.

Google Play Keep para Android 

App Store do iOS Keep para iOS

Hangouts Meet no navegador Keep no navegador da Web (keep.google.com)

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Planilhas: crie e colabore em planilhas no navegador.  

Exemplo: 
Um prazo ou recurso importante foi alterado antes de uma reunião com investidores? Atualize seu plano de projeto compartilhado a caminho da reunião.

Google Play Planilhas para Android 

App Store do iOS Planilhas para iOS

Hangouts Meet no navegador Planilhas no navegador da Web (sheets.google.com)

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Sites

Sites: crie e colabore em sites impactantes.

Exemplo: 
Crie sites públicos, sites internos para projetos e muito mais sem a ajuda da equipe de TI.

Hangouts Meet no navegador Sites no navegador da Web (sites.google.com)

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Apresentações

Apresentações: crie e colabore em apresentações no navegador. 

Exemplo: 
Faça alterações de última hora na apresentação de um projeto sem usar o computador.

Google Play Apresentações para Android 

App Store do iOS Apresentações para iOS

Hangouts Meet no navegador Apresentações no navegador da Web (slides.google.com)

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Voice: tenha um número de telefone para fazer chamadas, enviar mensagens de texto e enviar correios de voz em um app que é sincronizado em todos os seus dispositivos.

Exemplo: 
Use um número gratuito para enviar mensagens de texto, fazer chamadas, verificar o correio de voz e gerenciar e organizar todas as suas conversas em um único app.

Google Play Google Voice para Android 

App Store do iOS Google Voice para iOS

Hangouts Meet no navegador Voice no navegador da Web (voice.google.com)

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Saiba mais

Caixa de seleçãoConfigurar as notificações dos apps do Google Workspace para dispositivos móveis

Receber notificações do Gmail no seu dispositivo Android:

  1. Abra o app Gmail.
  2. Na parte superior, toque em Menu "" e depois Configurações "".
  3. Selecione sua conta e marque a caixa Notificações.
  4. Toque em Som e vibração da Caixa de entrada e selecione suas configurações de notificação.
  5. (Opcional) Para alterar as configurações de notificação de determinados marcadores na sua Caixa de entrada:
    1. Toque em Gerenciar marcadores e em um marcador.
    2. Toque em Sincronizar mensagens e depois Últimos 30 dias ou Todas. Se você não sincronizar as mensagens, não será possível ativar as notificações do marcador.
    3. Escolha as configurações de notificação do marcador.
    4. Repita as etapas nos outros marcadores dos quais você quer receber notificações.

Observação: seu dispositivo Android tem outras configurações de notificação que são separadas do app Gmail.

Receber notificações do Gmail no seu dispositivo iOS:

  1. Abra o app Gmail.
  2. Na parte superior, toque em Menu ""e depois Configurações.
  3. Toque na sua conta.
  4. Na seção Notificações, toque em Todos os novos e-mails.
  5. Quando você vir uma notificação, deslize-a para a esquerda para usar as opções "Responder" ou "Arquivar".

Receber notificações do Google Chat:

  1. No app Chat, clique em Menu Menu e depois Configurações.
  2. Clique em Notificações para dispositivos móveis e escolha uma opção:
  • Todas as mensagens
  • Novas conversas, conversas que estou seguindo e mensagens diretas
  • Conversas que estou seguindo e mensagens diretas
  • Somente @menções e mensagens diretas
  • Desativado

Receber notificações do Drive no seu dispositivo Android:

  1. Abra o app Google Drive.
  2. No canto superior esquerdo, toque em Menu Menu e Configurações.
  3. Toque em Configurações de notificação.
  4. Escolha as configurações que você quer alterar.

Observação: se você alterar essas configurações nos apps Documentos, Planilhas ou Apresentações Google, elas também serão alteradas no Google Drive.

Receber notificações do Drive no seu dispositivo iOS:

  1. Abra o app Google Drive.
  2. No canto superior esquerdo, toque em Menu Menu.
  3. Toque em Configurações Configurações.
  4. Toque em Notificações.
  5. Ative ou desative a opção Notificações ativadas.

Receber notificações do Google Agenda nos seus dispositivos Android e iOS:

Você pode alterar as configurações de notificação para um único evento ou todos os eventos. Para saber mais sobre como configurar as notificações nos seus dispositivos móveis, consulte Alterar ou desativar as notificações do Google Agenda.

2. Personalizar o Gmail
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Caixa de seleçãoAlterar a densidade dos e-mails na sua Caixa de entrada
  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações e Densidade de exibição.
  3. Escolha uma opção:
    • Padrão
    • Regular
    • Compacto

    Observação: se escolher "Padrão", você verá miniaturas dos anexos das mensagens na Caixa de entrada.

  4. Clique em OK.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar um tema à sua Caixa de entrada
  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações "".
  3. Role até Temas e selecione um tema.
  4. (Opcional) Para alterar os temas, clique em Visualizar todos e escolha um tema.
  5. (Opcional) Para adicionar uma imagem de plano de fundo como um tema, clique em Minhas fotose depoisa imagem que você quer usare depoisSalvar.

Saiba mais

Caixa de seleçãoDefinir as configurações "fora do escritório" nos e-mails
  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Role para baixo até Resposta automática de férias e selecione Resposta automática de férias ativada ou Resposta automática de férias desativada.
  4. Se você tiver ativado a resposta automática de férias, digite as datas em que estará ausente e adicione uma mensagem. Em seguida, escolha quem receberá a resposta.
  5. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Saiba mais

Caixa de seleçãoPersonalizar o envio dos e-mails

Arquivar e-mails automaticamente depois de enviá-los:

  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Role até a seção Enviar e arquivar e selecione Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta.
  4. Clique em Salvar alterações.
  5. Abra um e-mail que você queira responder e clique em Responder.
  6. Escreva sua mensagem e clique em Enviar+Arquivar.

Programar um horário para enviar um e-mail:

Observação: é possível programar até cem e-mails.

  1. Abra o Gmail, clique em Escrever e digite sua mensagem.
  2. Ao lado de Enviar, clique na seta para baixo Seta suspensa e Programar envio.
  3. Selecione um horário padrão ou escolha outra data e hora.
Caixa de seleção(Opcional) Ativar a opção "E-mails off-line"

Leia, responda e pesquise mensagens do Gmail mesmo sem uma conexão com a Internet. As mensagens serão enviadas quando você estiver on-line novamente.

  1. Clique em Configurações ""e depoisConfigurações.
  2. Na guia "Off-line", marque a Ativar e-mail off-line.
  3. (Opcional) Para escolher quantos dias de e-mail serão armazenados off-line, ao lado de Configurações de sincronização, selecione o número de dias. Também é possível escolher se será feito o download de anexos.
  4. Escolha se você quer manter ou remover os dados off-line no seu dispositivo.
  5. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar várias assinaturas e modelos de e-mail com respostas automáticas

Não quer mais digitar a mesma resposta sempre que recebe e-mails com perguntas básicas? Basta escrever sua resposta uma vez e salvar o e-mail como um modelo. Depois, você pode abrir o modelo e enviá-lo novamente com apenas alguns cliques.

  1. No Gmail, clique em Escrever.
  2. Na janela Nova mensagem, digite e formate sua assinatura.
  3. Clique em Mais "" e depois Respostas automáticas e depois Salvar rascunho como modelo e depois Salvar como novo modelo.
  4. Digite um nome para a assinatura da resposta automática e clique em Salvar.
  5. Continue escrevendo e envie sua mensagem ou feche a janela de texto para usar a assinatura em outro momento.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar estrelas e marcadores de importância para sinalizar e-mails importantes

Marcar um e-mail importante com estrela:

No Gmail, clique no ícone de estrela Star ao lado de um e-mail na sua Caixa de entrada ou em uma conversa. Para ver todos os e-mails marcados com estrela, clique em Com estrela na barra lateral esquerda.

Adicionar estrelas de cores diferentes:

  1. Clique em Configurações ""e depoisConfigurações.
  2. Role para baixo até a seção Estrelas.
  3. Arraste estrelas entre Não estão em uso e Em uso.
  4. Clique em Salvar alterações.

Usar marcadores de importância:

Clique em Importante Importante ao lado de um e-mail na sua Caixa de entrada para marcar uma mensagem importante.

Para encontrar todos os e-mails importantes, na barra lateral esquerda, clique em Importante Importante.

Saiba mais

Caixa de seleçãoMover a janela do bate-papo no Gmail
  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Clique em Chat.
  4. Na seção Posição, selecione Lado direito da Caixa de entrada.
  5. Clique em Salvar alterações.

Saiba mais

Caixa de seleçãoDefinir o Gmail como seu cliente de e-mail padrão
  1. Abra o navegador Chrome e clique em Mais ""e depoisConfigurações.
  2. Na parte inferior da página, clique em Avançado.
  3. Na seção Privacidade e segurança, clique na seta para a direita "" ao lado de Configurações do site.
  4. Na parte inferior, clique em Expandir "" ao lado de Permissões adicionais.
  5. Clique na seta para a direita "" ao lado de Manipuladores.
  6. Ative a opção Permitir que os sites peçam para se tornar manipuladores padrão de protocolos (recomendado).
  7. Abra o Gmail no navegador Chrome.
  8. Na barra de endereço do navegador, clique em Manipulador de serviço Manipulador de serviços.
  9. Clique em Permitire depoisConcluído.

Saiba mais

Caixa de seleçãoEditar um assunto em uma resposta por e-mail
  1. Ao lado de Tipo de resposta Responder, clique na seta para baixo Seta suspensae Editar assunto.
  2. Digite um novo assunto.

Saiba mais

3. Personalizar o Agenda
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Caixa de seleçãoPersonalizar a visualização da agenda
  1. Na caixa de visualização da agenda, no canto superior direito, clique na seta para baixo Seta para baixo e escolha uma opção:
    • Ver uma agenda por dia, semana, mês ou ano
    • Ver sua programação
    • Ocultar ou mostrar fins de semana
    • Ocultar ou mostrar eventos recusados
  2. Para ver diversas agendas lado a lado na visualização "Dia": selecione a visualização Dia e marque as caixas ao lado das agendas que você quer ver.
  3. Para ver a agenda do dia anterior ou do dia seguinte: ao lado de Hoje, clique em Próximo período Seta para avançar ou Período anterior Seta para voltar.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar agendas de interesse, como feriados, aniversários e eventos esportivos
  1. Abra o Agenda.
  2. À esquerda, acima de Minhas agendas, clique em Adicionar Adicionare Procurar agendas de interesse.
  3. Encontre uma agenda de feriados e marque ou desmarque a caixa ao lado dela para remover.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar cores aos eventos da agenda
  1. Clique com o botão direito em um evento.
  2. Selecione uma nova cor.

Observação: se você alterar a cor de um evento, a cor original será representada como uma linha vertical no lado esquerdo do evento.

Saiba mais

Caixa de seleçãoProgramar eventos em diferentes fusos horários

Adicionar relógios mundiais ao Google Agenda:

  1. No Google Agenda, acesse as configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. Vá até o Relógio mundial e marque a caixa Mostrar relógio mundial.
  3. Clique em Adicionar fuso horário para exibir seu fuso horário atual.
  4. Clique em Adicionar fuso horário novamente para adicionar outros fusos horários.

Adicionar um fuso horário à sua agenda:

  1. Na parte superior, clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. À esquerda, clique em Fuso horário e marque a caixa Exibir fuso horário secundário. O fuso horário principal é onde você mora.
  3. Clique no campo Fuso horário secundário e selecione outro fuso horário.
  4. (Opcional) Para identificar o fuso horário, adicione um marcador, como Europa.

Saiba mais

Caixa de seleçãoDefinir as configurações "fora do escritório" do Agenda
  1. Na grade do agenda, clique no primeiro dia em que você estará ausente.
  2. Clique em Ausente e selecione um período.
  3. Para explicar que você estará ausente do trabalho, digite uma mensagem na seção Mensagem de recusa.
  4. Na seção Visibilidade, escolha uma opção:
    • Público
    • Visibilidade padrão
    • Particular
  5. Clique em Salvar. As reuniões novas e existentes programadas para esse período serão recusadas automaticamente.

Saiba mais

Caixa de seleçãoPersonalizar as notificações no Agenda

Gerenciar notificações de eventos:

  1. Na Agenda, clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Configurações de eventos.
  3. Clique em Notificações e selecione uma opção:
    • Desativar
    • Notificações na área de trabalho
    • Alertas
  4. (Opcional) Se você quiser configurar um som para as notificações recebidas, marque a caixa Reproduzir sons de notificação.
  5. (Opcional) Para gerenciar as notificações, à esquerda, clique na sua agenda e depoisNotificações gerais.
  6. Ao lado de cada opção, clique na seta para baixo Seta para baixo e selecione Nenhuma ou E-mail.

Definir notificações de eventos específicos:

  1. Acesse a seção Notificações e selecione E-mail ou Notificação.
  2. Selecione um período para as notificações.
  3. (Opcional) Para adicionar outra notificação, clique em Adicionar notificação e repita as etapas 1 e 2

Saiba mais

Próximas etapas

Quer aumentar sua produtividade rapidamente com o Google Workspace? Consulte a lista de verificação da semana 2.

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